Діловодство
Форми організації діловодства, посадова інструкція. Трудова книжка і вкладка до неї, призначення, характеристика форм документів, зміст інформації і вимоги оформлення. Характеристика документів звернення громадян до міліції з отримання і обміну паспортів.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 02.04.2009 |
| Размер файла | 57,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
3
ЗМІСТ
1 Структура і функції підрозділів СДЗУ, їх різновиди. Схема підрозділів СДЗУ
1.1 Організаційна побудова СДЗУ
1.2 Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
1.3 Положення про структурний підрозділ діловодства
2 Трудова книжка і вкладка до неї, призначення, характеристика форм документів, зміст інформації і вимоги оформлення
2.1 Загальні положення
2.2 Заповнення трудових книжок
2.3 Оформлення вкладиша до трудової книжки
2.4 Приклад оформлення трудової книжки
3 Характеристика документів звернення громадян до міліції з отримання і обміну паспортів
3.1 Заяви про видачу, обмін паспортів громадян
3.2 Зразки оформлення документів для одержання паспорта
3.3 Заява про видачу паспорта взамін утраченого
3.4 Зразки заяв про втрату паспорта та внесення змін до паспорту
Список використаної літератури
1 СТРУКТУРА І ФУНКЦІЇ ПІДРОЗДІЛІВ СДЗУ, ЇХ РІЗНОВИДИ. СХЕМА ПІДРОЗДІЛІВ СДЗУ
1.1 Організаційна побудова СДЗУ
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.
При централізованій організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) у єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи в секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження операцій між структурними підрозділами; при цьому в кожному з них виконується відносно однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи, -- експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, збереження документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
-- знизити вартість діловодних операцій;
-- поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;
-- забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
-- використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;
-- забезпечити єдність організаційного і методичного керівництва.
В сучасних умовах цілком централізувати діловодне обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах варто прагнути до доцільної централізації окремих функцій діловодства, таких як прийом і відправлення документів, реєстрація і контроль виконання документів, стенографування і друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.
У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, -- канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення й обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, що засновуються наказом керівника установи.
1.2 Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах - положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.
Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.
Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:
* загальні положення;
* основні функції і задачі;
* обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);
* організація роботи;
* керування підрозділом.
Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.
При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності -- скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.
Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова інструкція, що визначає організаційно-правове положення працівника в структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної роботи. Інструкція складається з наступних розділів.
Загальна частина. Встановлюються основні задачі працівника (наприклад, основна задача діловода - реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто ким призначається і звільняється від посади даний працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати..., повинен вміти...), особа, якій безпосередньо підлеглий працівник, основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
Функції працівника. Визначаються предмет ведення чи ділянка роботи, закріплена за співробітником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок по телефону і т.д.).
Обов'язки працівника. Вказуються обов'язки, пов'язані з підготовкою документів, одержанням, обробкою і видачею інформації, що припускають обов'язкове використання визначених форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів і т.д.), що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій, що визначають порядок виконання доручень, етичні норми, які необхідно дотримувати в колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.
Права працівника. Визначаються права працівника по реалізації доручених йому функцій.
Оцінка роботи. Перелічуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т.д. Основними критеріями є якість роботи і своєчасність її виконання.
Посадову інструкцію підписує начальник відділу діловодства і затверджує керівник чи заступник, що курирує відділ діловодства.
1.3 Положення про структурний підрозділ діловодства
1. Загальні положення
1.1. Документаційне забезпечення управління здійснює служба Документаційного забезпечення управління (СДЗУ), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підлеглого безпосередньо керівнику.
1.2. До складу СДЗУ, як правило, включаються відділ діловодства (приймальня, секретаріат керівника, секретаріати заступників керівника, секретаріат колегії, протокольне бюро), канцелярія (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множне бюро, телетайпна й ін.), відділ листів громадян, відділ вдосконалювання роботи з документами і впровадження технічних засобів, центральний архів.
1.3. Робота служби ДЗУ регламентується положенням про неї, що розробляється на основі дійсного Положення. Діяльність працівників СДЗУ регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються СДЗУ і затверджуються її керівником чи його заступником. При зміні функцій і задач СДЗУ посадові інструкції переглядаються.
