по курсу «СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

Студента III курса

факультета «Маркетинг»

Минск-2000

Структура АСОЭИ бухгалтерии малого предприятия

Заданием данной работы предусмотрена разработка автоматизированной системы обработки экономической информации (АСОЭИ) для подразделения «Бухгалтерия» малого предприятия.

На современном этапе развития экономики РБ все большее значение приобретают проблемы совершенствования методов управления и механизмов хозяйствования, увеличение количества объектов учета, сложность выполняемых расчетов, ост цены риска, а также прогресс в области компьютерной техники и информационных технологий обусловили быстрый переход от журнально-ордерной к автоматизированной форме учета. Применение ЭВМ дает возможность повысить аналитичность учета, вести его в масштабе реального времени, дифференцировать отчетные показатели в зависимости от вида и уровня принимаемых решений, оперативно и гибко реагировать на изменяющиеся условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Перед предприятием, решившимся на автоматизацию управленческой деятельности, либо на переход к более прогрессивной ее технологии, обычно встает проблема выбора аппаратного и программного обеспечения исходя из требований конкретной прикладной области. Главный бухгалтер должен не только определить необходимость и экономическую целесообразность перехода к автоматизированной форме учета, но и квалифицированно выбрать объект автоматизации, определить необходимую степень инструментальности программ, оценить объем работ, выбрать исполнителя, проконтролировать ход работ. Недостаточно обоснованный выбор приведет к неоправданным затратам времени, финансам и потери доверия рядовых учетных работников. Вероятные аппаратные сбои, необходимость перенастройки программного обеспечения в связи с изменениями в системе учета и анализа требует от пользователей-бухгалтеров грамотных решений.

Цель разработки АСОЭИ - создание комплексной информационной системы, основанной на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, поиска, контроля экономической информации и документов для повышения оперативности и качества управления экономическим объектом, а также бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Управленческая деятельность - это особый вид интеллектуальной деятельности, заключающийся в выработке управленческих решений, доведения их до исполнителей и последующем оценивании результатов исполнения. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами.

Несмотря на общность подходов к автоматизации системы документооборота, на каждом предприятии, специализирующемся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная специфика, без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение. Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении.

Технология работы с документами неразрывно связана с технологией основной производственной деятельности предприятия. Однако чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную роль играет собственно система работы с документами (система делопроизводства). Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборот).

В соответствии с нормативными требованиями, документооборот предприятия охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Основные этапы обработки документов в организации - прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т.д.

В современном учреждении основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях предприятия, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Требования к АСОЭИ

Требования к АСОЭИ вытекают из задач, решаемых системой автоматизации документооборота

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и большее количество пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность

Вполне возможно, что предприятию не требуется сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых задач меньше, чем спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Задачи, решаемые системой документооборота

Спектр задач и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, который необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа (рис.4) состоит из двух стадий:

1. Стадия разработки документа:

собственно разработка документа;

оформление документа;

утверждение документа.

В стадии разработки документ считается неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Стадия опубликованного документа:

активный доступ;

архивный документ краткосрочного или долгосрочного ранения;

уничтожение документа.

Когда документ переходит во 2-ю стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение, могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Требования к АРМ и виды обеспечения АРМ

На всех этапах управления при решении большинства задач используются различные виды АРМ. Но степень компьютеризации (автоматизации) решения задач может быть разной. Так, характер задач технических работников, к которым относят и работников службы «Бухгалтерия», и опыт создания АРМ показывает, что решение большинства этих задач может быть компьютеризировано.

Следовательно, общими требованиями к АРМ являются:

простота общения пользователя с АРМ;

оперативность ввода, обработки, размножения и поиска документов;

возможность оперативного обмена информацией между персоналом предприятия;

исключение положений, когда пользователь оказывается в тупиковой ситуации;

возможность вводы ошибочных данных с указанием пользователю на ошибку;

возможность настройки АРМ под конкретного пользователя;

эргономичность конструкции;

безопасность для здоровья пользователя.

