Особливості оформлення та здійснення службового відрядження у межах України та за кордон

3

РЕФЕРАТ

Курсова робота: 38 с., 10 джерел,

Об'єкт дослідження - службове відрядження.

Мета роботи - дослідження особливостей оформлення та здійснення службового відрядження у межах України та за кордон.

Метод дослідження - описовий.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі -- підприємство) на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження обличчя, що знаходиться в трудових відносинах із платником податків, включаються до складу валових витрат платника податків тільки при наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме:

ь запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

ь укладеного договору (контракту) і інших документів, що чи регулюють засвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки;

ь документів, що засвідчують участь відрядженого обличчя в переговорах, чи конференціях симпозіумах, проведених по тематиці, що стосується основної діяльності підприємства, що відряджає працівника.

ЗМІСТ

Реферат

Вступ

1. Порядок відрядження в межах України

1.1 Порядок відряджання в межах України працівників підприємств усіх форм власності

1.2 Додаткові обмеження при відряджанні державних службовців і інших осіб, що відряджаються підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів

2. Порядок відрядження за кордон

2.1 Порядок відряджання за кордон працівників підприємстві усіх фірм власності

2.2 Додаткові обмеження для державних службовців і інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів

3. Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон

4. Підготування відряджень

5. ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ ДАНОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ

6. Зразки документів

ВИСНОВОК

ЛІТЕРАТУРА

ВСТУП

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі -- підприємство) на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження обличчя, що знаходиться в трудових відносинах із платником податків, включаються до складу валових витрат платника податків тільки при наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме:

ь запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

ь укладеного договору (контракту) і інших документів, що чи регулюють засвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки;

ь документів, що засвідчують участь відрядженого обличчя в переговорах, чи конференціях симпозіумах, проведених по тематиці, що стосується основної діяльності підприємства, що відряджає працівника.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію обличчя, що відбуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою відповідно до Додатка 1 до дійсної Інструкції.

Окремим видом витрат, що не вимагають спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування і фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких установлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон". Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

1 ПОРЯДОК ВІДРЯДЖАННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ

1.1 Порядок відряджання в межах України працівників підприємств усіх форм власності

1. Напрямок працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього чи підприємства його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із указівкою: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджається працівник, терміну і мети відрядження.

Термін відрядження визначається чи керівником його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників, що направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинний перевищувати терміну будівництва об'єктів.

2. Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.96 № 682 "Про упорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади".

3. Фактичний час перебування у відрядженні визначається по оцінках у посвідці про відрядження про вибуття з місця постійної роботи і прибутті до місця постійної роботи. Якщо працівник відряджений у різні населені пункти, то оцінки про день прибуття і день вибуття проставляються в кожнім пункті.

Оцінки в посвідці про відрядження про прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, який користається у своїй господарській діяльності підприємство для посвідчення підпису відповідного службового обличчя, на яке наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладені обов'язки здійснювати реєстрацію облич, що убувають у чи відрядження прибувають з її.

4. Заробітна плата переводиться поштою відрядженому працівнику на його прохання за рахунок підприємства, що його відряджало.

На час відрядження обличчя, що працює по сумісництву, середній заробіток зберігається на тім підприємстві, що його відряджало. У випадку напрямку працівника у відрядження одночасно з основної роботи до роботи із сумісництва середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а витрати для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, по згоді між ними.

5. За кожний день (включаючи день від'їзду і приїзду) перебування робіт піка у відрядженні в межах України, з огляду на вихідні, святкові і неробочі дні і час перебування в дорозі (разом зі змушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових здійснюється з обліком дам вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховується як два дні.

При відрядженні працівника терміном на один день йди в таку місцевість, відкіля працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні оцінки в посвідченні про відрядження, добові не платяться.

6. Підприємство при наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам за наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження і прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

Працівнику, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш 50 відсотків його вартості за одні діб, відповідно до представленим підтверджуючим документам в оригіналі.

