Основы документовиробництва

1. Вимоги до мови тексту документу

Документ -- основний вид ділового мовлення. Він фік-сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк-тивність.

Документ -- це матеріальний об'єкт, що містить у за-фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по-рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони -- писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням -- заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням -- службові (офіційні) й особисті

* службові документи створюються організаціями, підпри-ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

* особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення -- внутрішні та зовнішні:

* внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

* зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус-тановами чи організаціями;

призначенням -- організаційні, розпорядчі, довідково-інфор-маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо-бового складу;

напрямком -- вхідні й вихідні;

формою -- стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

* стандартні -- це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна-ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

* індивідуальні документи створюються в кожному конкрет-ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку-ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання -- звичайні безстрокові, термінові й ду-же термінові:

* звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

* термінові -- зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

* дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності -- секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення -- оригінали, копії й виписки:

* оригінал -- це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

* копія -- це точне відтворення оригіналу. На копії докумен-та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

* за потреби відтворити не весь документ, а лише його час-тину, робиться виписка (витяг);

* якщо документ загублено, видається його другий примір-ник -- дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю -- прості (односкладові) й складні;

строками зберігання -- постійного, тривалого (понад 10 ро-ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення -- рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації -- оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство-рення називаються діловодством.

Обліково-фінансові документи

Таблиця --це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані ви-ступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

2. Документи з високим і низьким рівнем стандартизації

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту -- зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол ).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів:

- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

- індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

3. Організаційно-розпорядчі документи, реквізити, структура тексту. Розпорядження. Скласти розпорядження

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Для документування управлінської діяльності використовується кілька десятків видів і різновидів організаційно-розпорядчих документів.

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде керівник.

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої документації. Значення їх визначається, зокрема, тим, що в них фіксують відомості, необхідні для реалізації громадянами права на црацю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують у особові справи.

Для підприємств і організацій затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”; форма № Т-4 “Облікова картка наукового працівника”; № Т-5 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”; № Т-6 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”; № Т-8 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору” та деякі інші.

Записки про прийняття, переведення і звільнення, що діяли раніше і мали силу наказу, тепер не використовуються.

Наказ по особовому складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. Ним оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на підставі заяв, доповідних записок, особистих рішень керівників та ін.

Складають накази по особовому складу згідно із загальними вимогами до оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Накази по особовому складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. До порядкового номера наказу додають букви “о/с” (особовий склад), наприклад: “Наказ № 15 о/с”. Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють в окремі групи

(”Накази про відрядження”, “Накази про надання відпусток”), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від інших наказів по кадрах ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах по особовому складу пункти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін. Пункти мають порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами, наприклад:

1. Призначити:

Петрова Олексія Васильовича старшим економістом... Сухова Петра Григоровича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренка Андрія Івановича, старшого товарознавця комерційного відділу... Сухенка Сидора Михайловича...

3. Звільнити:

Іванова Василя Петровича, заступника головного бухгалтера...

З метою підвищення довідкової виразності наказу по особовому складу рекомендується починати кожний пункт наказу із зазначення прізвища та ініціалів, а в разі потреби - імені і по батькові особи, на яку він поширюється. Потім вказують його посаду (ступінь, звання, спеціальність, та ін.), назву відділу, де ця особа працює, дію, яку слід виконати згідно з наказом:

Сабурова Івана Івановича, старшого інженера відділу собівартості планово-економічного управління, призначити на посаду завідуючого зведено-статистичним сектором цього управління з 15.11.2003р. з окладом згідно із штатним розкладом.

Підстава: доповідна записка начальника управління.

Якщо є кілька осіб, на яких поширюється дія, відповідний пункт наказу можна починати із зазначення цієї дії.

Прізвища осіб у межах одного параграфу (пункту) наказу розміщують в алфавітному порядку і друкують великими літерами.

У кожному пункті наказу рекомендується вказувати, які документи були підставою для його видання.

Накази по особовому складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержувати вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обов'язковими в них мають бути такі реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника установи (підприємства).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу можуть визначати свої строки набуття його сили.