В общем случае АРМ работника «Бухгалтерия» должно включать системы, обеспечивающие выполнение следующих функций:

поддержка и автоматизация основной работы - расчет платежных балансов, счетов, оценка себестоимостей и тп.;

поддержка профессиональной деятельности (разработки документов, анализа информации);

поддержки принятия решений;

поддержки рутинных работ (выписка счетов-фактур, «электронные» записные книжки, календари, телефонные и адресные справочники, картотеки поручение и др.);

поддержки коммуникаций.

Поддержка правовой базы бухгалтерии.

В бухгалтерии применяют АРМ с возможностью подготовки текстовых и графических документов, обработки данных, заданных в табличной форме, создания и использования собственных и учрежденческих баз данных.

Состав АСОЭИ

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение АСОЭИ, на мой взгляд, достаточно стандартно для описываемой структуры хозяйствования. Модули сбора, обработки, регистрации информации представлены в виде персональных, IBM-совместимых, компьютеров. Ввиду того, что явственно прослеживается необходимость в организации локальной сети (LAN), конфигурации компьютеров несколько отличаются друг от друга. Более подробно о специфике конфигурации и о причинах принятия ее будет описано в пп. 4.2, однако стоит отметить, что требования современных программных средств (операционных систем, офисных и бухгалтерских программ, программ обработки графики) заставляют выбирать компьютеры с современной же конфигурацией (процессоры типа Pentium II, Pentium III или аналогичные, жесткие диски объемом от 5 Gb, оперативная память от 32 Mb) и устройства для чтения компакт-дисков CD-ROM. Ясно прослеживается необходимость в дополнительном устройстве ввода информации - сканере, позволяющем, работая с программами распознавания текста, такими как Fine Reader, вводить печатный текст в компьютер (для бухгалтерии, например, важны нормативные акты, образцы договоров, которые не надо вводить в компьютер вручную), не перепечатывая его. На современном рынке оптимальная модель сканера - HP Scan Jet 3300 Color, разрешением в 9600/600 dpi и глубиной цвета в 30 бит. Устройство печати - принтер необходимо в бухгалтерии. Думаю, достаточно поставить принтер отдельно для бухгалтерии, доступный для всей бухгалтерской сети, и по техническим возможностям позволяющий печатать большое количество недорогих копий. Самая популярная офисная модель на сегодняшний день - HP LaserJet 1100. Получение информации из сети Internet - неотъемлемая часть сегодняшней жизни, поэтому при организации АСОЭИ бухгалтерии следует учитывать устройство передачи данных - факс-модем ZyXell Omni 56k или USR Sportster 56k в зависимости от финансовых возможностей фирмы.

Операционные системы предлагается использовать MS Windows (NT, 95, 98, 2000) ввиду их всемирного применения и наличия огромного количества программных утилит, написанных под эти платформы, облегчающих работу под ними, а также из-за того, что большинство пользователей имеют минимум компьютерных знаний, ориентированных именно на эту систему.

Базы данных для организации вполне реально использовать написанные на MS Access (для мелких нужд) или Oracle (для более глобальных). К тому же, Oracle наиболее приспособлена для современного мира, работы с Интернет. Суть выбора базы данных в том, что простые базы способен писать средний пользователь, применяя MS Access, но крупные базы данных под силу, в основном, специалистам в этом вопросе.

Прикладное обеспечение стандартно - MS Office 97 pro или MS Office 2000. Плюс к этому следует отметить, что специфика работы отделов позволяет устанавливать программные комплексы, упрощающие их работу. Так, «Галактика» - один из известных бухгалтерских и складских комплексов. Для бухгалтерии возможно организовать общую структуру, связанную с остальными отделами предприятия. Более дешевые (но и более мелкие по структуре программные комплексы) производит известная фирма «1С»: 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля и тп. Базы данных можно специализировать под конкретные нужды отделов, а можно и использовать комплексную базу данных, покрывающую нужды всей фирмы.