Витрати на наймання житлового приміщення на час змушеної зупинки в шляху, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку і розмірах, передбачених даним пунктом.

7. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водяним і автомобільним транспортом загального користування (кремі таксі) з урахуванням усіх витрат, зв'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними приналежностями в потягах, і страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівнику відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, чи місця перебування у відрядженні.

При наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівнику вид транспорту, яким йому варто користатися. При відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відрядженому працівнику відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального, користування (крім таксі) по місцеві відрядження (відповідно до підтверджуючих документів) відповідно до маршруту, погодженим з керівником.

8. Відрядженому працівнику понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на сплату податку на додаткову вартість за придбані проїзні документи, користування в потягах постільними приналежностями і наймання житлового приміщення, відповідно до підтверджуючих документів в оригіналі.

9. У випадку тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник знаходиться на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може по стані здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового чи доручення повернутися до місця свого постійного проживання, але на термін не більш двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість по стані здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути завірені у встановленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику на загальних підставах виплачується посібник по тимчасовій непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються в термін відрядження.

10. Відрядженому працівнику перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення, і добових. Протягом 3-х робітників днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний представити авансовий звіт про витрачені в зв'язку з відрядженням сумах. Разом з авансовим звітом представляється посвідка про відрядження, оформлення; у встановленому порядку, і документи в оригіналі про наймання житлового приміщення і проїзд.

11. витрати на відрядження відшкодовуються тільки при наявності документів в оригіналі, які підтверджують вартість цих витрат, а саме:

транспортних чи квитків транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів і т.п.

Витрати в зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівнику не відшкодовуються.

Витрати в зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, чи літак інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства тільки по поважних причинах (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження і т.п.) при наявності документа, що підтверджує витрати.

1.2 Додаткові обмеження при відряджанні державних що служать і інших облич, що відряджаються підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів

Для державних службовців, а також інших облич, що відряджаються підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.

1. Витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату вартості проживання в чи готелях проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.

2. Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми й оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших облич, що відряджаються підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів, здійснюється відповідно до підтверджуючих документів в оригіналі тільки з дозволу керівника.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на судах морського флоту в каютах, що оплачуються по 1-4 групам тарифних ставок, на судах річкового флоту в каютах 1 і 2 категорій, а також повітряним транспортом по квитках 1 класу і бізнесу-класу відшкодовуються в кожнім окремому випадку з дозволу керівника підприємства, відповідно до представлених проїзних документів.

Відрядженому працівнику при наявності підтверджуючих документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, чи взуття білизни), але не більш 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

Керівники підприємств, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів, особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми, установлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N° 663, і витрат на проїзд у м'якому вагоні, на судах морського флоту в каютах, що оплачуються по 1-4 групам тарифних ставок, на судах річкового флоту в каютах 1 і 2 категорій, а також повітряним транспортом по квитках 1 класу і бізнесу-класу.

2. ПОРЯДОК ВІДРЯДЖАННЯ ЗА КОРДОН

2.1 Порядок відряджання за кордон працівників підприємстві усіх фірм власності

1. Відрядження за кордон здійснюються відповідно до наказу (розпорядженням) керівника підприємства після твердження завдання, у якому визначаються мету виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у випадку поїздки за запрошенням пред'являється його копія з перекладом) і кошторис витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

2. Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його засобами в національній валюті країни, куди направляється працівник, чи у вільно конвертованій валюті у виді авансу на поточні витрати в розмірах, що обумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивозу іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс і з діючими положеннями про звітність за його використання.

Перерахування граничних норм добових витрат, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється по прогнозному офіційному обмінному курсі національної валюти України до долара США на поточний рік.

При перерахуванні норм у 1999 році застосовується прогнозний офіційний курс обміну національної валюти України до долара США -- 4 гривни за долар США.

Приклад:

Перерахування: 160 грн.: 4,0 = 40,00 дол.США;

126 грн.: 4,0 = 31.50 дол.США;

90 грн.: 4,0 = 22,50 дол.США;

57 грн.: 4,0 = 14,25 дол.США.

