Інформаційна технологія в документознавстві

12

Контрольна робота

Інформаційна технологія

Зміст

1. Розвиток інформаційних технологій

2. Інформаційні технології в діловодстві

Список використаної літератури

1. Розвиток інформаційних технологій

Протягом останнього двадцятиріччя в світі йде процес формування інформаційного суспільства, а тому все більше розвиваються обчислювальні та інформаційні мережі - унікальний симбіоз комп'ютерів і комунікацій. З кожним днем активніше розвиваються сучасні інформаційні технології і в Україні. Людська цивілізація на межі тисячоліть вступила в еру інформації. Світовою системою комп'ютерних комунікацій щодня користуються сотні мільйонів людей. Інформація стає вирішальним чинником у багатьох галузях народного господарства. Саме вона є продуктом наукової та дослідницької діяльності, необхідним компонентом у ході наукових досліджень. Зростає потреба у засобах структурування, накопичення, зберігання, пошуку та передачі інформації - задоволення саме цих потреб і є метою створення та розвитку інформаційних мереж. У прагненні до сумісного використання ресурсів обчислювальних та інформаційних центрів (бібліотек, програм, криміналістичних обліків) виникає необхідність її включення до світових інформаційних мереж. У цих умовах стає все важче, а інколи просто неможливо, отримувати необхідну інформацію, якщо не володієш потужними можливостями, що надаються інформаційними мережами світу. Щоб прямувати в ногу з часом, необхідно включатись у глобальні комп'ютерні мережі та уміло користуватися всіма їх привілеями. Особливо органам державної влади та управління, громадським організаціям і неурядовим установам, кожній людині нашої держави, жителям планети Земля. Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Технологія - це уміння щось робити досконало. Коли йде мова про інформаційну технологію, то матеріалом є інформація. Продуктом є також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи персоналу і технічних пристроїв з інформацією.

Інформаційна технологія, про що вже говорилось раніше, - це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання і використання інформації.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно4методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частку технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (HIT), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології, хоча поняття “інформаційна технологія” стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі.

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше - комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, обробку, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Соціальний підхід до всіх новацій в інформаційній технології особливо важливий при впровадженні людино-машинних систем і переносі досягнень комп'ютерної революції з однієї соціальної сфери в іншу.

Інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів.

До другої половини XIX cт. основу інформаційної технології складали перо, чорнильниця. Комунікація (зв'язок) здійснювалася шляхом направлення пакетів (депеш). Продуктивність інформаційної обробки була вкрай низькою: кожен лист копіювався окремо вручну; крім рахівниць, на яких підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

На зміну “ручній” інформаційній технології наприкінці XIX століття прийшла “механічна”. Винахід друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи суспільної пошти - все це стало базою для принципових змін у технології обробки інформації і, як наслідок, у продуктивності роботи. Власне кажучи, “механічна” технологія проклала дорогу до формування організаційної структури існуючих установ.

40-60 роки XX ст. характеризуються появою “електричної” технології, яка базується на широкому використанні електричних друкарських машинок зі знімними елементами, копіювальних машин на звичайному папері (типу ксерокса), портативних диктофонів. Вони поліпшили офісну діяльність за рахунок підвищення якості, кількості і швидкості обробки документів. Деякі із сучасних установ до цього часу базуються на “електричній” технології.

Поява у другій половині 60 років великих продуктивних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) в обчислювальних центрах дозволила змістити акцент в інформаційній технології на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування “електронної” або “комп'ютерної ” технології.

Сформовані в 60 роках концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі вдосконалювання управління та оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно ці концепції нерідко спираються на уявлення про необмежені можливості “кнопкової” інформаційної технології при неперервному нарощуванні обчислювальної потужності систем АСУ і застосуванні найбільш загальних імітаційних моделей, які у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного управління.

Починаючи з 70 років сформувалася тенденція перенесення центра ваги розвитку АСУ на фундаментальні компоненти інформаційної технології (особливо на аналітичну роботу) з максимальним застосуванням людино-машинних процедур. Однак, як і раніше, вся ця робота проводилася на потужних ЕОМ, розташовуваних централізовано в обчислювальних центрах. При цьому в основу побудови подібних АСУ була покладена гіпотеза, згідно з якою задачі аналізу і прийняття рішень належали до класу формалізованих, тобто таких, що піддаються математичному моделюванню. Передбачалося, що такі АСУ повинні були підвищити якість, повноту, дієвість і своєчасність інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення, ефективність роботи яких буде зростати завдяки збільшенню кількості задач, що аналізуються. При цьому обчислювальний потенціал управління, зосереджений в обчислювальних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій обробки інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації.

З появою персональних комп'ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від обчислювальних центрів і централізації управління до розподіленого обчислювального потенціалу, підвищення однорідності технології обробки інформації і децентралізації управління. Такий підхід знайшов своє втілення в системах підтримки прийняття рішень і експертних системах (ЕС), які характеризують новий етап комп'ютеризації технології.

Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Загальним для усіх викладених нижче підходів є те, що з появою персонального комп'ютера, ксерокса, принтера, тощо почався новий етап розвитку інформаційної технології. Основною ціллю стає задоволення персональних інформаційних потреб людини як для фахової сфери, так і для побутової.

Ознака поділу - перевага, яку надає комп'ютерна технологія:

1-й етап (з початку 60-х рр.) характеризується досить ефективним опрацюванням інформації при виконанні рутинних операцій з орієнтацією на централізоване колективне використання ресурсів обчислювальних центрів. Основним критерієм оцінки ефективності інформаційних систем, які створювались, була різниця між витраченими на розробку і зекономленими в результаті впровадження коштами. Основною проблемою на цьому етапі була психологічна - погана взаємодія користувачів, для яких створювалися інформаційні системи, і розроблювачів через розходження їхніх поглядів і розуміння розв'язуваних проблем. Як наслідок цієї проблеми, створювалися системи, які користувачі погано сприймали і, незважаючи на їх достатньо великі можливості, не використовували повною мірою їх потенціал.