Таким образом, мы можем проследить поток информации, проходящий через АСОЭИ:

Входящий поток информации (терминалы, Internet, сканер, внешние сети)

Обработка информации (работа офисных и специализированных программ, накопление и обработка информации в базах данных, выписка счетов, разработка договоров с учетом ситуации на рынке и юридических особенностей (в малом предприятии может и не быть предусмотрена отдельная должность юриста)).

Вывод информации в удобном виде (распечатка на принтере, вывод на экран монитора, пересылка по Internet, e-mail, обновление интернет-страницы, обновление баз данных)

Сетевое обеспечение

Любая система, состоящая из более чем одного компьютера, направленная на решение сходных задач так или иначе требует обмена данными. Передача данных при помощи сменных дисков (дискет, носителей ZIP или магнитооптики) достаточно медлительна, к тому же зачастую просто невозможна ввиду ограниченности пространства на дисках (стандартные дискеты - 1,44 Mb), и дороговизны более современного оборудования (носители ZIP стоят дороже обычных дисководов, а магнитооптика еще дороже). К тому же, использовать устройства резервного копирования для передачи данных - нерационально. Таким образом, обмен данными, а также общий доступ к внешним устройствам и необходимым программам осуществляется за счет организации локальной сети.

Для данного задания предпочтительна одноранговая сеть, что позволит обеспечить более удобные, а главное, недорогие решения в предоставлении общего доступа к файлам, внешним устройствам и в достаточной мере эффективное хранение информации за счет. Рабочие станции основаны на следующей конфигурации: Celeron 466 MHz, 64 Mb оперативной памяти, 10 Gb жесткого диска, монитор 15”. На всех компьютерах установлены CD-ROM 32х, и видеокарты объемом 2 Mb, ставшие в последнее время стандартом для рабочих станций. Более мощные компьютеры для бухгалтерии не нужны, но устанавливать менее мощную технику - значит очень скоро встретиться с моральным устареванием оборудования и необходимостью апгрейда.

Принтер к сети можно подключать двумя путями: 1) ставить на менее загруженный, но чаще пользующийся принтером компьютер и давать общий доступ, 2) подключать через специальное устройство очередности печати - Print-Server. В нашем случае лучше выбрать второй вариант, так как загруженность компьютеров для бухгалтерии однозначна, а значит, возможны задержки и неполадки при печати больших объемов информации (например, платежных поручений).

Сканер подключается к наименее загруженному компьютеру или к компьютеру человека, ответственного за обновление информации.

Модем рациональней поместить на том же компьютере, но разрешить, например, рассылку факсов и пересылку Internet-почты. Более подробно о вопросах работы с Internet будет рассказано ниже.

На каждом компьютере стоит сетевая карта (Ethernet Adapter) типа NE2000 производства фирмы 3Com, Genius или аналогичные. Сеть создана при помощи сетевого кабеля BNC, что удешевляет общую стоимость за счет отсутствия Hub и дешевизны самого кабеля. К тому же, дальность передачи сигнала по BNC кабелю в полтора раза превышает дальность передачи сигнала по UTP («витой паре»).

Сеть организована на основе самой популярной системы MS Windows 98-2000, так как особой надежности от сети не требуется. Это обеспечит относительную надежность при работе, и максимальное удобство для пользователей-непрофессионалов. MS Windows позволяет передавать данные по TCP/IP протоколу, ставшему негласным стандартом для формирования сетевых решений ввиду наибольшего количества необходимых функций (например, ping).

