Стилістика і культура офіційної документації

Претензії мають бути подані в певні терміни залежно від виду претензії. Наприклад, претензії з кількості і якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше ніж через 10 днів після складання комерційного акту. У свою чергу постачальник товару, отримавши претензійного листа, зобов'язаний своєчасно (у 10-денний термін) розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів.

Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування) вантажу подають протягом шести місяців. Згаданий термін обчислюється за претензією за псування або часткову втрату вантажу після закінчення 30 діб з дня закінчення терміну постачання.

У відповідності до статутів залізниць, водного і повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію тримісячний термін і повідомити заявника про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується переведення вантажів, здійснюваного різними видами транспорту за одним документом, то термін її розгляду збільшується до мести місяців. Претензії про сплату надмірних штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.

Днем подання претензії вважається день здання її на пошту, який визначається за поштовим штемпелем, або день вручення заяви постачальникові, що установлюється за датою розписки.

Претензії і прикладені до них документи складають, як правило, у трьох примірниках: перший постачальникові, другий лишається у заявника, а третій долучається до позовної заяви, якщо справа передається до суду (арбітражу).

В разі подання претензії до транспортної організації необхідно сформувати документацію у чотирьох примірниках (один примірник на адресу постачальника).

За формою претензійні листи складають згідно з єдиними вимогами, що додаються до листів змінюється залежно від виду претензії. Наприклад, у зв'язку з нестачею товарів (продукції) претензійні листи містять такі реквізити:

повідомлення про прибуття товару з зазначенням станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дати прибуття, назви пароплава або номера вагону, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;

назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);

стан товару, що прибув (якість і кількість, назва недодержаних цінностей у кількісному і грошовому виразі);

привід або підстава для подання претензії, тобто де коли і за який обставин виявлена нестача цінностей, ним і як оформлена;

можливі причини нестачі товарів;

конкретні вимоги сторони, що потерпіла, з задоволення її претензій;

порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом;

банківські реквізити заявника;

перелік додатків з зазначенням кількості аркушів.

Претензія повинна бути підтверджена документами, що мають повну доказову силу для обох сторін. За нестачі товарів до претензійного листа додається комерційний акт, що посвідчує нестачу, транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін),розрахунок суми нестачі і інші документи, що підтверджують правомірність подаваної претензії.

До рекламацій на якість товарів слід дорвати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінки і штрафу з зазначенням кількості і вартості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти і інші документи, що обґрунтовують вимоги.

При відповіді на рекламацію можливі такі варіанти;

якщо ухвала ще не прийняла, повідомляється інформація про прийняття претензії до розгляду;

якщо претензія задовольняється повністю або частково, зазначається термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті зазначаються визнана сума, номер і дата платіжного доручення.

Якщо претензія відхиляється повністю або частково, зазначаються мотиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти і інші документи, що це обґрунтовують.

Відповідь на рекламацію скеровується у письмовому вигляді: рекомендованим листом або по телексу при задоволенні претензії, рекомендованим листом з додаванням усіх документів при відмові у задоволенні претензії.

Наведемо зразки претензійних листів.

Київське ВТТО Київська трикотажна

ім. Р. Люксембург фабрика ”Україна”

Київ, 252038 м. Київ, 252103,

вул. Грінченка, 2/1 вул. Фрунзе, 98

Претензія на суму 1564 крб. тел. 225-24-26.

У зв'язку з недопостачанням у третьому кварталі 1990р. бавовняних тканин на підставі пункту 12 договору, підписаного 2 січня 1990р.,

Ви зобов'язані сплатити нам неустойку.

Згідно з розрахунком, що додається, сума належної нам неустойки складає 1564 крб.

Просимо цю суму перерахувати на наш роз ранковий рахунок № 678103 у Московському відділенні Промбудбанку м. Києва.

При недотриманні від Вас протягом 12 днів суми претензії або обґрунтованого заперечення справа про стеження цієї суми буде передана до Державного арбітражу.

Додаток: розрахунок неустойки за третій квартал 1990р.

Директор (підпис) Розшифрування підпису.

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису.

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

Про виплати штрафу

за затримку постачання товарів

За контрактом № ______ від __________ ви були зобов'язані поставити фірмі ___________ товар _____________________ за ціною _______________ у кількості ___________ за ціною _________ за штуку.

Однак, у порушення зазначеного контракту, товар було поставлено з запізненням у _______ днів (не поставлено до цього часу).

На підставі § ___ контракту фірма нараховує Вам штраф у розмірі __%

від вартості не поставленого у термін товару на суму ___________ згідно з таким розрахунком: _____________________________________.

Прохаємо зазначену суму штрафу переказати у 30-денний термін на наш розрахунковий рахунок № ____________ у _______________________

В разі несплати згаданої суми у згаданий термін справу буде передано до Арбітражу.

Директор фірми ____________

(підпис)

Головний бухгалтер ____________

(підпис)

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

З жалем повідомляємо, що один компресор з партії, відправленої Вами за залізничною накладкою № 118274, прибув в ушкодженому стані.

З акту приймання № 129, що додається, видно, що ушкодження товару викликане неякісним упакуванням.

