Внутренний контроль и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности

6

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ»

Тема: «Внутренний контроль и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности»

ПЛАН

1. Основные определения

2. Место и задачи внутреннего контроля

3. Организационные предпосылки и субъекты внутреннего контроля

4. Меры и способы по ограничению риска хозяйственной деятельности

1. Основные определения

Для успешной работы организации необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого является постоянно действующая система внутреннего (внутрихозяйственного) контроля.

Согласно федеральному Правилу (стандарту) аудиторской деятельности N 8, система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации.

Цель системы внутреннего контроля - своевременно предотвратить нерациональные или неправильные действия, а также ошибки при обработке информации. Система внутреннего контроля состоит из связанных друг с другом компонентов:

- контрольная среда;

- оценка рисков;

- информация и сети;

- мониторинг;

- существующие контрольные процедуры.

Система контроля состоит из следующих элементов: субъект контроля (кто контролирует); объект контроля (кого контролируют); предмет контроля (что контролируют); принципы контроля; метод (методики) контроля (посредством чего контролируют); техника и технология контроля; процесс контроля; сбор и обработка исходных данных для проведения контроля; результат контроля и затраты на его осуществление; субъект, принимающий решение по результатам контроля.

Система внутреннего контроля включает:

- систему бухгалтерского учета;

- контрольную среду;

- отдельные средства контроля.

Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества и обязательств посредством сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, то есть осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Под контрольной средой подразумевается, во-первых, понимание руководством экономического субъекта важности и значения системы внутреннего контроля, а во-вторых, это, собственно, действия руководства организации по установлению и поддержанию этой системы.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности:

- основные принципы управления;

- организационную структуру;

- распределение ответственности и полномочий;

- кадровую политику;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки внутренней отчетности для целей управления;

- обеспечение соответствия хозяйственной деятельности организации требованиям законодательства.

Средства контроля должны обеспечивать:

- совершение хозяйственных операций с одобрения руководства организации;

- правильное отражение всех операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой организации;

- возможность доступа к активам только с разрешения руководства организации;

- осуществление руководством организации надлежащих действий при несоответствии фактически имеющихся активов и обязательств данным бухгалтерского учета.

2. Место и задачи внутреннего контроля

Контроль, выявляя слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций. В условиях рынка предприятие должно иметь службу финансового контроля и планирования, отличную от службы бухгалтерского учета. Становление и развитие в России рыночных отношений вызывают необходимость радикальных преобразований в организации внутрифирменного контроля. Создание службы финансового контроля предусматривает наличие соответствующей информации для контроля, комплекса контрольных приемов и процедур, выработки определенной методики проведения контроля.

Задачи, которые решают внутренние контролеры, весьма разнообразны. Помимо проведения проверок, внутренние контролеры занимаются консультированием бухгалтеров, проверкой внутренней документации предприятий, оценкой и улучшением эффективности систем бухгалтерского и налогового учета.

Место органов (отдела, службы, группы, департамента и т.п.) внутреннего контроля в организационной структуре, его функциональная направленность, численность и квалификация кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии у него разнообразных отделений, структура его взаимоотношений с другими подразделениями организации зависят от многих факторов.

В каждом конкретном случае структура и численность подразделения определяются индивидуально, на основе различных факторов:

- задачи, которые ставит перед внутренним контролем руководство компании;

- степень подверженности компании различного рода рискам;

- зрелость контрольной среды в компании;

- географическая разветвленность компании и разбросанность ее структурных подразделений.

Кроме того, внутренний контроль призван наладить контроль над расходами и дисциплиной в отделах. Помимо прочего это означает, что внутренний аудитор должен находить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете своей же фирмы. Ну и наконец, внутренние контролеры призваны выявлять скрытые резервы для повышения эффективности работы всего предприятия.

Процесс управления организацией, как известно, включает следующие основные стадии:

1. Планирование - сбор и обработка информации, выработка управленческого решения.