В современном мире большой объем информации, необходимый для работы можно взять из сети Интернет. Практически бесплатная глобальная сеть с возможностью доступа в библиотеки мира, возможностью контактов со специалистами по большинству вопросов, обмена информации через e-mail и даже электронных расчетов. Для доступа в Интернет используется факс-модем и обычная телефонная линия (желательно цифровой или электронной АТС). Установленным модемом могут пользоваться определенные люди, в чьи обязанности входит работа с Интернетом. С другой стороны, доступ к Интернет можно обеспечить всему отделу (фирме) на основе, например, Proxy-Server'а, а выход в Интернет входит в обязанности конкретного человека. Также, возможно организовать почтовый сервер (не отдельная машина, а программно организованная система приема-передачи почты), с ящиками для каждого сотрудника. К сожалению, на сегодняшний день не всякий провайдер обеспечивает подобное распределение, хотя настройка под Unix не составляет особого труда. При активной работе с Интернетом, рекомендуется организовать WEB-страницу, на которой можно расположить информацию о фирме, новости, некоторые результаты работы, анкетные данные для входящей информации, интерактивные опросники для обновления баз данных. Можно организовать обмен информацией и интерактивную работу с клиентами. Регулярное обновление страницы - залог интереса пользователей Интернета, а значит, залог популярности и известности фирмы. При более активной работе экономичней организовать интернет-домен. Подключения к Интернет осуществляется в наше время по следующим вариантам: обычная телефонная линия, выделенная линия, оптоволокно, и спутниковая тарелка, работающая на прием, совместно с предыдущими тремя. При активной работе с сетью, на сегодняшний день, оптимальные вариант для небольшой фирмы - спутник плюс обычная линия.

Базы данных, необходимые для работы, желательно распределить между станциями по потребности в работе с ними и определить степень доступа для остальных пользователей сети (только для чтения, возможность изменения, полностью недоступна). Так, например комплексная база данных, учитывающая складские запасы и бухгалтерскую отчетность может быть полностью доступна для бухгалтеров и технического отдела, но в режиме «для чтения» для секретаря. База данных по юридическим актам необходима для главного бухгалтера, но абсолютна не нужна для человека просто выписывающего платежки.

Обслуживание системы (при правильной настройке) состоит в проверке/изменении уровней доступа, своевременном обновлении программного обеспечения, регулярной антивирусной проверке и регулярном обслуживании компьютеров (например, дефрагментации дисков). Перенос сети на более специализированные операционные системы не рекомендуется ввиду небольшого размера самой сети (части сети). Далее, к обслуживанию можно отнести техническое усовершенствование компьютеров (upgrade), и резервное копирование (при наличии устройств типа ZIP или магнитооптики- на них, при их отсутствии - на жесткий диск, предназначенный для этих целей).

Защита информации

При работе с системами клана MS Windows вопрос о защите информации решается на не столь высоком уровне, как это декларируется фирмой Microsoft. Если в Windows NT (2000) еще более-менее поставлена защита информации, то MS Windows 95, 98 почти полностью открыты для атак. Если присутствует реальная опасность во взломе информации или необходима защита ценной информации, то нужно доустанавливать дополнительные системы защиты или менять основную ОС - Linux, например, с позиции защиты оправдала себя даже при работе с Интернетом - целью хакерских атак. В современных средствах защиты и системах типа Linux же есть средства для разграничения доступа, криптования информации, учета попыток взлома и несанкционированного доступа.

Также следует учитывать защиту информации с точки зрения сбоя технических средств. Перепады напряжения могут сжечь компьютеры, если перепад напряжения происходит в процессе, например, дефрагментации диска, возможна полная потеря информации за счет уничтожения FAT. Для этого устанавливаются фильтры типа «Пилот» и источники бесперебойного питания соответствующих мощностей (Back UPS).

Потеря информации с жестких дисков сводится к минимуму резервным копированием (устройства ZIP, магнитооптические диски).

Защита информации от вирусных атак в наше время не должна быть оставлена в стороне. Современные антивирусные комплексы (DrWeb, AdInf, VirusBlockAda) должны регулярно обновляться и использоваться ответственным человеком для проверки файлов. В связи с разграничением доступа, основным ответственным является системный администратор фирмы.

