Учет служебных командировок

Оглавление

1 Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете, при командировках за пределы РФ

2 Командировки, связанные с приобретением оборудования, нематериальных активов и материалов

3 Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с использованием дорожных чеков

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

1 Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете, при командировках за пределы РФ

Осуществление командировочных расходов, произведенных за рубежом, всегда влечет за собой отражение в учете и налогообложение курсовой разницы.

В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. При этом бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции (п. 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Даты совершения операций указаны в ПБУ 3/2000.

При расчете курсовой разницы необходимо помнить, что под ней понимается разница между рублевой оценкой соответствующего актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период, и рублевой оценкой этих актива и обязательства, исчисленной по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату принятия их к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за предыдущий отчетный период.

Согласно ПБУ 3/2000 датой совершения операции в иностранной валюте при погашении задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам под отчет на командировочные расходы, считается дата утверждения авансового отчета.

Бухгалтерский учет курсовой разницы осуществляется на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

В целях правильного исчисления налога на прибыль необходимо помнить, что положительная курсовая разница увеличивает налогооблагаемую прибыль (п. 11 ст. 250 НК РФ), а отрицательная курсовая разница уменьшает налогооблагаемую прибыль (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с командировочными расходами, организации руководствуются: Планом счетов бухгалтерского учета, Инструкцией по применению Плана счетов и рабочим планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным в организации.

Учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Источники списания командировочных расходов зависят от цели и характера командировки. Так, источниками списания расходов на служебные командировки могут быть: первоначальная стоимость приобретенных ТМЦ; себестоимость продукции (работ, услуг); капитальные вложения и др.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", как уже указывалось выше, предприятие должно вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании ПБУ 10/99.

При отражении в бухгалтерском учете загранкомандировок необходимо учитывать требования к ведению бухгалтерского учета, установленные Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета).

В п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета сказано, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

2 Командировки, связанные с приобретением оборудования, нематериальных активов и материалов

Очень часто предприятия посылают своих работников в служебные командировки для приобретения партии товара, производственного оборудования и иных товарно-материальных ценностей. Если командировка прямо связана с осуществлением вышеуказанных целей, то расходы по такой командировке включаются в стоимость приобретаемых товаров, производственного оборудования и иных товарно-материальных ценностей. Основанием для включения является п. 8 ПБУ 6/01 (в части основных средств), п. 6 ПБУ 5/01 (в части материально-производственных запасов) и п. 6 ПБУ 14/2000 (в части нематериальных активов).

Данные командировочные расходы будут относиться на себестоимость продукции (работ, услуг) через суммы амортизации (основное средство, нематериальный актив) или в стоимости материалов при их использовании в производственных целях.

3 Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с использованием дорожных чеков

Учет дорожных чеков как денежных документов осуществляется на счете 55 "Специальные счета в банках". Списание денежных средств производится по мере предъявления получателем платежа чеков или слипов к оплате в банк.

При покупке дорожных чеков сумма иностранной валюты сразу списывается с валютного счета, поэтому получение дорожных чеков в качестве денежных документов отражается на синтетическом счете 50 "Касса", субсчете 50-3 "Денежные документы", к которому может быть открыт субсчет второго порядка "Дорожные чеки в кассе организации".

В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 50 субсчет 31 "Дорожные чеки в кассе" Кредит 52, которая означает оприходование дорожных чеков по номиналу.

Если банк при продаже дорожных чеков взимает комиссионное вознаграждение, данные расходы можно отнести к операционным (как оплату услуг банков). Об этом сказано в п. 11 ПБУ 10/99.

Поскольку дорожные чеки имеют номинал в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам бухгалтерского учета валютных операций, установленных ПБУ 3/2000.

Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Центрального банка Российской Федерации на день совершения операции. За время нахождения дорожных чеков в кассе организации или на руках у подотчетного лица при изменении курса валют образуется курсовая разница, которая отражается на счетах бухгалтерской проводкой:

Дебет 50-31 (91) Кредит 91 (50-31).

После оприходования в кассе чеки выдаются командируемому работнику под расписку в журнале учета справок и на расходном кассовом ордере. Выдача дорожных чеков командированным работникам отражается следующей корреспонденцией:

Дебет 71 Кредит 50-31.

Переоценка дорожных чеков, выданных под отчет командированному лицу, производится до момента утверждения представленного авансового отчета по использованным дорожным чекам либо до момента возврата в кассу организации неиспользованных дорожных чеков.

Переоценка выданных чеков осуществляется бухгалтерской проводкой:

Дебет 71 (91) Кредит 91 (71).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, в том числе и об уплате комиссионного вознаграждения за обналичивание дорожных чеков.

Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить уполномоченный банк, выдавший ранее дорожные чеки. Вырученные за них средства зачисляются банком на текущий валютный счет клиента.

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работникам.

Цель - помочь всем заинтересованным пользователям сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками, и избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении, учете и возмещении командировочных расходов.

Библиографический список

1. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

3. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

4. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

5. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

7. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

9. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

10. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

11. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4