Бухгалтерский учет материальных ценностей

1. Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Материальные ценности поступают в организации от поставщиков на основании заключенных договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и др.). Полученные ценности сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком.

Второй экземпляр акта передается поставщику.

Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день.

Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера,

Запись в карточках делается заведующим складом на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость), которая ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью складского учета осуществляется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в бухгалтерию первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

2. Синтетический учет материалов

Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 Материалы, 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей. Учет материальных ценностей на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.

Учет материалов ведется на счете 10 Материалы, к которому могут быть открыты следующие субсчета:

*Сырье и материалы -- предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки; и т.д.;

*Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали --используется для учета наличия и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, включая строительные конструкции и детали, требующие сборки и входящие в себестоимость строительной продукции, а также для учета специального оборудования, инструментов и приспособлений, приобретаемых научно-исследовательскими и конструкторскими организациями для проведения научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств, а не на счете 10 Материалы;

*Топливо -- применяется для учета наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.);

*Тара и тарные материалы -- предназначен для учета наличия и движения всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов для ее изготовления и ремонта;

Запасные части -- используется для учета наличия и движения запасных частей, предназначенных для ремонтных целей, автомобильных шин в запасе и обороте, а также обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, создаваемого на ремонтных заводах, в ремонтных цехах организации и т.п.;

Прочие материалы -- применяется для учета наличия и движения отходов производства; неисправимого брака; материалов, полученных от ликвидации основных средств, изношенных шин и т.п.;

Материалы, переданные в переработку на сторону -- используется для учета движения материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки;

Строительные материалы -- используется организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства;

Инвентарь и хозяйственные принадлежности -- используется для учета наличия и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте;

Специальная оснастка и специальная одежда на складе -- предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения;

Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации --применяется для учета поступления и наличия специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). При этом по кредиту данного субсчета отражается перенос стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета расходов организации 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы, 44 Расходы на продажу. Списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии отражается:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 10 Материалы, субсчет Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, могут открывать к счету 10 Материалы отдельные субсчета.

Счет 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально-производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически оприходованных ценностей.

На счете 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей отражается разница в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах:

*с использованием счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей;

*без использования счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Организации самостоятельно определяют порядок учета материалов и отражают его в своей учетной политике.

Учет с использованием счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей имеет место в том случае, когда учет материалов ведется в учетных ценах, а учет без использования указанных счетов --когда учет ведется по фактической себестоимости.

В первом случае на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщика делается запись:

Д-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Запись по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда поступили материалы -- до или после получения расчетных документов поставщика.

При этом по дебету счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.

Одновременно отражают налог на добавленную стоимость

Д-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет НДС по приобретенным материально-производственным запасам

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками. После оприходования и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС

Д-т 68 Расчеты по налогам и сборам*, субсчет Расчеты по НДС

К-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет ВДС по приобретенным материально-производственным запасам.

В зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов также могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи.

Д-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

К-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 71 Расчеты с подотчетными лицами, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и т.п

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам и отражается записью.

Д-т 10 Материалы

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей.

В результате произведенных записей по каждой партии материалов на счете 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей возникает разность между оборотом дебета и оборотом кредита.

Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше учетной цены На эту разницу делается бухгалтерская запись:

Д-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей.

В результате этого обороты по дебету и кредиту счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей будут отражать сумму заготовленных производственных запасов по фактической себестоимости.

Если оборот по кредиту счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей превышает дебетовый оборот этого счета, значит, учетная цена выше фактической себестоимости В этом случае делают бухгалтерскую запись

Д-т 15 Заготовление и приобретение ценностей

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей

При таком порядке учета поступления материалов их фактическая себестоимость будет слагаться так* сальдо счета 10 Материалы по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Аналитический учет по счету 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

Остаток по счету 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.

Известен вариант учета заготовления материалов без сальдо по счету 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, при котором в конце месяца делается запись без оприходования материалов на складе:

Д-т 10 Материалы

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются

Во втором случае (учет ведется только по фактической себестоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

Д-т 10 Материалы

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет НДС по приобретенным материально-производственным запасам

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили -- до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца, отражается

Д-т 10 Материалы

К-т 60 Расчеты с поставщиками и Подрядчиками.

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи:

Д-т 10 Материалы

К-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательное производство, 71 Расчеты с подотчетными лицами, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и др.

Фактический расход материалов в производство и на другие нужды отражается бухгалтерскими записями:

Д-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 ?Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы и др.

К-т 10 Материалы.

Если материалы учитывались на счете 10 Материалы по учетным ценам, то при передаче их в производство на счета учета затрат списывается отклонение, учитываемое на счете 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей. При этом делается бухгалтерская проводка:

Д-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы и др.

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей или делается сторнировочная запись:

Д-т 20 Основное производство

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Последняя запись делается в том случае, если стоимость материалов по учетным ценам оказалась выше их фактической себестоимости.

Продажа материалов на сторону отражается на счете 91 Прочие доходы и расходы. По дебету этого счета показывается фактическая себестоимость проданных ценностей, расходы, связанные с продажей ценностей, НДС, полученный в составе выручки от продажи. По кредиту счета отражается выручка, полученная за проданное имущество.

