Організація роботи із службовими документами на прикладі ВАТ "Укртелеком"

1

Зміст

Вступ

Розділ 1 Службовий документ, його види. Організація роботи зі службовими документами

1.1 Розвиток діловодства в Україні. Сучасний службовий документ

1.2 Класифікація службових документів

1.3 Особливості роботи з документами в установах, організаціях, на підприємствах

Розділ 2. Організація роботи зі службовими документами та їх використання у ВАТ “Укртелеком”

2.1 Історія розвитку ВАТ “Укртелеком”, його нормативні документи

2.2 Структура Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” та організація діловиробничого процесу в установі

2.3 Використання службових документів в Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком”

Висновки

Список використаної літератури

За обсягом та діапазоном послуг Укртелеком є безперечним лідером у сфері вітчизняних телекомунiкацiй. Товариство володіє первинною мережею, магістральними та зоновими лiнiями зв'язку, надає всi види основних та найсучаснiших телекомунiкацiйних послуг. Укртелеком забезпечує місцевим телефонним зв'язком майже 9 млн. абонентів.

Організація роботи із службовими документами у кожному, навіть найменшому відділенні ВАТ “Укртелеком” впливає на функціонування всієї організації і є надзвичайно важливим завданням. Створення, обробка, зберігання і передача таких документів вимагає великої відповідальності, сумлінності і кваліфікованості працівників. Дана курсова робота є особливо актуальною, оскільки вона досліджує використання службових документів в одному із підрозділів ВАТ “Укртелеком” - Івано-Франківській філії товариства.

При написанні цієї курсової роботи були використані такі методи дослідження: порівняння, синтезу, аналізу.

Фахівців, керівників, спеціалістів, службовців завжди цікавили і цікавлять різні способи організації роботи із службовими документами на підприємстві, в установі, організації. Видатні вчені, науковці, таких як Гончарова Н. І., Данюк В. М., Палеха Ю. І. , Стенюков М. В. та багато інших, часто ідуть їм на зустріч, досліджуючи і висвітлюючи це важливе питання.

Предметом даної курсової роботи є службові документи як один із видів документів.

Об'єктом є використання службових документів у структурному підрозділі ВАТ “Укртелеком”.

Метою цього дослідження є поглиблення теоретичних та практичних знань про роботу із службовими документами на підприємствах, в установах та організаціях.

Для втілення цієї мети потрібно виконати наступні завдання :

- розкрити поняття службового документа;

- ознайомитися із класифікацією службових документів;

- визначити роль організації службових документів в установі;

- отримати інформацію про структуру ВАТ “Укртелеком”, його документацію та документообіг;

- дослідити специфіку використання службових документів в Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком”;

- упорядкувати отримані дані.

1. Службовий документ, його види. Організація роботи зі службовими документами

Сьогодні, як зазначається в Посланні Президента України до Верховної Ради України (2000 р) “Україна: поступ у XXI століття. Стратегія економічного та соціального розвитку на 2000--2004 роки ” -- українська культура стала основою національного духовного поступу. Забезпечено вільний розвиток усіх навчально-культурних і релігійних об'єднань.

Українська мова утверджується як державна з одночасним створенням умов для вільного розвитку мов меншин [10, с. 3 - 4].

У сфері діловодства відбулися важливі зміни. Тепер документація на підприємстві, в установі, організації ведеться українською мовою. Крім того, з часу здобуття Україною незалежності, було прийнято багато нових постанов, законів, інструкцій, які стосуються роботи над документами.

Службові або офіційні документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку.

Сучасний службовий документ є результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період: зростання обсягу інформації про навколишнє середовище, поширення знання через неформальні канали їх передачі, фіксація необхідної інформації, виникнення писемності, створення документів, введення обмежень їх руху, організація документних масивів, створення діловодних органів, систематизація та уніфікація документації, автоматизація, діловодства.

Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших технічних засобів), автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас службовий документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такий залишається нагальною потребою і вимагає певної культури роботи над ним [10; с. 4].

Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому, взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не “роздуваючи” їх до непотрібних розмірів; удосконалити документування управління [10, с. 35].

Сучасним спеціалістам при цьому слід пам'ятати, що повсякчасне і широке використання технічних засобів і, в першу чергу, персональних ЕОМ (комп'ютерів) останнього покоління не замінить в діловодстві інтелектуально-наукового підходу в організації роботи з документами. Технічні засоби лише полегшують цю роботу, дозволяють працювати у відповідному ритмі і забезпечують зберігання та відтворення необхідної інформації. Людський фактор в діловодстві - основа його гнучкості та надійності в кожному окремому випадку [2, с. 7].

