6

Содержание

• Введение 3
• 1. Особенности развития документационного фонда в России 5
• 2. Учет документов в архиве 8
• 3. Признаки организации документационного фонда РФ 18
• 3.1. Государственный архивный фонд 19
• 3.2. Негосударственные архивные фонды 20
• Заключение 25
• Список используемой литературы 26

Введение

Цель данной работы: охарактеризовать особенности документационного фонда в России.

Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный. Государственный архив-это архив, созданный Правительством России, органом государственной власти субъекта Российской Федерации для постоянного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов-служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. В зависимости от профиля и зоны комплектования государственные архивы могут быть федеральными, областными, краевыми, муниципальными и др.

Под архивом - структурным подразделением, как правило, понимается ведомственный архив (хотя, как убедимся ниже, ведомственные архивы также могут быть юридическими лицами, т. е. самостоятельными учреждениями). Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив. Таким образом, ведомственные архивы яв-ляются источниками комплектования для государственных.

В отличие от государственных ведомственные архивы хранят документы не только постоянного, но и временного срока хранения (дела, срок хранения которых свыше 10 лет). Главная цель ведомственных архивов - информационное обеспечение работы, принятия управленческих решений, а учреждении, на предприятии, а также удовлетворение законных прав и интересов граждан - рабочих и служащих организаций. Архивист должен точно и оперативно оформить справку о трудовом стаже, о заработной плате, о наградах сотрудников и т.д. Ведомственные архивы также в зависимости от профиля и функций делятся на несколько видов. Архив как совокупность документов личного происхождения - это личный архив (то есть родовой, семейный архив или архив лица, частная коллекция и собрание документов, все, что хранится гражданами, а не государственными или негосударственными структурами). С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано структурное специальное подразделение для хранения документов.

1. Особенности развития документационного фонда в России

Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Рос-сийской Федерации. В ней записано; "Каждый имеет право свободно искать, получать, переда-вать, производить и распространять информацию любым законным способом..." (ч. 4 ст. 29).

В развитие конституционных норм на законо-дательном уровне закреплены основы государ-ственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации".

Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминологическую систему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г.

Отношения в архивном деле являются предметом «Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», которые ре-гулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако этот законодательный акт совершен-но не касается вопросов делопроизводства.

Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т.д., а также в законодатель-ных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других).

Из вышесказанного следует, что российское законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, документооборота и документационного обеспечения. Более того, в последнее время возникла тенденция сокращения и без того неболь-шого количества действующих нормативов.

Государственная система документационного обеспечения управления (1991 г.) является ведомственным актом. В полном объеме действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001 г.), Отменен стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

В этих условиях возникает естественный вопрос; а необходимо ли нам в российских условиях правовое регулирование работы с документами в управлении? Взглянем на зарубежный опыт. Киреев В. А. Основы делопроизводства - М.: 1999 г.

Уточнены предмет и сфера действия закона: "Предметом регулирования данного закона являются отношения, возникающие при документационном обеспечении в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц и граждан в процессе реализации их прав и обязанностей в соответствии с их правовым статусом. Закон действует на всей территории Российской Федерации и распространяется на деятельность с любыми, в том числе электронными документами".

По-новому сформированы принципы и направления государственного регулирования вопросов ДОУ.

2. Учет документов в архиве

Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, страховые копии особо ценных документов, фонд пользования (при наличии), а также описи дел.

Учет документов в ведомственном архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и в государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, в преемственности форм учета и основных сведений о составе и содержании документов.

В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам (объединенным фондам), коллекциям, единицам хранения (делам).

В ведомственном архиве в обязательном порядке осуществляется централизованный учет документов, а при наличии нескольких хранилищ - и учет документов по каждому хранилищу.

Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом.

Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 1) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования - для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования Ведется в тех архивах, где создаются страховой фонд и фонд пользования;

- список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;

- лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел - для поединичного и суммарного учета дел;

- опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел Составляется в тех архивах, где (по согласованию с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов;

- описи страхового фонда документов - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов;

- утвержденные формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист - заверитель дела, а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения и в делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда.

Документы Государственного архивного фонда, хранящиеся в ведомственных архивах, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда.

Книга учета поступления и выбытия документов

Книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 1) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в ведомственном архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ведомственном архиве, хранящем два и более фонда. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 книги делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

Список фондов

Список фондов ведется в ведомственном архиве, хранящем документы двух и более фондов.

Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в ведомственный архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в листе фонда и карточке фонда. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием объединенного фонда.

Между названиями фонда оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Описи дел

Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям.

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Пример. "Дела с N 5 по N 10 выбыли по акту передачи от 05.07.2004 N 7". Затем составляется новая итоговая запись к описи. При выбытии дел из описи в графе "Примечание" на уровне строки каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам. По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется. В ней указывается: "В опись N 2 за 2003 - 2004 гг. внесено 20 (двадцать) дел с N 250 по N 269. Литерные номера 251-а, 256-а, пропущенные номера 258, 261".

Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части), а к последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам (частям)).

Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел организации, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

В переработанных описях структурных подразделений после итоговой записи указывается: "Опись переработана, см. годовой раздел сводной описи N 3 за 2004 г.". Запись подписывается лицом, сделавшим отметку, с указанием должности и даты записи. Если при переработке описи дела объединялись, то в графе "Примечание" против таких дел указывается: "Объединено с N 16 оп. 3 за 2004 год".

Переработанные описи снимаются с учета в связи с выбытием из них дел.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

К номерам законченных описей дел по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам законченных описей временного (свыше 10 лет) хранения - индекс "в".

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

Пример. 1сп-81; 3сп-83.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

Учетным документом для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, является заменяющая опись сводная номенклатура дел организации, в которой делается итоговая запись.

Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса "Нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел.

Пример. Нв-81; Нв-83.

Описи и заменяющие их номенклатуры дел хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

Лист фонда

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда.

Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

- если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ";

- в графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится;

- в графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;

- в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Эта графа заполняется следующим образом:

- для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд;

- для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации - фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

- описи структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел организации;

- номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел;

- акта приема - передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

- акта о выделении к уничтожению дел;

- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акта о неисправимом повреждении дел;

- акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда указывается номер переработанной описи, по которой документы были учтены при поступлении (пример: "4сп-79"), а в графе 7 - номер описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в который включены документы после переработки.

Пример. Годовой раздел сводной описи N 3 за 2004 г.

Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел или в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организаций, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с соответствующим архивным учреждением

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях:

- если он неисправимо поврежден;

- если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист - продолжение, в правом верхнем углу которого указывается: "продолжение, ф. N _ лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы - продолжения подкладываются за основным листом.

Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами. Если листы хранятся в нескольких папках, то они нумеруются в валовом порядке. В каждой папке на отдельном листе составляется заверительная надпись по форме: "В папке (N _) хранятся листы 26 фондов с N 20 по N 45. Листы фондов N _ имеют продолжения". Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности и даты. При изменении состава листов фондов, хранящихся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом предыдущая только зачеркивается, но из папки не изымается.

Карточка архивного фонда

Карточка архивного фонда составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив. Один экземпляр представляется в соответствующее учреждение государственной архивной службы, второй - остается в организации для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве организации - фондообразователя. В графах "Крайние даты каждого названия фонда" и "Название фонда" указываются все переименования и изменения в подчиненности организации.

На оборотной стороне в первой графе на 1 января каждого года приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 1 января года, следующего за годом поступления фонда в архив.

Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение записывается в листе фонда.

Дело фонда

На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3. Признаки организации документационного фонда РФ

Современными признаками организации до-кументов Архивного фонда Российской Федерации являются:

1 .Организация документов по формам собственности:

-Документы государственной части Архивно-го фонда Российской Федерации подлежат хра-нению в государственных архивах, государствен-ных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государствен-ных хранилищах.

Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах. федеральных государственных библиотеках музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной деятельности федеральных организаций, учреждений Российской Академии наук.

В исключительном ведении Российской Фе-дерации находятся документы, хранящиеся и по-ступающие на законных основаниях в федераль-ные архивы, федеральные государственные библиотеки и музеи, архивы, библиотеки и му-зеи учреждений Российской Академии наук от юридических и физических лиц; документы, об-разовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, в т.ч. хранящиеся в их архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с Федеральной архивной службой России, документы Генераль-ной Прокуратуры Российской Федерации, Цент-ральной избирательной комиссии Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов, Центрального банка Российской Феде-рации и других банков, отнесенных к федераль-ной собственности.

- Документы, входящие в состав государ-ственной части Архивного фонда субъекта Рос-сийской Федерации и являющиеся государствен-ной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственнос-тью (за исключением указанных выше), хранятся в архивах, государственных библиотеках и музе-ях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государствен-ной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.

