Организация службы делопроизводства
Назначение и структура службы ДОУ. Типовые организационные структуры службы делопроизводства, задачи и функции. Должностной и численный состав службы делопроизводства. Работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.02.2009 |
| Размер файла | 47,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
2
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет Автоматики и Электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по курсу: «Документоведение и документационное обеспечение управления»
на тему:
«ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА»
Выполнила: студентка гр. ДАД -21
Мамишева С.Н.
Проверила: ст.пр. Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
СОДЕРЖАНИЕ
- Введение 4
- 1. Назначение, структура и состав службы доу 5
- 2. Общие требования 9
- 3. Организационные формы работы с документами 11
- 4.Типовые организационные структуры службы делопроизводства 14
- 5.Задачи и функции службы делопроизводства 17
- 6.Функции структурных подразделений службы делопроизводства 20
- 7.Должностной и численный состав службы делопроизводства 26
- 8. Условия труда 30
- Заключение 33
- Список литературы. 35
Введение
Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.
Исходя из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отдельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба -- служба документационного обеспечения (ДОУ).
Об организации работы этой службы я хочу поговорим в своей курсовой работе.
1. Назначение, структура и состав службы ДОУ
Для лучшего понимания освещаемого вопроса следует в самом начале отметить, что объем и специфика работы по документационному обеспечению управления диктуются в первую очередь объемом и содержанием задач, решаемых той или иной организацией (учреждением, предприятием) в целом. Соответственно, и решение задач документационного обеспечения в стенах организации будет возложено либо на группу людей (в общепринятом понимании - на секретарей), либо на группу подразделений, объединенных общим названием «служба ДОУ» Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247. . На практике чаще приходится сталкиваться с промежуточными вариантами организации подобной работы: над документами трудятся управления делами и малые секретариаты, канцелярии и общие отделы, разнообразные бюро и т. д.
И все же оптимальным решением проблемы организации документационного обеспечения управления является именно формирование и функционирование в организации службы ДОУ (при условии, конечно, что в этой организации существует достаточный объем работы с документами). Такая служба -- в силу разделения функций по работе с документами -- лучше приспособлена для решения задач документационного обеспечения управления, она легко управляема благодаря наличию в каждом подразделении службы квалифицированного управленца (при небольших размерах-- ответственного исполнителя), наконец, она соответствующим образом оснащена в техническом и технологическом плане.
Таким образом, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.
Как и всякое самостоятельное подразделение организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению).
В необходимых случаях в штат службы могут вводиться также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы).
Если служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения (о том, какие именно это подразделения, будет сказано дальше).
Весьма выигрышным является совмещение должностей начальников подразделений службы с должностями заместителей начальника службы ДОУ -- компетентность «замов» в этом случае не подвергается сомнению подчиненными, экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих «совмещенные» должности.
Впрочем, управленческий слой (если переходить непосредственно к рассмотрению структуры службы ДОУ) лишь один из ее основных компонентов, представляющий собой, так сказать, верхний уровень ее служебной иерархии. Второй, можно сказать несущий, компонент структуры службы ДОУ представляют собой ее специалисты.
Исходя из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.
Специалист нередко совмещает в своей работе организаторскую и исполнительскую функции, поскольку не только осуществляет непосредственную организацию работы на порученном участке, но и лично выполняет наиболее сложные, а также новые и особо срочные виды работы с документами. В частности, именно младшие специалисты ведут по документам организации контрольно - поисковую и информационно-справочную работу.
В круг важнейших обязанностей старших специалистов входит также разработка предложений по дальнейшему совершенствованию процессов документационного обеспечения, освоение и внедрение новых программно-технологических и технических средств работы с документами, систематический анализ состояния документооборота и его оптимизация на основе аналитических данных.
К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:
- - документовед;
- - переводчик;
- - юрисконсульт;
- - старший секретарь-референт (секретарь-референт).
К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:
- инспектор по контролю за исполнением документов;
- - секретарь-стенографистка;
- - архивариус.
Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ -- третий важный компонент ее структуры.
В число основных исполнителей службы ДОУ входят:
- делопроизводитель-оператор;
- - машинистка-оператор;
- - секретарь-ресепционист (в приемной).
Количество исполнителей на участках работы, порядок распределения между ними обязанностей устанавливаются начальниками соответствующих подразделений, входящих в состав службы ДОУ. Подчеркнем в этой связи, что в большинстве крупных и средних организаций состав службы является достаточно многочисленным и обычно включает в себя:
- секретариат;
- общий отдел (может объединяться с секретариатом в управление делами);
- экспедиционный отдел (группа), включающий в себя группу (участок) обработки корреспонденции и курьерскую группу (курьера);
- учетно-справочный отдел (группа);
- - контрольно-инспекционный отдел (группа);
- - юридический отдел (группа);
- - отдел архивного хранения (архив);
- - вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.
2. Общие требования
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение -- управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников -- секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
- выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
- регламентация задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
- выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
- рациональная организация рабочих мест и условий труда;
- повышение квалификации сотрудников службы.
