Аудиторская проверка

НДФЛ не удерживается с граждан, зарегистрированных в качестве предпринимателей без образования юридического лица.

Организации и иные работодатели обязаны представлять в налоговые органы сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах, начисленных и удержанных с этих доходов суммах подоходного налога в соответствии с требованиями к форматам и структуре информации, устанавливаемыми Госналогслужбой России:

· не реже одного раза в квартал - сведения о доходах, выплаченных физическим лицам не по месту основной работы (службы, учебы), и о исчисленных и удержанных суммах налога с указанием адресов постоянного местожительства получателей дохода, а также ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, - сведения о доходах, выплаченных ими физическим лицам по месту основной работы (службы, учебы);

· ежеквартально - отчет об итоговых суммах доходов и удержанных суммах налога.

Следующим этапом проверки расчетов с персоналом по оплате труда является проверка правильности исчисления сумм удержаний из заработной платы сотрудников данной организации (Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"). После того как из заработной платы удержан НДФЛ производятся остальные виды удержаний. Сумма удержаний не должна превышать 50% месячного дохода, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Проверка делается также выборочно, по конкретным сотрудникам, желательно по тем, у которых общая сумма удержаний состоит из нескольких видов. При этом проверяются наличие первичных документов, своевременность и правильность отражения удерживаемых сумм в регистрах бухгалтерского учета

Основным показателем, необходимым для заполнения данных форм, а также приложения к бухгалтерскому балансу формы 5, является среднесписочная численность (ССЧ), которую все организации определяют в порядке, установленном Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. В основе расчета ССЧ лежит показатель списочного состава работников, поэтому необходимо знать, кого включать в списочный состав. В списочный состав включают всех работников организации, которые приняты на постоянную, сезонную или временную работу (в том числе по совместительству, договорам гражданско-правового характера) на срок 1 день и более. В списочном составе работников за каждый календарный месяц учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих по какой-либо причине (отпуск, командировка, выполнение гособязанностей и др.). В списочный состав при определении ССЧ не включают женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, женщин, находящихся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком до достижения им полутора лет, а также некоторых других работников.

Расчеты организации с государственными внебюджетными социальными фондами учитываются на сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Плательщиками в указанные фонды являются все организации. Федеральным законом установлено, что от уплаты страховых взносов в ПФ освобождаются общественные организации инвалидов и пенсионеров, а также предприятия, учреждения и организации, образованные ими, при соблюдении следующих условий:

· организаций инвалидов и пенсионеров;

· если численность если уставный капитал указанных организаций полностью (100%) состоит из вкладов общественных работающих инвалидов в указанных организациях составляет не менее 50% общей численности работающих;

· если численность работающих инвалидов менее 50%, освобождение от уплаты взносов в ПФ применяется в части выплат, начисленных в пользу инвалидов и пенсионеров, независимо от источника финансирования;

· полностью от уплаты страховых взносов в Фонд социального страхования (п. 2.2 инструкции ФСС), фонды обязательного медицинского страхования (п. 3 инструкции ФОМС) и Фонд занятости населения освобождаются общественные организации инвалидов, а также находящиеся в их собственности общественные организации, созданные для осуществления уставных целей.

Плательщики регистрируются как страхователи в указанных фондах в течение 30 дней с момента регистрации организации в Регистрационной палате Российской Федерации. Если срок нарушен, то взимается штраф - 10% причитающихся к уплате страховых взносов.

Основные задачи при проведении проверки:

· определение по первичным бухгалтерским документам в соответствии с действующим законодательством видов оплаты труда, на которые следует начислять страховые взносы;

· сравнение видов оплаты труда, на которые фактически были начислены страховые взносы, с видами оплаты труда, на которые они должны быть начислены в соответствии с действующим законодательством;

· проверка правильности определения видов выплат, на которые страховые взносы не должны начисляться.

В начале проверки начисления платежей во внебюджетные фонды следует проанализировать сумму оборотов, отраженную в проверяемом отчетном периоде по кредиту сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Из всех первичных документов для этой цели более всего применима разработочная таблица РТ 5 "Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими". Если в организации данный документ не ведется, то используются расчетно-платежные или расчетные ведомости. Данный анализ ставит перед собой целью рассмотрение суммы, отраженной по кредиту сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" по составу начислений. Из общей суммы, отраженной по кредиту сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", вычитаются суммы некоторых видов оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, других пособий за счет средств социальных фондов и выплат (в том числе премий, материальной помощи), на которые не начисляются взносы в тот или иной внебюджетный фонд.