1.2 Класифікація службових документів

Документ -- це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони -- писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом [1, с. 1].

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів службових документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф.Т-2, особові : рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги та ін.);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін.).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності (податки, охорона навколишнього середовиша та ін.). Ці документи становлять окрему групу - нормативні документи вищестоячих органів державного управління.

В самостійну підгрупу можна виділити комерційні контракти та договори, які є основними документами підприємницької діяльності.

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД). Виняток становлять фінансово-бухгалтерські документи, які мають специфічні особливості складання та обробки [Рис. 1].

- власний документ - офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов'язки, службове чи офіційне становище (посвідчення, паспорт, перепустка, військовий квиток, трудова книжка, диплом, свідоцтво, атестат і т.ін.);

- документ власного походження - створений службовою особою поза сферою її діяльності (лист, скарга, позовна заява та ін.);

- справжній документ - документ з інформацією про час і з відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності (супровідн. листи, циркуляри, інструкції та ін.);

- оригінали - перший або єдиний примірник документа;

- дублікат - повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

- копія - відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

- витяг - копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

В залежності від об'єктивних (профіль закладу) і суб'єктивних (вимоги керівника підприємства чи ділових партнерів) факторів яка-небудь група може переважати або бути незначною у діловиробничому процесі [2, с. 63].

1.3 Особливості роботи з документами в установах, організаціях, на підприємствах

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються втрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Організація роботи з документами -- це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. В організації роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів по стадіях управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу. Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організація роботи з документами повинна бути суворо підпорядкована принципу ділової необхідності [10, с. 42].

Діловиробничий процес передбачає роботу з документами та організацію різноманітних процесів, які забезпечують її досконалість.

Діловиробничий процес ґрунтується на загальних, розроблених для типових закладів, обов'язкових для використання положеннях та нормативних документах: інструкціях, правилах, статутах.

Основним документом в роботі діловиробничого закладу установи (організації) є інструкція із ведення та організації діловиробництва в закладі. Інструкція розробляється, як правило, на 2-3 роки. Після цього її можна змінити, доповнити.

Система проходження документів в тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за розв'язання певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його розв'язання, уникнути дублювання операцій з документами.

Для правильної організації документообігу важливе значення має також принцип паралельності, тобто одночасного виконання операцій з кількома копіями документів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків [10, с. 44 - 45].

З самого початку діяльності підприємства необхідно так організувати роботу з документами, щоб це була не традиційна канцелярщина, в якій ділові папери “дозрівають”, а сучасний офіс, в основу функціонування якого покладені такі принципи:

- спеціалізація (документи повинні відображати тільки суть того закладу, який спеціалізується на певному виді діяльності);

- пропорційність (всі структури діловиробничого процесу повинні мати однакове навантаження в роботі з документами);

- паралельність (робота з документами певних структур повинна вестися паралельно -- розгляд, вивчення, погодження, копіювання, розмноження та ін.);

- прямоточність (кожен документ повинен на вході чи виході потрапити саме тій службовій особі або в той структурний підрозділ, де опрацьовуватиметься далі).

Окрім того, дуже важливою для кожного закладу є оперативність в роботі з документами (швидка і чітка робота з ними).

Доцільно, щоб робота з документами була виправдана кінцевою метою. До того ж важливе уміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументаційним (складання документів тільки в тому випадку, коли це дійсно необхідно чи встановлено нормативними державними актами).

Важливим для підприємства є використання сучасного технічного обладнання типу персональних комп'ютерів, факсів, ксероксів, сканерів, а також різноманітних засобів малої оргтехніки (нумераторів, скреперів та ін.). Вони полегшують роботу з документами, економлять робочий час на деяких операціях, забезпечують впровадження нових технологій.

З урахуванням рекомендацій державних стандартів України можна завести або скласти окремий альбом (справу, файл) зразків найнеобхідніших документів, які часто використовують у практиці закладу (листів, наказів, контрактів, факсів та ін.).

В практиці роботи сучасних підприємств і установ склалися три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована і змішана.

При централізованій формі всі документи установи і всі операції, пов'язані з ними (прийняття, реєстрація, контроль за виконанням, відправлення та прийняття, формування в справи та ін.) виконує один підрозділ, як правило, канцелярія. Централізована форма організації діловиробництва використовується в закладах з великим документообігом.

