Служебные командировки

ОГЛАВЛЕНИЕ

1 Служебная командировка в пределах Российской Федерации

2 Гарантии при направлении в служебную командировку

3 Поездки лиц, не состоящих в штате организации

4 Длительные командировки

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

1 Служебная командировка в пределах Российской Федерации

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Например, разъездной характер имеет работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и др.

Однако в ст. 166 ТК РФ не указано, что поездка работника обязательно должна быть в другую местность. Это дает основание полагать, что поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебных поручений в организацию, расположенную в той же местности, следует также расценивать как служебную командировку (за исключением перемещения работника на какой-то период времени в иное структурное подразделение своей организации). Под местом постоянной работы следует понимать ту организацию (ее структурное подразделение), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Не рассматривается в качестве командировок работа в экспедиции, если работник не был направлен в экспедицию (или прикомандирован к ней) из другой организации, а является работником самой экспедиции (партии).

Пример. Головная организация расположена в Москве. Структурные подразделения (филиалы) этой организации находятся в Санкт-Петербурге и Нижнем Новгороде. При приеме сотрудников на работу в филиалы в приказе (контракте) указывается место постоянной работы работника - Санкт-Петербург или Нижний Новгород соответственно.

Таким образом, для сотрудников, принятых на работу в Нижнем Новгороде, поездка в Москву в вышестоящую структуру или в другой филиал, находящийся в Санкт-Петербурге, будет являться служебной командировкой. Аналогично командировкой будет и поездка из Москвы в Санкт-Петербург или Нижний Новгород для сотрудников, в чьих контрактах в качестве места работы зафиксирована Москва, или поездка из Санкт-Петербурга в Москву или Нижний Новгород для сотрудников, чье место постоянной работы находится в Санкт-Петербурге.

Пример. Организация расположена в Западном административном округе (ЗАО) г. Москвы. При приеме на работу сотрудников в приказе (контракте) указывается место их постоянной работы - г. Москва, ЗАО, проспект Вернадского, д. 120. В связи с неисполнением должником организации своих обязательств последняя вынуждена была подать исковое заявление в Московский городской арбитражный суд, расположенный по адресу: ул. Новая Басманная, д. 10 (Центральный административный округ (ЦАО)).

В назначенный арбитражным судом г. Москвы день рассмотрения искового заявления организация для участия в арбитражном процессе командировала своего юриста, выписав ему все соответствующие командировочные документы и выдав необходимую денежную сумму.

Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Поскольку ТК РФ не устанавливает срок продолжительности нахождения работника в командировке, то организация может определить такой срок самостоятельно внутренними нормативными документами.

Однако необходимо помнить, что по п. 4 Инструкции № 62 срок командировки (по территории Российской Федерации) не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, поэтому во избежание различных споров (с налоговыми органами, работниками и т.д.) организации лучше не оформлять командировки свыше установленного п. 4 Инструкции № 62 срока. Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

Командировку следует отличать от перевода работника на другую работу. Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий. Иными словами, это предоставление работы, которая не была отражена в трудовом договоре с работником.

Командировка же - это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ), а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировку относится к должностным обязанностям. В этой связи представляется необходимым очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числе возможность направления в командировки).

Командировку следует отличать и от перемещения работника, которое возможно в той же организации, на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции, существенных условий трудового договора. Перемещение также не требует согласия работника (ст. 72 ТК РФ).

2 Гарантии при направлении в служебную командировку

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Говоря о сохранении среднего заработка за работником, направленным в командировку, законодатель имеет в виду как время пребывания в месте командировки, так и время нахождения в пути туда и обратно. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК РФ.

При выборе командируемого работника нужно четко помнить перечень лиц, которых отправить в командировку нельзя либо в отношении которых нужно соблюсти определенные процедуры при их командировании. Так, запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом названные работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Запрещается также направление в служебные командировки работников в возрасте до восемнадцати лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений).

В том случае, если работник не попадает ни в одну из названных категорий, работодатель может отправлять его в командировку. При этом отказ работника от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на него может быть наложено дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ).

3 Поездки лиц, не состоящих в штате организации

В процессе хозяйственной деятельности организации может возникнуть ситуация, при которой потребуется направление в командировку физического лица, не состоящего в штате, но выполняющего для организации какие-либо работы (оказывающего какие-либо услуги). При осуществлении таких "командировок" возможны два варианта.

Организация направляет в "командировку" физическое лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор. Такие поездки не могут быть признаны служебными командировками, поскольку правоотношения между предприятием и физическим лицом регулируются не ТК РФ, а заключенным между сторонами гражданско-правовым договором, который регламентируется ГК РФ.

К договорам гражданско-правового характера относятся договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Этими договорами предусмотрено не выполнение трудовых функций, а получение конечного результата. Физическое лицо в трудовых отношениях с юридическим лицом не состоит, а значит, не находится в административном подчинении у руководителя.

Оплата командировочных расходов физическому лицу по договору гражданско-правового характера будет являться не возмещением расходов сотруднику организации, а оплатой вознаграждения по договору или компенсацией издержек (в зависимости от того, как составлен договор).

Организация направляет в командировку физическое лицо, с которым не заключен какой-либо договор (гражданско-правовой или трудовой).