Операции по продаже материалов отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом.

На сумму выручки от продажи материалов в зависимости от принятого в организации метода учета продажи делают запись:

Д-т 62 Расчеты с покупателями и заказчиками

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие доходы.

Сумма НДС, полученная в составе выручки, отражается:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 68 Расчеты по налогам и сборам, субсчет Расчеты по НДС.

Списывается фактическая (балансовая) стоимость проданных материалов:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 10 Материалы (по соответствующим субсчетам).

На разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью по учетным ценам (если учет в организации ведется по учетным ценам) делается запись:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 16 Отклонение в стоимости материалов.

Суммы расходов, связанных с продажей материалов, отражаются:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Финансовый результат от продажи материалов определяется на счете 91 Прочие доходы и расходы путем сопоставления оборота дебета субсчета Прочие расходы и оборота кредита субсчета

Прочие доходы. Если оборот дебета будет больше оборота кредита, то это убыток, и он списывается в отчетном периоде на финансовые результаты, что отражается записью:

Д-т 99 Прибыли и убытки

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Сальдо прочих доходов и расходов.

Если оборот кредита больше оборота дебета, то это прибыль, на сумму которой делается запись:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы?, субсчет ?Сальдо прочих доходов и расходов.

К-т 99 Прибыли и убытки.

3. Учет резерва под снижение стоимости материальных ценностей

Материально-производственные запасы, на которые в течение отчетного года рыночная стоимость снизилась, или они морально устарели, либо полностью или частично потеряли свои первоначальные качества, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по текущей рыночной стоимости с учетом физического состояния запасов.

Снижение стоимости материально-производственных запасов отражается в бухгалтерском учете в виде начисления резерва. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается по каждой единице материально-производственных запасов, принятой в бухгалтерском учете. Не допускается создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей по таким укрупненным группа (видам) материально-производственных запасов, как основные материалы, вспомогательные материалы, готовая продукция, товары и т.п.

Учет резерва под снижение стоимости материальных ценностей ведется на счете 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей.

Фактическая себестоимость материальных запасов сравнивается с их рыночной стоимостью перед составлением баланса.

Расчет текущей рыночной стоимости материально-производственных запасов должен быть подтвержден.

Счет 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей применяется также для обобщения информации о резервах под снижение стоимости других средств в обороте: незавершенного производства, готовой продукции, товаров и т.п. Аналитический учет по счету 14 ведется по каждому резерву.

Образование резерва под снижение стоимости материальных ценностей отражается записью:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей.

В начале следующего отчетного периода по мере списания материальных ценностей, по которым образован резерв, зарезервированная сумма восстанавливается записью:

Д-т 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие доходы.

Закрывают счет 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей исходя из предположения о полном расходовании материальных ценностей в следующем отчетном периоде.

В бухгалтерском балансе материальные ценности, по которым был создан резерв под отклонение стоимости, отражаются в балансе в нетто-оценке, т.е. за минусом сальдо счета 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей.

4. Инвентаризация материально-производственных запасов

Для обеспечения сохранности материальных ценностей в организации не реже одного раза в год проводится инвентаризация.

Она проводится на основании приказа руководителя организации, в котором указываются сроки начала и окончания инвентаризации, а также порядок и последовательность ее проведения.

До начала инвентаризации материально ответственные лица письменно подтверждают, что все документы по приходу и расходу материальных ценностей сданы в бухгалтерию и что у них нет никаких неоприходованных и не списанных в расход материальных ценностей. На день инвентаризации бухгалтерия выводит на основании аналитического учета остатки инвентаризируемых средств.

Инвентаризация проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц и только в исключительных случаях ~- без их присутствия.

Фактическое наличие ценностей по каждому их виду заносится в инвентаризационные описи установленной типовой формы. В пиисях ценности показываются по номенклатуре и единицам измерения, принятым в учете организации. Описи оформляются четко, без помарок и неоговоренных исправлений. Они подписываются всеми членами комиссии, а материально ответственные лица дают на них расписку о том, что в их присутствии полностью и правильно составлена опись, что отсутствуют претензии к членам комиссии, а также о том, что материальные ценности находятся под их материальной ответственностью. Данные инвентаризационных описей и данные бухгалтерского учета используются для составления сличительных ведомостей и выявления излишков и недостач материальных ценностей.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации -- в готовой бухгалтерской отчетности.

Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 Материалы, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись:

Д-т 10 Материалы

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие доходы.

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94

Недостачи и потери от порчи ценностей? по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам -- в сумме определившихся потерь. На сумму недостач и порчи ценностей составляется бухгалтерская проводка:

Д-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей

К-т 10 Материалы (по соответствующим субсчетам).

Списание недостач в пределах норм естественной убыли относится в дебет счетов учета расходов организации:

Д-т 20 Основное производство, 25 Общепроизводственные расходы и др.

К-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей.

При хищении, а также сверх норм естественной убыли, когда установлены конкретные виновники, делается запись:

Д-т 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям, субсчет

Расчеты по возмещению материального ущерба

К-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей.

Недостача сверх норм естественной убыли, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, или при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков отражается:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей.