Вводная практика

Внешний вид. Еще 12 лет назад все компьютеры были одинаковы - белые ящики, из которых в разные стороны торчали провода, и дисплеи, более похожие на телевизоры 60-х годов XX века. Уже в начале 90-х годов XX века компьютер стал необходим не только на рабочем месте. И как только компьютер стал предметом массового спроса, он повторил судьбу автомобиля - он стал приобретать различные формы, цвет, прозрачность корпуса, не говоря уже о внутренней начинке.

Но, в любом случае, у компьютера можно найти четыре основные вещи. Сейчас Мы и постараемся их описать. Любой IBM-совместимый персональный компьютер содержит (рис. 1):

Рис. 1.

Системный блок

Монитор

Клавиатура

Манипулятор мышь

"Ценность" каждого блока неравнозначна но, как правило, мы не сможем работать на компьютере без этих частей. Рассмотрим каждую часть поподробнее.

Системный блок. Любой корпус имеет лицевую и заднюю панель. На задней панели находятся вентилятор блока питания, сетевые провода, гнезда для подключения различных дополнительных (периферийных) устройств.

Рис. 2.

На передней панели находятся (рис. 2):

Индикатор "Сеть" (Power, (|)) зеленого цвета. Он горит, когда компьютер включен.

Кнопка-выключатель "сеть" (Power, O|).

Индикатор работы диска красного цвета. Горит, когда компьютер обращается к диску для чтения/записи данных (не обязателен).

Индикатор желтого цвета и кнопка "Турбо" (Turbo) для ускорения частоты работы компьютера (нет на современных компьютерах)

Кнопка "Reset" (часто отсутствует на компьютерах известных фирм)

Кнопка перевода компьютера в "спящий" режим (не обязательно).

Дисковод на 3. 5" дискеты (рис. 3)

Привод CD-ROM, CD-RW, DVD-ROM для чтения компакт-дисков (не на всех компьютерах.

Иногда что-либо другое.

Рис. 3.

Монитор является следующей важной частью настольного персонального компьютера.

Все мониторы можно классифицировать:

По схеме формирования изображения.

По своим размерам.

По способу воздействия на человека.

По этому принципу мониторы делятся на:

ЭЛТ-мониторы (Рис. 4)

ЖК-мониторы (Рис. 5)

Рис. 4.

Рис. 5.

ЭЛТ-мониторы (мониторы с электронно-лучевой трубкой) очень похожи на телевизоры. У них тот же принцип формирования сигнала - направленный электронный пучок вызывает свечение точек на экране. Этот тип мониторов позволяет создание изображения с максимальной контрастностью, яркостью и цветностью. Их недостатки - высокое потребление электроэнергии и вред, наносимый здоровью.

ЖК-мониторы (жидкокристаллический) формируют изображение за счет того, что определенные точки экрана становятся прозрачными или непрозрачными в зависимости от приложенного электрического поля. Поскольку жидкокристаллические ячейки сами не светятся, ЖК-мониторам нужна подсветка. ЖК-мониторы имеют малое потребление энергии, изображение на них приятно глазам, отсутствует радиационное излучение монитора. Их недостатки - малая контрастность изображения и малые скорости регенерации (обновления изображения) экрана.

Клавиатура является основным средством ввода информации в компьютер. Она представляет собой "доску", на которой в 5 или в 6 рядов расположены клавиши.

Клавиши служат для ввода алфавитно-цифровых знаков в компьютер. За каждой клавишей закреплены 2 знака. Соответствие знаков клавишам называется "раскладкой" клавиатуры.

Функциональные клавиши. Всего их двенадцать (на старых клавиатурах - десять) штук. Они служат для подачи программам, выполняемых на компьютере, определенных команд (Рис. 6)

(Рис. 6)

Клавиша Esc (называется "Эскейп") Обычно служит для отмены какого-либо действия программы, выхода из чего-либо и т. д.

