Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения (связи по должности).

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998..

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел "Должностные обязанности".

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

- организует работу канцелярии;

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и и1 правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- организует работу по регистрации, учету, хранению и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

- осуществляет методическое руководство организацией дела производства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

- получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

- обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Как видим, приведенные характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конфетной должностной инструкции.

В новом квалификационном справочнике с квалификационными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась квалификационная характеристика делопроизводителя.

Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.

Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия,

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора обработки и представления информации при подготовке и принятии решений,

- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия,

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

- Следит за своевременным рассмотрением и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение,

- Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников,

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив,

- Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных Уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а делопроизводитель структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства структурном подразделении обычно включают:

- прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;

- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;

- внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при централизованной системе регистрации);

- передача документа исполнителю;

- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;

- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;

- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

- прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;

- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;

- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.

В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;

- печатание под диктовку;

- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

- уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.

В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведется централизованно в бюро печати, в обязанности заведующего бюро, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:

- прием документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);

- учет выполненных работ;

- контроль за сроками выполнения работ;

- контроль за качеством выполнения работ;

- учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;

- обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

- обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;

- контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

- постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);

- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);

- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

- информирование руководства о ходе исполнения документов;

- составление сводок об исполнении документов и т.д.

Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

- проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

- проставление отметки о получении документа;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- передача регистрируемых документов на регистрацию;

- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

- общий учет количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

- проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

- проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

- маркирование почтовых отправлений;

- составление описей на заказную почту;

- отправка факсов и сообщений электронной почты;

- общий учет количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности курьера обычно записывают:

- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;

- доставку документов по городу;

- доставку документов в структурные подразделения;

- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.

Приведенные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдет отражение в его должностной инструкции. Другому-- копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работнике службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщенно типа "работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией" или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса < административных правонарушениях, "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень в жен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записываю что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, "Организация рабочего места", "Распорядок рабочего дня" и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например; раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем. Например:

3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