2-й етап (з середини 70-х рр.) пов'язаний з появою персональних комп'ютерів. Змінився підхід до створення інформаційних систем - орієнтація зміщається убік індивідуального користувача для підтримки прийнятих ним рішень. Користувач зацікавлений у проведеній розробці, налагоджується контакт із розроблювачем, виникає порозуміння між обома групами спеціалістів. На цьому етапі використовується як централізоване опрацювання даних, характерне для першого етапу, так і децентралізоване, що базується на розв'язанні локальних задач і роботі з локальними базами даних на робочому місці користувача.

3-й етап (з початку 90-х рр.) пов'язаний з поняттям аналізу стратегічних переваг у бізнесі і заснований на досягненнях телекомунікаційної технології розподіленого опрацювання інформації. Інформаційні системи мають своєю метою не просто збільшення ефективності опрацювання даних і допомога керівнику. Відповідні інформаційні технології повинні допомогти організації вистояти в конкурентній боротьбі й одержати перевагу.

Ознака поділу - види інструментарію інформаційної технології:

1-й етап (до другої половини XIX ст.) - "ручна" інформаційна технологія інструментарій якої складали: ручка, чорнильниця, книга. Комунікації здійснювалися ручним способом шляхом пересилання через пошту листів, пакетів, депеш. Основною метою інформаційної технології цього періоду було представлення інформації в потрібній формі.

2-й етап (з кінця XIX ст.) - "механічна" технологія, інструментарій якої складали: друкарська машинка, телефон, диктофон, оснащена більш досконалими засобами доставки пошта. Основна мета технології - представлення інформації в потрібній формі більш зручними засобами.

3-й етап (40-60-і рр. XX ст.) - "електрична" технологія, інструментарій якої складали: великі ЕОМ і відповідне програмне забезпечення, електричні друкарські машинки, ксерокси, портативні диктофони. На цьому етапі відбувається зміна мети технології. Акцент в інформаційній технології починає зміщуватись з форми представлення інформації на формування її змісту.

4-й етап (з початку 70-х рр.) - "електронна" технологія, основним інструментарієм якої стають великі ЕОМ і створені на їхній базі автоматизовані системи керування (АСК) і інформаційно-пошукові системи (ІПС), оснащені широким спектром базових і спеціалізованих програмних комплексів. Центр ваги технології ще більш зміщується на формування змістовної сторони інформації для управлінського середовища різноманітних сфер громадського життя, особливо на організацію аналітичної роботи. Безліч об'єктивних і суб'єктивних факторів не дозволили вирішити поставлені перед новою концепцією інформаційної технології задачі. Проте був здобутий досвід формування змістовної сторони управлінської інформації і підготовлена фахова, психологічна і соціальна база для переходу на новий етап розвитку технології.

5-й етап (з середини 80-х рр.) - "комп'ютерна" ("нова") технологія, основним інструментарієм якої є персональний комп'ютер із широким спектром стандартних програмних продуктів різного призначення. На цьому етапі відбувається процес персоналізації АСК, що проявляється у створенні систем підтримки прийняття рішень певними спеціалістами. Подібні системи мають умонтовані елементи аналізу та інтелекту для різних рівнів керування, вони реалізуються на персональному комп'ютері і використовують телекомунікації. У зв'язку з переходом на мікропроцесорну базу суттєвим змінам піддаються і технічні засоби побутового, культурного та інших призначень. Починають широко використовуватися в різноманітних галузях глобальні і локальні комп'ютерні мережі.

Отже, інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів. Від основи інформаційної технології тобто, перо та чорнильниці до інформатизації суспільства.

2. Інформаційні технології в діловодстві

Інформаційна технологія - сукупність методів і програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збирання, опрацювання, зберігання, поширення та відображення інформації з метою зменшення трудомісткості процесів використання інформаційного ресурсу, а також підвищення їхньої надійності та оперативності.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Керівник установи несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Електронний документообіг -- це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу в діловодстві. Впровадження електронного документообігу в діловодстві вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

- засобів зв'язку мережі між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну.

Список використаної літератури

1. Сорока, П.М. Інформаційні системи і технології у фінансах [Текст]: Навч. Посібник для дистанційного навчання // За редакцією д. е. н., проф. П.А. Лайка. - К.: Вид-во Університету “Україна”, 2005. - 260 с.

ISBN 9664797946749

2. Козоріз, В.П. Загальне і кадрове діловодство/ В.П. Козоріз, Н.І. Лаписька[Текст]: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 - 25-28 с.

3. Кулешів, С.Г. Управлінське документознавство [Текст]: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 25-29 с.

4. Кушнаренко, Н.М. Наукова обробка документів/ Н.М. Кушнаренко., В.К. Удалова [Текст]: Підручник. - К.: Вікар, 2003. - 106-108 с.

5. Пашутинський, Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства) [Текст].-К.: КНТ, 2004. - 5-6 с.

6. Пішеніна, Т.І. Інформаційне забезпечення управління та реферування [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / Пішеніна Т.І., Шаповал О.Ф.; За наук. ред. О.Б. Бутник-Сіверського -- К.: Вид-во «Університет «Україна», 2006.- 278 с. 966-388-012-0

7. Мельник, І.В. Інформаційні системи та мережі [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навчання. - К.: Ун-т, 2005. - 260 с. ISBN 5-94723-478-5

8. Бохан, В.Г. Організаційна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навч. - К.: Ун-т “Україна”, 2004. - 192 с. ISBN 966-7979-47-4