Клавиша Enter (читается "Энтр") Служит для завершения ввода строки и перехода на следующую строку, принятия положительного ответа на вопрос, осуществление действия по-умолчанию, закрытия окна с подтверждением изменений и т. д. Это как бы антипод клавиши "Эскейп" (Esc)

Клавиша Tab (читается "Таб"). Предназначена для формирования отступов в тексте, перехода из одного пункта диалогового окна к другому и т. п.

Клавиша CapsLock (читается "капслок") Предназначена для ввода прописных букв.

Две клавиши Shift (читается "Шифт"). Меняет регистр клавиатуры.

Две клавиши Ctrl (читается "Контрол"). Служит для подачи компьютеру команд. Команда подается одновременным нажатием клавиши Ctrl и алфавитно-цифрового символа (далее обозначается Ctrl+<буква>).

Две клавиши Alt (читается "Альт"). Их назначение сходно с клавишей Ctrl.

Клавиша Ins (читается "Инсерт"). Служит для переключения режима вставки/замены символов при вводе, а также для выделения элементов в списке, добавления элемента в список и т. д.

Backspace (читается "Бэкспейс"). Предназначена для удаления символа слева от курсора.

Клавиша Del (читается "Делит"). Удаляет символ, на котором стоит курсор (или символ справа от него). Она также предназначена для удаления элемента графического интерфейса.

Клавиша Home (читается "Хоум"). Предназначена для перехода в начало (строки, списка и т. п)

Клавиша End (читается "Энд"). Предназначена для перехода в конец (строки, списка и т. п)

Клавиша PgUp (читается "Пэйдж ап"). Предназначена для перемещения (прокрутки) изображения на экране вниз.

Клавиша PgDn (читается "Пэйдж даун"). Предназначена для перемещения изображения на экране вверх.

Стрелка вверх. Служит для перемещения курсора на одну строку вверх.

Стрелка вниз. Служит для перемещения курсора на одну строку вниз.

Стрелка влево. Служит для перемещения курсора на одну позицию влево.

Стрелка вправо. Служит для перемещения курсора на одну позицию вправо.

Scroll Lock (читается "Скролл лок").

PrScr (читается "Принт скрин").

Pause/Break (читается "Пауз" или "Брейк").

Существует также дополнительная цифровая клавиатура, расположенная справа. Она предназначена как для ввода цифр (0 - 9 и разделитель десятичных знаков; горит индикатор "Num Lock"), так и для для дублирования серых клавиш 8, 10 - 18 (смотри выше) Кроме того, эта клавиатура может дублировать мышь. Управляется эта клавиатура клавишей "Num Lock" (читается "Нум лок"): когда она нажата (горит указатель) вводятся цифры. При повторном нажатии на эту клавишу индикатор гасится, и дополнительная клавиатура дублирует серые клавиши управления курсором. Кроме этого, на дополнительной клавиатуре продублированы клавиши /,*,-,+ и Enter. Кроме ввода указанных знаков, они еще применяются для других целей.

Мышь современные мыши обязательно содержат две кнопки - левую и правую. При передвижении мыши также передвигается курсор (стрелка и прямоугольник) на экране. Поскольку большинство людей "правши" и держат мышь правой рукой, то основной клавишей мыши является левая, находящаяся под указательным пальцем.

Назначение клавиш меняется от программы к программе. Грубо можно считать, что левая (основная) клавиша мыши соответствует клавише Enter на клавиатуре, а правая - клавише Context.

Кроме двух клавиш мышь может содержать третью клавишу, колесико, боковую клавишу и т. п. Третья клавиша мыши расположена по середине и иногда выполняет функцию клавиши Esc на клавиатуре. Колесико служит для прокрутки текста (или изображения) в окне Windows. Остальные элементы используются еще реже.