Потеря информации из-за вмешательства пользователей - не специалистов, сводится к минимуму разграничением прав доступа на расшаренные (shared) устройства и программные комплексы. К тому же, при сбоях в системе следует определить порядок действия пользователей, что в нашем случае лучше определить как «невмешательство», а устранение неполадок отдать системному администратору.

Оценка стоимости и общая оценка АСОЭИ

По цене компоненты обойдутся фирме в следующую сумму:

Рабочие станции:

Celeron-466 MHz/ 64 Mb/ 10 Gb/ 2 Mb Video/ 32x CD-ROM/ 15” - 500 $

Принтер:

HP Laser Jet 1100 - 380 $

Сканер:

HP ScanJet 3300 Color 9600/600 dpi, 30 Bit. - 100 $

Факс-модем:

ZyXell Omni 56K - 90 $

Сеть организована приблизительно за 100 $.

По русской привычке, операционные системы и большинство офисных программ приобретается «на халяву», то есть, взломанные версии. Это снижает устойчивость систем, но намного удешевляет общую стоимость системы. С другой стороны, охрана авторских прав в нашей стране еще слишком слаба, чтобы наказывать за подобные нарушения. Однако, специализированные прикладные программы (та же «Галактика» или 1С) рекомендуется приобретать лицензионные, так как вместе с продуктами приобретаются и услуги по обновлению и устранению неполадок. Так, «Галактика», сетевая версия на бухгалтерию обойдется в 300-500 долларов. Продукты 1С дешевле: 100-300 долларов.

В целом, можно отметить, что при современных условиях рынка данные расценки вполне реальны для приобретения бухгалтерией малого предприятия и соответствуют ее запросам и балансу цена/производительность с учетом всех возможных требования к АСОЭИ.

Литература

1. Бородина А.И., Королев Ю.Ю. Компьютерные пакеты прикладных бухгалтерских программ. Мн.: БГЭУ, 1997. - 21 с.

2. Говядинова Н.Н., Голенда Л.К. Введение в реинжиниринг бизнес процессов. Бобруйск, БФ БГЭУ, 1998. - 33 с.

3. Голанов С.С., Железко Б.А., Челноков М.А. Работа с Internet. Лабораторный практикум. Мн.: БГЭУ, 1999. -30 с.

4. Голенда Л.К. Коммуникационные сети банков Республики Беларусь. Мн., 1999. - 25 с.

5. Голенда Л.К. Обзор автоматизированных банковских систем в РБ. Мн.: БГЭУ, 1996. - 24 с.

6. Голенда Л.К. Платежные системы на основе пластиковых карточек: Обзор. Мн.: БГЭУ, 1998. - 38 с.

7. Голенда Л.К., Челноков М.А. Экспертные системы и системы поддержки принятия решений. Мн.:БГЭУ, 1999. - 24 с.

8. Железко Б.А., Морозевич А.Н. Информационно-аналитические системы поддержки принятия решений. - Мн.: НИУ, 1999. - 140 с.

9. Куратева Т.В. Компьютерные сети. Мн.: БГЭУ 1996. - 16 с.

10. Морозевич А.Н. Информационные технологии в жизни общества. - Мн.: КИВТ НАНБ, 1998. - 28 с.

11. Морозевич А.Н. Техническое обеспечение современных информационных технологий. Мн.: КИВТ АНБ, 1995. - 73 с.

12. Морозевич А.Н., Хандогина Е.В., Челноков М.А. Работа на персональной ЭВМ. Мн.: БГЭУ, 1996. -

13. Пташинский О.Г. Введение в Internet. БГЭУ 1999. - 109 с.

14. Ткалич Т.А. Стандарты оценки качества информационных технологий. Мн.: БГЭУ, 1998. - 47с.

15. Челноков М.А. Коротко об Internet. Мн.: БГЭУ, 1997. - 30 с.

Приложение 2

Структурная схема программного решения «Бухгалтерия малого предприятия»

Приложение 1

Структурная схема сетевого решения «Бухгалтерия малого предприятия»