У разі потреби авансування засобами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахування граничної норми, розрахованої в доларах США., у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється по кросі-курсі, розрахованому по встановленому Національним банком України офіційному обмінному валютному курсу національної валюти України до цих валют і долара США на день видачі авансу.

Приклад:

Розрахунок добових витрат на прикладі відрядження в Німеччину здійснюється в наступному порядку:

-- перерахування граничної норми добових витрат, визначеної в гривнях, -- у долари США -і 160 грн.: 4,0 = 40,00 дол.США;

-- перерахування визначеної в доларах США граничної норми добових витрат у валюту країни відрядження за курсом на день видачі авансу: при офіційному обмінному курсі Національного банку України за станом на 04.06.99 -- 2,0829 грн. за 1 німецьку марку і 3,9495 грн. за 1 долар США -- гранична норма добових витрат складає 75,84 німецької марки за добу (40 доларів США х (3,9495:2,0829) = 75,84 німецької марки).

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то допускається застосування арифметичного правила округлення до цілої одиниці.

3. Придбання валютних засобів в уповноваженому банку і бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються відповідно до вимог діючого законодавства.

4. За час перебування у відрядженні працівнику відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними приналежностями в потягах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і по місцеві відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) чи наймання інших житлових приміщенні, а також включених у такі рахунки витрат на чи харчування побутові послуги (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, білизни, взуття), до користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлена окрема плата), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (у випадку обміну валютних засобів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, зв'язані з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті в зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені в даному пункті витрати можуть бути відшкодовані тільки при наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у виді рахунків готелів (мотелів) чи інших суб'єктів, що надають послуги по розміщенню і проживанню відрядженого працівника, транспортних чи квитків рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів і т.п.

Крім названих у цьому пункті витрат, відрядженому працівнику відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 М» 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі -- постанова Кабінету Міністрів України № 663), відшкодовуються, у рамках граничних норм, не підтверджені документально витрати на харчування і фінансування інших особистих потреб (добові витрати), що виникли в зв'язку з відрядженням.

5. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

а) у випадку відрядження в країни, з якими встановлений повний прикордонний контроль, -- по оцінках контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному чи паспорті в його документі, що заміняє;

б) у випадку відрядження в країни, з якими чи не встановлений спрощений прикордонний контроль, -- відповідно до оцінок сторони, що відряджає, і сторони, що приймає, у посвідці про відрядження.

Оцінки в посвідці про відрядження про прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, який користається у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідного службового обличчя, на яке наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладений обов'язок здійснювати реєстрацію облич, що відправляються в чи відрядження прибувають з її;

в) у випадку відсутності оцінок відповідно до підпунктів "а" і "б" цього пункту добові витрати відрядженому працівнику не відшкодовуються.

6. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в той самий день вважається одного удень відрядження.

7. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в рамках граничних норм:

а) за кожний день відрядження, включаючи день від'їзду і приїзду;

б) у випадку включення витрат на харчування в рахунок за наймання житлового приміщення й у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються приймаючою стороною безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), -- у рамках граничних норм з урахуванням кількості разів харчування в добу. У залежності від кількості разів харчування в добу протягом відрядження перерахунок здійснюється за кожне доба окремо;

в) якщо дата виїзду у відрядження в країни, з якими встановлений повний прикордонний контроль, чи дата повернення з них не збігається з датами по оцінках у закордонному чи паспорті в його документі, що заміняє, те добові витрати за час проїзду по території України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченим для відряджень у межах України;

г) якщо відряджений, знаходячись у дорозі в країну, з яким чи не встановлений спрощений прикордонний контроль, або повертаючи з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження в період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

У випадку відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття і прибуття, -- по нормах, установленим для відряджених за кордон.