В основном все выпускаемые в настоящее время мыши делятся на опто-механические и оптические. В опто-механических мышах при движении ее по поверхности вращается шарик, находящийся в нижней части мыши. Вращение шарика передается двум перпендикулярно расположенным колесикам, с которых с помощью оптронов считывается относительное перемещение мыши. Колесико делается из металла и обтягивается резиной. Поэтому они плохо двигаются на полированной или, наоборот, загрязненной поверхности. Лучше всего подкладывать под опто-механическую мышь специальный коврик, увеличивающий трение между шариком и поверхностью, по которой перемещается мышь.

Оптические мыши не содержат движущихся частей. Их работа основана на том, что при движении мыши по поверхности меняется отражение луча света, которое испускает мышь. Поэтому этот тип мыши меньше чувствителен к шероховатости и чистоте поверхности, однако более чувствителен к ее оптическим свойствам. С этой мышью также лучше использовать коврики, однако теперь они служат другой цели - обеспечить оптическую неоднородность поверхности. Поэтому иногда простой поворот коврика на 90 градусов может перевести мышь в нерабочее состояние.

Включение компьютера.

Итак, мы познакомились с внешним видом компьютера и периферийных устройств. Однако перед началом работы с компьютером необходимо включить его в электросеть. Процесс включения компьютера следующий:

Порядок включения. Компьютерные устройства вообще включаются "от периферии к центру". Это значит, что необходимо включать устройства в следующей последовательности:

Включаем в сеть блок питания.

Включаем приборы, подключенные к последовательным и параллельным портам компьютера (принтеры, модемы и т. д.)

Рис. 7.

Включаем монитор (кнопкой на его передней панели рис. 7)

Рис. 7а

Включаем кнопку "Сеть" на передней панели компьютера (рис. 7а)

Загрузка операционных систем Microsoft Windows 95/98.

После включения компьютера начинается внутреннее тестирование компьютера. В процессе тестирования проверяется:

Источник питания.

Видеокарта.

Процессорный блок.

Память.

Подключенные дисководы.

Внешние устройства.

Выключение компьютера, работающего под управлением Windows 95/98.

Закрываем все запущенные нами программы (выбираем мышью крестик в правом верхнем углу она или нажмите сочетание клавиш Alt+F4)

Нажимаем Alt+F4, или выберираем мышью кнопку "Пуск" ("Старт"), а в появившемся меню пункт "Завершение работы" ("Shut down").

В появившемся диалоговом окне выберите пункт "Выключить компьютер" ("Shut down the computer") и выберите кнопку OK (или нажмите на клавиатуре клавишу Enter)

После появления различных заставок компьютер автоматически выключится. Если компьютер автоматически не выключается, появится надпись: "Теперь питание компьютера можно выключить". После его появления необходимо просто щелкнуть выключатель.

Выключите периферийные устройства в обратной последовательности (монитор, принтер, модем, дисководы и т. п)

Дерево файлов и папок. Все документы и программы в компьютере хранятся в виде так называемых файлов. Понятие файла - фундаментальное в вычислительной технике, и о нем подробно говорится в серии "Основы информационных систем". Следует только отметить, что файл в системе MS-DOS состоит из имени (8-ми алфавитно-цифровых знаков) и расширения (3 алфавитно-цифровых знака), разделенных точкой.

Достоинством современных операционных систем является то, что файлы могут объединятся в папки. При этом в Windows напрашивается сходство с обычным рабочим столом. "Рабочий стол" компьютера - это изображение крышки рабочего стола на экране. На нем располагаются файлы и папки. Как и у обыкновенного рабочего стола, у рабочего стола Windows есть "ящики" - подключенные к компьютеру дисководы и устройства, на которых тоже есть файлы и папки. На рабочем столе есть также "корзина для бумаг" - средство удаления файлов и папок.

Элементы компьютерной системы. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т. п.

Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки данных. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства. (В нашем случае - бухгалтерские программы)

На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Рассмотрим несколько из них:

Фолио; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"

ИНФО-Бухгалтер; ТОО "Информатик"

Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"

Суперменджер"; Фирма "Ланкс"

AUBI; Фирма "О'стрим"

ABACUS; АО "ОМЕГА"

1С Бухгалтерия и т. д.

Подробно будем рассматривать лишь два из них. Это такие системы, как AUBI и 1С (для Windows).

1С - Как наиболее распространенный программный продукт.

AUBI - Как наиболее удобная система бухучета и возможности анализа.

1C бухгалтерия Назначение программы и основные принципы Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Основное окно и главное меню программы. После запуска программы выводится основное окно и главное меню.

Главное меню программы состоит из следующих столбцов:

1. Операции: для обращения к Журналу операций, справочникам счетов, аналитики, констант, другим режимам и выхода из программы.

Справочник счетов;

Справочник видов субконто;

Справочник субконто;

Справочник констант;

Журнал операций;

Интервал видимости операций;

Типовые операции.

2. Действия: для выполнения определенных действий над строками списков операций и справочников (ввод, корректировка, удаление и т. д).

3. Отчеты: для обращения к функции расчета итогов и к функциям формирования различных ведомостей и отчетов.

Расчет итогов;

Сводные проводки;

Оборотно-сальдовая ведомость;

Анализ счета;

Карточка счета;

Анализ счета по субконто;

Анализ счета по датам;

Анализ субконто;

Карточка субконто;

Журнальный ордер;

Формирование отчетов;

Создание и модификация отчетов.

4. Сервис: для установки параметров, выполнения служебных функций программы, сохранения и восстановления архивной копии информации, и т. д.

Установка параметров;

Принтер;

Сохранение данных;

Восстановление данных;

Архив текстовых документов;

5. Окна: для выбора окон и различных действий с ними.

6. Помощь: для обращения к различным разделам помощи.

К конкретным функциям программы можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню, нажав определенную клавишу или выбрав мышью соответствующую иконку на панели иконок под главным меню.

В нижней части основного окна программы при выборе из меню или выборе иконки выводится полное наименование выбираемой функции.

Установка параметров. Выбор данного пункта меню активизирует окно, в котором устанавливаются параметры работы программы:

- "Дата" устанавливает текущую дату, она используется при вводе новых проводок.

- "Коды принтера" - устанавливает последовательность кодов, посылаемых на печатающее устройство, перед каждым документом. Данные коды предназначены для установки на принтере нужной ширины символов и высоты строк для получения требуемых размеров документов. Коды символов вводятся в десятичном виде через запятую. Например, для принтера типа Epson FX-80 используется код 15;

- "Количество строк на странице" - используется для постраничного разбиения ведомостей. Если в параметре "количество строк в странице" задать 0, при формировании документов будет опущен символ "разделитель страниц". Это удобно при формировании документов только для просмотра или для печати на рулонной бумаге.

- "Номер рабочего места" - устанавливает номер рабочего места данного компьютера. Все проводки, вводимые в журнал операций будут иметь данный номер рабочего места. В последствии, он может быть использован для организации учета на нескольких рабочих местах с использованием режима переноса операций.

После изменения параметров для их сохранения следует нажать клавишу Enter или выбрать кнопку "ОК", если вы хотите отказаться от изменений - нажмите "Esc" или выберите кнопку "Cancel".

Сохранение данных. Данная функция предназначена для записи всей хранимой информации на дискеты и восстановление с дискет. Она используется для создания резервных копий на случай сбоев оборудования. Кроме того, данные функции могут быть использованы для переноса информации с одного компьютера на другой.

Перед сохранением следует указать имя диска и директории, в которую будут сохраняться данные.

Если мы сохраняем данные на дискеты, перед началом данной функции следует подготовить одну или несколько (в зависимости от объемов данных и емкости дискет) отформатированных чистых дискет.

Дискеты поочередно устанавливаются в дисковод.