1.4. СДЗУ у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами органів державної власті і керування України, та іншими діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.
1.5. Керівництво служби ДЗУ повинне заміщатися фахівцями з вищою чи середньою фаховою освітою відповідного профілю.
1.6. Служба ДЗУ має круглу печатку з позначенням свого найменування.
2. Цілі і задачі служби ДЗУ
Основними цілями служби ДЗУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДЗУ вирішує наступні задачі:
* вдосконалення форм і методів роботи з документами;
* забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами, побудова пошукових систем;
* контроль виконання і підготовки документів до передачі в державний архів відповідно до діючих нормативів;
* скорочення документообігу, кількості форм документів;
* розробка і впровадження нормативних і методичних документів по вдосконалюванню документаційного забезпечення організації;
* участь у розробці і впровадженні прогресивних технологій документаційоного забезпечення керування на базі застосування обчислювальної й організаційної техніки, персональних комп'ютерів.
3. Функції служби ДЗУ
Відповідно до покладених задач у функції служби ДЗУ входить наступне:
3.1. Розробка, впровадження і ведення табеля й альбому уніфікованих форм документів організації, внесення в них змін.
3.2. Здійснення обробки, реєстрації документів і учбово-довідкової роботи з документами.
3.3. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що представляються на підпис керівництву.
3.4. Контроль за походженням, виконанням і оформленням документів у встановлений термін, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань.
3.5. Організація машинописного виготовлення, копіювання й оперативного розмноження документів, розробка і проектування бланків документів.
3.6. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення збереження справ і оперативного використання документів інформації.
3.7. Організація роботи по пропозиціях, заявам і скаргам громадян.
3.8. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
3.9. Розробка (разом з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також по підвищенню виконавської дисципліни.
3.10. Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів.
3.11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства по архівній справі України.
3.12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ, проведення нарад і консультування з питань, що відносяться до їх компетенції.
3.13. Організація робочих місць, в том числі автоматизація.
4. Права і відповідальність служби ДЗУ
4.1. Служба ДЗУ має право:
4.1.1. Здійснювати контроль за скороченням надлишкової інформації в організації і підвідомчій системі і застосовувати до цього відповідні міри.
4.1.2. Жадати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації і контролювати виконання цих правил.
4.1.3. Запитувати в структурних підрозділів і організацій відомості, необхідні для роботи.
4.1.4. Проводити перевірки організації документаційного забезпечення керування в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вживання відповідних заходів.
4.1.5. Залучати у встановленому порядку фахівців структурних підрозділів до підготовки проектів документів з доручення керівництва.
4.1.6. Повертати виконавцям на доробку документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог.
4.1.7. Разом з ВЦ визначати процеси документаційоного забезпечення керування, що підлягають автоматизації.
4.1.8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
4.1.9. Розробляти положення про структурні підрозділи служби ДЗУ і посадові інструкції працівників,
4.1.10. Вносити керівництву пропозиції про застосування адміністративних засобів у всіх випадках порушень підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами.
4.1.11. Брати участь в обговоренні керівництвом питань, що стосуються стану роботи з документами, а також вдосконалення форм і методів роботи з ними.
4.1.12. Вносити на розгляд керівництва уявлення про призначення, переміщення і звільнення працівників служби ДЗУ, їх заохочення і накладення на них стягнень.
4.2. Служба ДЗУ несе відповідальність за:
4.2.1. Забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації.
4.2.2. Виконання вказівок і доручень керівництва і дотримання необхідних умов праці працівників.
5. Взаємини служби ДЗУ з іншими структурними підрозділами
5.1. Зі структурними підрозділами -- з питань документаційного забезпечення.
5.2. З юридичною службою - по правових питаннях, пов'язаним з підготовкою документів.
5.3. Зі службами кадрів, праці і заробітної плати і з відповідними науково-дослідними організаціями -- з питань підбора і розміщення кадрів і підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної й організаційної техніки, розробки і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, вдосконалення стилю і методів роботи з документами.