2. Организация и регулирование реализации управленческого решения.

3. Учет - сбор, измерение, регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения.

4. Анализ - разложение информации, полученной на стадии учета, на отдельные компоненты; их изучение и оценка для принятия оптимальных управленческих решений.

Каждая из перечисленных стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл непрерывного процесса управления организацией. Следовательно, стадия контроля в процессе управления имеет двойственную роль. С одной стороны, стадии контроля неизменно чередуются с другими стадиями в процессе управления, как бы проникая в каждую стадию. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный процесс управления на каждой стадии. Поэтому стадию контроля по отношению к остальным следует рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса.

На рис. 1 показана взаимосвязь, взаимозависимость и взаимопроникновение каждого элемента управления организацией. Таким образом, внутрифирменный контроль является неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления, обособленной стадией процесса управления, обособленной стадией процесса управления на всех других стадиях.

3. Место внутрифирменного контроля в процессе управления организацией

Рис. 1.

На рис. 2 показаны приоритетные направления внутрипроизводственного контроля.

Приоритетные направления внутрифирменного контроля

Рис. 2.

Внутрифирменный контроль охватывает не только всю производственно-хозяйственную деятельность структурных подразделений, но и предприятие в целом. Главное назначение внутреннего (управленческого) контроля состоит в непрерывном, сплошном и системном наблюдении за производственной деятельностью всех структурных подразделений в целях выявления резервов роста ее эффективности, обеспечения сохранности материальных и финансовых ресурсов, устранения причин и условий, порождающих бесхозяйственность, и на их основе принятие оптимальных управленческих решений.

Важные классификационные признаки внутреннего контроля:

1. Методические приемы контроля. Общенаучные методические приемы контроля: анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др. Собственные эмпирические методические приемы контроля: инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные пуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др. Специфические приемы смежных экономических наук: приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики.

2. Стадии проведения контроля. Предварительный контроль. Промежуточный контроль. Конечный контроль.

3. Временная направленность контроля. Стратегический контроль. Тактический контроль. Оперативный контроль.

4. Источники данных контроля. Документальный контроль. Фактический контроль. Автоматизированный контроль.

5. Характер контрольных мероприятий. Плановый контроль. Внезапный контроль.

6. Периодичность проведения контрольных мероприятий. Систематический контроль. Периодичный контроль. Эпизодический контроль.

7. Полнота охвата объекта контроля. Сплошной контроль. Несплошной контроль.

8. Время осуществления контрольных действий. Предварительный контроль Текущий контроль. Последующий контроль.

4. Организационные предпосылки и субъекты внутреннего контроля

Формирование внутреннего аудита как органа контроля - весьма сложный процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических проблем. В коммерческой организации может существовать несколько служб и подразделений, специализирующихся на различных видах контроля, и все они могут осуществлять внутренний контроль на разных уровнях организации, на различных этапах процесса контроля, за теми или иными видами операций и процессов.

Контрольные функции, реализуемые высшими менеджерами, обеспечивают, как правило, решение комплексных задач контроля, которые формулируются в самом общем виде и представляют собой не что иное, как более или менее конкретизированное выражение целей контроля, достигаемых в результате решения определенной совокупности взаимосвязанных задач контроля. Поэтому решение всей совокупности задач контроля, учитывающих организационные, информационные, технические, методические и другие возможности его осуществления, обеспечивает последовательное и поступательное движение к целям контроля.

Управление и осуществление внутреннего контроля «встраивается» в бизнес-процесс, а руководство получает от внутреннего контроля объективные и независимые гарантии того, что эти процессы эффективны и риск ограничен приемлемым уровнем.

Основную ответственность за правильное функционирование системы внутреннего контроля как инструмента управления несет руководство предприятия. Владельцы предприятия заинтересованы в его эффективности, так как он способствует снижению рискованности вложений.