При сохранении данных записывается вся информация по операциям, справочникам и установкам программы.

Для начала сохранения следует нажать клавишу Enter или выбрать кнопку ОК.

Для отказа от сохранения следует нажать клавишу Esc или выбрать кнопку Cancel.

Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т. д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. д. искеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. Эту возможность целесообразно использовать, если Вы часто проводите однотипные операции или делаете операции из нескольких проводок. Кроме того, данный режим позволяет Вам передать часть работы оператору, не владеющему бухгалтерским учетом, настроив для него систему типовых операций.

Типовая операция является "сценарием" отражения в бухгалтерском учете определенного хозяйственного акта.

Работа с типовыми операциями включает два этапа. Первый: задание (настройка) типовой операции. Второй: использование типовой операции для ввода проводок в журнал хозяйственных операций. Каждая типовая операция состоит из одной или нескольких проводок. Суммы проводок могут автоматически рассчитываться. При использовании типовых операций можно автоматически получать первичный документ. Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

AUBI

Назначение программы и основные принципы.

“AUBI” - это зарегистрированное название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета' малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “AUBI” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“AUBI” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “AUBI” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т. д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “AUBI” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

учет материалов (склад);

учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

основные средства;

учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета и т. д.

Журнал хозяйственных операций является для “АУБИ” поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “AUBI” отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т. д).

Синтетический учет. По мере ведения журнала хозяйственных операций, в котором содержатся все проводки, отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:

сводную оборотную ведомость;

синтетический расклад по каждому счету;

главную бухгалтерскую книгу;

шахматную ведомость;

баланс.

Аналитический учет занимает весьма важное место в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случае полная конфигурация “AUBI” в состоянии формировать за любой промежуток времени учетные ведомости по:

Если по роду деятельности предприятия это не представляет интерес, можно просто не обращать внимание на то, что “AUBI” может формировать большое количество отчетных документов. Пользуйтесь в программе только теми ее элементами которые необходимы для Вашего предприятия в данный момент, а об остальном не стоит беспокоиться.

Отметим, что “AUBI” может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей “AUBI” отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с “AUBI” и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа. Реквизиты фирмы изготовителя приводятся ниже:

Конфигурация программного комплекса определяется совместно с заказчиком исходя из реальных потребностей предприятия.

Главное меню программы.

После запуска программы выводится главное меню.

Под "Главным меню" программного комплекса "AUBI" будем понимать изображение на экране, которое появляется после того, как пользователь правильно набрал пароль для работы с программой.

Главное меню программы "AUBI" представлено в виде ниспадающего меню, с автоматическим появлением всплывающих подменю.

Общие положения.

Панель "Главное меню" можно разделить на несколько функциональных частей.

Собственно само Главное меню представлено совокупностью пунктов меню расположенных в горизонтальном порядке в верхней части экрана и автоматически раскрывающихся подменю.

В верхней правой части экрана расположены два функциональных окна, в которых показаны текущая ДАТА и ВРЕМЯ. В первом окне программы показывается число, месяц и год установленные на компьютере. Второе окно представляет собой обыкновенные электронные часы по которым программа и Вы всегда сможете ориентироваться во времени. ДАТА и ВРЕМЯ показываемые в обсуждаемых окнах соответствуют внутреннему календарю и часам компьютера. Если в системе компьютера установлена неправильная дата или время, то соответственно и в панели "Главное меню" часы и дата будут неверными. Изменить время и дату можно с помощью специальных команд операционной системы DOS или непосредственно из программы "AUBI".

В нижней части экрана имеется так называемая информационная строка. Это пожалуй самый большой помощник начинающего пользователя. В информационной строке всегда имеется подсказка на каком уровне программы Вы сейчас находитесь. Информационная подсказка, как правило расшифровывает и поясняет многие сокращения, используемые в качестве названий различных пунктов меню и показывает, что именно в данный момент программа от Вас ожидает.