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють особову картку працівника (форма № Т-2), роблять запис у його трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або інший відповідний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації установи (підприємства). Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Дія трудового договору припиняється у день, зазначений у наказі (розпорядженні). Проте на практиці у двох випадках (в разі звільнення за прогул без поважних причин і за вчинення злочину) допускаються відхилення від цього загального правила.

Надання відпустки здійснюється згідно із графіком відпусток, який адміністрація підприємства зобов'язана складати перед початком кожного календарного року. Складання графіку відпусток передбачено законодавством. Його проект готують за попереднім погодженням з керівниками структурних підрозділів.

Графік відпусток затверджує керівник підприємства після погодження з профспілковим комітетом.

Особову картку заводять на кожного працівника при прийнятті його на роботу, її використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку оформляють на основі представлених працівником документів (паспорту, диплому, військового квитку, трудової книжки та ін.).

У межах зазначених груп документи розміщують за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища та ін. у зв'язку із внесенням цих даних як доповнення до особового листка з обліку кадрів у особову справу не вміщують.

4. Дати характеристику документові за різними ознаками (за класифікацією). Акт

Акт - офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

У деяких випадках акт складає одна або кілька посадових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господарської діяльності та ін.). У цих актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які склали акт.

В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали.

Акт оформлюють на бланку, який містить такі реквізити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт,) коди, підстави, місце складання, дату, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті актованої події.

Заголовок формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником “про”: “Про перевірку зберігання документів”; “Про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей”; “Про списання обладнання”. Текст акту складається із вступної і констатуючої частини. У вступній частині зазначають підстави для складання акту і осіб, що його склали і були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа. Цій частині тексту передує слово “Підстава”, наприклад: Підстава: наказ директора ЗАТ “Донецький ЦУМ” від 16.05.2003 №40.

Після слова “Складено” зазначають назву комісії, посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт складено комісією, то першим зазначають прізвище голови. Прізвища членів комісії або інших осіб, що склали акт, розміщують в алфавітному порядку. Після слова “Присутні” перелічують в алфавітному порядку посади, ініціали і прізвища осіб, що були присутні при складанні акту.

У констатуючій частині акту викладають зміст, характер, методи і строки виконаної роботи, виявлені факти, а також висновки і пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

У кінці тексту вміщують дані про кількість ідентичних примірників акту, місце перебування їх або адресати, яким їх направлено.

Кількість примірників акту визначається нормативними документами або практичною потребою.

Акт підписують усі особи, що брали участь у складанні його, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження щодо змісту акту, підписує його із зазначенням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додають до акту. Невеликі за обсягом зауваження можна подавати нижче від підпису осіб, що склали акт.

Якщо висновки і пропозиції в акті викладено у розпорядчій формі із зазначенням строків виконання запропонованих дій, то акт подають керівнику, який розписується в тому, що ознайомився з його змістом.

5. Дати визначення економічним термінам і термінам справочинства:

- аудитор, ембарго, бартер, готівка, субсидія;

- договір, доповідь, оголошення, журнал обліку документів оферта

Аудитор - незалежний ревізор, фінансовий контролер.

Ембарго - повна заборона торговельних відносин з будь-якою державою або заборона ввозу (вивозу) певних товарів у конкретну країну.

Бартер - безпосередній (без використання грошей) обмін одного товару на інший.

Готівка - монети і паперові гроші.

Субсидія - вид допомоги, яка надається будь-кому державою або юридичною особою.

Договір - це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями.

6. Скласти номінативний план тексту (текст економічної тематики обсягом 1500 знаків за вибором студента)

Основні соціально-економічні системи та їх еволюція.

- Економічна система капіталізму.

- Економічна система монополістичного капіталізму.

- Економічна система соціалізму: теорія та практика.

- Система змішаної економіки.

- Сучасний стан економіки в Україні. Головні її аспекти.

- Самостійна робота з періодичними виданнями на тему “Сучасний стан економіки в Україні”.(написання та розгляд рефератів).

Використана література:

1. Основи діловодства. - К., 2002.

2. Словник-довідник з діловодства. - К., 2003.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. - К.:2005.-544 с.

4. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. - К.: Література ЛТД, 2005. - 448 с.

5. Діленко А.Н. Сучасне діловодство: Навч.посібник. - 5-те вид. - К.: Либідь,2006. - 384 с.

6. Словник підприємця./ За ред.О.П.Меркулова.--К.: Техніка, 1992 р