Порядок оформления служебных командировок

ОЛАВЛЕНИЕ

1 Оформление командировки

2 Выдача работнику аванса на командировку

3 Выдача работнику аванса на командировку наличными

4 Выдача работнику аванса путем банковской карты

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

1 Оформление командировки

Оформление командировки производится по формам, установленным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление № 1). На необходимость соблюдения форм, установленных Постановлением № 1, указано в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) (действует с последующими изменениями и дополнениями), где сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением № 1 направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

- приказом о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или форма № Т-9а);

- командировочным удостоверением (форма № Т-10);

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма № Т-10а).

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". При направлении в командировку нескольких человек используется форма № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

В приказе о направлении в командировку указываются:

- фамилия, имя и отчество;

- структурное подразделение;

- должность (специальность, профессия) командируемого лица;

- цель командировки;

- время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

- фамилия, имя и отчество;

- структурное подразделение;

- должность (специальность, профессия) командируемого лица;

- цель командировки;

- место назначения (страна, город, организация);

- время командировки (не считая времени нахождения в пути).

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету. При этом учтите: исключить расходы на загранкомандировку по причине того, что нет удостоверения, налоговики не вправе. Это подтверждает и арбитражная практика. Пример, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. № А56-2639/2005.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает оформить сразу три документа. Однако Письмом от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" Минфин России указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить прежде всего из специфики командировок на предприятии.

Очевидно, что если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика - лишнее подтверждение обоснованности командировки.

Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если оно будет оформлено, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку.

В отношении оформления служебного задания следует отметить, что данный документ несет в себе практическую пользу. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов, поэтому в графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник опишет не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге (например, работник может перечислить в отчете предприятия, которые он посетил, и рассказать о проведенных переговорах).

Во избежание различных вопросов по оформлению служебных командировок предприятию целесообразно издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

2 Выдача работнику аванса на командировку

Находясь в командировке, работник неизбежно несет расходы, связанные с проездом, проживанием, а также выполнением служебного задания. Поэтому организация при направлении работника в командировку выдает ему аванс либо наличными денежными средствами, либо путем выдачи банковской карты организации.

Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководством он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

3 Выдача работнику аванса на командировку наличными

Порядок осуществления операций с наличными денежными средствами установлен Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Так, в п. 11 Порядка ведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Размер выдаваемого аванса на командировочные расходы в каждом случае определяется самостоятельно и зависит от срока командировки, места назначения и других объективных причин.

Для расчета суммы к выдаче организацией может составляться расчет (смета), который подписывается главным бухгалтером (бухгалтером). Расчет может быть утвержден руководителем или не утверждаться им. Поскольку в альбомах унифицированных форм форма такого расчета отсутствует, то организация может самостоятельно разработать и утвердить ее с соблюдением требований об обязательных реквизитах (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Следует отметить, что Порядок ведения кассовых операций (п. 11) запрещает передачу выданных под отчет наличных денег от одного лица другому.

Командированные лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо фиксирует перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и бухгалтерские счета, которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством Российской Федерации порядком.

4 Выдача работнику аванса путем банковской карты

При выезде в командировку очень удобно взять с собой банковскую карту. Порядок расчетов с банковских карт изложен в Положении Центрального Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (далее - Положение № 266-П).

В соответствии с п. 1.6 Положения № 266-П кредитная организация может выдавать организации банковские карты следующих типов:

1) расчетная карта позволяет ее держателю совершать операции в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денег (расходного лимита). Расчеты осуществляются за счет денег клиента, которые находятся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого в соответствии с договором банковского счета, если денег на счете недостаточно или они отсутствуют (овердрафт);

2) кредитная карта позволяет держателю совершать операции за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией - эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Различие между ними в том, что в случае открытия кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит, сумма которого зачисляется на специальный счет.

Карты могут принадлежать разным платежным системам (VISA, MasterCard и др.) и различаться по категориям (Gold, Business, Electron). Выдача банковской карты организации осуществляется на основании договора, заключенного с банком. По одному счету организации могут отражаться операции с использованием нескольких однотипных банковских карт одной или разных платежных систем.

Расчеты по операциям с использованием банковских карт, совершенным на территории России, между банком и предприятиями торговли (услуг) производятся в валюте Российской Федерации.

Организация может осуществлять с использованием банковских карт следующие операции (п. 2.5 Положения № 266-П):

получать наличные в рублях и в валюте для расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплачивать товары, работы и услуги, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе командировочные и представительские расходы на территории Российской Федерации;

проводить иные не запрещенные законодательно операции в рублях на территории России;

получать наличную валюту за рубежом для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплачивать командировочные и представительские расходы в валюте за рубежом;

совершать иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Следует отметить, что средства, списанные со счета организации в результате совершения операций, указанных выше, считаются выданными организацией под отчет держателю карты (работнику).

Использование банковских карт, выпущенных организацией, для выплаты заработной платы и осуществления других выплат социального характера запрещено.

При совершении операций с использованием банковских карт предусмотрено обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и пр.), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов.

Организация по требованию банка обязана предоставлять все первичные документы (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов) по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт, а также отчеты о командировках (если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы).

Выгоды применения банковских карт при командировках очевидны: карточный счет можно пополнить в любой момент путем внесения организацией соответствующей суммы (в том числе и в момент нахождения работника в командировке); карта не так интересна для грабителей; расплатиться с помощью карты можно в ресторане, кафе, магазине, легко взять автомобиль напрокат, забронировать гостиницу.

Держателями карт могут быть один или несколько сотрудников организации. Количество держателей карт регулируется по согласованию между руководителем организации и обслуживающим банком. Для обслуживания каждой карты банк открывает специальный карточный счет. На него в безналичном порядке зачисляются и списываются в оплату произведенных расходов денежные средства.

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работникам.

Цель - помочь всем заинтересованным пользователям сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками, и избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении, учете и возмещении командировочных расходов.

Библиографический список

1. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

2. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

4. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

5. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

6. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4