Выплата заработной платы под видом материальной помощи является одним из самых распространенных способов занижения платежей в государственные внебюджетные фонды. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо проверить правильность оформления материальной помощи. Например, если материальная помощь оказывается регулярно одной и той же группе лиц, ее размеры связаны с трудовым вкладом (материальная помощь выдается в размере оклада или в процентах от оклада), отсутствуют заявления работников на оказание материальной помощи с обоснованием причин, в формулировке приказа выплата увязывается с результатами труда, то в этом случае имеются основания считать такую материальную помощь премиальными выплатами, на которые соответственно должны начисляться страховые взносы. Так как не все выплаты (в том числе компенсационные), а также стоимость социальных благ, на которые начисляются платежи в тот или иной внебюджетный фонд, отражаются по кредиту сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", то на следующем этапе проверки анализируются первичные документы и регистры бухгалтерского учета, из которых можно извлечь нужную информацию. К ним относятся: книга приказов и распоряжений организации, договоры гражданско-правового характера, журналы-ордера, кассовая книга. Особое внимание следует уделить анализу выплат, производимых за счет средств организации, а также сверхнормативных компенсационных выплат, так как в этом случае начисление взносов во внебюджетные фонды производится за счет тех же источников, что и начисление данных выплат.

При суммировании результатов, полученных на первом и втором этапах проверки, получается облагаемая база для начисления взносов в тот или иной фонд. Облагаемая база умножается на страховой тариф (в процентах), и полученная сумма сравнивается с суммой, отраженной в регистрах бухгалтерского учета по кредиту соответствующего субсчета сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". При выявлении расхождений следует определить, на какие виды выплат должны начисляться взносы в соответствии с действующим законодательством, но не начисляются в данной организации. Также рассматривается и обратная ситуация.

Основной целью аудитора при проверке оплаты труда является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.

1.3 Система внутреннего контроля при автоматизированном контроле

Цели системы внутреннего контроля на предприятии - упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия;

· выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства;

· сохранение активов предприятия и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

При определении эффективности систем внутреннего контроля приобретают многие факторы:

· круг работников, участвующих в формировании информации на предприятии, и наличие у них ответственности за порученное дело;

· наличие упорядоченных взаимоотношений между ними по ведению дел и формированию информации;

· наличие технических средств контроля;

· наличие технологии контроля;

· контролируемые параметры.

Системы внутреннего контроля предусматривает наличие:

1) компетентного персонала с четко определенными правами и обязанностями;

2) разделения соответствующих обязанностей (по хранению активов и их учету, по совершению сделок, по учету)

3) соблюдения необходимых процедур при совершении операции.

4) контроля за сохранностью документации (нумерация, составления во время совершения операции или сразу же после этого, простота и ясность);

5) фактического контроля над активами и документацией (фактическая проверка материально-ответственным лицом);

6) независимой проверки выполнения обязанностей (внутренний аудит).

Тесты для контроля документирования затрат на оплату труда используют вопросы и блок-схемы (табл. 2).

