Оплата командировочных расходов

Оглавление

1 Виды командировочных расходов при командировках за пределы РФ

2 Cуточные

3 Расходы по найму жилого помещения

4 Расходы по проезду

5 Иные расходы

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

1 Виды командировочных расходов при командировках за пределы РФ

Статья 168 ТК РФ действует как при направлении работника в служебную командировку в пределах Российской Федерации, так и при служебных командировках за пределы Российской Федерации. Согласно данной статье работнику при заграничной командировке работодатель возмещает следующие расходы:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками за пределы Российской Федерации, также определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

То есть размеры возмещения командировочных расходов при загранкомандировках могут быть любыми для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Они установлены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление № 812).

2 Cуточные

Размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран утверждены Приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (далее - Приказ № 64н).

В отношении суточных организация должна иметь в виду следующие особенности, установленные Постановлением № 812.

1. Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением № 812.

2. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

Также следует отметить, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Об этом сказано в п. п. 4 и 5 Постановления № 812.

Если работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.

3 Расходы по найму жилого помещения

Минфин России Приказом № 64н установил нормы, которые используются исключительно для целей бюджетного финансирования расходов. Формально, коммерческие организации могут платить и меньше.

Многие предприятия устанавливают предельные нормативы по командировочным расходам в основном в долларах США (по аналогии с Приказом № 64н). Однако следует учитывать, что в каждой стране своя валюта. Поэтому при расчетах за проживание командированные сотрудники вынуждены рассчитываться валютой страны, в которой они находятся. Как в этом случае производить пересчет и как данные операции отражаются в бухгалтерском учете?

Выдача аванса в данном случае может производиться как в рублях (например, при командировках в страны СНГ), так и в долларах США или в валюте той страны, куда командирован работник.

4 Расходы по проезду

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей" (далее - Постановление № 911).

Так, командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

- расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

5 Иные расходы

Статьей 168 ТК РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам можно отнести:

- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

- расходы на получение визы;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Ряд иностранных государств (например, Германия, Франция, Австрия, США, Испания) не разрешает оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Расходы по оплате обязательной медицинской страховки могут быть отнесены к расходам по оформлению выездных документов и при их документальном подтверждении возмещаются работнику.

Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работникам.

Цель - помочь всем заинтересованным пользователям сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками, и избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении, учете и возмещении командировочных расходов.

Библиографический список

1. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

3. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

4. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

5. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

7. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

9. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

10. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

11. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4