3. Организационные формы работы с документами
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документ~~ является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего ' обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вод~ выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
4.Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично регламентирован» названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
- секретари (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Это типовой набор структурных подразделений. На практике министерствах и ведомствах в составе управления делами в дополнение к перечисленному группу приказов, удел (отдел защиты информации) и другие отделы.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в исследовательских, проектно-конструкторских организациях, учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения, по работе с обращениями граждан, по созданию в (машбюро, компьютерный центр), копировальное бюро, архив.
Общий отдел -- это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос: решает правление; в акционерных обществах -- учредительная конференция кооперативах -- общее собрание членов кооператива Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64.
5.Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от е названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в условленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а е по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности -- от секретаря до управления делами.
6.Функции структурных подразделений службы делопроизводства
Секретариат -- структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуры постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений подготовка заключений по ним;
- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и нх доведение до управляемых объектов.
Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; работка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
Экспедиция -- специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
- доставку документов в структурные подразделения;
- обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
- количественный учет поступающих и отправляемых документов.
Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
- входящих, исходящий и внутренних документов;
- формирование и ведение справочно-информационного массива;
- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:
- контроль за сроками исполнения документов;
- контроль за сроками исполнения устных распоряжений, руководителя;
- анализ исполнительской дисциплины;
- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовку обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
- формирование и хранение дел с документами по обращениям;
- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
- организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:
- перепечатку документов с черновиков;
- считку и правку текстов документов;
- учет выполняемой работы.
Копнровально-множнтельное бюро выполняет:
- копирование текстов;
- тиражирование текстов документов;
- подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п
Архив осуществляет:
- прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
- учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
- подготовку дел к передаче на государственное хранение
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.
По мнению специалистов - документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе процесса к перечисленным функциям добавляются новые, свойственные делопроизводственной службе -- внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление - самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование» применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные ей технических средств). Можно предположить, что в они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6..
7. Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом -- Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования дел, костей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя -- планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.
Технические исполнители -- экспедитор, делопроизводитель, и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, и, учету, доставке и хранению информации.
Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.
Первая построена на учете объема документооборота, численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.
Численность = 0,00016 . Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),
где 0,00016 -- постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчнтан НИИ труда опытным путем);
Д -- объем документооборота;
Р -- численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций.
При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по формированию нормированию труда разработаны на делопроизводстве операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на перфорационных и клавишных вычислительных, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:
Численность = ,
где Тн -- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мест, отдых и т.п.);
Тн.н.-- трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);
Фп.в. -- годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой -- необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств -- 12 -- 15%, для промышленных предприятий -- 0,5% общего числа работающих.
8. Условия труда
Условия труда работников службы делопроизводства -- это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы -- регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня„ перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологические закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.
Работоспособность человека в течение дня не остается одиниковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах -- пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером -- электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы. К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенности рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещения с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают воздух, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав -- также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.
Значительное влияние на работоспособность человека оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом вышеизложенных на работника функций и возможности (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.
Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.
Заключение
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
- организация работы;
- руководство документационным потоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за последовательностью работы с документами;
- организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение по возможности документооборота;
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
- изготовление и размножение документов; разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ.
Список литературы.
1. Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с.
2. Воронин М.Г. Назначение и состав структуры службы делопроизводства. - М., 1999. - Высш. шк., 348 с.
3. Рогожин М.Ю. Задачи и функции службы делопроизводства. - М., Изд-во РДЛ, 2000. - 400 с.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247.
5. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64 - 66.
7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6.
8. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998, с.3.
10. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.
11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
12. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.
13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.
14. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
15. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
16. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.
17. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.
18. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.
19. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. - Саратов, 2001.
20. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
21. Оформление служебных документов. Методические рекомендации. Астрахань, 1999.
22. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах. - М., 1994.
23. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.
24. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.
25. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.
Подобные документы
Документационное обеспечение как основа принятия управленческих решений. Анализ службы делопроизводства на ЗАО "Проспект": организационное построение, типовые задачи, функции; структура, должностной и численный состав, юридический и технический аспекты.
курсовая работа [42,0 K], добавлен 24.04.2011Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК "Астрстройинвест", анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.
дипломная работа [5,6 M], добавлен 12.01.2012Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.
дипломная работа [2,3 M], добавлен 21.09.2015Документационное обеспечение управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы ДОУ. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.
контрольная работа [21,4 K], добавлен 27.10.2010Задачи, функции и структура Администрации городского поселения "Апрелевка". Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность. Процесс документирования управленческой деятельности Администрации.
дипломная работа [2,4 M], добавлен 24.07.2012Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.
реферат [96,0 K], добавлен 17.10.2009Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.
контрольная работа [52,0 K], добавлен 17.04.2012Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015Структура и функции кадровой службы. Организация документооборота в учреждении. Контроль исполнения документа. Формирование дел, их текущее хранение. Составление и оформление организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов.
отчет по практике [34,2 K], добавлен 14.03.2015Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [449,9 K], добавлен 26.09.2010