Таблица 2

Тесты внутреннего контроля операций по оплате труда

№ п/п	Содержание	Ответы
1.	Условия
2.	Все ли работники предприятия получают оплату труда через кассу?	да
3.	Проверяется ли свод по начислению и удержанию оплаты труда главным бухгалтером?	да
4.	Во время отпуска бухгалтера по начисления оплаты труда производится ли его подмена?	да
5.	Сверяет ли бухгалтер объем выполненных работ с начислением оплаты труда?	да
6.	Разработаны ли должностные обязанности работников, осуществляющих начисление оплаты труда?	нет
7.	Реальность
8.	Подаются ли списки уволенных работников в бухгалтерию?	да
9.	Сопоставляются ли периодически ведомости на выплату заработной платы со сведениями из личных дел служащих?	нет
10.	Выписывают ли ведомости на выплату заработной платы лица, не занимающиеся ее начислением?	нет
11.	Перечисляется на получателя в срок заработная плата на счет "Депонированная оплата труда"?	нет
12.	Сверяет ли бухгалтер список депонентов с графой "Депонированная оплата труда" в Своде по начислению и удержанию оплаты труда?	да
13.	Полнота
14.	Подаются ли кадрами в бухгалтерию списки вновь нанятых работников?	да
15.	Нумеруются ли расчетно-платежные ведомости?	да
16.	Полномочия
17.	Все ли ставки по оплате труда определяются приказом руководителя?	да
18.	Сохраняются ли распоряжения об удержании с оплаты труда?	да
19.	Подписывают ли ведомости лица, составившие их?	да
20.	Точность
21.	Проверяют ли периодически начисления по оплате труда внутренние контролеры?	нет
22.	Сопоставляются ли данные хронометража, объема выполненных работ с данными учета затрат времени и начисленной оплатой труда?	нет
23.	Классификация
24.	Разработаны ли инструкции по учету затрат и удержанию с оплаты труда?	нет
25.	Учет
26.	Сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному страхованию, пенсионному фонду, отчислениями во внебюджетные фонды?	да
27.	Периодизация
28.	Проверяет ли ответственный бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях оплаты труда?	да

На основании полученных ответов можно сделать вывод, что система внутреннего контроля удовлетворительная, т.к. из двадцати заданных вопросов, положительных ответов приходится на 65 %, а соответственно 35 % отрицательных. Вопросник (см. приложение 10)

Цель подготовки рабочих документов - это документальное подтверждение того, что проверка была должным образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Документирование аудита" предусмотрено описание использованных аудиторской организацией процедур и их результатов. На аудит операций по оплате труда составим описание аудиторских процедур

Поскольку аудиторская проверка соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда весьма трудоемка, то для сокращения сроков ее проведения можно использовать схему аудита синтетического и аналитического учета при журнально-ордерной форме счетоводства и схему аудита операций по расчетам по оплате труда

Глава II ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ООО «РУБИН»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Данная дипломная работа выполнена на примере Общества с ограниченной ответственностью «РУБИН» именуемое в дальнейшем Общество, учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, (далее РФ) Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», другими нормативными актами, регулирующими создание и деятельность предприятий на территории РФ и Учредительным договором о создании Общества.

Общество создано решением Собрания Участников (Протокол № 1 от 21.11.2005 г.)

Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, в своей деятельности руководствуется действующим законодательством и настоящим уставом, имеет самостоятельный баланс и счета в банках. Общество создано без ограничения срока.

Общество в целях реализации государственной, социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и других); обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение в Центральные Архивы в соответствии с перечнем документов, хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.

Основной целью Общества является извлечение прибыли и наиболее полного и качественного удовлетворения потребностей российских и иностранных предприятий и граждан в услугах (продукции, работах), оказываемых Обществом.

Основным видом деятельности общества является:

· Розничная торговля алкогольными и другими напитками;

· Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;

· Розничная торговля табачными изделиями.

Общество в праве осуществлять любые другие, не запрещенные и не ограниченные законом виды деятельности.

По видам деятельности, подлежащим лицензированию, Общество получает лицензии в установленном порядке.

Имущество общества составляют основные фонды и оборотные средства, а также иное имущество, стоимость которого отражается на его самостоятельном балансе.

Источниками имущества Общества являются собственные привлеченные (заемные) средства.

К собственным средствам относятся Уставный капитал Общества который составляет 210 000 руб. 00 копеек (Двести десять тысяч рублей 00 копеек), фонды, создаваемые Обществом в порядке определенном Общим Собранием Участников, средства, полученные в оплату предоставленных услуг. Общество является собственником своего имущества.

Прибыль, остающаяся у Общества после уплаты налогов и других платежей в бюджет (чистая прибыль), поступает в полное его распоряжение и используется Обществом самостоятельно.

Общество не обязано публиковать отчетность о своей деятельности, за исключение случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Структура организации:

С 1 января 2007г. Структура изменилась из состава учредителей выбывает Финансовый директор и два магазина по улицам: ул. Советская., д. 5; ул. Советская., д. 91. Основные показатели ООО «РУБИН» за 2007г.:

Выручка-

Затраты-

Товарный запас-

Среднесписочная численность-

Прибыль-

Действующая в настоящее время организационная структура Общества утверждена 1 июля 2006 г. генеральным директором Общества и составляет 12 человек. (см. приложение 8)

2.2 Организация Бухгалтерского учета по оплате труда

Бухгалтерская служба состоит из 1 человека, а именно главного бухгалтера который выполняет функции всей бухгалтерии.

