Кто признаётся материально-ответственным лицом? Материально-ответственное лицо -- это лицо (работник предприятия), несущее материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств предприятия. К ним относятся кладовщики, кассиры, экспедиторы-водители и др. Они дают письменное обязательство (подписывают договор о материальной ответственности) о лия- ной материальной ответственности, после чего имеют право на основании утверждённых форм первичных документов (накладных, ПН, кассовых ордеров и др.) производить прием и отпуск материальных ценностей и денег. Они о вести учёт движения доверенных ТМЦ и денег в соответствующих регистра.

Что понимается под лимитом кассы? Лимит остатка наличных денег в кассе -- это минимальная (пре дельная) сумма наличных денег, которая может постоянно находиться в кассе предприятия по согласованию руководства организации с обслуживающим банком. Сверх лимита в кассе могут находиться денежные средства, поступившие за реализованную продукцию до конца смены, и на выплату зарплаты в течение трёх дней с даты получения их в банке.

Кто такой инкассатор? Инкассатор -- это кассир, производящий приём излишних денег от организаций (согласно договору на инкассовое обслуживание) и выдачу денег по заказу организаций вне учреждения банка.

Что понимается под инкассированием? Инкассировать(от итальянского - «класть в ящик») -- значит, предъявлять документы к платежу и получать по ним деньги. При инкассировании представитель кредитного учреждения получает у организации наличные деньги и доставляет в банк для зачисления их на расчётный счёт.

Учет кассовых операций

Учет денежных средств представляет собой значительный интерес, как для разного рода организаций, так и для обывателей. Учет возник вместе с человеческой цивилизацией, первые его шаги имели огромные последствия для истории. На сегодняшний день каждый человек в своей повседневной жизни сталкивается с учетом времени, учетом возможностей, учетом денег, т.к. развитие бухгалтерского учета было вызвано потребностями жизни. Перед бухгалтерским учетом ставятся следующие задачи:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном положении для внутренних пользователей бухгалтерской отчетности - руководители, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, и для внешних - инвесторам, кредиторам;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности с целью контроля за соблюдением организацией законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций, за их целесообразностью; наличием и движением имущества и обязательств; использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- своевременное предупреждение выявления негативных явлений в финансово- хозяйственной деятельности организаций, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов и прогнозирование результатов работы организации на текущий период и на перспективу;

- содействие конкуренции на рынке с целью получения максимальной прибыли. В настоящее время все организации независимо от их вида деятельности, форм собственности ведут бухгалтерский учет имущества, денежных средств, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у них денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется её платежеспособность - одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, организации необходимы определенные запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Но излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, то есть к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции - к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять повседневную платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег. Всё это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации. В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Порядок принятия, сохранения, использования и учета денежных средств в кассе предприятий и организаций всех форм собственности регламентируется Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 02.02.95 № 21 в редакции постановления Национального банка Украины от 13.10.97 № 334 с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлениями Правления Национального банка Украины от 22.05.98 №206; от 19.01.99 № 16, от 04.01.2000 № 3.

Согласно с отмеченными нормативными актами предприятия и индивидуальные предприниматели (субъекты предпринимательской деятельности) обязаны сохранять свои средства на текущем и других счетах в учреждениях банков. Согласно с постановлением Правления Национального банка Украины № 473 субъекта предпринимательской деятельности имеет право осуществлять расчеты между собой (кроме тех, что имеют налоговую задолженность), а также с физическими лицами - гражданами как в наличной, так и безналичной форме, как за счет средств, полученных в банке, так и за счет выручки от реализации товаров (работ, услуг) и других кассовых поступлений. Наличная выручка и Другие кассовые поступления может использоваться субъектами предпринимательской деятельности (которые не имеют налоговую задолженность) в необходимых размерах для обеспечения своей уставной и хозяйственной деятельности, в том числе на оплату труда и выплату дивидендов (доходов). При этом ими должна быть обеспечена систематическая и полная уплата налогов и взносов обязательных платежей в государственные целевые фонды в порядке, установленном действующим законодательством.

