Проверка расчетных операций по оплате труда, с подотчетными лицами, с дебиторами и кредиторами

10

Проверка расчетных операций по оплате труда, с подотчетными лицами, с дебиторами и кредиторами

План

1. Проверка расчетов по оплате труда

2. Проверка расчетов с подотчетными лицами

3. Проверка расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками

1. Проверка расчетов по оплате труда

Целью проверки является проверка соблюдения действующего законодательства о труде (КЗоТ РФ) по вопросам трудовых отношений, учета личного состава, правильности начисления и выплаты заработной платы, других видов оплаты труда, предусмотренных действующим на предприятии положениями; правильности производства удержаний из заработной платы работников; правильности производства начислений на зарплату, законности и своевременности включения заработной платы и начислений на нее во внебюджетные фонды в себестоимость выпускаемой продукции (работ, услуг); правильности организации бухгалтерского учета этих операций и отражения в соответствующих видах отчетности.

Источники информации: приказы и распоряжения о приеме на работу, договоры гражданско-правового характера (договор-подряда, возмездный и безвозмездный договор, другие формы трудовых договоров), табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12, Т-13), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49 или № Т-51, Т-53), личные карточки работников (форма № Т-2) и другие документы. Приведенные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ 30 октября 1997 г. № 71-а; данные синтетического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», журналы-ордера № 1,2,8,10, 12, разработочные таблицы № 2 и 5 и другие учетные регистры.

Все работники делятся на штатных и внештатных.

На штатных работников распространяется действие положения КЗоТа РФ, на внештатных - распространяются иные законодательные акты гражданского характера, например, Гражданский кодекс РФ.

Поэтому и учет численности этих работников, и порядок расчетов по оплате труда различны.

На всех штатных работников должен в обязательном порядке вестись табельный учет, на основании которого определяется списочная, среднесписочная численность работников предприятия.

Оплата труда работников определяется действующим на предприятии Положением об оплате труда, утвержденным руководителем предприятия и в необходимых случаях согласованным с профсоюзными организациями, а также утвержденным штатным расписанием (для руководителей, ИТР и служащих).

Перечисленные выше документы должны включать положения об оплате труда, определенные КЗоТом РФ и другими нормативными документами по оплате труда.

Ревизор должен проверять правильность установления должностных окладов вновь принятым на предприятия работникам: не установлен ли оклад такому работнику ниже размера, предусмотренного штатным расписанием. При этом если в штатном расписании предусмотрены вилочные оклады - от минимума до максимума, то минимальный оклад не должен быть ниже минимального размера заработной платы, определенного правительственными органами на всей территории Российской Федерации, независимо от наличия источников на выплату зарплаты на предприятии.

Проверка правильности начисления заработной платы, удержаний из заработной платы и других вопросов, относящихся к данной теме, порой достигает большого объема работ, который зависит от численности работающих, наличия различных категорий персонала (рабочих и служащих), действующих на предприятии форм оплаты труда (повременная, сдельная, с ее разновидностями), различных дополнительных начислений к основной зарплате.

Поэтому, приступая к проверке, ревизор должен сам определить один из методов проверки этих вопросов - сплошной или выборочный.

Не останавливаясь подробно на всех возможных вопросах проверки начисления заработной платы, обратим внимание только на отдельные.

Во-первых, изучая начисления заработной платы за фактически отработанное время, необходимо провести проверку правильности ведения табелей учета использования рабочего времени. К сожалению, на некоторых предприятиях они или вообще не ведутся или ведутся крайне небрежно, с большими отступлениями от действующего порядка.

Во-вторых, контролируя начисление зарплаты за выполненный объем работы (при сдельной оплате), необходимо провести сверку этого объема с количеством выпущенной и оставшейся в незавершенном производстве продукцией или другим аналогичным показателем.

В-третьих, проверить соответствие численности, указанной в табеле и штатном расписании, с численностью работников в расчетно-платежных ведомостях. Выяснить, нет ли в этих документах работников, которые не значатся в штате предприятия.

Проверяя правильность начисления премий, надбавок, доплат к основной зарплате работников, следует уточнить, зафиксированы ли эти выплаты в соответствующих, разработанных на предприятии, положениях.

Особое внимание при проверке должно быть уделено правильности начислений по среднему заработку в различных случаях, особенно при начислениях за дни отпуска, компенсаций за дни отпуска, по временной нетрудоспособности. В этих вопросах при проверках обнаруживается много нарушений.

Обязательно должны проверяться все итоговые показатели в расчетно-платежных документах, независимо от того, оформлены эти документы ручным или механизированным способом, к сожалению, тоже встречаются ошибки.

При проведении ревизии необходимо проверить сопоставимость показателей граф «к выдаче на руки» в расчетных ведомостях, с аналогичными показателями в платежных ведомостях, приложенными к кассовым документам.