Приказом об учетной политике для целей бухгалтерского учета № 2 от 31.12.05г. форма ведения бухгалтерского учета с использованием журнально-ордерной формы, предусмотрен учет оплаты труда с использованием системы 1С бухгалтерия, с использованием пассивного счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В отдельные отчетные периоды на счете 70 может быть развернутое сальдо по дебету и кредиту. Дебетовый остаток по этому счету при составлении баланса показывается в его активе, а кредитовый - в пассиве. Отражать в балансе свернутое сальдо по счету 70 не допускается.

Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации.

По кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются суммы:

· оплаты труда, причитающиеся работникам, - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников;

· оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, - в корреспонденции со счетом 96 "Резервы предстоящих расходов";

· начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм - в корреспонденции со счетом 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

· начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. - в корреспонденции со счетом 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

По дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации.

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:

· по каждому ра6отнику независимо от времени его работы на предприятии;

· по видам начислений;

· по источникам выплат.

В ООО «РУБИН» начисление и вычеты по заработной плате ведется в автоматическом режиме с использованием программы 1С. Заработная плата выдается два раза в месяц размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный Лист - та же расчетная ведомость только на одного человека) (см. приложение 7). Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

· табель учета использования рабочего времени;

· справки-расчеты на отдельные вилы доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

· исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

· платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки: табельный номер, Ф.И.0., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.

На ООО «РУБИН» заработная плата выдается только через кассу. Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.0. работника специальным штампом иди от руки делается отметка '"депонировано", а не выданные суммы называются депонентскими.

На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром бухгалтеру. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его кассиру для составления отчета.

Вся не выданная в указанные сроки заработная плата подлежит возврату на расчетный счет предприятия. Синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда ведется на сч. 70 "Расчеты по оплате труда". Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат.

2.3 Организация бухгалтерского учета с применением ПК

В данной дипломной работе мы рассмотрим автоматизацию учеты заработной платы на малом предприятии с помощью индивидуально разработанного комплекса по автоматизации учета заработанной платы.

На текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены не только для автоматизации учета труда и ЗП на МП, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых так и на крупных предприятиях: 1С - Как наиболее распространенный программный продукт.

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т.д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета., Данная программа приобретена ООО «РУБИН» в фирме «КАМИН» и является лицензионным продуктом. Сопровождается фирмой-продавцом.

Система оплаты труда в ООО «РУБИН» осуществляется в форме повременной оплаты среднемесячная заработная плата за 2006г. Составляет 3500 руб. (Три тысячи пятьсот рублей 00 копеек.) Первичные документы по учету персонала и начислению заработной платы осуществляется на основе автоматизированного учета.

Для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники» Справочник используется для ведения списка сотрудников, а также для хранения кадровой информации и отдельных параметров расчета НДФЛ и налогов с ФОТ.

Кроме того, элементы справочника используются в качестве объектов учета при ведении учета на счетах:

* 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

* 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

* 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

* 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

* 76.4 «Расчеты по депонированным суммам»;

* 98.3 «Предстоящие поступления по недостачам, выявленным за прошлые годы»;

* 98.4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

В типовой конфигурации для данного справочника предусмотрена возможность произвольного объединения элементов в группы и подгруппы.

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, оформить документы по учету кадров, а также сформировать ряд форм налогового учета по доходам сотрудника.

Кнопка «Отчет по всем сотрудникам» позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д. Обращаем внимание на то, что поскольку большинство реквизитов справочника являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату в качестве рабочей.

Если в справочнике выбрана не группа сотрудников, а конкретный сотрудник, то по кнопке «Отчет по сотруднику» можно сформировать информационный отчет только по выбранному в справочнике сотруднику. В отличие от отчета, формируемого по всем сотрудникам, в этом отчете отражается история изменения исходных данных для начисления зарплаты от первой записи в справочнике до рабочей даты.

В реквизите «Сотрудник» вводится элемент справочника «Сотрудники». Для получения отчета по всем сотрудникам следует воспользоваться кнопкой «По всем».