Субъекты предпринимательской деятельности, которые имеют налоговую задолженность, расчеты между собой и другими предприятиями должны осуществлять только в безналичном порядке.

Лимит остатка наличности в кассе для каждого предприятия устанавливается коммерческими банками по месту открытия счета с учетом режима и специфики деятельности предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассового оборота и порядка сдачи выручки (поступлений).

Коллективные сельхозпредприятия (колхозы, сельскохозяйственные кооперативы, крестьянские союзы) самостоятельно определяют размеры наличности, что постоянно находится в их кассах, с соответствующим сообщением в первом квартале каждого года обслуживающих учреждений банков. Наличность сверх определенных размеров должна сдаваться ими в банки и свободно получаться в кассах банков на мероприятия, указанные в чеке (ст. 17 Закона Украины «О коллективных сельскохозяйственных предприятиях»).

В отдельных случаях, связанных с поступлением в кассу предприятия в конце рабочего дня после завершения инкассации (или окончание работы вечерней кассы банка) значительных сумм наличности от осуществления хозяйственной деятельности, в результате чего превышается установленный лимит кассы, такие предприятия не позже следующего рабочего дня должны сдать эту наличность (в частности, то, что превышает лимит кассы) в обслуживающее учреждение банка. При таких условиях отмеченные средства не считаются сверхлимитными в день них оприходования в кассе предприятия (постановление Правления Национального банка Украины от 22.05.98 № 206).

Сверх установленного лимита предприятия имеют право сохранять в кассе денежные средства, полученные на выплату заработной платы работникам, премий, помощи по временной неработоспособности и других приравненных к ним выплат в течение трех рабочих дней (коллективные сельхозпредприятия, предприятия железнодорожного транспорта и морские порты для проведения таких выплат работникам отдаленных подразделов, исполнительные органы сельских советов - в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличности в банке). По завершении этих сроков суммы наличности, не использованные по назначению, возвращаются в банк не позже следующего рабочего дня и в дальнейшем выдаются предприятиям по их первому требованию с этой самой целью.

Поступление денег в кассу и выдача их из кассы, независимо от использования кассовых аппаратов, оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1 и ф. КО-2), которые выписываются и регистрируются бухгалтером. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, выписанные на основании платежных сведений на оплату труда и других подобных к ней платежей, регистрируются после выдачи денежных средств из кассы.

Одноразовые выплаты денег из кассы на оплату труда отдельным личностям, что не находятся в учетном составе предприятия, проводятся при представлении паспорта или меняющего его документа по расходному кассовому ордеру, в котором относятся подпись в получении и данные поданного документа. Деньги, выданные под отчет на служебные командировки, но не потраченные, должны быть возвращены в кассу предприятия не позже трех рабочих дней от дня выдачи. Никакие подчистки или исправление в кассовых документах не допускаются.

По мере выдачи или получения денег кассир приходные и расходные кассовые ордера и прибавленные к ним документы погашает штампом (или надписью от руки) «Оплачено», «Получены» с указанием даты. Это предотвращает возможность повторного использования этих документов. № КО-4). Листки Кассовой книги должны быть заблаговременно пронумерованы, прошнурованы и опечатанные сургучными или мастичной печатью. Количество страниц в Кассовой книге подтверждается подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера и скрепляется печатью. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй (отрывной) листок книги служит отчетом кассира, который на склоне дня вместе с прибавленными документами предоставляется бухгалтеру (под расписку в кассовой книге) для проверки правильности записей и выведенных остатков денежных средств на конец дня.

Кассовые документы после отчета кассира и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и сохраняются в течение 36 месяцев в отдельном сейфе или в специальном помещении.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на счете ЗО «Касса», записи на котором осуществляют на основании проверенных отчетов кассира общими итогами за день в журнале-ордере № 1 (по кредиту) и ведомость № 1 (по дебету).