ТК РФ определяет командировку как "поездку работника по распоряжению работодателя" (ст. 166). Соответственно, между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ).

Однако то, что сотрудник стал выполнять задание организации, само по себе свидетельствует, что он уже исполняет трудовые обязанности. А если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 ТК РФ). Поэтому, даже если организация и сотрудник не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника в полном объеме следует считать полноценными командировочными расходами.

Разумеется, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок следует оформлять срочные трудовые договоры.

4 Длительные командировки

ТК РФ не определяет длительность служебной командировки, поэтому срок командировки может быть любым. Однако предприятие должно помнить о налоговых последствиях длительных командировок.

Так, в соответствии со ст. 83 НК РФ в целях проведения налогового контроля налогоплательщики подлежат постановке на учет в налоговых органах:

- по месту нахождения организации;

- по месту нахождения ее обособленных подразделений;

- по месту жительства физического лица;

- по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств, подлежащих налогообложению.

При этом организация обязана встать на учет в качестве налогоплательщика в налоговом органе как по своему месту нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения и месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств.

Ответ на вопрос, что же такое обособленное подразделение, дает п. 2 ст. 11 НК РФ, где сказано, что обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Само признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Таким образом, можно сделать вывод, что направление любого работника в служебную командировку в производственных целях на срок более одного месяца НК РФ будет приравниваться к наличию у предприятия обособленного подразделения, по месту нахождения которого оно обязано встать на налоговый учет.

Именно такого мнения придерживаются и налоговые органы. Однако эта позиция налоговых органов не совсем правомерна. При обращении к определению понятия "рабочее место", которое дано в ст. 1 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" (действует с последующими изменениями и дополнениями) и ст. 209 ТК РФ, видно, что законодатель под рабочим местом подразумевает место, в котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя, т.е. рабочее место может считаться таковым, только если находится под контролем работодателя. Поэтому одного лишь длительного срока работы в регионе недостаточно.

Одним из обоснований того, что организация создала рабочее место, может являться договор аренды нежилого помещения места, куда командированы работники. Об этом свидетельствует и арбитражная практика.

Например: По итогам проверки налоговый орган оштрафовал ООО "ЧОП Манжур" за то, что оно работало без постановки на учет по месту нахождения своего обособленного подразделения. ООО "ЧОП Манжур" оказывало услуги по охране школы и механического завода на договорной основе. Налоговый орган посчитал, что в этих учреждениях общество создало рабочие места на срок более одного месяца, поэтому было обязано встать на налоговый учет. Однако охранное предприятие штраф платить отказалось и подало иск в арбитражный суд.

Арбитражный суд вынес решение в пользу ООО "ЧОП Манжур". В решении было указано, что организация не создавала обособленного подразделения на территории своих партнеров, поскольку ООО "ЧОП Манжур" не арендовало у них помещения для выполнения охранных функций и не оборудовало там рабочие места. При этом ООО "ЧОП Манжур" использовало площади, предоставленные школами и заводами, на безвозмездной основе. Сотрудники охранного предприятия выполняли свои обязанности по охране объекта по командировочному предписанию и регулярно отчитывались перед своей фирмой.

Следовательно, претензии налогового органа необоснованны (Постановление ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. по делу № КА-А41/9770-03).

Обратным примером может служить арбитражное дело, проигранное организацией.

Например: По итогам налоговой проверки ООО "Межа" налоговый орган пришел к выводу, что предприятие не поставило на учет обособленное подразделение в с. Целинное, где проводило работы по межеванию земельного участка. В результате ООО "Межа" было оштрафовано на 20 000 руб. за уклонение от постановки на учет.

Предприятие не согласилось с решением налогового органа, поскольку работы проводились командировочными работниками, и подало исковое заявление в арбитражный суд.

Арбитражный суд при рассмотрении данного дела согласился с доводами налогового органа и в исковом заявлении ООО "Межа" отказал. В вынесенном решении было указано, что ООО "Межа" арендовало нежилое помещение в с. Целинное, которое использовалось для размещения канцелярии. Таким образом, для канцелярии были созданы рабочие места, подконтрольные предприятию. Подтверждением этого служат договоры аренды, заключенные с Комитетом по управлению имуществом Целинного района (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 марта 2004 г. по делу № Ф04/1209-235/А03-2004).

Следует обратить внимание на то, что в рассматриваемых выше примерах речь идет об аренде производственных помещений. Если же организация арендует жилое помещение, то это не может являться основанием для штрафов за непостановку на учет. Например, договор на аренду общежития для строительной бригады не позволяет считать, что вы осуществляете деятельность на данной территории. Это подтверждает Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 декабря 2003 г. по делу № Ф04/6401-1134/А75-2003.

Изложение налоговых последствий длительных командировок предложено для того, чтобы организация самостоятельно определила наиболее оптимальный вариант оформления таких командировок, поскольку даже при "неправоте" налогового органа свою правоту организация должна защищать в суде, тратя время (гораздо большее, чем требуется при постановке на учет) и деньги (командировочные расходы, зарплата юристам).

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работникам.

Цель - помочь всем заинтересованным пользователям сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками, и избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении, учете и возмещении командировочных расходов.

Библиографический список

1. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

3. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

4. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

5. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

7. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

9. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

10. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

11. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4