5.4. Зі службами господарського обслуговування - з питань забезпечення засобами організаційної й обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярськими приналежностями, побутового обслуговування працівників служби ДЗУ.
5.5. З обчислювальним центром -- з питань розробки і впровадження нових інформаційних технологій і застосування засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації і дотримання вимог нормативно-методичних документів.
2 ТРУДОВА КНИЖКА І ВКЛАДКА ДО НЕЇ, ПРИЗНАЧЕННЯ, ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМ ДОКУМЕНТІВ, ЗМІСТ ІНФОРМАЦІЇ І ВИМОГИ ОФОРМЛЕННЯ
2.1 Загальні положення
Трудова книжка -- це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях».
Загальні положення:
* Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться, їхня робота підтверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.
* Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.
* Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.
* Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав -- учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
2.2 Заповнення трудових книжок
Загальні вказівки
* Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.
* Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
У трудову книжку вносять такі відомості:
- про працівника -- його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
- про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
- про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
- про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.
* Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю, пункт закону.
* Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення -- в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць -- двозначними), наприклад: 05.01.1997.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і завіряються печаткою.
* 3 кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).
* В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.
* Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає -- то вищою організацією, якій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності -- облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.
* Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.
* У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером... недійсний. Прийнято на посаду...» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номерoм... недійсний: поновлений, на nоновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером... недійсний: звільнений...» (зазначають правильне формулювання).
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причини звільнення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаний недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.
Внесення відомостей про працівника
* Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
* Після проставлення дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
* Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Внесення відомостей про роботу
* У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до ... цеху (вiддiлу, підрозділу,. ...)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».
Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.
Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.
Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.
* Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування -- наказ (розпорядження), його дата й номер.
* Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів слугують накази навчального закладу (наукової установи) про зачисления на навчання та про відчислення студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
Робота студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, під час проходження виробничої практики чи виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується довідками із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи, які слугують підставою для внесення навчальними закладами (науковими установами) відомостей про роботу в трудові книжки. Довідки зберігаються в справах як документи суворої звітності.
Якщо студенти, учні, аспіранти та клінічні ординатори раніше не працювали й тому не мають трудових книжок, то відомості про їхню роботу в студентських таборах, під час проходження виробничої практики, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вноситимуться підприємством, де вони надалі працюватимуть.
* До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу наданому підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:
- про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
- про тривалість навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);
- про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (сюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі;
- про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
- про час догляду за інвалідом 1-ї групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям -- вноситься в трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.
* У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігається».
* Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві -- в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях -- у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі -- в міській державній адміністрації. Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв», у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посиланням на відповідні статті КЗпП України.
Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, вважається недійсним.
* До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить у графу 3 розділу «Відомості про роботу» запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу.
У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.
Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.
При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.
Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» робляться такі записи: у графі 1 зазначається порядковий номер запису; у графі 2 -- дата внесення запису; у графі 3 пишеться: «Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий cтаж». У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: «Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж». У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку -- наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.
Внесення відомостей про нагородження й заохочення
* У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» -- відомості про заохочення за успіхи у праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.
* Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).
Внесення відомостей у разі звільнення
* записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням и зв'язку з зачисленням або вищого навчального заклад, ст. 38 КЗпП України».
* Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 -- дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»; у графі 4 -- підстава -- наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
* У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на poбoту на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 К3nП України».
У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
* У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням, штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.
* У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.
2.3 Оформлення вкладиша до трудової книжки
У тому разі коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом "Виданий вкладиш" і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитись інший штамп і зазначатися серія і номер вкладиша. За необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи зразків, встановлених 1938 і 1974 pp.). Вкладиш виписується за заявою працівника і за його власний рахунок.
Працівник відділу кадрів після оплати працівником вартості вкладиша отримує в бухгалтерії чистий бланк вкладиша, розписавшись у книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них. Після заповнення і вшивання у трудову книжку дані про вкладиш заносяться у книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відповідно до граф цієї книги і власник ставить свій підпис, посвідчуючи тим самим, що вкладиш прийнятий у відділ кадрів на зберігання.