Счет ЗО «Касса» ведется по субсчетам: 301 «Касса в национальной валюте», 302 «Касса в иностранной валюте».

Кроме наличности в кассе могут храниться денежные документы и бланки строгой отчетности. К денежным документам принадлежат, в частности, акции, облигации и другие ценные бумаги; путевки в дома отдыха и санатории; почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты и тому подобное. Поступление и выдача осуществляется за приходными и расходными кассовыми ордерами и отображается на счете 331 «Денежные документы в национальной валюте» или 332 «Денежные документы в иностранной валюте» (с последующим составлением кассиром отчета о движении денежных документов).

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Бланки строгого учета, которые находятся на сохранении и выдаются под отчет (бланки товаросопроводительных документов и тому подобное), учитываются на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков с указанием данных о месте сохранения, нумерации, количества и стоимостей таких бланков.

Согласно постановлению Правления Национального банка Украины от 22.05.98 № 207 учреждения банков проверяет соблюдение кассовой дисциплины на предприятиях. При наличии в предприятия текущих счетов в нескольких учреждениях банков проверку кассовой дисциплины может осуществлять любой банк, в котором открыт текущий счет (независимо от того, какой банк установил лимит остатка наличности в кассе).

Банк проверяет полноту оприходования наличности, полученной из кассы банка; соответствие записей в кассовой книге предприятия сумм, полученных в банке и сданных в банк, данным банка; правильность расходования наличности из выручки; правильность оформления кассовых ордеров и ведения кассовой книги; своевременность и полноту учета в кассовой книге поступления и выдачи наличности; остаток наличности в кассе на день проверки и соответствие его установленному лимиту. № 20), в котором отображается состояние поступления наличности в кассу предприятия и ее расходования за период, что проверяется. Акт и справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка. В случае отказа подписывать акт в нем делается надпись «Отказался» и добавляется соответствующее письменное объяснение.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется также самим предприятием - комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия. Результаты проверки оформляются актом (протоколом), в котором указываются состояние кассовой дисциплины, выявление недостач или остатки денежных средств в кассе (если они имели место), их сумма, причины возникновения.

По результатам проверки руководитель предприятия принимает решение об оприходовании выявленных остатков и взыскания недостачи денежных средств из материально ответственного лица - кассира. В бухгалтерском учете делают соответствующие записи: остатки денежных средств, оприходуемые в кассу, засчитывают на доходы предприятия (записью по дебету счета ЗО «Касса» и кредита рахунка 719 «Другие доходы от операционной деятельности»); выявленная недостача денежных средств в кассе списывается из кредита счета ЗО «Касса» на дебет рахунка 947 «Нехватки и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на счет кассира записью по дебету рахунка 375 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба» И кредита рахунка 716 «Возмещения ранее списанных активов». Возмещенная кассиром недостача денежных средств отображается записью по дебету рахунка ЗО «Касса» и кредита рахунка 375 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба».

Соответственно Указу Президента Украины от 11.05.99 № 491 к субъектам предпринимательской деятельности всех форм собственности за нарушение норм по регуляции наличного обращения применяются такие санкции:

- за нарушение установленных лимитов остатков наличности в кассе - в 2-кратном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день;

- за неоприходование (неполное оприходование) наличности в кассу - в 5-кратном размере неоприходуемой суммы;

- за неустановление учреждениями коммерческих банков лимита остатка денег в кассе предприятия - в 50-кратном размере необлагаемого минимума доходов граждан за каждый случай;

- за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности относительно ранее выданных авансов - в размере 25% от выданных под отчет сумм;

- за использование наличности из выручки, полученной от реализации продукции (работ, услуг) и других кассовых поступлений, на выплату заработной платы, материального поощрения, пособия всех видов, компенсаций при наличии налоговой задолженности - в размере осуществленных выплат;

- за использование полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению - в размере использованной наличности;

- за проведение наличных расчетов без предоставления получателям платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к прибыльному ордеру, другому письменному документу), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, - в размере оплаченных средств.