Внутренняя контрольная среда (система внутреннего контроля) представлена субъектами разных уровней, распределенными в зависимости от значимости в совокупном контрольном действии:

1. Высший менеджмент. Осуществляют контроль в рамках полномочий непосредственно за деятельностью всего предприятия с помощью менеджеров других уровней.

2. Менеджмент среднего звена. В их обязанности входят контрольные функции на уровне отделов, служб (административно-управленческий персонал).

3. Главные специалисты. Контрольные функции на уровне операций, процессов, циклов финансово-хозяйственной деятельности (главный экономист, главный инженер).

4. Рядовые специалисты. Выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (сотрудники службы бухгалтерского учета, служб информационной и экономической безопасности кадрового обеспечения).

Для менеджмента важно распределить ответственность между различными подразделениями, встраивая контроль в текущую деятельность, и знать, где и какие процедуры внедрены и насколько эффективно работают. Выбор линейными менеджерами наиболее эффективных методов и технологий внутреннего контроля определяется целями и видами деятельности предприятия, окружающей средой, соответствующим набором неотъемлемых рисков и опытом самих менеджеров.

Поскольку формирование контрольного аппарата есть процесс трудоемкий и длительный, то предприятия, не имеющие разветвленной структуры, географической разрозненности и развитой контрольной среды, на определенном этапе могут основывать отдельные подразделения внутреннего контроля: службы, отделы, сектора либо иметь в штате должность внутреннего контролера.

Важным моментом при создании внутреннего контроля являются правильно организованные информационные потоки, поскольку своевременная и полная информационная база - необходимое условие для успешной реализации не только аналитической функции, но и принятия верных решений в области предотвращения ошибок и выработки системы мер по повышению финансово-экономической устойчивости предприятия.

4. Меры и способы по ограничению риска хозяйственной деятельности

Процесс внутреннего контроля, который исторически служил в качестве механизма для минимизации случаев мошенничества, хищений или ошибок, приобрел более широкий характер, охватив все разнообразные риски, связанные с деятельностью предприятий. В настоящее время признано, что эффективный процесс внутреннего контроля играет важнейшую роль в способности фирмы выполнять поставленные цели и сохранять финансовую жизнеспособность.

Учитывая современные условия деятельности, претерпевают изменения роль и методы осуществления внутреннего контроля:

- смещаются акценты в деятельности внутренних контролеров, которые все большее внимание обращают на предоставление руководству информации о проблемах в осуществлении функций объекта аудита и обеспечении им достижения целей деятельности;

- необходимость оперативного выявления и реагирования на проблемные ситуации требует мобильности и информированности внутреннего контроля, адекватного масштабам и рискованности деятельности;

- назрела необходимость перехода внутреннего контроля к клиенториентированным отношениям с руководством и контролируемыми объектами, который должен приносить очевидную пользу как организации в целом (обеспечение руководства надежной информацией независимой службой внутреннего контроля о деятельности организации), так и ее составной части (оказание руководству объекта контроля помощи в решении проблем деятельности объекта аудита, выходящих за рамки полномочий руководства объекта контроля), и, следовательно, сглаживать исторически сложившийся конфликт интересов проверяемых и проверяющих;

- требуется повышение информированности высшего менеджмента и руководителей среднего звена управления о содержании внутреннего контроля, его обособленном положении в системе управления организацией в целом с точки зрения как руководства организации, так и внешних контролеров, органов надзора и финансового контроля;

- необходимость принятия руководством предприятия на себя ответственности за организацию формирования и совершенствования эффективной системы внутреннего контроля и ответственности руководителей структурных единиц организации за создание и совершенствование элементов внутреннего контроля в сфере его ответственности, что обеспечит устранение главной причины неэффективности внутреннего контроля - нерегламентированность осуществления функции контроля в деятельности органов и служб управления, должностных лиц, нерациональное распределение обязанностей, полномочий и ответственности;

- необходимо использовать возможности повышения кадрового потенциала организации для развития внутреннего контроля, опирающихся на современные программно-технические средства, позволяющие постепенно сужать сферу применения методов контактного контроля и расширять возможности для применения дистанционного контроля.

