Облік розрахунків з підзвітними особами

23

Зміст

Вступ

Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

1. Огляд нормативно - довідкової бази, що регулює розрахунки з підзвітними особами

2. Визначення службового відрядження та його законодавче регулювання

3. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Висновок

Список використаної літератури

Додатки

Вступ

На зламі тисячоліття в Україні відбувається перехід до принципів ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності на основі та у відповідності до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (МСБО).

Причин для цьому більш ніж достатньо. Найважливішими серед них, на мою думку, є :

-прагнення продемонструвати потенційним і реальним інвесторам наше бажання влитися у світову бухгалтерську спільноту, зробити український облік і звітність доступною і зрозумілою для всіх зацікавлених користувачів цією інформацією, як всередині країни, так і за її межами, наблизивши бухгалтерський облік і фінансову звітність до тих форм, якими користуються в усьому світі;

-бажання задовольнити вимоги Міжнародного валютного фонду, Міжнародного банку реконструкції та розвитку, а також інших впливових міжнародних організацій, що організовують і регулюють економічний розвиток на світовому рівні, зовнішньоекономічну діяльність і зв'язки;

Звичайно, основні засади бухгалтерського обліку: подвійний запис, безперервне документування усіх господарських операцій (фактів господарської діяльності), накопичення облікової інформації в бухгалтерських регістрах, принцип нарахування і відповідності доходів і витрат, єдність аналітичного і синтетичного обліку - збережені і в так званому "новому" бухгалтерському обліку.

Тому особливих проблем пов'язаних з переходом на "новий" план рахунків не було і в моїй темі -" Облік розрахунків з підзвітними особами", а основною складністю для бухгалтера в операціях з підзвітними коштами, на мою думку, є необхідність слідкувати за постійними змінами в законодавстві про порядок відшкодування витрат при відрядженнях, норми добових витрат на території України та за її межами, а також розмір суми, яку дозволено оплачувати готівкою.

При висвітленні обраної теми індивідуального науково-дослідного завдання, я намагатимусь висвітлити основні проблеми обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах.

1. Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку.

Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями -- не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахунково до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику установи на основі розпорядження керівника установи (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти установи, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу установи (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника установи: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .

Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера -- контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму "списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, установа вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то установа до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

Службове відрядження -- це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення (див. додаток 1), яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт установи або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв з відповідними дорожніми листами. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату:

З добових;

З проїзду;

З найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок установи, що його відрядило.

У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між установими, що відрядили працівника, за згодою між ними.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того установи, до якого він відряджений .Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються (крім випадків передбачених чинним законодавством, які будуть згадані в наступному пункті 1,2).

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів на території України та 60 календарних днів за межами країни.

Термін відрядження працівників для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів [1.114-165].

2. Огляд нормативно - довідкової бази, що регулює розрахунки з підзвітними особами.

Працюючи над обліком підзвітних коштів та розрахунків з підзвітними особами, необхідно звернути увагу на те, що згідно діючого на момент написання роботи законодавства відрядження регламентуються наступною нормативною базою:

1.Інструкцією про службові відрядження в межах України та закордон, що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.99 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 p. № 146), зареєстрована в Міністерстві юстицій України 29.06.99 р. за № 418 \ 3711).

2.Послідовно КМУ від 23.04.1999 №663 із змінами та доповненнями від N 209 ( 209-2008-п ) від 19.03.2008 " Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"

3.Деякими статтями закону України про працю. Отже, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні, або святкові й не робочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

1) працівникам з відрядною оплатою праці -- за подвійними відрядними розцінками ;

2). працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, -- у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3). працівникам, які одержують місячний оклад, -- у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день проводиться у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводиться понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи. інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Виплачуються добові витрати в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99р. №663 (із внесеними змінами) за кожний день (включаючи день в'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Розрахунок добових проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, аз 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань чи аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані чи аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи сказане вище, нараховуються добові витрати, які установа відшкодовує відрядженому працівнику згідно п.1 постанови Кабінету міністрів України для працівників підприємств, закладів та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження установими, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат, а саме у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України вони складають - 30 гривень, для відряджень за кордон - 280 гривень;

Для зручності переношу ці дані в таблицю (див.Таблиця 1)

Таблиця 1

Відшкодування добових витрат в межах України і за кордоном в залежності від наявності у рахунках готелів витрат на харчування

№	Наявність у рахунках готелів витрат на харчування	В межах України сума добових, грн.	За кордоном сума добових, грн.
1	Харчування не включене	30	280
2	Одноразове харчування	24	224
3	Дворазове харчування	18	154
4	Триразове харчування	12	98

Щодо відшкодування побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, ремонт і гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови Кабінету Міністрів України, для державних службовців або працівників підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються, але не більше ніж 10 % норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання.