При нажатии кнопки «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники» открывается меню документов по учету кадров:

* приказ о приеме на работу;

* приказ о кадровых изменениях;

* приказ об изменении окладов;

* приказ об увольнении.

Документ «Приказ о приеме на работу» позволяет ввести в справочник нового сотрудника.

Документ «Приказ об изменении окладов» предназначен для изменения окладов сотрудников списком.

Остальные документы («Приказ о кадровых изменениях» и «Приказ об увольнении») следует открывать, предварительно выбрав в списке конкретного сотрудника. Тогда в открывшейся форме документа будет стоять фамилия указанного сотрудника.

Подробное описание этих документов вы найдете в главе «Документы».

На закладке «Общие сведения» отображаются общие данные о сотруднике: табельный номер, ИНН, ФИО (полностью), должность, пол, дата рождения и т.п.

В реквизите «Номер ПФР» следует указать регистрационный номер сотрудника в пенсионном фонде. При составлении отчетности в ПФР (отчетности по персонифицированному учету) указанный номер будет использоваться для разделения сотрудников на застрахованных и незастрахованных.

В реквизите «Подразделение» следует указать, подразделение в котором работает сотрудник. Если в вашей организации нет структурных подразделений, то введите в справочник хотя бы одно под-разделение (например, с наименованием «Основное») и используйте этот элемент при заполнении справочника «Сотрудники» и кадровых документов.

Реквизит «Характер работы» предназначен для хранения истории трудовых отношений сотрудника. Для данного реквизита предусмотрено два значения:

* Трудовые отношения установлены;

* Трудовые отношения прекращены.

При изменении характера работы следует учитывать, что дата установки значения «Трудовые отношения установлены» должна совпадать с датой приема сотрудника на работу, а дата установки значения «Трудовые отношения прекращены» -- с датой увольнения.

Если работник является инвалидом, то для предоставления льгот по инвалидности при исчислении ЕСН следует установить флажок «Сотрудник является инвалидом».

Если организация имеет право на освобождение от уплаты единого социального налога на основаниях, установленных п.1.2 ст. 239 НК РФ, то в константе «Организации предоставлена льгота по ЕСН» следует указать «Да». В этом случае при автоматическом расчете ЕСН льгота будет предоставляться вне зависимости от значения флажка «Сотрудник является инвалидом».

Флажок «Сотрудник является налоговым резидентом» определяет ставку и порядок расчета НДФЛ по выплатам данному работнику. Доходы резидентов облагаются по ставке 13%, не резидентов - по ставке 30%. К физическим лицам -- налоговым резидентам Российской Федерации, относятся физические лица, фактически находящиеся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

В закладке «Начисление з/пл» вводятся данные для начисления сотруднику заработной платы и удержания налога на доходы: месячный оклад, процент северной надбавки, счет отнесения затрат начислению заработной платы.

Счет затрат выбирается из плана счетов. Для выбранного счета следует ввести необходимые объекты аналитического учета (субконто). Количество объектов аналитики и их названия определяются выбранным счетом.

Если в качестве первого аналитического разреза у выбранного счета прикреплены статьи затрат на производство, статьи общепроизводственных затрат, статьи общехозяйственных затрат, статьи издержек обращения, статьи коммерческих расходов или статьи расходов на продажу, то в форме становится доступным реквизит «Статья затрат по отчислению с ФОТ» для выбора соответствующего значения из справочника.

На закладке «Налоги и отчисления» вводятся данные, необходимые для расчета налога на доходы физических лиц и отчислении внебюджетные фонды: сальдо по НДФЛ на начало текущего года вычета на сотрудника, количество детей, характер работы (по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера), включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ЦЗ, является ли сотрудник инвалидом.

Реквизит «Сальдо по НДФЛ на начало текущего года» содержит сумму налога на доходы физических лиц для данного сотрудника на начало года.

При исчислении налога на доходы, исходя из совокупного дохода физического лица в соответствии с действующим законодательством, Г работодатель (налоговый агент) может производить стандартные вычеты. Группа реквизитов «Право на вычеты» включает тип вычет, количество детей и вычет на одного ребенка.

Остановимся на правилах заполнения реквизита «Тип вычета на сотрудника». В этом реквизите выбором из перечня следует указать тот стандартный вычет, который предоставляется конкретному физическому лицу:

· 400 руб

· 500 руб

· 3000 руб

· Вычеты не предоставляются

При выборе типа стандартного вычета для конкретного сотрудника следует руководствоваться п.1 ст.218 НК РФ.

Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из соответствующих вычетов.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из работодателей, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.

В случае предоставления работнику стандартного налогового вычета на содержание детей следует заполнить реквизит «Количество детей». В этом случае сотруднику будет также предоставлен вычет в размере 600 или 1200 руб. на каждого ребенка.

Вычет 400 руб. и вычеты на содержание детей предоставляются, пока размер совокупного годового дохода сотрудника не превысит значения константы конфигурации «Предел вычетов».

Если флажок «Начислять налоги с ФОТ» установлен, то при проведении документа «Закрытие месяца» доходы сотрудника будут включаться в налоговую базу. Если флажок снят, то доходы данного сотрудника не будут включаться в налоговую базу. Данную возможность следует использовать в случае, если бухгалтер принимает решение рассчитывать налоги с ФОТ для данного сотрудника вручную

Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на закладке «Начальные данные» указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке: валовой доход с начала года.

Валовой доход с начала года по месяц, предшествующий началу учета в типовой конфигурации, включительно, составляют суммы заработной платы, начисленные сотруднику на текущем месте работы и на предыдущих местах работы.

Начальные данные следует указывать в случае, когда типовая конфигурация начинает применяться для ведения учета в течение налогового периода. Дата начала учета следует указать в реквизите справочника «Сотрудники». Для ввода начальных данных расчета НДФЛ и налогов с ФОТ следует использовать карточки налогового учета: «Налоговая карточка» и «Индивидуальная карточка». Открыть карточки сотрудника можно в списке сотрудников по кнопке Налоги на доходы. При сохранении налоговой или индивидуальной карточки, отражающей доходы, выплаченные с начало года по указанную дату начала учета, конфигурация выдаст сообщение «В справочник «Сотрудники» записаны начальные данные расчета НДФЛ (или ЕСН)».

В закладке «Прочее» вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность (вид документа, серия и номер, кем выдан и дата выдачи) и адресные данные сотрудника

Указанные сведения используются при печати первичных документов (например при печати кассовых ордеров), при формировании налоговой карточки и индивидуальной карточки, а также при подготовке отчетности в ИМНС и ПФР.

Для ввода сведений о сотрудниках рекомендуется использовать специальные документы кадрового учета. Как правило, в таких документах, предусмотрены поля, аналогичные реквизитам справочника «Сотрудники». При проведении кадровых документов, указанные в них сведения автоматически записываются в соответствующие реквизиты справочника «Сотрудники», причем если документ изменяет значение периодического реквизита, то дата записи значения реквизита совпадает с датой документа. Всего в типовой конфигурации предусмотрены следующие документы кадрового учета:

* Приказ о приеме на работу;

* Приказ о кадровых изменениях;

* Приказ об изменении окладов;

* Приказ об увольнении.

Для просмотра списка кадровых документов предназначен журнал «Приказы по кадрам» (меню «Журналы - Кадры»).

Для ввода сведений о новом сотруднике предназначен документ

«Приказ о приеме на работу» (меню «Документы - Зарплата - Приказ о приеме на работу»). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники».

В новом документе следует указать сведения о принятом сотруднике и напечатать приказ о приеме на работу (кнопка «Печать») После этого документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»),

«Приказ о приеме на работу», как и все кадровые приказы, имеет сквозную нумерацию. Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, поэтому для ввода в документ даты приказа предназначен дополнительный реквизит «Дата составления».

В реквизите «ФИО» указывается фамилия, имя и отчество (полностью) сотрудника, принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника «Сотрудники», в которой перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этой список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу 1м, и ввести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.

Остальные реквизиты документа полностью повторяют собой реквизиты справочника «Сотрудники». При проведении документа сведения о сотруднике переносятся из документа в справочник.

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях» (меню «Документы - Зарплата - Приказ о кадровых изменениях»), Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники». Если при этом установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

Документ следует использовать:

* При переводе работника из одного подразделения в другое;

* При изменении количества детей или типа налогового вычета;

* При изменении статуса налогового резидента (для целей расчета НДФЛ);

* При получении работником инвалидности;

* При изменении месячного оклада и т.п.