При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

Слід пам'ятати, що при виборі форми організації роботи з документами необхідно враховувати об'єм документообігу, характер роботи підприємства і його територіальне розміщення, структуру підприємства та його підрозділів [2, с. 9 - 10].

2. Організація роботи зі службовими документами та їх використання у ВАТ “Укртелеком”

Дiяльнiсть ВАТ "Укртелеком" регулюється установчими документами Товариства, законодавчими та іншими нормативно-правовими актами України. Ці документи відіграли велику роль у створенні і розвитку організації.

Після проголошення незалежності України в серпні 1991 року мережа електрозв'язку колишнього СРСР на території України повністю перейшла під юрисдикцію Мiнiстерства зв'язку України. Підгалузь електрозв'язку в Україні значно відставала вiд розвинених країн як за рівнем технологій, так i за рівнем забезпечення попиту на послуги зв'язку. Зв'язок абонентів України з зарубіжними країнами здійснювався тільки через комутацiйнi телефонні та телеграфні станції Москви.

В 1991 році загальна кiлькiсть номерів телефонів становила 7630 тис., що складало 14,6 номера на 100 мешканців (на даний час кiлькiсть телефонів на 100 мешканцiв України складає 19,8).

В 1993 році було розроблену Концепцiю розвитку телекомунiкацiй України, на базі якої Уряд затвердив Комплексну програму створення Єдиної національної системи зв'язку України.

Для більш ефективного управління галуззю Мiнiстерство зв'язку прийняло радикальне рішення про її розподіл на дві пiдгалузi -- пошту та електрозв'язок -- i створення на базі державних підприємств зв'язку двох об'єднань: Українського об'єднання поштового зв'язку "Укрпошта" та Українського об'єднання електрозв'язку "Укртелеком" (до 1994 року -- "Укрелектро-зв'язок"), на якого було покладено функції та повноваження національного оператора електрозв'язку в Україні.

На час створення об'єднання "Укртелеком" до його складу входили лише сiм підприємств та органiзацiй, а саме: Українське підприємство міжнародного та мiжмiського зв'язку та телебачення "Укртек", "Київський телеграф", Київська міська радiотрансляцiйна мережа, Центр iнформацiйних технологій, Державний Інститут по розвідуванню та проектуванню засобів та споруд зв'язку "Укрзв'язокпроект", Державний Iнститут по проектуванню засобів та споруд зв'язку "Днiпрозв'язок" та "Закарпаттелеком".

Наступним визначним кроком стало приєднання ще 22 обласних, Кримського республiканського i Севастопольського міського підприємств електрозв'язку, Українського державного підприємства супутникового зв'язку "Укрзв'язоксупутник", "Днiпротелеком".

Згодом накопичились проблеми, які почали стримувати розвиток об'єднання. В зв'язку з цим на початку 1998 року Кабiнет Мiнiстрiв України затвердив Програму реструктуризації Укртелекому, яку було заплановано здійснити в два етапи: I етап -- реорганiзацiя об'єднання державних підприємств електрозв'язку "Укртелеком" у єдине державне пiдприємство (1998 рiк); II етап -- акціонування державного підприємства електрозв'язку "Укртелеком" (1999-2000 рр.)[14, с. 16].

У квiтнi 1998 року об'єднання "Укртелеком" було реорганізовано в єдине підприємство з дворівневою вертикальною структурою управління. Державні підприємства електрозв'язку, які входили до складу об'єднання, набули статусу фiлiй Українського державного підприємства електрозв'язку "Укртелеком".

5 січня 2000 року було зареєстровано відкрите акціонерне товариство "Укртелеком". 13 липня 2000 року Верховна Рада України прийняла Закон України "Про особливості приватизації відкритого акціонерного товариства “Укртелеком”, а 16 листопада 2000 року Кабiнет Мiнiстрiв України ухвалив рішення про початок приватизації Укртелекому.

В складі підприємства створені вертикальні органiзацiйнi структури з експлуатації первинної мережі зв'язку, з експлуатації місцевих мереж зв'язку та радiофiкацiї, з обслуговування споживачів i продажу послуг тощо.

2.2 Структура Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” та організація діловиробничого процесу в установі

Сьогоднi “Укртелеком” - це підприємство, що має у своєму складі 30 фiлiй, у тому числі 27 регіональних філiй. Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком” підпорядковані відділення зв'язку області, що експлуатують 457 автоматичних телефонних станцій ємністю 228726 номерів і складають підвідомчу мережу установи.