2.4 Приклад оформлення трудової книжки
Перша сторінка
АК № 213457
Дуга - сімнадцята сторінки
АК № 213457
|
Дата |
Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з вказівкою причин і посилання на статтю, пункт закону) |
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і №) |
||||
|
Число |
Місяць |
Рік |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
Вісімнадцята -двадцять перша сторінки
АК № 213457
|
Дата |
Відомості про нагородження орденами й медалями, вручення почесних звань |
На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер) |
||||
|
Число |
Місяць |
Рік |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|||
Двадцять друга - двадцять дев'ята сторінки
АК № 213457
|
Дата |
Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації |
На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер) |
||||
|
Число |
Місяць |
Рік |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|||
АК № 213457
Тридцята сторінкаВідомості про призначення пенсії |
Тридцять друга сторінкаПРО ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВПостанова Кабінету МіністрівУкраїни 27.04.93 № 301(Витяг)1. ...Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.2. При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.Без трудової книжки приймаються на роботу ті особи, які працевлаштовуються вперше.3. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.4. Відповідальність за організацію ведення, обліку, зберігання і видачу трудових книжок, покладається на керівника підприємства, установи, організації.За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність. |
3 ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТІВ ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО МІЛІЦІЇ З ОТРИМАННЯ І ОБМІНУ ПАСПОРТІВ
Громадяни України мають право звертатися із заявами у різні адміністративні органи з питань, що виникають у їх житті та діяльності.
Це видача паспортів, видача різних довідок, заяви про скоєні правопорушення, розшук аліментників, реєстрація рушниць, автомашин.
Заява -- це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Заяви бувають прості та вмотивовані.
У заяві мають бути такі реквізити:
- адресат;
- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);
- назва виду документа (Заява);
- текст;
- перелік додатків (копій документів);
- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);
- підпис заявника.
3.1 Заяви про видачу, обмін паспортів громадян
Існує Положення про паспорт громадянина України, відповідно до якого паспорт повинні мати усі громадяни, які досягли 16 років.
Паспорти виготовляються за єдиним зразком російською і українською мовами, а для автономних республік також мовою відповідної автономної республіки. Паспорт -- основний документ, що посвідчує особу.
Дія паспорта не обмежується якимись строками. Положенням передбачено вклеювання в паспорт фотографій громадян у різні періоди їх життя. Перша фотографія вклеюється у 16 років -- при одержанні паспорта. Друга -- по досягненні 25 років, третя -- у 45 років.
У паспорт вносять основні відомості про громадян: прізвище, ім'я, по батькові, дату, місяць і рік народження, місце народження. Органи загсу вносять відомості про народжених дітей. Це необхідно для здійснення прав громадян на спадщину, одержання пільг, допомоги і т.п. Відомості про дітей вносять у паспорт і батька, і матері. Крім того, у паспорти органи загсу вносять відмітки про реєстрацію і розірвання шлюбу. Районні військові комісаріати вносять відомості про відношення до військової служби.
У паспорт за бажанням власника можуть бути внесені органами охорони здоров'я відмітки про групу крові та резус приналежності крові, що дасть можливість при нещасних випадках швидко надати допомогу без попереднього аналізу. Громадяни зобов'язані мати паспорти, ретельно їх зберігати. За проживання без паспорта або за недійсним (простроченим) паспортом передбачений штраф, що накладається в адміністративному порядку. Забороняється приймати паспорти як заставу. Про втрату паспорта громадяни зобов'язані негайно заявити в органи МВС.
Для одержання паспорта подаються такі документи:
1. Заява за формою, встановленою МВС України, яка заповнюється особисто.
2. Дві фотокартки розміром 35x45 мм без головного убору.
3. Свідоцтво про народження.
Заява для одержання паспорту має такі реквізити:
· прізвище, ім'я, по батькові;
· число, місяць, рік народження;
· місце народження;
· національність;
· сімейний стан;
· місце проживання;
· в заяві вказується, чи перебував громадянин раніше в іноземному громадянстві і коли прийнятий в українське підданство;
· викладається прохання про видачу (обмін) паспорту і вказується причина цього прохання;
· підпис заявника;
· найменування документа, серія, номер, ким і коли виданий на основі якого буде видано паспорт особі;
· підпис начальника паспортної служби;
· підпис паспортиста;
· прізвище, ім'я, по батькові заявника, який отримав паспорт.