8. Відрядженому працівнику відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, чи аеропорту пристані і з вокзалу, чи аеропорту пристані (якщо ці пункти розташовані за рисою міста) у місцях відправлення, призначення і пересадження, а також витрати на проїзд по місту відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї і т.п. (крім таксі) за умови, що працівнику не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування по країні відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівнику вид транспорту, яким він може користатися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Витрати за користування чи таксі оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Зазначені витрати відшкодовуються тільки при наявності підтверджуючих документів.

9. Працівнику підприємства, що спрямований на роботу в закордонні країни на термін, що перевищує 60 календарних днів, і який одержує в період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті, у випадку відрядження в межах країни перебування й в інші країни добові витрати відшкодовуються в рамках граничних норм.

У випадку виїзду у відрядження з закордонної країни в Україну відшкодування витрат на відрядження здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Виїзд у відрядження з закордонної країни в Україну і повернення в той самий день у ці країни вважається одного удень відрядження.

10. З дозволу керівника може прийматися в увагу затримка у відрядженні (у випадку чи захворювання з інших причин, що не залежать від працівника) тривалістю понад добу, але не більш 60 календарних днів. Необхідність затримки повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної чи консульської установи України за кордоном.

За час затримки в шляху без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати за наймання житлового приміщення й інші витрати.

11. Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються в рахунок відповідно до законів країни перебування.

12. Якщо приймаюча сторона забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними засобами у виді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад і на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, що відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих засобів. Якщо сума, надана приймаючою стороною, чи більше дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, що відряджає, виплату добових витрат не робить.

13. У випадку відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючого нормами за кілометр пробігу і затвердженим маршрутом.

Відшкодовуються також інші витрати, зв'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою і паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд по ґрунтових, шосейних дорогах і водяних переправах.

14. Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів із дня ухвалення рішення про скасування поїздки повернути в касу підприємства зазначені засоби в тих грошових одиницях, у яких був виданий аванс.

15. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів представити авансовий звіт про витрачені у відрядженні засобах.

Залишок засобів понад суму, використаної відповідно до авансового звіту, підлягає поверненню працівником у касу підприємства в грошових одиницях, у яких був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем -- не пізніше 10, а з дозволу керівника (при наявності поважних причин) -- 20 робочих днів.

У межах цих термінів керівник підприємства (у випадку відсутності -- його заступник) повинний прийняти рішення відносного твердження авансового звіту.

Разом з авансовим звітом представляються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із указівкою форми їхньої оплати (наявними, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахуванням). До звіту додається ксерокопія оцінок у закордонному паспорті, завірена відділом чи кадрів керівником підприємства.

16. У випадку неповернення працівником залишку засобів у визначений термін відповідна сума стягується з його підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

17. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові засоби . або якщо по поважних причинах не отримані засоби на відрядження, то виплата здійснюється в національній валюті України по офіційному обмінному курсі гривни до іноземної валюти, установленому Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше терміну, позначеного в пункті 1.15 дійсної Інструкції.

У випадку відсутності підтверджуючих документів про обмін валюти, у якій виданий аванс, на національну валюту країни відряджання перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджених документально, здійснюється виходячи з кроса-курсу, розрахованого по офіційному обмінному валютному курсі, що встановлений Національним банком України в день твердження авансового звіту.

18. Не дозволяється направляти у відрядження і видавати аванс працівнику, що не відзвітувався про витрачені засоби в попередній відрядженні.

19. Дозвіл (узгодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформляється письмово в довільній формі.

20. Власник (чи уповноважене їм обличчя) відповідно до п. 5.4.8 п. 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання засобів, виданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні витрати й інші витрати). Зазначене повинно бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по чи підприємству визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.

2.2 Додаткові обмеження для державних що служать і інших облич, що направляються у відрядження підприємствами, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів

1. Порядок відряджень за кордон, визначений, поширюється на державних службовців і працівників тих підприємств, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів, з урахуванням наступних особливостей:

1.1 Норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат за наймання житлового приміщення визначені відповідно до додатка до постанови Кабінету Міністрів України № 663.