Основными признаками, которыми должны обладать элементы внутрихозяйственного регулирования, являются следующие:

1) элементы внутрихозяйственного регулирования должны включать нормы, применяемые в наиболее стандартных случаях. Применительно к внутреннему контролю данная характеристика означает прежде всего закрепление основных прав и обязанностей субъектов внутреннего контроля, его методических приемов и способов реализации, в то время как интерпретация конкретных ситуаций должна основываться на профессиональном опыте внутреннего контролера;

2) элементы внутрихозяйственного регулирования должны представлять собой систему норм в отношении различных сторон деятельности подразделения внутреннего контроля. Наиболее полно такими характеристиками должны обладать стандарты внутреннего контроля, которые регламентируют как организационные, так и методические аспекты функционирования внутреннего контроля;

3) нормы внутрихозяйственного регулирования должны быть обязательными к исполнению работниками, которых они касаются. Стандарты внутреннего контроля также имеют направленность на конкретных субъектов - их исполнителей;

4) нормы внутрихозяйственного регулирования закрепляются письменно.

Экономические субъекты хозяйственной деятельности должны применять определенные процедуры контроля, перечень которых приведен в Правиле (стандарте) N 8.

К первой группе процедур можно отнести те, которые связаны с ограничением или делегированием полномочий:

- подотчетность одних работников другим;

- ограничение доступа к активам и записям;

- осуществление контроля за прикладными программами и компьютерными информационными системами, в том числе за внесением в них изменений, и за правом доступа при вводе и выводе информации из системы.

Вторая группа - это процедуры, связанные с установлением подлинности (верификацией) данных:

- внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

- сравнение результатов подсчета денежных средств, ценных бумаг и материально-производственных запасов с бухгалтерскими записями (инвентаризация);

- сравнение данных, полученных из внутренних источников, с данными внешних источников информации;

- проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей и арифметической точности записей;

- сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми показателями и другие дополнительные процедуры.

Наиболее распространенными формами этого вида контроля являются ревизионные комиссии (ревизоры) и внутренний аудит.

В ситуации большой организации реальное планирование и финансирование деятельности подобной организации можно только в случае, если реально функционирует системный контроль и анализ регулярно представляемой целостной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и ее финансовых результатах.

Внутренний контроль в организациях должен носить системный характер. При этом в систему внутреннего контроля предлагается включить:

- использование нормативной базы как инструмента бюджетного планирования и оперативного и последующего контроля;

- организацию бюджетного планирования по хозяйствующему субъекту в целом и в разрезе структурных подразделений как средство предварительного контроля;

- ведение аналитического учета по местам возникновения затрат и центрам ответственности в разрезе калькуляционных статей по усовершенствованной номенклатуре;

- использование документов внутренней отчетности для отражения отклонений от запланированных результатов финансово-хозяйственной деятельности и нормативных показателей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Соколов Б.Н. «Внутренний контроль в коммерческой организации», М.: РОФЕР, 2006.

2. Попова Т.Д., Шмельцер Л.А., Черная А.А. «Внутренний контроль и аудит издержек», Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.

3. Проданова Н.А. «Внутренний аудит, контроль и ревизия», М.: Налог-ИНФО, 2006.

4. Б.Д. Дивинский «Внутренний контроль в организации» // «Налоговый вестник», N 11, 2004

5. «Внутренний аудит, или контроль для своих» // «Главбух», N 1, 2006

6. «Место и роль внутреннего контроля в процессе управления организацией» // «Экономический анализ: теория и практика», N 7, 2007

7. «Методические подходы к внедрению внутреннего аудита в систему управления предприятием» // «Экономический анализ: теория и практика», N 2, 2007