Військовослужбовці, звільнені в запас із Збройних Сил, можуть одержати паспорти на підставі військових білетів. Положенням передбачені випадки, коли паспорт підлягає обміну.
1. Переміна прізвища, імені, по батькові.
2. Встановлення неточностей у записах паспорта.
3. Непридатність паспорта для користування.
У таких випадках подається заява за встановленою формою, паспорт, що підлягає обміну, і дві фотокартки.
Якщо обмін відбувається у зв'язку з переміною прізвища, імені, по батькові, то пред'являються документи з органів загсу, що підтверджують ці факти.
Документи на одержання (обмін) паспорта здаються паспортистам в житлово-експлуатаційні контори, домоуправління, в сільській місцевості -- у виконкоми Рад народних депутатів. Документи потім у триденний термін направляються у паспортні відділи органів МВС. Документи для одержання (обміну) паспортів, а також фотокартки для вклеювання повинні здаватися у місячний строк після досягнення віку або переміни прізвища, імені, по батькові. За виданий паспорт стягується плата.
3.2 Зразки оформлення документів для одержання паспорта
ЗАЯВА ПРО ВИДАЧУ ПАСПОРТА
1. Папета Лариса Анатоліївна__________________________
прізвище, ім'я, по батькові
2.___________16 листопада 1975_________________________
число, місяць, рік народження
3. сел. Курахівка Селидівської міськради Донецької області_____
село, селище, місто, район, область, край, республіка (за існуючим адміністративно-територіальним поділом)
4. Українка_____________________________________
національність
5. Не одружена______________________________________
сімейний стан -- якщо одружений, вказати прізвища, ім'я, по батькові дружини, чоловіка,
_______батько - Папета Анатолій Порфимович____________
яким органом загсу і коли зареєстрований шлюб
___________мати -- Папета Галина Степанівна______________
по батькові батька і матері
6. м. Шахтарськ, вул. Леніна, 12/53_____________________
місце проживання -- найменування міста, селища, села, назва вулиці, номер будинку, корпусу, квартири.
7.________________не перебувала___________________
Чи перебував (не перебував) раніше в Іноземному громадянстві (підданстві) і коли прийнятий в українське підданство,
_______________________________________________________________________________
коли, з якої країни прибув у порядку еміграції, переселення і т.п.
Місце для фотокартки Прошу видати (обміняти) паспорт
заявника у віці від з досягненням___16 років _____________
(указати причину)
від 16 до 25 років 17 листопада 2000 р. _________
підпис
Підпис Попети Л.А. посвідчую _________
підпис
Паспорт видати на підставі
свідоцтва про народження ІІІ-НО № 145168
(найменування документа, серія, номер,
Курахівською селищною Радою народних
ким і коли виданий)
депутатів 25.11.84____________________
Начальник паспортної служби ______
Паспорт оформив паспортист ______
Паспорт серії СВ № 134161
від 18. 12. 2000 одержала _________ Папета Лариса Анатоліївна
3.3 Заява про видачу паспорта взамін утраченого
За обставин втрати паспорта громадяни подають заяву, заповнюють бланк за місцем утрати у районний, міський відділ внутрішніх справ, здають три фотографії. За існуючим станом паспорт у цьому випадку видається на протязі місяця після подачі заяви. Матеріали про втрату паспорта реєструються у спеціальному журналі паспортним відділом міліції. Заводиться справа про втрату паспорта, у якій збирається матеріал, пов'язаний з перевіркою втрати.
При переїзді заявника на нове місце проживання для вирішення питання про видачу паспорта справа про втрату його надсилається в орган міліції за новим місцем проживання для завершення оформлення матеріалів. По закінченні перевірки обставин утрати чи пошкодження паспорта ухвалюється постанова начальника органу міліції про видачу заявникові нового паспорта. Результати перевірки можуть стати підставою для притягнення власника паспорта до адміністративної відповідальності за ст. 198 КпАП України. У випадку, коли іде перевірка втрати паспорта і він віднайдеться, негайно про це повідомляється у районний відділ міліції. Підробка паспорта і його викрадення караються за ст. 172,173 КК України.