Пустое не занятое ни чем пространство, расположенное в средней части экрана (включая пространство, занимаемое всплывающими подменю) между пунктами Главного меню и информационной строкой является основным функциональным полем экрана на котором появляются и исчезают всевозможные рабочие панели программы, а также сообщения, предупреждения и т. д.

Главное меню содержит пять пунктов, расположенных в горизонтальном порядке.

Пункт главного меню "БАЗЫ"

"Базы" - это название первого пункта Главного меню. На экране компьютера этот пункт расположен первым слева в верхней строке. Активизировать упомянутый пункт меню можно с помощью клавиатуры (клавиши-стрелки), "Горячей клавиши" или с использованием манипулятора "Мышь".

При выборе пункта Главного меню с названием {БАЗЫ} на экране автоматически появится соответствующее подменю с пунктами расположенными в вертикальном порядке. В подменю расположены названия различных баз данных, которые поддерживает программа "AUBI". Ниже приведены базы содержащиеся в подменю с названием "Базы":

ХОЗ. ОПЕРАЦИИ - Журнал хозяйственных операций.

МАТЕРИАЛЫ - Журнал учета МАТЕРИАЛОВ.

МБП - Журнал учета Малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

ТОВАРЫ - Журнал учета ТОВАРОВ.

ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА - Журнал учета ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ.

РЕГИСТРАЦИЯ ПП - Журнал регистрации ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ.

РЕГИСТРАЦИЯ ПТП - Журнал регистрации ПЛАТЕЖНЫХ ТРЕБОВАНИЙ-ПОРУЧЕНИЙ.

РЕГИСТРАЦИЯ ПКО - Журнал регистрации ПРИХОДНЫХ КАССОВЫХ ОРДЕРОВ;

РЕГИСТРАЦИИ РКО - Журнал регистрации РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ОРДЕРОВ;

СЧЕТА НА ОПЛАТУ - Журнал регистрации СЧЕТОВ на оплату.

НЕОТЛОЖНЫЕ ДЕЛА - Журнал НЕОТЛОЖНЫХ ДЕЛ. Записываются дела, а также дата и время когда об этих делах необходимо сообщить.

ТИП АНАЛИТИЧ. УЧЕТА - Журнал в котором формируются структуры аналитического учета по каждому счету, используемые при анализе деятельности предприятия.

Пункт главного меню "СПРАВОЧНИКИ" это название второго пункта Главного меню. Активизировать этот пункт можно с помощью клавиатуры, "Горячих клавиш" {ALT}+{C} и манипулятора типа "Мышь".

Справочниками сейчас и в дальнейшем будем называть специальные базы данных, содержащие информацию которую пользователь может подставлять автоматически как шаблон в заранее зарезервированные места на экране в рабочих базах данных и отчетных документах.

При выборе пункта Главного меню "Справочники" на экране компьютера автоматически активизируется соответствующее подменю, в котором содержатся названия всех задействованных в "AUBI" информационных справочников. Названия задействованных в "AUBI" справочников приводятся ниже:

ОБЪЕКТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ - Наименование объектов предприятия.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - Наименования подразделений предприятия.

ДОКУМЕНТЫ ПЕРВИЧНЫЕ - Краткие названия первичных документов.

МОЛ - МАТ. ОТВ. ЛИЦА - ФИО Материально - ответственных лиц.

ЕД. ИЗМ. МАТ, МБП. . . - Наименование единиц измерения материалов, МБП, товаров и т. д.

ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА - Наименование основных средств.

ПРИЧИНЫ ВЫБЫТИЯ ОС - Наименования причин выбытия основных средств.

ПЛАН СЧЕТОВ БУХ. УЧ. - Номера и названия счетов/субсчетов бухгалтерского учета.

ПРОВОДКИ БУХГ-КИЕ - Наименование хозяйственных операций и типовые проводки.