Инвентаризация денежных средств и денежных документов проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц).

Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.

По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер проставляет в нем проводку.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации.

Недостача денег в кассе взыскивается с материально ответственного лица (кассира).

На складе металлов машиностроительного предприятия находятся следующие производственные запасы (по состоянию на начало ноября текущего года):

1. Сталь листовая ЗКП, ? ? 1,2 мм - 3590,4 кг по цене 2.410 грн. за 1 т.

2. Трубы О 20 мм - 270,6 пог. м. по цене 8,4 грн. за 1 м.

3. Уголок 25 мм - 534,6 кг по цене 26,15 грн. за 1 кг.

4. Уголок 40 мм - 576,4 кг по цене 43,28 грн. за 1 кг.

Приобретено в ноябре:

1. Сталь листовая ЗКП ? ? 1,2 мм:

5 ноября - 2002 кг по цене 2280 грн. за 1 т.,

12 ноября - 619,3 кг по цене 2320 грн. за 1 т.,

21 ноября - 1801,8 кг по цене 2350 грн. за 1 т.

2. Труба О 20 мм:

3 ноября - 235,4 м по цене 7,95 грн. за 1 м,

10 ноября - 668,8 м по цене 8,56 грн. за 1 м,

26 ноября - 205,7 м по цене 8,25 грн. за 1 м.

3. Уголок 25 мм:

4 ноября - 169,4 кг по цене 28,00 грн. за 1 кг,

16 ноября - 1354,1 кг по цене 25,50 грн. за 1 кг.

4. Уголок 40 мм:

4 ноября - 349,8 кг по цене 43,50 грн. за 1 кг,

16 ноября - 1003,2 кг по цене 42,00 грн. за 1 кг.

Отпущено в производство:

Сталь листовая ЗКП ? ? 1,2 мм - 5 385,6 кг;

Труба О 20 мм - 1 489,4 м;

Уголок 25 мм - 1 100,00 кг;

Уголок 40 мм - 1 591,7 кг.

Определить:

1. Цены выбытия производственных запасов.

2. Определить остатки запасов на карточках складского учета.

Решение:

Определим цены выбытия методом ФИФО отдельно по каждому виду запасов:

Сталь листовая ЗКП ? ? 1,2 мм:

Цена выбытия равна: 12 745,92 / 5 386,60 = 2366,67 грн за 1 т.

Трубы О 20 мм:

Цена выбытия равна: 9 229,11 / 1 100,00 = 8,39 грн. за 1 м.

Уголок 25 мм:

Цена выбытия равна: 46 857,14 / 1 807,30 = 25,93 грн за 1 кг.

Уголок 40 мм:

Цена выбытия равна: 68 113,89 / 1 591,70 = 42,79 грн. за 1 кг.

Определим остатки запасов на карточках складского учета:

1. Сталь листовая ЗКП ? ? 1,2 мм:

2. Трубы О 20 мм:

3. Уголок 25 мм:

4. Уголок 40 мм:

Список используемой литературы

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-IV.

2. Бухгалтерский учет в Украине с использованием национальных стандартов - В.П. Завгородний КИЕВ «А. С. К.» 2003 г.

3. Бухгалтерский финансовый учет на предприятиях - Н.М. Ткаченко. КИЕВ «А. С. К.» 2002 г.

4. Учебно-практическое пособие «Курсом реформ - Учет 2000» - «Баланс-Клуб» 2000г. - 335стр.

5. Облік торгівельної діяльності. Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050106 “Облік і аудит” / Н. Малюга, Я.В. Лебедзевич та ін. - Житомир: ЖІТІ, 2000 - 480 стор.