Форма документа включает три закладки: «Общие сведения», «Начисление з/пл» и «Налоги и отчисления». Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных закладках документа «Приказ о приеме на работу».

В форме документа следует указать новые значения изменившихся реквизитов. После этого документ следует распечатать (кнопка «Печать») и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа в справочнике «Сотрудники» устанавливаются новые значения реквизитов сотрудника, измененных в форме документа.

Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или

группе сотрудников, в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ об изменении окладов» (меню «Документы - Зарплата -- Приказ об изменении окладов»). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники».

В поле ввода даты документа следует указать число, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады.

Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Если оклады изменяются у всех или у большинства сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». При этом в табличную часть будут занесены все сотрудники организации. Полученный список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, оклады которых не изменяются. Для этого следует установить курсор в строке с удаляемым сотрудником и нажать клавишу Dе1.

Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника -- вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После того, как все сотрудники будут указаны, окно справочника «Сотрудники» следует закрыть.

Сформированный документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливается новое значение.

Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.

Для формирования данного приказа в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приказ об увольнении» (меню «Документы -- Зарплата -- Приказ об увольнении»). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники»

Ввод нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

В форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.

Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме № Т-8 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка ОК)

При проведении документа в поле «Характер работы» справочника «Сотрудники» устанавливается значение «Трудовые отношения прекращены».

Для автоматического начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты» (меню «Документы - Зарплата - Начисление зарплаты»).

Реквизиты документа расположены на двух закладках «Сведения о начислении» и «Сотрудники».

Сведения о начислении рекомендуется вводить в следующем порядке:

· Указать дату начисления заработной платы (дату расчетной ведомости). Обычно дата начисления приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

· Выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, сотрудникам которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату всех сотрудников организации, данный реквизит следует оставить незаполненным;

· Выбрать из справочника видов начислений вид начисления, соответствующий начисляемому доходу. Указанный вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;

· Установить переключатель «Счет отнесения затрат на оплату труда» в нужное положение:

1. Если переключатель установлен в положение «Указать в ведомости», то в форме документа будут открыты дополнительные поля для указания счета бухгалтерского учета и объектов аналитики. При проведении документа затраты на оплату труда будут отражены проводка-ми с кредита счета 70 в дебет указанного счета;

2. Если переключатель установлен в положение «Получить из справочника «Сотрудники», то поля для ввода корреспондирующего счета из формы документа исключаются, а при формировании проводок будут использоваться счета затрат, указанные персонально для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники»;

· Реквизит «Отнести начисление к расходам на продажи» применяется, если организация уплачивает ЕНВД (в константе «Организация является плателыциком ЕНВД» указано «Да»). При помощи данного реквизита доходы сотрудников разделяются по видам деятельности, облагаемой и не облагаемой ЕНВД. Предусмотрены следующие возможности:

1. Явно указать: относится ли данный доход к деятелъности, облагаемой ЕНВД;

2. Указать, что данный доход подлежит автоматическому распределению по видам деятельности. В этом случае, доходы сотрудников, начисленные данным документом, будут распределяться по видам деятельности при проведении документа «Закрытие месяца», пропорционально выручке, полученной по отдельным видам деятельности и отражение на субсчетах 90.1.1 и 90.1.2 соответственно.

· Если начисления по данной ведомости не облагаются то следует включить флажок «Не облагается НДФЛ»;

· Заполнить табличную часть (Вы можете сформировать самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

Список сотрудников, которым начисляется заработная плата размещен в табличной части документа на закладке «Сотрудники».



Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Для автоматического заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавятся все сотрудники, работающие в указанном подразделении, а в колонке «Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений можно скорректировать. Например, корректировка оклада может быть произведена, если сотрудник принят на работу в текущем месяце: в этом случае оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

При проведении документа в бухгалтерском учете отражается начисление заработной платы и начисление (удержание) налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Проводки по начислению ЕСН, взносов в ПФР и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца».

Исчисленный НДФЛ отражается в учете проводкой с кредита счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц» в дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда». Сумма налога рассчитывается в соответствии с налоговой базой и ставкой отдельно по каждому сотруднику.

Ставка налога определяется выбранным видом начисления.