- Документы негосударственной части Архи-вного фонда Российской Федерации, передавае-мые их собственниками в архивы в государствен-ную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение.

Документы негосударственной части Архи-вного фонда Российской Федерации, остающие-ся в частной или иной негосударственной соб-ственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хра-нение при заинтересованности архивов в докумен-тах и наличии свободных площадей.

2. Организация документов по видам носите-лей, способам и технике закрепления информации:

- Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специа-лизированных архивах и организуются по архи-вным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.

- Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализи-рованных архивах или в специализированных от-делах общих архивов.

Первый признак лежит в основе разделения до-кументов Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части.

3.1. Государственный архивный фонд

Государственную часть составляют:

- архивные фонды и архивные документы го-сударственных учреждений, организаций, предпри-ятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее ис-тории, а также учреждений религиозных конфес-сий до момента отделения церкви от государства;

- архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного само-управления, прокуратуры, государственных уч-реждений, организаций, предприятий, действую-щих на территории РФ; - архивные документы отечественных госу-дарственных учреждений, воинских частей, нахо-дящихся и (или) находившихся за границей;

- архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений сме-шанных форм собственности, в уставном капита-ле которых имеется преобладающая доля феде-ральной или государственной собственности;

-архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

- архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятель-ности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, при-нятые в учреждения Федеральной архивной служ-бы России;

- архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государ-ства, в том числе из-за рубежа;

- копии архивных документов на правах под-линников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собствен-ность государства.

3.2. Негосударственные архивные фонды

Негосударственную часть составляют ар-хивные фонды и архивные документы, находя-щиеся в собственности:

- государственных объединений и организа-ций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объеди-нениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

- негосударственных объединений (корпора-ций, ассоциаций, акционерных обществ), учреж-дений, организаций и предприятий промышленно-сти, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

- физических лиц (документы личного про-исхождения, фамильные архивы, коллекции до-кументов и другие).

Архив вашего учреждения может относиться как к государственной, так и к негосударственной части Архивного фонда РФ. В зависимости от формы собственности на документы в отношении вашего архива действуют разные нормы архивного законодательства.

В деятельности ведомственного архива государственного учреждения скорее всего образуются документы государственной части Архивного фонда РФ, которые подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы. Порядок временного хранения этих документов в вашем архиве, их учета и передачи на постоянное хранение определяется Федеральной архивной службой, в частности По-становлением Правительства РФ "О порядке ве-домственного хранения документов и их организа-ции в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г., Основными правилами работы ведомственных ар-хивов (М., 1986) и другими нормативными актами. Кроме того, вам необходимо разработать докумен-ты, регламентирующие деятельность архива - Ин-струкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел организации, Положение об архиве, Положение об экспертной комиссии учреждения, Положение о комиссии по засекречиванию и рассекречиванию документов, содержащих государственную тайну (в случае необходимости).

Еще раз напоминаю основные нормы зако-нодательства, регулирующие деятельность архи-вов, отнесенных к государственной части Архи-вного фонда РФ:

-комплектование государственных архивов документами, созданными в источниках комплек-тования осуществляется в соответствии со сро-ками хранения документов в ведомствах и учреждениях, оговоренных в первом разделе Положения об Архивном фонде Российской Фе-дерации (1994 г. ст. 6);

-документы государственной части Архивно-го фонда РФ не могут быть объектом купли-про-дажи (ст. 8 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Фе-дерации и архивах);

- запрещен их вывоз за пределы РФ (кроме временного вывоза в исключительных случаях) (ст. 23 Основ законодательства Российской Фе-дерации об Архивном фонде Российской Феде-рации и архивах);

- в Уголовном кодексе РФ предусмотрена от-ветственность за гибель и хищение документов, находящихся в государственной собственности, а также за разглашение государственной тайны, за отказ в предоставлении гражданам информации и за другие незаконные действия (ст. 164);

- в соответствии с принципом публичности архивов документы государственной часть Архи-вного фонда РФ предоставляются для исполь-зования всем юридическим и физическим лицам, с соблюдением ограничительных дат, предусмотренных законодательством (ст. 20 Основ законо-дательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах).