Івано-Франківська філія Укртелеком надає населенню такі основні послуги: відділення "Телекомсервіс", пункти відеотелефонного зв'язку, телефонні, Iнтернет, ISDN, Frame Relay, документальний електрозв'язок. Ними користується 7 тисяч споживачів.

Правильна організація роботи із службовими документами передбачає оптимальну організаційну побудову служби, вибір раціональної системи діловодства, чіткий розподіл функцій між працівниками, нормування праці кожного працівника, правильне визначення кількісного складу працівників, застосування обчислювальної техніки, організаційне та методичне керівництво діловодством. Тому у ВАТ «Укртелеком» встановлені єдині вимоги до створення та опрацювання документації. Вони містяться в рішенні Про схвалення Інструкції з діловодства Національної комісії з питань регулювання зв'язку України, положеннях та інструкціях Державного комітету зв'язку та інформатизації України (наприклад, Інструкція про порядок обліку заяв і усунення пошкоджень на місцевих телефонних мережах).

Згідно з цими вимогами у ВАТ “Укртелеком” використовують змішану форму роботи з документами, тобто частина операцій здійснюється канцелярією, деякі - структурними підрозділами. Івано-Франківська філія складається з таких підрозділів:

технічна частина, яка виявляє пошкодження обладнання і телефонних ліній та усуває їх;

фінансово-економічний відділ, що проводить бухгалтерський облік та керує фінансовими операціями;

відділ маркетингу, який надає різні послуги населенню;

відділ будівництва, що відповідає за створення нових відділень зв'язку в Івано-Франківській області.

Рис. 2. Організація документообігу в Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком”

У кожному з цих підрозділів є своя номенклатура справ, де зберігаються документи. Відділ канцелярії опрацьовує вхідну і вихідну інформацію (телеграми, листи, факси тощо), організаційні (статут, установча угода, штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку) та розпорядчі (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення) документи у підрозділах.

Документообігом філії управляє група при керівництві (директор, референт директора, секретар та оператори комп'ютерного набору) [Рис. 2].

- здійснюють роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- організовують друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- здійснюють уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживають заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- контролюють якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі підпорядкованих відділеннях, вживають заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнюють і аналізують дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснюють приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізують єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності філії і підвідомчих відділень, для передачі на державне зберігання;

- удосконалюють форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

- здійснюють організаційно-методичне керівництво роботою з документами у філії та підвідомчій мережі;

- організовують підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

- впроваджують державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи у філії та підвідомчій мережі;

- завіряють печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

При цьому структурні підрозділи та відділ канцелярії Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” керуються Законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

2.3 Використання службових документів в Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком”

Правильне використання службових документів безпосередньо впливає на функціонування підприємства і на якість наданих населенню послуг. У Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком” порядок роботи з документами чітко встановлений.

Установа постійно підтримує зв'язок із іншими закладами та населенням за допомогою добре організованої роботи із вхідними та вихідними документами. Уся кореспонденція, що надходить до Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією, референтом директора або секретарем. У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, тих, що мають напис “особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профком тощо), які передаються за призначенням.

Діловодство в кожному структурному підрозділі Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” покладається на одного з працівників-діловодів. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

Діловод підрозділу щодня у встановлений час одержує кореспонденцію від секретаря, референта директора чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

Уся вихідна кореспонденція Івано-Франківської філії ВАТ “Укртелеком” обробляється та відправляється канцелярією. Зазвичай вона відправляється у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах -- авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в канцелярію до встановленої години. Діловод реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів, їм присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Для того, щоб забезпечити своєчасне здійснення документів, у Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком” виконується контроль за їх виконанням. Він покладається на канцелярію. У структурних підрозділах контроль здійснюють діловоди.

Контроль за виконанням документів відображається у ресстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. На лівому полі першої сторінки документа проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві. Контроль за виконанням документів проводиться також за допомогою комп'ютерної техніки.

Якісне надання послуг ВАТ «Укртелеком» населенню неможливе без прийому пропозицій, скарг і заяв громадян. Вони надходять як усні, так і письмові, і приймаються у робочі дні тижня протягом 12 годин, у суботу - протягом 8 годин. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто. Усні - висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигляді довідки. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу і підлягають ретельній перевірці.

Встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства забезпечує номенклатура справ. У Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком” канцелярією ведеться індивідуальна номенклатура справ. Вона складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Номенклатуру справ кожного структурного підрозділу розробляє діловод із залученням провідних спеціалістів.