Особенно тщательно это необходимо делать в организациях, где численность работников бухгалтерий небольшая и допускается совмещение профессий среди бухгалтерских работников.

Проводя проверку расчетов по заработной плате, ревизор должен сверить сальдо по счету 70 на конец месяца с сумой выплаченной зарплаты по платежным ведомостям в следующем периоде. Если в результате такой проверки обнаружены расхождения, необходимо выяснить, не явились ли эти расхождения результатом злоупотреблений.

Помимо начисления заработной платы работникам по действующим на предприятии системам оплаты труда каждое предприятие, как правило, производит со своими работниками расчеты и по другим выплатам, как например, выходное пособие при увольнении, компенсации за пуск, материальная помощь, разовое поощрительные выплаты за достижения определенных показателей в труде, к юбилейным датам, начисление дивидендов по акциям предприятия, оплата больничных листов, выплаты различных пособий, предоставление работникам кредитов и займов на различные цели (причем, полученных предприятиями в кредитных учреждениях или выплаченных за счет прибыли предприятия, остающейся после уплаты налогов).

Все эти выплаты носят единовременный характер, но расчеты по некоторым из них могут иметь длительный период.

Что касается проведения проверок по таким операциям, то ревизор должен убедиться в законности их выплат, изучить документы, послужившие основанием для выплат и отражения по соответствующим регистрам бухгалтерского учета.

Такие выплаты должны производиться, как правило, только штатным работникам предприятия, поэтому и проверки таких операций необходимо начинать с выявления отношений конкретного работника, которому выплачены единовременные суммы, к данному предприятию.

Ревизорами выявляются и такие случаи, когда вместо заработной платы отдельным работникам предприятия производят выплаты в виде займов или кредитов, однако они не возвращаются работниками, а служат для них дополнительным источником дохода, который по действующему законодательству во многих случаях не облагается никакими налогами с физических лиц, а само предприятие не производит в свою очередь никаких начислений на эти суммы в различные внебюджетные фонды.

Тем самым, предприятия уклоняются от уплаты различных налогов и начислений в бюджет.

Задача ревизора при проверке установить причину, на основании которой проведены такие выплаты.

2. Проверка расчетов с подотчетными лицами

В последнее время, как показывают проведенные проверки, особенно много нарушений, а порой и злоупотреблений, допускается при выдаче наличных денег работникам в подотчет на различные цели. Нередко нарушения в этих вопросах допускают и сами руководители предприятия (организаций).

Вот перечень наиболее характерных нарушений в этом вопросе:

не соблюдаются правила выдачи наличных денег в подотчет работникам предприятия, установленные «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», доведенным письмом Центробанка России от 22 сентября 1993 г. №40, с изменениями от 26 февраля 1996 г. №247;

нарушается порядок выдачи денежных средств в подотчет на командировочные расходы. Во многих случаях деньги на указанные цели выдаются работникам без оформления приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Ни в приказе, на в командировочном удостоверении не указываются цели командировки. Это нарушение приводит к тому, что нередко работники налоговых органов на такие расходы увеличивают налогооблагаемую прибыль.

При предоставлении авансовых отчетов об израсходованных суммах на указанные выше цели нередко в состав затрат включаются расходы, которые не подтверждаются никакими оправдательными документами, а оплата производится по заявлениям работников (чаще всего это имеет место при оплате за проезд в случае непредставления документа транспортной организации, подтверждающего фактический проезд, а также за проживание в гостиницах и в других случаях).

Нередко, в подтверждение производственных расходов по командировкам, работники бухгалтерии принимают к оплате и относят на издержки производства документы, которые не в полной мере отвечают требованиям статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Такие документы, как правило, налоговыми органами не принимаются в качестве оправдательных документов со всеми вытекающими последствиями.

Часто факт нахождения работника в командировке не подтверждается никакими отметками организаций, где он находился.

Часто встречающееся нарушения, когда выдача денег под отчет производится лицом, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Результатом такого нарушения является тот факт, что при проверках устанавливаются значительные суммы, числящиеся за работником (нередко уже уволенным с работы), по которым не приняты решения по их возмещению.

Ревизоры должны всегда помнить, что КЗоТом РФ установлены очень жесткие сроки (не более 30 дней после образования задолженности) для принятия решений по удержанию. При пропуске указанного срока удерживать с работника невозвращенные авансы не допускается.

Нередко не удерживается подоходный налог с работников с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штатной численности работников предприятия; много нарушений выявляется и при проверках авансовых отчетов по расходованию авансов, взятых на другие цели (указаны выше).

Работники бухгалтерий, в оправдание произведенных расходов, принимают от подотчетного лица товарные чеки без приложения к ним чека кассового аппарата или квитанции к приходному ордеру. Документы, подтверждающие производственное количество всевозможных нарушений, о которых говорилось выше.