В негосударственном архиве - фирме, банке, общественной организа-ции:

- собственники документов несут ответствен-ность за их сохранность (ст. 16 Основ законода-тельства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах);

-документы негосударственной части Архи-вного фонда РФ, также как и государственной, подлежат централизованному учету. Это накла-дывает на вас обязанность по составлению спе-циальных учетных форм - карточек фонда, пас-порта архива (ст. 19 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Рос-сийской Федерации и архивах);

-запрещается комплектование негосударствен-ных архивов подлинными документами государ-ственной части Архивного фонда РФ (ст. 18 Основ законодательства Российской Федерации об Архи-вном фонде Российской Федерации и архивах);

-запрещается вывоз за пределы РФ особо ценных и уникальных документов негосударствен-ной части Архивного фонда РФ (ст. 23 Основ за-конодательства РФ об Архивном фонде Россий-ской Федерации и архивах).

В законодательстве введено понятие "госу-дарственного попечения над негосударственны-ми архивами". Оно предусматривает содействие в сохранении, комплектовании и использовании архивов, оказываемое учреждениями Федераль-ной архивной службы негосударственным архи-вам по просьбе собственников документов.

Интересно, что если ваше руководство при-мет решение не передавать документы на постоянное хранение в государственные архивы, это отнюдь не избавит вас от контактов с Федераль-ной архивной службой и государственными архи-вами. Потому что в этом случае вам придется самостоятельно создавать хранилище, вести ком-плектование архива, экспертизу ценности, учет документов, а чтобы ваш архив можно было ис-пользовать, создать систему информационно-по-исковых архивных справочников. К тому же ар-хив должен вести работу по информационному обслуживанию пользователей. Для проведения всех этих работ, естественно, понадобится штат. Тут следует подсчитать, не дешевле ли передать документы хотя бы на депозитарное хранение в государственный архив. Может быть, целесооб-разнее, не изобретая велосипеда, обратиться к опыту профессионалов (Государственная архи-вная служба существует в России более 80 лет, а архивы - почти 10 столетий) и их методическим разработкам, особенно в области экспертизы цен-ности документов и создания описей.

Закон охраняет права собственников доку-ментов. В законодательстве предусмотрена осо-бая категория документов - документы негосударственной части Архивного фонда РФ, перешедшие в собственность государства.

Архивные документы в собственности госу-дарства - это документы. находившиеся в част-ной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждения ФАС, государственно-го музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-про-дажи, заключенный между собственником и го-сударственным архивом, музеем или библиоте-кой, а также:

- приобретение документов Федеральной архивной службой на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

- государству передаются также так называ-емые бесхозные материалы, то есть если в случае ликвидации учреждения у его архива не ока-залось законных наследников.

Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации - Рос-сийского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных ар-хивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных но-сителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выде-ление из состава фонда комплекса научно-техни-ческой документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Заключение

В рассматриваемом случае бумажный документ является отражением традиций. Кроме того, доступ-ность, обозримость, уверенность в юридической силе документа, большая возможность защитить документ от несанкционированного доступа с меньшими затра-тами, чем в случае с электронными документами, -эти и другие обстоятельства позволяют считать опре-деленную заинтересованность государственных ор-ганов управления в функционировании бумажных документов, в отличие от бизнеса, для которого приоритетным является скорость доставки информации и возможность доступа к информационным сетям на широком пространстве, т. е. стремление к перехо-ду на безбумажные технологии.

Настоящий период использования ПК, Интернета, электронной почты и т. д., появление част-ной собственности, гармонизации классификато-ров технико-экономической информации с международными классификаторами вновь поста-вили вопрос о судьбе бумажного документа.

Тормозом к сокращению бумажных потоков, на мой взгляд, служит кроме всех общеизвестных факторов безграничная коммерционализация про-граммного обеспечения, коммерческая конкурен-ция программ и отсутствие правил и ограничений, которые были бы сформулированы специалиста-ми-документоведами, а также еще не принятое на вооружение практикой положение о внедрении ав-томатизированных систем на основе отработанных инструкций по делопроизводству, табелей и аль-бомов форм документов. Сокращение бумажных документов должно происходить именно на этой стадии, а программные средства лишь позволяют реализовать достигнутые результаты, жестко вво-дя автоматизированный документальный поток.

Список используемой литературы

Басаков М. И. Основы делопроизводства. - Ростов -на - Дону. 2003.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Павлюк Л. В. и др. Справочник по делопроизводству - М.: 1998 г.

Унификация тестов управленческих документов . Методические рекомендации. - М.: 1999 г.

Иванов М. К. Государственное регулирование делопроизводства в современных условиях //Делопроизводство 2002 г. № 1. - с. 3- 10.

Чуковенков А. Ю. и др. Оформление документов: Комментарий ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: 2003 г.