Згідно з § 5 нашого договору ми маємо право на знижку з фактурної вартості. Ми згідні прийняти цей товар із знижкою у 15% з його фактурної вартості.

У разі Вашої незгоди ми будемо змушені повернути товар назад з віднесенням усіх видатків на Ваш рахунок. Прохаємо відповісти якомога швидше.

Директор ____________

(підпис)

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

Шановний ___________________________

Передаємо Вам акти-повідомлення на нестачу ____________________

(назва товару)

рейс _______________

Вищепоказана нестача була зафіксована офіційними портовими і митними вкладами у Порті ____________________________ у присутності капітана судна, який підписав зазначені акти-повідомлення і тим самим визнав нестачу вантажу.

Наші збитки від нестачі товару склали _______________ крб.

Прохаємо Вас розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у можливо короткий термін.

Додаток: Анти-повідомлення № 847-852.

З повагою _____________

(підпис)

Наводимо зразки відповідей на претензійні листи.

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

На задоволення Вашої претензії № _______ від _____________ переказуємо на Ваш рахунок суму ________________________

З повагою

Керівник _____________

(підпис)

Головний бухгалтер ____________

(підпис)

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

Підтверджуємо отримання Вашої претензії № ___________ від ______

Про результат розгляду нами зазначеної претензії повідомимо Вас додатково.

З повагою

Директор ____________

(підпис)

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

Підтверджуємо отримання Вашого листа від 12.05.90 відносно нестачі сирів, відвантажених нами 15.05.90 у вагоні № 123205/4-7.

Просимо вибачення за недогляд, що стався з провини нашого експедитора.

Повідомляємо, що кількість сирів, що її бракує, буде відвантажена Вам на наступному тижні.

Дату відвантаження повідомимо Вам телексом.

Керівник _____________

(підпис)

Головний бухгалтер ____________

(підпис)

Фірмовий бланк Адреса організації,

підприємства (куди

передається претензія)

Ми отримали Вашого листа від 11.05.91, у якому Ви прохаєте надавати Вам знижку у 15% від фактурної вартості одного компресора з партії, відвантаженої нами за залізничною накладною № 119628. У листі Ви зазначаєте, що якість товару не відповідає умовам контракту.

Після отримання Вашої претензії ми негайно зв'язалися з заводом виготовлювачем для її розгляду. Ваша претензія признана безпідставною. Завод виготовлювач повідомив, що усі компресори з цієї партії були відправлені в стандартній упаковці, згідно з умовами контракту № 189/6. Відвантаження з станції відправлення було виконане у повному порядку. Очевидно, ушкодження сталося як наслідок неправильного поводження з вантажем при його транспортуванні.

З огляду на це ми не можемо вважати себе відповідальними за ушкодження компресора.

Якщо, однак, Ви не згодні, ми пропонуємо передати справу до арбітражу і готові призначити нашого представника.

Керівник _____________

(підпис)

8. ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

8.1 Оформлення відкриття рахунків у банку

Для зберігання грошових коштів і здійснення розрахунків банки відкривають підприємствам (об'єднанням, організаціям і установам) в залежності від характеру їх діяльності і джерел фінансування розрахункові, поточні і інші рахунку, а осудні банки поточні рахунки.

Підприємство, організація має право відкрити лише один розрахунковий рахунок (в установах Держбанку або в акціонерних комерційних банках) для зберігання своїх грошових коштів, з якого здійснюються розрахункові операції, зв'язані з поточною господарською діяльністю.

Підприємство власник рахунку має право самостійно розпоряджатися коштами на розрахунковому рахунку, дотримуючи при цьому правил розрахунків. Установи банку, дотримуючи установлених правил, виконують розпорядження власників рахунків про списання коштів з їхніх рахунків у межах наявних у них сум. Без згоди підприємства виконуються лише безперечні платежі: стягнення прострочених платежів до Державного бюджету, судові виконавчі листи, накази арбітражу тощо.

Основна маса платежів виконується у порядку безготівкових розрахунків, тобто через перерахування сум з розрахункового рахунку платника на розрахунковий рахунок одержувача. Це дає можливість вивільнювати з обігу значні суми готівки, дозволяє обходитись порівняно невеликою кількістю її при значних оборотах господарських організацій.

Для певних видів платежів (видання заробітної плати, виплати пенсій і допомог, на господарські видатки тощо) банк видає готівку, а платежі виконує підприємство.

Операції з розрахункового (поточного) рахунку виконуються установами банку за документами спеціально затвердженої форми, які виписують працівники фінансового відділу або бухгалтерії підприємства. Найчастіше застосовуються такі: платіжне доручення, платіжна вимога, рахунок-фактура, об'ява на внесок готівкою, грошові і розрахункові чеки, витяги з розрахункових (поточних) рахунків, заяви (про відмови від акценту, на акредитив, на видання позики і. т. ін.)

Для оформлення відкриття розрахункових, поточних і бюджетних рахунків надаються такі документи:

заява про відкриття рахунку;

копія документа про створення підприємства;

копія затвердженого статуту (положення);

картка з зразками підписів і відбитком печатки.

Заява про відкриття рахунку надається за формою:

ЗАЯВА

на відкриття рахунку

_____________________________________________________________

(назва Банку)

Коди ________________________________________________________

(назва підприємства, організації, установи повна і точна)

Прохаємо відкрити ____________________________________________

(розрахунковий, поточний, бюджетний тощо рахунки)

рахунок на підставі банківських інструкцій, нам відомих і що мають обов'язкову для нас силу.

Керівник (посада) (підпис)

Головний бухгалтер: (підпис)

“15” грудня 2000 р.

Відкрити____________________________________________________

(розрахунковий, поточний, рахунок, бюджетні і інші рахунки)

Дозволяю

Управитель:

“15” грудня 2000 р. ____________ (підпис)

Документи на оформлення Головний бухгалтер:

Відкриття рахунку і здійснення (підпис)

операцій по рахунку перевірив

Рахунок відкрито

№ банківського рахунку: № особового рахунку:

КАРТКА із зразками підписів і відбитку печатки Власник рахунку __________________ Код (повна назва) ________________________________________ Адреса __________________________________ Назва вищої організації ____________ Коди ________________________________________ (міністерство, відомство, центральна коопера- ________________________________________ тивна або суспільна організація) Назва банку _____________________________ ________________________________________ Місцезнаходження банку _________________ ________________________________________ Повідомляємо зразки підписів і печатки, які Прохаємо вважати обов'язковими при здійсненні операцій по рахунку. Чеки і інші розпорядження по рахунку прохаємо вважати дійсними при наявності на них одного першого і одного другого підписів. ________________________________________ (назва власника рахунку) ________________________________________ Посада Прізвище, ім'я і по батькові. Зразок підпису. ________________________________________ Перший підпис: Другий підпис: Місце для печатки організації, що посвідчила повноваження і підписи Керівник Головний бухгалтер Повноваження і підписи керівника і головного (Положенням), посвідчую _________________ підпис керівника або заступника керівника Послідовний підпис нотаріуса Я, Державний нотаріус кот. контори ______________________________________ (прізвище і ініціали) посвідчую дійсність особи громадян _________ ________________________________________ (зазначається керівник і головний (старший) ________________________________________ бухгалтер організації власника рахунку ________________________________________ і автентичність їх підписів). ________________________________________ Стягнено __________ грн. держмита Печатка місто _________ __ ________ __ р. За реєстром № ___ Нотаріус __________ ________________________________ (підпис)	Додаток до заяви на відкриття рахунку. Відмітка банку Дозвіл на приймання зразків підписів Головний бухгалтер _______________________ (або його заступник) (підпис) __ ________ ___ р. Інші відмітки ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ Зворотний бік додатку до заяви на відкриття рахунку. Рахунок № ______________
	______________________________________ Термін повноважень службових осіб, що тимчасово користуються правом першого або другого підпису. ______________________________________ Зразок відбитку печатки __ ________ ___ р. бухгалтера, що діють згідно з статутом ___________________________ (посаду і вищої організації). Видані грошові чеки ______________________________________ дата з № по № дата з № по №

9. ДОКУМЕНТИ ПО СТВОРЕННЮ СПІЛЬНИХ ПІДПРИЄМСТВ

9.4 ПРОТОКОЛ НАМІРІВ до створення Спільного підприємства

Основними документами по створенню спільних підприємств є: протокол намірів до створення спільного підприємства, договір і статут спільного підприємства.

Наводимо зразки цих документів.

ПРОТОКОЛ НАМІРІВ до створення Спільного підприємства.

Україна, м. Київ 08.11.1991р.

Українська сторона: Спільне підприємство

Зарубіжна сторона __________________________________________

Сторони розглянули питання про створення Спільного підприємства для: _____________________________________________________________

(завдання Спільного підприємства)

на основі дружби, взаєморозуміння, взаємовигоди прийшли до такої угоди:

1.Місцезнаходження Спільного підприємства ______________________

2.Українська сторона: __________________________________________

(предмет діяльності)

3.Зарубіжна сторона: __________________________________________

(предмет діяльності)

4.Доля капіталовкладення обох сторін визначається Статутом і Договором Спільного підприємства. Прибуток розподіляється пропорційно до капіталовкладень і витрат сторін.

5.Сторони визначились в тому, що Раду засновників очолює _________

сторона, а Генеральну дирекцію СП очолює директор від ____ сторони.

6.Після вивчення цього протоколу українською стороною, зарубіжна делегація приїздить в Україну,(м. Київ) для укладення необхідних угод у _________ 2006р.

Обмін делегаціями відбувається на без валютній основі, видатки з приймання бере на себе сторона, що запрошує.

Цей протокол складено у двох примірниках українською і ___________

мовами по одному примірнику для кожної сторони.

За українську сторону За _________сторону

Печатка (підпис) (підпис)

ЛІТЕРАТУРА

1) Молдованов Л. И., Сидоров Д. В. Сучасний документ К.: 2001.

2) Зубков М. Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник Харків: Фоліо, 1999.

3) Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів Київ: 2000.

4) Коваль А. П. Ділове листування К.: Либідь, 2002.

5) Палеха Ю. І. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч. К.:2003.