Нередко на предприятиях бухгалтерский учет описанных выше операций находится в запущенном состоянии (особенно в части своевременного взыскания невозвращенных сумм аванса). Авансовые отчеты не утверждаются руководством организации; теряются первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы. Приложенные к авансовым отчетам документы не погашаются штампами об их оплате, что приводит в отдельных случаях к повторной их оплате.

Имеют место расхождения в показателях аналитического и синтетического учета, причем как по сумме, так и по корреспонденции счетов.

Как показывает практика проведения проверок, в последнее время в отдельных организациях под видом компенсации доплат к заработной плате работников производится выдача им авансов на хозяйственные нужды с отнесением указанных сумм сразу на счет 76, и впоследствии эти суммы с работников не удерживаются.

3. Проверка расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками

Целью проверки является проверка законности возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и своевременности их погашения, правильности организации учета расчетов и мероприятий, проводимых руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности.

В зависимости от принятой в организации учетной политикой формы организации бухгалтерского учета ревизор может использовать в работе и соответствующие источники информации. Так, при применении в организации журнально-ордерной формы учета могут быть использованы следующие источники информации:

бухгалтерский баланс;

журналы-ордера №6, 8, 9, 11 и другие;

ведомости № 5, 7, 8, 9, 16 и другие;

оборотные ведомости;

карточки аналитического учета;

материалы инвентаризации расчетов;

первичные документы.

В зависимости от количества участвующих в расчетах организаций ревизор сам определяет метод проведения проверки - сплошной или выборочный. В большинстве проверок ревизоры принимают выборочный метод, однако, если учет расчетов находится в запущенном состоянии, целесообразно принимать сплошной метод проверки. Этот метод используется ревизорами и при незначительном количестве участвующих в расчетах организаций.

Проверка расчетов по перечисленным выше счетам, как правило, начинается с ознакомления материалов инвентаризации расчетов.

Во всех случаях, приступая к проверке, необходимо выяснить:

правильно ли отражены по соответствующим статьям баланса остатки задолженности;

причины образования задолженности;

давность образования задолженности;

по чьей вине она допущена;

реальность погашения дебиторской задолженности;

какие меры принимались руководством организации для погашения задолженности;

выполняются ли требования статьи 12 Федерального Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ) в части обязательного проведения инвентаризации расчетов перед составлением годового отчета;

проводилась ли сверка расчетов головного предприятия со структурными подразделениями, как состоящими, так и не состоящими на отдельном самостоятельном балансе.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных оправдательных документов, относящихся к расчетам.

Прежде всего, необходимо проверить наличие заключенных с партнерами договоров на покупку (продажу) материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг. При этом должно быть обращено внимание на законность совершения сделки, соответствие условий выполнения заключенных договоров требованиям ГК РФ и других нормативных документов.

Проверяется полнота и своевременность оприходования полученных материальных ценностей. При этом, в случае поступления товарно-материальных ценностей, на которые расчетные документы не получены, следует проверить, не числятся ли эти ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков, и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность.

Необходимо проверить согласованность цен на ТМЦ, указанных в расчетных документах, с ценами, указанными в договорах поставки. Соблюдается ли при этом требование пункта 1.4 письма Комитета Российской Федерации по политике цен, Минфина Российской Федерации и Госналогслужбы Российской Федерации от 1 декабря 1992 г. № 01-17/030-23; 112; ВЗ-6-05/410 «Порядок применения экономических санкций за нарушение государственной дисциплины цен» в части взыскания с покупателя дополнительно стоимости комплектующих деталей, узлов и т.д. при применении цен, согласованных на комплектную продукцию при поставке некомплектной продукции.

Проверяется качество проведенной инвентаризации расчетов. В необходимых случаях следует провести встречную проверку, особенно это делается тогда, когда списывается на финансовые результаты не подтвержденная дебиторская задолженность, по которой истекли сроки исковой давности.

Особо необходимо проверить все случаи отнесения дебиторской задолженности на издержки производства или обращения.

Кроме этих вопросов ревизору необходимо проверить:

как оформляются счета-фактуры продавца и покупателя. Ведется ли их регистрация в соответствующих книгах;

своевременно ли предъявляются штрафные санкции к поставщикам (покупателям) при нарушении договорных обязательств;

законность и документальное оформление списания задолженности, по которой истекли сроки исковой давности; выяснить причины ее возникновения;

реальность дебиторской и кредиторской задолженности, по которой сроки исковой давности еще не истекли;

законность осуществления расчетов по задолженности через третьих лиц (договора уступки требования).

Особое внимание уделяется проверке расчетов по векселям.

Проверяется также корреспонденция счетов и соответствие данных синтетического и аналитического учета соответствующим показателям отчетности.