Заява про втрату та внесення змін до паспорту має такі реквізити:
- адресат;
- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);
- назва виду документа (Заява);
- текст;
- перелік додатків (копій документів);
- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);
- підпис заявника.
3.4 Зразки заяв про втрату паспорта та внесення змін до паспорту
Начальнику Ленінського РВВС
м. Донецка
Поліщука Олексія Івановича
вул. Леніна 12/210
ЗАЯВА
14 березні 2000 р. о 19 год. я їхав з роботи трамваєм 3-го маршруту. При висадці з трамвая виявив, що з лівої кишені пальта зникло портмоне, де були 100 грн. і мій паспорт. Прошу вирішити питання про одержання нового паспорта.
15.03.2000 р.
Штамп органу внутрішніх справ
10 вересня 2000 р.
№ 217 Ленінському РВ УМВС
України в м. Донецьк
У паспорті серії СВ № 171903, виданому вами
15 листопада 1995 р.
гр. ___________Поповій Тетяні Олександрівні____
прізвище, ім'я, по батькові
1979 року народження в м. Донецьк____________
рік і місце народження
здійснено вклеювання фотографічної картки у зв'язку з досягненням 25 річного віку.
Прошу здійснити наклеювання фотографічної картки на заяві форми № 1.
Додаток: фотокартка гр. Попової Т.О.
Начальник Ленінського РВ УМВС України в м. Донецьк_
найменування органу внутрішніх справ, звання,
Рогожих О.С______________________________________
прізвище й підпис
СПИСОК ВИКОРИСТАННОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Войченко Є.Г. Планування і організація роботи відділу кадрів. - К., 1986.
2. Бурнашева Г.А. Діловодство. - М., 1981.
3. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - К., 2001.
4. Головач А.С. Оформлення документів. - К., 1983.
5. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство. - К., 2002.
6. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. - К., 1992.
7. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - М., 1997.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведення. - К., 2000.
Подобные документы
Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління. Розділи журналу та їх тематика. Питання діловодства в журнал, загальні вимоги до складання документів. Службові та розпорядчі документи. Реквізити документів, бланки та особливості їх оформлення.
курсовая работа [260,4 K], добавлен 10.03.2010Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.
дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014Статут та договір як основні установчі документи. Розроблення інструкції з діловодства. Складання фірмового бланку підприємства. Раціоналізація документообігу на підприємстві. Оформлення журналів реєстрації документів та розроблення номенклатури справ.
курсовая работа [84,8 K], добавлен 28.05.2010Роль службових документів в системі діловодства. Види і оформлення довідково-інформаційних документів. Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів, аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів.
курсовая работа [59,6 K], добавлен 17.10.2012Функції та значення документа в управлінні. Основні положення класифікації документів. Вимоги до головних документних класифікацій. Розподіл документів за певними класами, призначення інформаційно-пошукової мови. Систематизація та індексація документів.
курсовая работа [40,2 K], добавлен 17.10.2012Етапи розвитку діловодства. Процес створення розпорядчих документів. Наказове, колегіальне та виконавче діловодство. Основні способи вживання шаблонів при оформленні документів. Історія створення Генерального регламенту. Поняття документа та його види.
контрольная работа [27,0 K], добавлен 03.04.2010Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.
дипломная работа [115,1 K], добавлен 29.01.2010Мета, завдання та правила контролю за виконанням службових документів. Структура та основні етапі здійснення контролю, вимоги до нього. Характеристика, порядок складання, основні вимоги та призначення документу "Положення про структурний підрозділ".
контрольная работа [27,4 K], добавлен 09.11.2010Класифікація службових документів та загальні правила їх оформлення. Вимоги до тексту службових документів, мова ділового стилю. Внутрішнє та зовнішнє узгодження службових документів. Підпис як спосіб засвідчення документу. Форма затвердження документів.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 09.12.2010Обліково-фінансові документи: заявка-зобов’язання, відмова від акцепту, план, звіт, розписка, акт. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Налагодження параметрів для оформлення документів на персональному комп'ютері.
курсовая работа [1,0 M], добавлен 10.07.2015