Використання службових документів у Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком” добре організоване, що полегшує роботу працівників, покращує співпрацю установи з підпорядкованими відділеннями та партнерами і забезпечує якісне надання послуг.

Службові документи відіграють величезну роль у сучасному суспільстві. Їх використовують всюди: у всіх установах, організаціях, на підприємствах, адже документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, а хто володіє інформацією - володіє світом. Тому я думаю, що кожна людина, кожен працівник, який поважає себе, повинен вміти використовувати документи і у роботі, і в повсякденному житті. Від якості роботи із службовими документами працівника залежить добробут установи, у якій він трудиться. Ця установа, в свою чергу, має встановлювати чіткі норми складання, обробки, одержання та зберігання задокументованої інформації, щоб полегшити роботу своїх працівників.

Саме тому була написана дана курсова робота, яка розкриває поняття службових документів, визначає їх класифікацію, роль організації службових документів в установі на прикладі Івано-Франківської філії ВАТ «Укртелеком», надає інформацію про структуру ВАТ “Укртелеком”, його документацію та документообіг, досліджує специфіку використання службових документів в Івано-Франківській філії ВАТ “Укртелеком”.

Я вважаю, що на даний момент документація в цьому закладі організована добре. Про це свідчать збільшення кількості клієнтів і покращення якості наданих їм послуг.

Проте, на мою думку, є і деякі недоліки у організації використання документів даної установи. Насамперед - це відсутність єдиного нормативного документа, що встановлює правила документообігу і справочинства в Товаристві. Дуже часто через велику кількість розпоряджень, положень та інструкцій працівники не знають, до якого із джерел звертатися, щоб правильно організувати роботу із службовими документами. Другим фактором є нечіткий розподіл обов'язків між канцелярією та діловодами структурних підрозділів закладу. Це призводить до невчасного виконання службових документів і сповільнює роботу філії загалом. Погано впливає на швидкість документообігу і те, що в закладі є тільки двоє операторів комп'ютерного набору, які не встигають опрацьовувати велику кількість документів.

Для покращення роботи установи я б запропонувала керівництву ВАТ «Укртелеком» видати єдину інструкцію з діловодства, якою б могли користуватися у роботі всі працівники установи, і в якій було б точно вказано обов'язки структурних підрозділів, канцелярії та групи при керівництві при використанні документів. Необхідно також збільшити кількість працівників у сфері комп'ютерного набору, що значно прискорить документообіг закладу.

Отже, у даній курсовій роботі на прикладі Івано-Франківської філії ВАТ «Укртелеком» розкриваються всі особливості використання службових документів в установі та вплив організації діловодства на функціонування закладу.

1. Правила надання та отримання телекомунікаційних послуг // Постанова Кабінету Міністрів України від 9 серпня 2005 року, № 720.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.: іл.

3. Брус М. П. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Тіповіт, 2004. - 205 с.

4. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 4-те вид., перероб. і доп. - К.: А.С.К., 2005. - 400 с.: іл.

5. Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 206 с.: іл.

6. Данюк В. М. Кадрове діловодство: Навч. посібник / В. М. Данюк, Л. П. Кулаковська. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.: іл.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 4-те вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

8. Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Кулініченко В. Л., упоряд. - К.: Укр. центр духовної культури, 1996. - 144 с. - (Б-чка підприємця). - Бібліогр.: с. 142.

9. Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства та архівної справи в Україні // Секретарь-референт. - 2006. - № 1. - С.19. - 24.

10. Палеха Ю. І. Управлінське документування: Навч. посібник у двох частинах. Ч.1. Ведення загальної документації(зі зразками сучасних ділових паперів) - 3-тє вид., доп. - К.: Видавництво Європейського університету, 2003. - 383 с.: іл.

11. Работа со служебными документами // Секретарь-референт. - 2003. - № 12. - С. 22 - 25.

12. Свердан М. Р. Основи діловодства: Навч. посібник. - К.: А.С.К., 2005. - 282 с.

13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995. - 256 с.

14. Танюшкина С. «Укртелеком» крупным планом // Инвестгазета. - 2006. - № 22. - С. 1,16.

15. Шевчук С. В. Ділове мовлення. Модульний курс: Підручник. - К.: Вища школа, 2006. - 270 с

16. Шевчук С. Телефонный разговор // Секретарь-референт. - 2005. - № 2. - С. 46 - 47.