1.2 Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день від'їзду і приїзду, -- по нормах, що встановлені для країни, куди відряджений працівник;

б) при здійсненні відрядження в кілька країн протягом доби -- у розмірі середнього арифметичних від норм, установлених для цих країн;

в) при напрямку у відрядження в двох чи більш країн -- по нормах, установленим для відповідних країн, із дня перетинання границі відповідної країни.

День повернення в Україну (перетинання границі) -- по нормах останньої країни відрядження;

г) якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується приймаючою стороною безкоштовним харчуванням у країні відрядження (у дорозі), або якщо вартість харчування включається в рахунки на наймання житлового приміщення без указівки конкретної суми, те добові витрати відшкодовуються в розмірах, обумовлених у відсотках до норм добових витрат для даної закордонної країни відповідно до доповнення до постанови Кабінету Міністрів України N° 663, зокрема: 80 відсотків -- при одноразовому, 55 відсотків -- при двухразовом, 35 відсотків -- при триразовому харчуванні;

г) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена в рахунки на оплату вартості проживання в готелях або в проїзні документи, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

1.3. Державним службовцям і працівникам підприємств України, що знаходяться за кордоном тривалий термін і одержують заробітну плату в іноземній валюті, і працівникам дипломатичних установ України, що знаходяться за кордоном у довгостроковому відрядженні й одержують виплати в іноземній валюті, у випадку відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни, відповідно до додатка до постанови Кабінету Міністрів України № 663. У випадку відрядження в межах країни перебування терміном на одні діб добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених норм.

У випадку виїзду по справах відрядження зазначеного працівника з країни перебування в інші країни добові витрати відшкодовуються по нормах, установленим для країни відрядження, і в порядку, установленому підпунктом 1.2 пункту 2.1 роздягнула 2.

Якщо працівник спрямований у відрядження в двох чи більш країн, то день повернення в країну перебування (день перетинання границі) відшкодовується по нормах останньої країни відрядження.

1.4. За час перебування у відрядженні за кордоном працівнику на підставі поданих в оригіналі документів (рахунка, квитанції, проїзні квитки і т.п.) відшкодовуються наступні витрати:

а) на проїзд повітряним, залізничним, водяним і автомобільним транспортом загального користування по тарифі 2-го класу (на літаках -- економічного, на судах -- 2-го чи туристського класу).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на судах морського флоту в каютах, що оплачуються по 1-4 групам тарифних ставок, на судах річкового флоту в каютах 1 і 2 категорій, а також повітряним транспортом по квитках 1 класу і бізнесу-класу відшкодовуються в кожнім конкретному випадку з дозволу керівника.

Якщо класифікація кают на пасажирських судах встановлена в категоріях, то каюти 1, 2 і 3 категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій -- 2-го (туристського) класу.

Вартість проїзду по залізницях у країнах Азії й Африки відшкодовується по тарифах 1-го класу;

б) на бронювання місць у готелях -- у розмірі не більш 50 відсотків вартості місця за одні діб;

в) на побутові послуги, вартість яких включена в рахунок на оплату за наймання житлового приміщення (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, білизни, взуття), але не більш 10 відсотків від норми добових витрат, що встановлена для країни, куди відряджається працівник, визначеної відповідно до додатка до постанови Кабінету Міністрів України № 663, -- за всі дні проживання;

г) на перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена у вартість квитка того виду транспорту, яким користається працівник. Зазначені витрати відшкодовуються в кожнім конкретному випадку з дозволу керівника;

г) на наймання житлового приміщення під час відрядження у випадку транзитної зупинки, а також змушеної затримки в дорозі -- у рамках граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка, відповідно до додатка до постанови Кабінету Міністрів України №663;

д) на службові телефонні переговори -- у розмірах, погоджених з керівником.

1.5 З дозволу керівника відрядженому працівнику можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат, на наймання житлового приміщення, на проїзд і службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати і витрати, визначені в третьому абзаці п. 8 розділу 2 дійсної Інструкції, відносяться до компенсаційних, оскільки вони зв'язані з перебуванням у місці відрядження і не включаються в сукупний оподатковуваний доход працівника.

