Командировочные расходы

Оглавление

Введение

1. Виды командировочных расходов при командировках в пределах РФ

2. Расчет суточных

3. Документальное оформление расходов по найму жилого помещения

4. Иные командировочные расходы

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

1. Виды командировочных расходов при командировках в пределах РФ

В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Обратите внимание: если раньше коммерческие фирмы не могли платить суточные меньше тех размеров, что установлены Правительством РФ для бюджетников, то благодаря поправкам, которые были внесены в ст. 168 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 22 августа 2005 г. № 122-ФЗ, эта норма была исключена. Получается, что формально суточные можно платить и меньше установленных норм.

Что же подразумевает ТК РФ под коллективным договором или локальным нормативным актом?

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

При заключении коллективного договора в филиале, представительстве, ином обособленном структурном подразделении организации представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.

Статьей 8 ТК РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, по согласованию с представительным органом работников.

При этом в ТК РФ отмечается, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными (ст. 8).

Примером локального нормативного акта является приказ руководителя организации. Учитывая большую роль локальных нормативных актов в регулировании трудовых отношений, кадровым и бухгалтерским службам организаций необходимо уделить особое внимание нормам ТК РФ, связанным с процедурой их принятия и сферой применения.

Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством Российской Федерации, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством Российской Федерации.

В 2006 г. действуют нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление № 729).

В соответствии с Постановлением № 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

- расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

- расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

- расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

воздушным транспортом - в салоне экономического класса,

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда,

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

2. Расчет суточных

При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться Инструкцией № 62. Однако необходимо помнить, что Инструкция № 62 применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству (в первую очередь ТК РФ).

Так, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62).

3. Документальное оформление расходов по найму жилого помещения

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам. Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

Какими же документами должны быть подтверждены услуги по найму жилья?

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. № 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

- фамилию, имя, отчество потребителя;

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами.

При осуществлении денежных расчетов с населением заказчик бытовых услуг обязан получить за оказанную услугу чек ККМ. Как правило, гостиницы выдают счет, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по найму жилья, и чек ККМ.

Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности". Данный Приказ был издан во исполнение Постановления Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. № 745. Он утвердил разработанные и представленные Комитетом Российской Федерации по муниципальному хозяйству следующие формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств:

1) № 1-Г "Анкета";

2) № 2-Г "Журнал регистрации иностранных граждан";

3) № 3-Г "Счет";

4) № 3-Гм "Счет";

5) № 4-Г "Карта гостя";

6) № 5-Г "Кассовый отчет";

7) № 7-Г "Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету";

8) № 8-Г "Квитанция о возврате денег";

9) № 9-Г "Акт о порче имущества гостиницы";

10) № 10-Г "Заявка на бронирование мест";

11) № 11-Г "Автостоянка";

12) № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг";

13) № 13-Г "Квитанция на прием вещей в камеру хранения".

Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы № 3-Г или № 3-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за броню, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания. Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Если работник пользовался автостоянкой гостиницы, то оформляется квитанция по форме № 11-Г "Автостоянка", которая также является бланком строгой отчетности.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника. При этом следует учесть нюансы в налогообложении (налогообложение возмещаемых расходов без предоставления оправдательных документов рассмотрено ниже).

4. Иные командировочные расходы

Статьей 168 ТК РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

- расходы по оплате услуг связи;

- дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

- другие расходы.

Вопросы возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеют отношение не только к трудовому праву. Эти вопросы также непосредственно связаны и с налоговым законодательством.

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работникам.

Цель - помочь всем заинтересованным пользователям сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками, и избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении, учете и возмещении командировочных расходов.

Библиографический список

1. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

2. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

4. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

5. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

6. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4