А також ще відшкодовуються витрати на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу, на користування постільними речами в поїздах, на оплату телефонних розрахунків, витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження установими, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів, комісійні (при обміні валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені затрати, пов'язані з правилами в'їзду і перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, які підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

Працівникам, які направляються у відрядження за кордон для здійснення робіт, зазначених в абзаці третьому та шостому пункту 5 цієї постанови, у разі їх перебування у відрядженні понад 60 календарних днів добові витрати починаючи з 61 дня виплачуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених пунктами 1 і 2 цієї постанови для працівників відповідних підприємств, установ та організацій.

Перелічені витрати обов'язково підтверджуються документами в оригіналі. Якщо підзвітна особа не наддала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в кассу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку , встановленому чиним законодавством.

Бюджетній установі потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, установи можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості [8].

Отже, готівкові розрахунки підприємств, установ та організацій між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку.

Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою однієї установи іншій не повинна перевищувати 10 тис. грн.. протягом дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість установ з якими проводяться розрахунки протягом дня не обмежується.

Платежі понад установлену граничну суму (10 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

3. Визначення службового відрядження та його законодавче регулювання.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника. Місцями виконання доручення можуть бути як населений пункт (пункти), так і окремі об'єкти (заповідник, будівельний майданчик, географічний об'єкт, військова частина тощо).

У службове відрядження скеровуються працівники установи, які перебувають у трудових відносинах з установою, а також фізичні особи, які належать до керівного складу (голова або члени правління, наглядової ради та ін.).

Для того щоб правильно підготувати працівника до відрядження слід:

Добрати і підготувати необхідну інформацію;

Добрати і підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові;

Ш Віддрукувати програму відрядження.

Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких вручають працівникові, а інший - залишають установі. В програмі вказують назви організацій і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони) з якими передбачено зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце і час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв'язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію.

Від'їздові у відрядження передує видання наказу (розпорядження) «про відрядження» та оформлення ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ в якому зазначають:

ь прізвище, ім'я, по батькові, посаду відрядженого;

ь куди відряджено;

ь підставу для відрядження;

ь термін відрядження (скільки днів і до якого числа);

ь назва, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого;

ь дату й номер посвідчення про відрядження.

Наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до виїзду, аби працівник міг подготуватися. Установа, що відряджає працівника, реєструє це в спеціальному журналі.

Скерування працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

· завдання на відрядження;

· наказу (розпорядження) керівника установи про скерування працівника у відрядження;

· попереднього кошторису витрат на відрядження;

· посвідчення про відрядження;

· журнал реєстрації посвідчень про відрядження (див. додатоки).

За дотримання всіх вимог витрати на службове відрядження можуть відноситися на витратиустанови.

Підставою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження.

Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об'єднані в одному документі. Найчастіше обґрунтування має форму завдання на службове відрядження.

Кожне службове відрядження повинно бути зареєстроване в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються в журнал, а також вказується номер і дата наказу керівника про скерування працівника у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття його з відрядження. Форма цього журналу затверджена Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Приклад заповнення журналу наведено на бланку (див. у додатках ).

В установі наказом повинна бути призначена посадова особа, на яку покладається ведення документів про відрядження (підготовка наказів, посвідчень, журналів тощо).

Підпис у посвідченні про відрядження особи, відповідальної за реєстрацію осіб, які прибули й вибули з установи, повинен завірятися печаткою установи.

Інструкцією про службові відрядження на посадову особу установи покладаються обов'язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. В Інструкції не уточнюється, чи входять до складу таких осіб лише працівники цієї установи чи також ті, хто прибуває у відрядження. За розпорядженням працівника може бути організований облік працівників, які прибувають установу, в окремому журналі. Як основа для такого журналу використовується вже відомий Журнал реєстрації посвідчень.

Перед виїздом у відрядження працівнику видається грошовий аванс, сума якого визначається відповідно до розрахунку.

При скеруванні працівника в службове відрядження терміни видачі грошового авансу до початку відрядження нормативно-правовими актами не регламентовані.

На початку року, при визначенні облікової політики установи, розробляється і затверджується керівником установи список можливих авансотримачів (підзвітних осіб), який, на підставі наказів керівника, протягом року можна коригувати. Видача грошових коштів під звіт працівникам які входять до списку авансотримувачів, дозволяється лише після погашення заборгованості за раніше отриманими сумами.

Відрядження належить до службових обов'язків працівників. Відмова від нього без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:

ь жінки, які мають дітей до 3-х років, або вагітні. Скерування їх у відрядження забороняється ст. 176 КЗпП;

жінки, які мають дітей від 3 до 14 років. Скерування їх у

За кожен день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 № 663.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки в посвідчення про відрядження, то добові не виплачуються.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того установи, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. У разі, коли працівник відбуває у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день для відпочинку.

Відповідно до ст. 71 КЗпП робота у вихідні дні забороняється. Залучення окремих працівників до роботи у ці дні допускається лише з дозволу профспілкового комітету в наступних виняткових випадках:

ь Для відведення громадського або стихійного лиха, виробничої аварії і негайного усунення їх наслідків;

ь Для відведення нещасних випадків, загибелі або псування державного чи громадського майна;

ь Для виконання невідкладних навантажувально-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.