МАТЕРИАЛЫ, МБП, ТОВ. - Названия материалов, МБП, товаров и др. ТМЦ.

ПРЕДПРИЯТИЯ КОРРЕСП - Названия предприятий-корреспонедентов с которыми связаны хоз. операции.

ПРЕДПРИЯТИЯ (ИНФ) - Расширенная информация по предприятиям корреспондентам.

Отметим, что пользователь сам принимает решение какие справочники задействовать для работы, а какие нет. Однако Мы настоятельно рекомендуем пользоваться справочниками для регистрации (приведение к единой форме) используемой при работе с базами данных информации. Самым лучшим вариантом работы со справочниками является просмотр, редактирование и добавление новых данных в справочники в начале каждого сеанса работы с программой АУБИ.

Все пункты подменю {СПРАВОЧНИКИ} разделены на две группы горизонтальной двойной чертой. Над чертой расположены справочники простой конфигурации имеющие один уровень вложенности. Под чертой расположены так называемые составные справочники имеющие два уровня вложенности.

Пункт главного меню "ВЕДОМОСТИ" это название третьего пункта Главного меню. Активизировать пункт {ВЕДОМОСТИ} можно с помощью клавиатуры, "горячей клавиши" {Alt}+{B} и манипулятора типа "Мышь"

При выборе пункта "ВЕДОМОСТИ" на экране автоматически появляется соответствующее вертикальное подменю состоящее из следующих пунктов:

ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТАМ - оборотная ведомость по счету.

СВОДНАЯ ОБОРОТНАЯ 1 - сводная оборотная ведомость по всем счетам (субсчета развернуть).

СВОДНАЯ ОБОРОТНАЯ 2 - сводная оборотная ведомость по всем счетам (субсчета свернуть).

ГЛАВНАЯ БУХ. КНИГА - главная бухгалтерская книга;

КАССОВАЯ КНИГА - книга учета кассовых операций;

АНАЛИТИКА СКЛАД - пункт меню ведомостей аналитического учета;

ГРАФИКА: ЭКСПРЕСС - график движения денежных средств на счете/субсчете.

Каждый из вышеперечисленных пунктов меню позволит формировать соответствующие ведомости бухгалтерского учета.

ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТАМ. Ведомость может быть сформирована по любому счету отдельно за любой промежуток времени. Программа формирует сальдо на начало указанного периода, обороты по дебету и кредиту, а так же конечное сальдо.

СВОДНАЯ ОБОРОТНАЯ 1. Ведомость формируется по всем счетам и субсчетам по которым имеется ненулевое начальное сальдо, либо обороты в пределах анализируемого периода. В ведомости представлены также начальное сальдо, обороты и конечное сальдо суммированные по всем счетам.

СВОДНАЯ ОБОРОТНАЯ 2 - ведомость аналогичная (СВОДНОЙ ОБОРОТНОЙ 1) в которой все субсчета, одного счета суммированы и приведены к одному счету в виде одной строки.

ГЛАВНАЯ БУХ. КНИГА может быть сформирована по каждому счету за любой промежуток времени с указанием оборотов, начального и конечного сальдо. В отличии от оборотной ведомости в главной книге показаны не все хоз. операции (бухгалтерские проводки), выстроенные в виде списка, а обороты между анализируемым счетом и всеми корреспондирующими счетами.

КАССОВАЯ КНИГА может быть сформирована за любой промежуток времени используя данные Журнала Хоз. операций по счету 50 (Касса). При формировании кассовой книги вычисляется остаток на начало дня, сумма оборотов прихода и расхода, а также остаток на конец дня.

АНАЛИТИКА - ведомости представляют возможность вести не только синтетический учет денежных средств, но и количественный учет, например: материалов, МБП, Осн. средств, товаров и т. д. Так же аналитические ведомости позволяют вести раздельный учет того или иного счета по предприятиям, объектам, подразделениям и т. д.

ГРАФИКА: ЭКСПРЕСС - режим позволяющий формировать графическое представление движения денежных средств по счету за выбранный промежуток времени. Графическое изображение представляется в режиме псевдографики.

Пункт главного меню "НАСТРОЙКА" это название четвертого пункта Главного меню. Активизировать пункт "НАСТРОЙКА" можно с помощью клавиатуры, "Горячей клавиши" {ALT}+{H}) и манипулятора типа "Мышь"

При выборе пункта меню "НАСТРОЙКА" на экране автоматически появляется соответствующее вертикальное подменю состоящее из следующих пунктов:

ЗВУКОВЫЕ СИГНАЛЫ. - включение/выключение звуковых сигналов и речевых сообщений в различных частях программы;

ПРИНТЕР ФОРМАТЛИСТА - установка параметров для принтера (длина страницы, качество печати, шрифт и т. д);

ДАТА И ВРЕМЯ - режим установки текущей даты и времени на системные часы компьютера.

РАБОЧИЙ ПЕРИОД - установка учетного периода (начальной и конечной даты) в пределах которых необходимо сформировать ведомость или какой-либо другой учетный документ;

СТАТУС РАБ. ПЕРИОДА - вкл. /выкл. режима автоматического запроса подтверждения рабочего периода при формировании отчетных ведомостей и документов.

СРАВНИТЬ СПРАВОЧНИК - вкл. /выкл. режима автоматического сравнения вводимой пользователем информации с наличием ее в соответствующих справочниках.

Пункт главного меню "СЕРВИС" - это название пятого пункта Главного меню. Активизировать пункт СЕРВИС можно с помощью клавиатуры, "Горячих клавиш"{Alt}+{С} и манипулятором типа "Мышь".

При выборе пункта меню СЕРВИС на экране автоматически появляется соответствующее вертикальное подменю, состоящее из 10 пунктов:

С ЧЕГО НАЧАТЬ. - Показывает текст, в котором содержится общее описание как пользоваться контекстной системой помощи реализованной в программе "AUBI".

СДЕЛАНО В. - Показывает визитную карточку фирмы изготовителя с указанием названия и адреса фирмы, телефона и т. д. ;

ВОССТАНОВИТЬ БАЗЫ - Позволяет восстановить все базы (журнал хоз. операций, материалы, справочники и т. д) с резервной дискеты обратно на жесткий диск в директорию, где расположен программный комплекс "AUBI".

ПРОВЕРКА БАЗ - Осуществляет проверку корректности структур всех баз данных, нумерацию журнала хоз. операций, индексных файлов;

ЗАКРЫТИЕ УЧЕТНОГО ПЕРИОДА - Выполняет закрытие текущего учетного периода баз данных при переходе к следующему. Формируются остатки по все счетам/субсчетам/объектам и другим кодам аналитического учета и переносятся в виде начального сальдо для нового учетного периода.

ПРОСМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ - Позволяет просматривать на экране компьютера текстовые (ASCII коды) файлы. В частности можно просмотреть все сформированные учетные ведомости и документы.

КАЛЬКУЛЯТОР - вызов программного калькулятора для вычисления арифметических выражений.

ИЗМЕНИТЬ РЕКВИЗИТЫ И ПАРОЛЬ - вход в панель редактирования реквизитов предприятия и изменения пароля пользователя. Если в программе установлен пароль, то вход по паролю.

СОХРАНИТЬ БАЗУ - Позволяет создавать резервную копию всех баз (журнал хоз. операций, материалы, справочники и т. д) на дискете в дисководе [А:] или [B].

ВЫХОД - Окончание сеанса работы с программой "AUBI".

Имея некоторый опыт ведения электронного журнала хозяйственных операций, всю работу по составлению баланса предприятия можно переложить на плечи неутомимого компьютера, если конечно этим компьютером управляет такая программа как “AUBI”.

2. Учет денежной наличности в кассе денежных документов и переводов пути