2. Дійсний Порядок не застосовується, якщо чинним законодавством встановлене інше.

Див. пункт 6 ”Зразки документів” - Журнал реєстрації посвідок про відрядження

3 НОРМИ ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ І ЗА КОРДОН

Кабінет Міністрів України

ПОСТАНОВА

від 23.04.99 № 663

ПРО НОРМИ ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ І ЗА КОРДОН

(Зі змінами, внесеними постановами КМУ від 30.05.2000№ 850, від 30.08.2000 № 1355, від 06.09.2000№ 1398, від 06.05.2001 № 423)

Відповідно до підпункту 5.4.8 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Установити для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності (крім державних службовців, а також інших облич, що направляються у відрядження підприємствами, установами й організаціями, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок засобів бюджетів, що випливають граничні норми добових витрат:

а) у випадку коли в рахунки на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України -- 18 гривень, для відряджень за кордон -- 252 гривні;

б) у випадку коли в рахунки вартості проживання в готелях включаються витрати на:

одноразове харчування, для відряджень у межах України -- 14 гривень 40 коп., за кордон -- 201 гривня 60 коп.;

двухразове харчування, для відряджень у межах України -- 10 гривень 80 коп., за кордон -- 138 гривень 60 коп.;

триразове харчування, для відряджень у межах України -- 7 гривень 20 коп., за кордон -- 88 гривень 20 коп.

2. Установити норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ і організацій, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок засобів бюджетів, відповідно до додатка.

У випадку коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, що приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (у шляху), добові витрати відшкодовуються в розмірах, обумовлених у відсотках норм добових витрат для даної закордонної країни відповідно до додатка, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків -- дворазовому, 35 відсотків -- триразовому харчуванні.

Витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату вартості проживання в чи готелях у проїзні документи, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ і організацій, що знаходяться за кордоном тривалий термін і одержують заробітну плату в іноземній валюті, і працівникам дипломатичних установ України, що знаходяться за кордоном у довгостроковому відрядженні й одержують виплати в іноземній валюті, у випадку відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до дійсної постанови для даної країни. У випадку відрядження в межах країни перебування терміном на одні діб добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених норм.

3. Граничні норми добових витрат, норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших облич, що направляються у відрядження підприємствами, установами й організаціями, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок засобів бюджетів, при відрядженні за межі України переглядаються у випадку зміни прогнозного офіційного обмінного курсу національної валюти України до долара США по представленню Міністерства фінансів після прийняття Закону України про державний бюджет на наступний рік.

4. Підприємства, установи й організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх засобами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, чи у вільно конвертованій валюті у виді авансу на поточні витрати в розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування відповідно до встановлених норм. Перерахування норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється по прогнозному офіційному обмінному курсі на поточний рік національної валюти України до долара США, а в національну валюту країни, куди відряджається працівник, чи в іншу вільно конвертовану валюту -- по кросі-курсі, розрахованому по встановленому Національним банком України офіційному валютному курсу до цих валют і долара США на день видачі авансу.

При перерахуванні норм у 1999 році застосовується прогнозний офіційний курс обміну національної валюти України до долара США -- 4 гривни за 1 долар США.

При перерахуванні норм у 2000 році застосовується прогнозний офіційний курс обміну національної валюти України до долара США -- 5,78 гривни за 1 долар США.

При перерахунку норм у 2001 році застосовується прогнозний офіційний курс національної валюти України до долара США - 6,3 гривни за 1 долар США.

Залишок засобів понад суму, використаної відповідно до авансового звіту, підлягає поверненню працівником у касу підприємства, установи й організації в грошових одиницях, у яких був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем -- не пізніше 10, а з дозволу керівника (при наявності поважних причин) -- 20 робочих днів. Якщо працівник не повернув залишок засобів у касу підприємства, установи, організації, що відповідає сума стягується бухгалтерією у встановленому законодавством порядку.

5. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон -- 60 календарних днів.

Термін відрядження працівників, що направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинний перевищувати періоду будівництва об'єктів.

Термін відрядження військовослужбовців, спрямованих на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні і ітогово-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинний перевищувати 90 днів.

6. Установити, що державним що служить, а також іншим обличчям, що направляється у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами й організаціями, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок засобів бюджетів, при наявності підтверджуючих документів відшкодовуються витрати:

на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також по місцеві відрядження;

на побутові послуги, що включені в рахунки на оплату вартості проживання в готелях (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, чи взуття білизни), але не більш 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у додатку до дійсної постанови, за всі дні проживання;

на бронювання місць у готелях у розмірах не більш 50 відсотків вартості місця в добу;

на користування постільними приналежностями в потягах;

на користування в готелях холодильником і телевізором;

на комісійні » випадку обміну валюти.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори виробляється в розмірах, погоджених з керівником.

7. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших облич, що направляються у відрядження підприємствами, установами й організаціями, що чи цілком частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних засобів, у м'якому вагоні, у каютах, що оплачуються по 1-4 групі тарифних ставок, на судах морського флоту, у каютах 1 і 2 категорії на судах річкового флоту, повітряним транспортом по квитках I класу і бізнесу-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщень і на перевезення до 30 кілограмів вантажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить у вартість квитка того виду транспорту, яким користається працівник, відшкодовуються в кожнім випадку з дозволу керівника відповідно до підтверджуючих документів.

Фактичні витрати, визначені абзацом першим даного пункту і пунктом 6, зв'язані з перебуванням у місці відряджання, є компенсаційними.

8. У випадку відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженому маршруту.

9. У випадку коли сторона, що приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними засобами у виді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд у країну призначення і назад і на наймання житлового приміщення) чи добових витрат, сторона, що направляє, виплату добових витрат зазначеним обличчям зменшує на суму додатково наданих засобів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, чи більше дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, що направляє, виплату добових витрат зазначеним обличчям не робить.

10. Міністерству фінансів внести зміни в інструкцію про порядок відряджень за кордон і в межах України.

11. Особливості напрямку у відрядження військовослужбовців визначаються за узгодженням з Міністерством фінансів відповідно Міністерством оборони, Міністерством внутрішніх справ, Службою безпеки, Державним комітетом зі справ охорони державного кордону, Головним керуванням командуючого Національною гвардією, Керуванням державної охорони, Міністерством з питань надзвичайних ситуацій і по справах захисту населення від наслідку Чорнобильської катастрофи, а військовослужбовців Державної фельд'єгерської служби при Державному комітеті зв'язку й інформатизації -- також Державним комітетам зв'язку й інформатизації.

12. Визнати втратившими силу: постанова Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. №10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон" ("Офіційний вісник України", 1998 р., № 1, ст. 20);

постанова Кабінету Міністрів України від 10 липня 1998 р. N° 1046 "Про внесення змін і доповнень у постанову Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. № 10" ("Офіційний вісник України", 1998 р., №28, ст. 1039).

Прем'єр-міністр України В. Пустовойтенко

Див. пункт 6 ”Зразки документів” -

Державна податкова адміністрація України

НАКАЗ

від 28.07.97 № 260

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

14.08.97 під № 311/2115

ПРО ТВЕРДЖЕННЯ ФОРМИ ПОСВІДКИ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

У виконання доручення Прем'єр-міністра України від 19.06.97 № 11542/1 і відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", а також керуючись Законом України "Про державну податкову службу в Україні"

4 ПІДГОТУВАННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ

Підготування відряджень керівника (працівника) -- важлива складова роботи відповідальних осіб. Аби відрядження було успішним треба:

ь добрати й підготувати необхідну інформацію;

ь добрати й підготувати матеріали і документи, що можуть знадобитися керівникові (працівникові);

ь віддрукувати програму відрядження.

Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких віддають керівникові (працівникові), а інший -- залишають у собі. У програмі зазначають назви організацій та структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони), з якими заплановано зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце та година їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі споживи швидко зв'язатися з керівником (працівником) по телефоні й передати необхідну інформацію.