У таких випадках залучення до роботи у вихідний день провадиться за письмовим наказом (розпорядженням) власника або уповноваженим ним органом.

Робота у вихідний день компенсується за згодою працівника і власника наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (ст. 72 КЗпП).

Скерування працівника у відрядження пов'язане для установи з витратами коштів. Величина цих витрат розраховується виходячи з вартості проїзду, наймання житла, чинних норм добових тощо. Визначення майбутніх витрат на відрядження, як правило, оформляється у вигляді спеціального розрахунку (кошторису). Цей розрахунок здійснює переважно працівник бухгалтерії. Дані для заповнення довідки-розрахунку про тарифи, розцінки тощо становлять «Банк даних для витрат на відрядження» установи. Він поповнюється за рахунок інформації про чинні тарифи, розцінок розкладів руху транспорту, фактичні тарифи і ціни з раніше прийнятих до обліку авансових звітів інших працівників тощо. Попередній кошторис (розрахунок) може мати таку форму ( див. додатки ).

При скеруванні у відрядження, умови яких фактично не змінюються й величина витрат є стабільною, розглянутий вище докладний кошторис може не складатися. В установі такі витрати орієнтовно можуть визначатися однією сумою, наприклад, відрядження на 5 днів до Херсона - 150 грн, відрядження на 7 днів до Мукачевого - 300 грн і т. д.

Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі їй грошових коштів при скеруванні у службове відрядження у межах України або за кордон зобов'язана заповнити авансовий звіт - про витрачені грошові кошти.

Працівники установи, які отримали готівкові грошові кошти на службове відрядження під звіт, як і такі що не отримали їх, забов'язані подати до бухгалтерії звіт про витрачені суми з відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.

Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові кошти на витрати на відрядження й на виробничі потреби повинна протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження зобов'язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти:

1. про кошти витрачені на відрядження;

2. про витрачені кошти на господарські потреби [2.165-189].

4. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 -- накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів.

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами ре-єстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 362 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».

По закінченні місяця підсумки по графі "Затверджена сума видатків по звіту - кредит рахунка (362)" і по графах "Дебет субрахунків" та "Інші записи" вносяться до Головної книги.

В установах із незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків здійснюється по кожній підзвітній особі на картках ф. 292-а (в книзі ф. 292).

Операції по розрахунках з підзвітними особами, які здійснюються за рахунок спеціальних коштів, можуть вестися окремо у зазначених регістрах з віднесенням витрат на рахунок 811.

Рис. 4.1. Схема облікового процесу розрахунків з підзвітними особами за

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:

----------------------------------------------------------------

| Зміст операцій | Бухгалтерські записи |

| |--------------------------------|

| | Дт | Кт |

|-----------------------------+--------------+-----------------|

|Видача з каси установи сум | 362 | 301 |

|підзвіт в національній | | |

|валюті | | |

|-----------------------------+--------------+-----------------|

|Видача з каси сум підзвіт в | 362 | 302 |

|іноземній валюті | | |

|-----------------------------+--------------+-----------------|

|Одержання по чеку готівкових | 362 | 311 |

|коштів з банку підзвіт | | |

|-----------------------------+--------------+-----------------|

|Повернення підзвітною особою | 301 | 362 |

|залишку від авансу в касу | | |

|установи | | |

|-----------------------------+--------------+-----------------|

| Затверджені авансові звіти | 801,802 | |

| | 811 | 362 |

|та списані видатки | | |

|-----------------------------+--------------+-----------------|------------|

Утримано невикористаний залишок авансу із заробітної плати	661	362

Висновок

В даній роботі було розглянуто основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами. Згадаю, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу бюджетної установи.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Синтетичний облік по розрахунках з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 " Розрахунки з підзвітними особами" бюджетними установами. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо -- в складі зобов'язань балансу установи.

Операції з підзвітними особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб установа бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах потрібних для життєдіяльності установи, так як всі ці операції вимагають затрат, то облік має вестись дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними аналітичними розгалуженнями.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Джога Р. Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посіб-ник. -- К.: КНЕУ, 2006. -- 250 с.

2. "Бізнес" додаток "Бухгалтерія" 13 листопада 2000р.//Назарбаева P. "Розрахунки з підзвітними особами в бюджетних установах.

3. Кужельний М.В., Лінник В.Г. Теорія бух обліку в бюджетних установах: Підруч. - К.: КНЕУ, 2002. - 334с.

5. Лишиленко О.В. «Бухгалтерський облік в бюджетних установах». Підручник - Київ: Видавництво «Центр навчальної літератури», 2006, -632 с.

6. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ. Затверджена Наказом Держказначейства України від 08.12.2000р. №125.

7. С.П. Бибик «Універсальний довідник-практикум з ділових паперів» 2005р.

8. Постанова КМУ від 23.04.99р. №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" із змінами та доповненнями від 19 березня 2008 року № 209.

9. Інструкція про службові відрядження в межах України та закордон, що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.99 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 p. № 146), зареєстрована в Міністерстві юстицій України 29.06.99 р. за № 418 \ 3711).