1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хозяйственной деятельности. Например, в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того, ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки. Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Этап IV. Выбор программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы во множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит, нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт. Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации, мы уже ясно представляем себе, что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации). Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, «Инфо-бухгалтер», «1С», программа «Skat» производства СКБ «Контур». Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. 2. Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности, скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это современная операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество автоматизации бухучета дороже, чем современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется. 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозяйственных операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме. После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается, и поступать можно двумя способами: 1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

Этап V. Вопросы техники. Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов: 1. Программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной. При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока, компьютер «переварит» введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими оттого, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены.

2.3 Процесс автоматизации и внедрения программы автоматизации бухгалтерского учета

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не «псевдоавтоматизация») - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

1) отсутствие опыта автоматизации;

2) отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

3) причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности.

Процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Этап настройки. Все широко распространенные программы автоматизации бухучета имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, для правильного процесса настройки любой программы выполнения, расписать на следующие этапы: 1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний. 3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально По-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком «псевдоавтоматизации». Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозяйственные операции - процесс сложный и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозяйственных операций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере. Этап обучения. По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственными силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и прочие, психологический барьер «боязни компьютера» должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени: 1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реального времени», то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозяйственной операции. Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реального времени» и является конечной целью обучения первого уровня. Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозяйственных операций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента. 2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается «псевдоавтоматизацией». Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто «не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи». Расценки на услуги, скорее всего, должны быть полдневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги. Оплачиваемый «стартовый» день работы. В случае если имеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо «менять»; клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будет иметься «на выходе» автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно «довести» стоимость автоматизации до возможностей клиента. После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Заключение

Таким образом, основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

- отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитического учета;

- ведение учета от первичных документов с возможностью использования типовых операций;

- аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств и материальных ценностей по любым счетам;

- консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;

- учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

- ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;

- финансовый анализ и моделирование баланса;

- ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;

- параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;

- учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную книгу;

- возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичных документов;

- автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;

- возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный период;

- гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков объектов модуля;

- формирование основных бухгалтерских отчетов;

- формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.

- дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:

- экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде.

Несмотря на некоторые сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает следующим преимуществам предоставляемым ими:

- значительному снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;

- автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;

- автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выписки документов;

- автоматическое ведение всех форм журналов и книг;

- автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной деятельности и первичным документам;

- значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.

Также хочется отметить, что особенно велики возможности настройки программы «1С: Бухгалтерия», прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей. С большей уверенностью, можно смело сказать, что все эти программы, изложенные в курсовой работе угодят практически любому требовательному пользователю.

Список используемой литературы

1. Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров/Учебное пособие. М.: МУПК, 1997.

2. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. В.И.Подольского М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

3. Руководство пользователя «Инфо-Бухгалтер» - Комплексная автоматизация бухгалтерского учета. М.:, 1999.

4. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М - Финстатинформ 1996

5. Бухгалтерский учет: тенденции его автоматизации. Е.А. Мочалина. Иркутск. ИГЭА. 1995 г.

6. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

7. И.Аглицкий. «Третье поколение российских систем автоматизации бухгалтерского учета» // Эксперт автоматизации - № 1. - с.97.

8. Автоматизация бухгалтерского учета: учредитель ЗАО «Главбух» М., 2000.

9. Гусев А.А. Программирование в среде 1С: Бухгалтерия. - М. радиус- 2001.

10. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия в системе автоматизации бухгалтерского учета [2-е издание]. - С. Петербург: Элби - Спб. 2000.

11. Эксперт автоматизации №1,97 "Третье поколение российских систем автоматизации бухгалтерского учета" И.Аглицкий.

12. Эксперт автоматизации №12,97 "Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказных разработок к тиражируемой системе" И.Аглицкий.

13. Эксперт автоматизации №29,97 "Информационные технологии и бизнес" И.Аглицкий.

14. Эксперт автоматизации №12,96 "Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологических процессов" Лаури Карху.

15. Автоматизация бухгалтерского учета «У директора есть главбух. «А у нас с вами?» №2 май 1999г

16. Журнал «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.

17. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М - 1999

18.Гуминин В.С. Зачем бухгалтеру выставка?// Бухгалтер и компьютер. 1998. №0. (Приложение к ж. Бухгалтерский учет. 1998. №5.) С. 43-52

19. Каталог программ.// Бухгалтер и компьютер. 1998. №0. (Приложение к ж. Бухгалтерский учет. 1998. №5.) С. 59-62.

20 КорабельниковГ.А. Минибухгалтерии.// Автоматизация бухгалтерского учета. Спецвыпуск ж. Главбух. 1998. С. 41-57.

21. Проскурин С.П. Десять вопросов на тему автоматизации.// Бухгалтер и компьютер. 1998. №0. (Приложение к ж. Бухгалтерский учет. 1998. №5.)

22. Шуремов Е. «Правильная» автоматизация и «неправильный учет». // Бухгалтер и компьютер. 1998. №0. (Приложение к ж. Бухгалтерский учет. 1998. №5.) С. 39-42.

23. С.Харитонов. "Новые подходы к автоматизации бухгалтерского учета" // ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА № 2 (24) 2000

24. Эксперт автоматизации №12,96 "Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологических процессов" Лаури КАРХУ.