Від'їздові у відрядження передує видання наказу (розпорядження) «Про відрядження» та оформлення ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ (6. Зразки документів), у якому зазначають:

ь прізвище, ім'я, по батькові, посаду відрядженого;

ь куди відряджено;

ь підставу для відрядження;

ь термін відрядження (скільки днів та до якого числа);

ь назву, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого.

Посвідчення про відрядження підписує керівник (для керівника -- його заступник), і в зазначених місцях документа проставляють відбиток печатки та штампа установи.

Дати вибуття, прибуття до пунктів призначення та вибуття з них, назву міста (селища, села), дату, підпис посадової особи, відбитки печаток установ, з яких вибув (до яких прибув) відряджений, проставляють у місцях вибуття (прибуття).

Наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до від'їзду, аби працівник міг підготуватися. Підприємство, що направило працівника у відрядження, обов'язково оплачує проїзди, проживання в готелі, добові. Прибувши з відрядження, працівник подає разом з посвідченням (у якому відмічено пункти призначення, дати прибуття та вибуття з них) документи, що свідчать про грошові витрати: квитки, квитанції про сплату за проживання в готелі тощо.

5. ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ ДАНОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ

Головною складовою документа виступає інформація, тобто різні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

2. Документ припускає наявність семантичної (суттєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту -- один з головних відмінностей ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключення складають незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).

4. Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому виді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливи автора (коммуніканта), надаючи читачеві (реципієнтові) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями. Знаковість -- обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.

5. Документ -- це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, -- за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

6. Документ має субстанціональність.

В даному документуванні я бачу такі переваги:

- якщо всі необхідні затрати на відрядження оплачуються підприємством, то людина не витрачає свої кошти;

- якщо оформлений посвідчення в якому вказана дата відрядження(початок, закінчення), то людина яка знаходиться на підприємстві не зможе знаходитись поза межі терміну відрядження, що виключає шахрайство.

Недоліки:

- якщо відрядження терміном 2-3 місяця а робітник зробив всю роботу за 1 місяць, то людина не може повернутись раніше строку закінчення відрядження;

- дуже багато документів треба зберегти для звітності (чеки на житло, навіть квитки за проїзд у міському транспорті, і т. інше).

6 ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ

Журнал реєстрації посвідок про відрядження

№ п/п	Прізвище, по батькові	Місце роботи і посада	Місце відряджання	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата і номер посвідки про відрядження	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.



ВИСНОВОК

Удень вибуття у відрядження вважається день відправлення потяга, літака, чи автобуса іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а вдень прибуття з відрядження -- день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24 годин включно удень вибуття у відрядження вважаються поточні доба, а з 0 годин і пізніше -- наступні доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, у якому працює відряджений, у термін відрядження зараховується час, яких необхідно для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. На працівника, що знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні чи святкові і неробочі дні. те компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник відбуває у відрядження вихідного дня, то йому після повернення з відрядження у встановленому порядку надається інший день відпочинку.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток за час відрядження, у тому числі і за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається за всі робочі дні тижня за графіком, установленому за місцем постійної роботи.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання засобів, виданих на відрядження. Зазначені обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

ЛІТЕРАТУРА

1. Н.Н. Кушнаренко. Документоведення. - К., 2000.

2. Закон України „Про відрядження”.

3. Законодавство України про відрядження. - К., 2000.

4. Про відрядження. - Запоріжжя, вип. 1 (63), 2002.

5. М.І. Молдованов, Г.М. Сидорова. Сучасний діловий документ. - К., 1992.

6. Ділові папери. - К., 1996.

7. О.М. Єгоров. Питання та відповіді: про права та обов'язки молоді в її праці та виборі професії. - М., 1990.

8. О.О. Дудик. Ділові папери. - К., 1994.

9. Ю.М. Столярова. Документоведення. - М., 1984.

10. Ділові папери на підприємстві. - К., 1999.