В конфигурации каждый вид начислений имеет код, соответствующий справочнику видов доходов, утвержденному МНС РФ. В результате, выбранный вид начисления однозначно определяет код дохода и ставку НДФЛ, по которой облагаются выплаты с таким кодом дохода. Например, вид начислений, соответствующий заработной плате, начисленной по окладу в соответствии с трудовым до-говором, имеет код «2000» и должен облагаться НДФЛ по ставке 13%.

База налога, облагаемая по ставке 13%, определяется, как доход работника, полученный им с начала года за время работы в нашей организации, облагаемый по ставке 13%. При расчете базы налога полученный доход уменьшается на сумму стандартный вычетов. Стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц работы сотрудника в организации. Сумма вычета за один месяц определяется в соответствии со значениями реквизитов «Тип вычета», «Количество детей» и «Вычет на одного ребенка» за последнее число этого месяца. Стандартные вычеты не предоставляется, начиная с месяца, в котором годовой доход сотрудника превысил установленный предел.

Сумма предела расчета НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ «Начисление зарплаты» следует вводить перед документом «Закрытие месяца».

Если документы «Начисление зарплаты» и «Закрытие месяца» введены в один и тот же день, но документ «Закрытие месяца» введен ранее, то при записи документа «Начисление зарплаты» будет видано соответствующее предупреждение. В этом случае следует:

· Изменить время документа «Начисление зарплаты» так, чтобы в общем журнале документов документ «Начисление зарплаты» располагался перед документом «Закрытие месяца»;

· Перепровести документы «Начисление зарплаты» и «Закрытие месяца».

Для изменения времени документа рекомендуется использовать кнопку «Время» в общем журнале (меню «Журналы -- Общий журнал»).

Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты» (меню «Документы -Зарплата - Выплата зарплаты»).

В поле «На выплату» необходимо выбрать вид выплаты: «зарплата» или «аванс».

Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

Для отражения выплаты через банк следует в реквизите «Порядок выдачи зарплаты» указать «перечисление в банк» и заполнить Реквизиты «Банк для перечисления зарплаты» и «Договор».

Реквизит «Подразделение» определяет список сотрудников, который будет выплачена заработная плата по данной платежной ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется по всем сотрудникам организации.

Для автоматического заполнения табличной части нажмите кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавятся все сотрудники, работающие в указанном под. разделении, которым еще не выплачена заработная плата. Сумма подлежащая выплате, определяется, как кредитовое сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на дату составления ведомости.

Сформированный документ следует распечатать (кнопка «Печать») и сохранить документ без формирования проводок (кнопка «ОК»). Провести документ (сформировать проводки) рекомендуется после фактического расчета по данной ведомости. Для проведения ранее сохраненной платежной ведомости нужно найти документ в журнале «Зарплата», двойным щелчком мыши войти в режим редактирования и сохранить документ с одновременным проведением.

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту субсчета 50.1 «Касса организации (в рублях)». Выплата зарплаты через банк отражается проводкой с кредита счета 76.3П «Расчеты с банками по зачислению з/п».

При выплате зарплаты из кассы, одновременно с документом «Выплата зарплаты» следует ввести документ «Расходный кассовый ордер» для регистрации произведенной выплаты в кассовой книге. При вводе документа следует снять флажок «Формировать проводки», а объекты аналитического учета по счету 70 можно оставить незаполненными.

Расчетные и платежные ведомости, а также расчетные листки по начислению заработной платы, в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии 7.7 можно формировать двумя способами:

· В форме документов «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты»;

· В журнале «Учет заработной платы» (меню «Журналы - Зарплата»).

Расчетные ведомости и расчетные листки формируются, если в журнале выбран документ «Начисление зарплаты». Расчетные листки и ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе.

Если в журнале выбран документ «Выплата зарплаты», то по кнопке «Ведомость» формируется платежная ведомость по форме № Т-53. Ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе.

Чтобы получить расчетную ведомость или расчетные листки для группы сотрудников, необходимо установить курсор в журнале в строку с интересующим вас документом «Начисление зарплаты» и нажать одну из кнопок «Ведомость» или «Расчетные листки», расположенных в нижней части формы журнала.

В бухгалтерском учете начисление налогов с ФОТ (единый социальный налог, отчисления на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний) производятся при выполнении процедуры «Начисление налогов с ФОТ» документа «Закрытие месяца» Выполнение данной операции состоит из двух этапов: