Автоматизация учета основных средств в банке

2

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФВЗО

вечернее отделение

КУРСОВАЯ РАБОТА

«АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ В БАНКЕ»

Содержание

• 1. Предпроектное обследование объекта автоматизации 3
• 1.1 Описание предметной области решаемой задачи 3
• 1.2 Функции предметной области реализуемой задачи 6
• 1.3 Организационно-экономическая сущность задачи 6
• 2. Разработка информационного обеспечения задачи 10
• 2.1 Описание входных документов 10
• 2.2 Описание выходных документов 11
• 2.3 Описание систем классификации и кодирования 12
• 3 Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация 15
• 3.1 Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи 15
• 3.2 Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами 21
• 3.3 Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация 24
• Литература 31
• 1. Предпроектное обследование объекта автоматизации

1.1 Описание предметной области решаемой задачи

На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных процедур возрастает необходимость совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя. Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Информация (от лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, действующих в течение длительного периода времени и переносящих по мере износа свою стоимость на изготовленную продукцию. ОС в процессе их учета и анализа могут быть классифицированы по различным признакам. В современной экономической литературе и на практике сложились следующие направления их классификации - по группам и по видам основных производственных фондов. По группам они подразделяются на основные производственные фонды, производственные фонды других отраслей и непроизводственные фонды. Основные производственные фонды предназначены для изготовления промышленной продукции или обслуживания этого процесса и делятся на однородные по своему назначению виды. Это могут быть здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и т.д.

К основным производственным фондам относятся предметы стоимостью на дату приобретения не менее 100-кратного (для бюджетных учреждений 50-кратного) установленного законодательством РФ минимального размера месячной оплаты труда за единицу вне зависимости от срока службы (за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, независимо от их стоимости).

Амортизационные отчисления на полное восстановление активной части основных фондов (машин, оборудования, транспортных средств) производятся только до полного перенесения их балансовой стоимости на себестоимость продукции и издержки обращения. Для учета амортизационных отчислений и накопления суммы износа предназначен счет 02 "Износ основных средств". Ежемесячные отчисления по кредиту счета 02 и дебету счетов по учету издержек производства и обращения отражают сумму амортизационных отчислений.

Основные средства и расчеты по капитальным вложениям коммерческих банков подлежат отражению на балансовых счетах первого и второго порядка, входящих в состав раздела 6 Плана счетов “Средства и имущество”, подраздела “Имущество банков”.

Перечень наиболее важных счетов раздела 6, операции по которым носят наиболее массовый характер:

Таблица 1

Номер балансового счета	Наименование счета	Характеристика счета: А - активный П - пассивный
604 60401 60402 60403 60404 60405 605 606 607 60701 60702 608 609 60901 60903 610 61001 61002 61003 61006 611 61101 61103 612 61201 61202	Основные средства банков Категория 1 -- здания и сооружения Категория 2 -- легковой автотранспорт и легкий грузовой автотранспорт, конторское оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных Категория 3 -- Оборудование, транспортные средства и другие основные средства, не включенные в 1 и 2 категории Земля Долгосрочно арендуемые основные средства Основные средства, переданные в пользование организациям банков Износ (амортизация) основных средств Капитальные вложения Собственные капитальные вложения Капитальные вложения, осуществленные сверх имеющихся источников Лизинговые операции Нематериальные активы Нематериальные активы Износ нематериальных активов Хозяйственные материалы Канцелярские принадлежности Запасные части, включая шины для автотранспорта, а также средства вычислительной техники Оборудование, требующее монтажа Другие материалы Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов Реализация (выбытие) имущества банков Реализация (выбытие) имущества банков Реализация (выбытие) имущества банков	А А А А А А П А А А А А П А А А А А П П А

К основным средствам банка относится его материально-техническая база: здания (помещения), вычислительная и организационная техника, мебель, сейфовое оборудование и другой хозяйственный инвентарь, который согласно установленной в бухгалтерском учете классификации средств может относиться к основным средствам или к малоценным и быстроизнашивающимся предметам.

Основные средства -- это материально-вещественные ценности, стоимостью равной или более, чем установленная Правительством РФ предельная сумма, и сроком службы более одного года.

1.2 Функции предметной области реализуемой задачи

АРМ учета основных средств бухгалтера (УОСБ) автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает:

§ обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия;

§ выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.);

§ получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета);

§ расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений.

Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Основными задачами учета основных средств являются:

§ правильное и своевременное документирование и отражение операций по продвижению основных средств, переоценке их стоимости;

§ контроль за сохранностью основных средств;

§ правильное и своевременное начисление амортизации (износа) для включения в затраты банка.

1.3 Организационно-экономическая сущность задачи

Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных сообщений, т.е. комплексов значений, характеризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции и т.п. Каждое сообщение может быть представлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов.

Способы передачи информации подразделяются на традиционный, с использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и цифровых каналов связи, например через модем или выделенные цифровые линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую. Однако значение символьной информации несколько уменьшилось с широким внедрением в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на графический экранный интерфейс обмена информацией между пользователем и компьютером (операционная система Windows 98 и программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft Word и Excel, Netscape, инструментарий для электронной почты: Mail, Microsoft Mail и т.д.).

Количество информации в сообщении представляет собой определенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо (телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить схематически (рис. 1).

Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризуется рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда учетных работников, сокращение трудоемкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления отчетности.

Опыт использования персональных компьютеров показывает, что производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения учета. Автоматизация учетных работ способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех операциях обработки, применению более совершенных технических средств, улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один прием две-три различные отчетные формы.

Рис. 1. Обобщающая схема преобразования исходной информации в результативную

Персональный компьютер является универсальным средством автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и аналитические регистры, решать экономические, в том числе учетные, задачи и т.п. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого -- информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ является некоторой частью информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм.

Экономический эффект от внедрения автоматизации определяется путем сопоставления затрат труда и себестоимости учетной работы при автоматизации и при выполнении ее ручным способом. Общая себестоимость слагается из следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений, стоимости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.

Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах, после чего рассчитывают экономическую эффективность автоматизации учета.

2. Разработка информационного обеспечения задачи

2.1 Описание входных документов

Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные документы типовых форм. Для оформления и учета приема и передачи ОС служит акт приема-передачи (тип.ф. ОС-1), а для оформления и учета внутреннего перемещения их из одного цеха (отдела) в другой, а также оформления передачи их в эксплуатацию - накладная на внутреннее перемещение (тип.ф. ОС-2). Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (тип.ф. ОС-3) применяется для оформления сдачи их после капитального ремонта, реконструкции и модернизации. По акту о ликвидации основных средств (тип.ф. ОС-4) оформляется выбытие в случаях полной или частичной ликвидации из-за ветхости или морального износа. Для отражения бухгалтерских записей, которые не могут быть проставлены на первичных документах, применяются однострочные и многострочные бухгалтерские справки.

Аналитический пообъектный учет основных средств ведут в инвентарных карточках (тип.ф. ОС-6, ОС-7, ОС-8 и ОС-9), которые открываются на основании актов приема-передачи и соответствующих технических документов и служат для учета зданий и сооружений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря, а также группового учета ОС.

Входные документы ОС-1, ОС-3, ОС-4 и ОС-6 представлены в приложениях.

2.2 Описание выходных документов

В условиях использования персональных компьютеров инвентарная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Компьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее количество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группировках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рамках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разделенные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.

В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспондирующих счетов (табл. 2 и 3).

Таблица 2. Состояние субсчетов счета 01 (S1)

Позиции	Тип	Длина знака
Номер месяца расчета Номер года расчета Субсчет Код подразделения Дата последней записи Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Месячные дебетовые работы по операциям выбытия Сальдо на начало года Годовой кредитовый оборот Годовой дебетовый оборот Годовые дебетовые обороты по операциям поступления Годовые кредитовые обороты по операциям выбытия Износ ОС Амортизация с начала года Амортизация последнего месяца	N N C C C N N N N N N N N N N N N N	2 2 5 4 8 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Таблица 3. Состояние корреспондирующих счетов

Позиции	Тип	Длина знака
Дата последней записи Субсчет Вид счета Код подразделения Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Сальдо на начало года Дебет с начала года	D C C C N N N N N N	8 5 1 4 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена путем расчетов в ходе формирования выходных документов. При проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. занимать лишнюю дисковую память, делать пересчет в случае внесения изменений в исходную информацию и т.д.) или каждый раз проводить необходимые расчеты при формировании выходных документов (т.е. тратить машинное время). Чтобы избежать этого, можно получать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а несколько выходных документов.

2.3 Описание систем классификации и кодирования

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа - это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторения) и комбинированная.

Для целей классификации используются справочники подразделений, бухгалтерских счетов, норм амортизационных отчислений, кодов затрат для отнесения амортизации и кодов операции движения ОС (табл. 4) и справочник - визитная карточка (табл. 5).

Классификаторы создаются и ведутся по обычной схеме, а по мере поступления новой информации пополняются и корректируются в режиме диалога. Их используют в качестве справочников, носящих вспомогательный характер. Пользователь обращается к классификаторам в диалоговом режиме в масштабе реального времени и по мере необходимости, однако их функции можно значительно расширить. Дело в том, что существует много действий, традиционно осуществляемых пользователем и не включаемых при проектировании в сферу автоматизации. Примером может служить необходимость корректировки норм амортизации в инвентарной картотеке в соответствии с кодами норм, содержащихся в соответствующем справочнике. Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку включает не только собственно корректировку, но и ряд сопутствующих функций; просмотры картотеки в различных разрезах вперед и назад, получение протоколов и др. Очевидно, что введение дополнительных режимов расширяет возможности пользователя, делает систему удобнее в эксплуатации.

Таблица 4. Справочники

Позиции	Тип	Длина знака
Справочник подразделений предприятия
Код подразделения Наименование подразделения ФИО материально ответственного лица Код материально ответственного лица	C C C C	4 15 20 2
Справочник корреспондирующих счетов
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Признак активности (пассивности)	N N C C C C	2 2 4 5 20 1
Справочник норм амортизационных отчислений
Код норм амортизационных отчислений Норма амортизации Правовой коэффициент или норма от пробега	C N N	5 5,2 5,2
Справочник кодов операции движения ОС
Наименование операции Вид операции	C C	20 3
Справочник кодов затрат для отнесения амортизации
Код подразделения Субсчет Шифр затрат Амортизационные отчисления Год выбытия Год поступления Месяц выбытия	C C C N N N N	4 5 3 12,2 2 2 2
Справочник субсчетов счета 01
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Указатели на положение в ф.№5	N N C C C C	2 2 4 5 20 3

Таблица 5. Визитная карточка

Позиции	Тип	Длина знака
Наименование предприятия ФИО руководителя предприятия Собственный код руководителя Дата начала эксплуатации	C C C D	50 20 3 8

3 Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

3.1 Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специальные (рис. 3).

Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации различного рода поступлений, выбытия и перемещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их наличии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.

Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале.

Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.

Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движения), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.

Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.

Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформировать и распечатать необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".

Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; просмотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по протоколу проводок.

Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распечатке проверить содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме корреспонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.

Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляется просмотр или печать информации, предусмотренной следующими пунктами: счет 01; обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения); ведомость синтетического учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02; обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обороты по счетам (предприятие); обороты по счетам (подразделения); справка о движении ОС.

Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме обороты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рассчитываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после которой исправлять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу (дата, с которой бухгалтер начинает работать, может не соответствовать реальному календарю - она отражает месяц, которому соответствует учитываемое движение ОС или расчет их амортизации).

Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС выполняются только после закрытия счетов и являются первой учетной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также последние пункты следующего меню:

§ расчет амортизации автотранспорта (от пробега);

§ расчет амортизации ОС;

§ печать ведомости "Счет/статья/подразделение";

§ печать ведомости "Подразделение/субсчет":

§ печать ведомости "Предприятие/субсчет";

§ печать ведомости "Подразделение/статья";

§ печать справки АО по статьям затрат;

§ учет месячной амортизации в годовой.

Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобства пользователя вынесен отдельным режимом. Сначала выполняется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и корректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег), которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа "Расчет амортизации автотранспорта". Затем информация заносится в картотеку, по которой рассчитываются все итоговые показатели по амортизации ОС, имеющихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год.

В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выполнять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов", исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При закрытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало года, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается амортизация, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах (предполагается занести их список в архив), удаляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года,

Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение различных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.

Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации), справку о наличии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), инвентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты.

При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная документация за месяц: журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему; ведомость амортизации автотранспорта; ведомость амортизационных отчислений (по предприятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предприятию, подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию; обороты по счету 02 (по предприятию и подразделениям); обороты по другим счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета движения драгоценных металлов (табл. 6 - 12).

Таблица 6. Журнал бухгалтерских проводок

Документ	Дата записи	Инвентарный номер	Код подразделения	Счет	Сумма
Тип	Номер				Дебе-товый	Креди-товый

Таблица 7. Расчет амортизации основных средств по предприятию

Субсчет	Отчисления прошлого месяца	Поступление	Выбытие	Отчисление текущего месяца

Таблица 8. Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат

Подразделение	Счет	Счет	Итого

Таблица 9. Расчет изменений отчислений

Код норм амортиза-ционных отчислений	Норма отчислений	Поступило	Выбыло	Изменения отчислений

Таблица 10. Расчет амортизации автотранспорта

Инвен-тарный номер	Вид транс-портного средства	Балансовая стоимость	Пробег	Код нормы амортиза-ционных отчислений	Нормы отчислений
					%	Стои-мость

Таблица 11. Опись объектов основных средств по подразделению

Дата поступления	Инвентарный номер	Наименование объекта	Первоначальная стоимость	Код норм амортизации	Амортизация	Код затрат для отнесения амортизации	Износ	Количество ДКМ	Отметка о наличии ДКМ

Таблица 12. Итоговый журнал

№ позиции	Наименование	С кредита счетов______	Итого
		В дебет счетов
		№	№	№	№

3.2 Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами

Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расчетов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те или иные сводные показатели. Таким образом, под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и механически (автоматически) решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов. Первый способ является громоздким. На практике применяется преимущественно символическая запись алгоритмов в виде блок-схем и реже - операторных схем.

Информационная модель решения задач, входящих в АРМ УОСБ, представлена на рис. 4.

При решении задач используются файлы внутренних перемещений (KPR), состава и количества ДКМ в ОС (DRAGM), расчета амортизации автотранспорта (TRANSP), данные для ф. 10 (табл. 13 - 17).

Таблица 13. Внутренние перемещения

Позиции	Тип	Длина знака
Дата Документ Номер документа Инвентарный номер Код операции Счет дебетуемый Счет кредитуемый Сумма Код подразделения потребителя Субсчет Код подразделения источника Количество наименований ДКМ	C C C N C C C N C C C N	8 6 4 5 2 6 6 12,2 4 5 4 2

Рис. 4. Информационная модель реализации задач АРМ УОСБ

Таблица 14. Состав и количество ДКМ в ОС

Позиции	Тип	Длина знака
Инвентарный номер Код подразделения Субсчет Наименование ДКМ Количество Единицы измерения	N C C C N C	5 4 5 8 13,7 3

Таблица 15. Расчет амортизации автотранспорта

Позиции	Тип	Длина знака
Субсчет Код подразделения Инвентарный номер Код затрат для отнесения амортизации Код нормы амортизации Наименование объекта Сумма амортизации на период внедрения Первоначальная стоимость Норма амортизации от времени эксплуатации Норма амортизации от пробега Пробег по месяцам Пробег за прошлый месяц Износ	C C N C C C N N N N N N N	5 4 5 5 3 30 8,2 12,2 5,2 5,2 8 8 12,2

Таблица 16. Данные для ф. №10

Позиции	Тип	Длина знака
Код подразделения Год выбытия Год поступления Номер строки ф.№ 10 Раздел ф.№ 10 Субсчет Сальдо на начало года Обороты по видам ОС Амортизация за год Положение в ф.№ 10 Износ	C C N C C C N N N C N	4 2 2 3 3 5 13,2 11,2 11,2 3 12,2

Таблица 17. Список внутренних перемещений

Позиции	Тип	Длина знака
Инвентарный номер Код МОЛ (источника) Код МОЛ (потребителя) Код подразделения (источника) Код подразделения (потребителя) Субсчет Код аналитического учета Первоначальная стоимость Инвентарный номер (исходный) Инвентарный номер (новый) Код затрат для отнесения амортизации (исходный) Код затрат для отнесения амортизации (новый) Норма амортизации Год поступления Месяц поступления Амортизация Износ	N C C C C C C N N N C C N N N N N	5 2 2 4 4 5 3 12,2 5 5 6 6 5,2 2 2 12,2 12,2

3.3 Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация

Основной целью комплекса программ АРМ УОСК является создание достоверной и актуальной электронной картотеки и обеспечение ее сохранности. Поэтому информация об ОС поступает сначала в промежуточный файл, являющийся своего рода буфером. После ввода, проверки и корректировки, а также проведении контрольных расчетов выверенная информация переносится в основной файл (электронную картотеку), а в промежуточном уничтожается.

После того как основной файл сформирован полностью, можно получить справку о составе картотеки, создать файлы для ведения записей по всем используемым счетам и выполнять расчеты относительно состояния счетов (сальдо на начало года, обороты с начала года, сальдо последнего месяца на начало расчетного месяца), амортизации с начала года, амортизации расчетного месяца, износа основных средств. Данные об амортизационных отчислениях по автотранспорту вводятся вручную с соответствующих документов в режиме работы бухгалтера. Затем распечатываются ведомости о состоянии счетов (табл. 18).

АРМ УОСК предназначен для создания электронной картотеки основных средств, справочников, классификаторов и рабочих массивов, используемых в работе АРМ УОСБ. Организация базы данных позволяет провести полную инвентаризацию основных средств, включая определение первоначальной стоимости по группам, рассчитать и проверить суммы амортизационных отчислений и износа по каждому инвентарному объекту, упорядочить и проверить инвентарные номера и другие реквизиты в базе данных. В качестве входной информации для создания картотеки (рис. 5) применяются инвентарные карточки по учету ОС.

Таблица 18. Состояние счетов (данные по предприятию)

Счет, субсчет	Сальдо на начало года	Обороты дебетовые годовые	Обороты кредитовые годовые	Сальдо на начало месяца	Обороты дебетовые на начало месяца	Обороты кредитовые на начало месяца
Подразделение Итого Всего

Рис. 5. Информационная модель реализации задач АРМ УОСК

Головное меню АРМ УОСК содержит три основные функции: картотека, база данных, копирование.

Функции ввода данных с инвентарных карточек сопровождаются печатью протокола ввода. Каждой карточке (табл. 19) соответствует строка протокола с основными данными: инвентарным номером, стоимостью, кодом подразделения, субсчетом, шифрами амортизационных отчислений и затрат. В конце протокола печатаются контрольные итоги по объектам основных средств по коду подразделения, субсчету, шифру затрат: количество введенных карточек, общая стоимость всех введенных инвентарных объектов, амортизационные отчисления на полное восстановление:

Таблица 19 Инвентарная карточка

Позиции	Тип	Длина знака
Номер карточки Наименование объекта Код подразделения Наименование подразделения Код материально ответственного лица Завод-изготовитель Паспорт Марка Субсчет Код аналитического учета Первоначальная стоимость объекта Месяц расчета износа Год расчета износа Износ первоначальный Инвентарный номер объекта Шифр затрат Код нормы амортизационных отчислений Норма амортизации Год выпуска Год операции поступления Год поступления Месяц поступления Число поступления Номер документа о поступлении Код операции выбытия Год выбытия Месяц выбытия Число выбытия Номер документа о выбытии Количество наименований ДМК Амортизация Износ	C C C C C C C C C N N N N N C C N C C N N N C C N N N C N N N	4 30 4 15 2 10 10 10 10 3 10,2 2 2 7,2 5 3 5 5,2 2 2 2 2 2 5 2 2 2 2 5 1 8,2 8,2

Одновременно с файлом инвентарных карточек формируются классификаторы подразделений предприятия и норм амортизационных отчислений. Если введенный код подразделения уже использовался, то наименование подразделения появляется на эк ране автоматически, а если впервые, то в окно на экране следует занести наименование подразделения, при этом в классификатор добавляется новая запись. По такой же схеме формируется классификатор норм амортизационных отчислений.

Если объект ОС содержит драгоценные камни или металлы (ДКМ), то при вводе карточки указывается количество их наименований, после чего используется специальный макет ввода данных об их количестве и составе. После заполнения пользователем всех таблиц печатается строка протокола и запрашивается подтверждение продолжения режима ввода. При завершении режима пользования сообщается число введенных карточек.

Ввод групповых карточек отличается тем, что в окно "количество" вместо цифры 1 вводится количество объектов, а в окно "стоимость" и "инвентарный номер" - стоимость одного объекта и инвентарный номер первого объекта. После ввода всей необходимой информации по одному объекту записи по остальным заносятся автоматически. Для контроля правильности ввода система запрашивает общую стоимость объектов, которую сравнивает с произведением их количества на стоимость одного. Если обнаруживается разница, то она относится к стоимости последнего объекта. Чтобы учитывать движение ОС в течение года, в базу вводятся сведения о выбывших объектах, для этого в инвентарной карточке есть специальная строка. При вводе данных о зданиях, площади которых разделены между различными подразделениями, для каждой части следует создать отдельную запись и в нее занести соответствующую часть балансовой стоимости пропорционально площади.

Следующим режимом является расчет контрольных сумм. Для этого пользователь должен ввести код подразделения и субсчет. После этого выполняется расчет первоначальной стоимости и суммы амортизации на полное восстановление (табл. 20).

Таблица 20. Контрольные итоги по объектам основных средств на (дата)

Субсчет	Количество объектов	Первоначальная стоимость	Сумма амортизации
Подразделение Итого Подразделение Итого Всего

При выполнении всех режимов, обеспечивающих проведение корректировок, формируются протоколы корректировок по образцу "было - стало". Например, для внесения изменений в классификатор норм амортизационных отчислений выдается ведомость корректировок, представленная в табл. 21.

Таблица 21. Ведомость корректировок

Старые данные	Новые данные
Коды нормы	Норма амортизации	Код нормы	Норма амортизации

Завершает ввод данных в базу в виде совокупности записей по нескольким объектам в режиме "Перенос в базу данных". Записи объединены по коду подразделения, субсчету, коду затрат на амортизацию. Перед переносом информация тщательно проверяется пользователем в режиме "Просмотр картотеки".

Функция "База данных" обеспечивает расчет контрольных итогов по предприятию, получение и формирование данных по счетам на дату начала работы, файлов транспортных средств и счетов, а также печать описи объектов, данных по счетам. При расчете контрольных сумм по картотеке печатается опись введенных инвентарных объектов по форме аналогичной ведомости, получаемой при выполнении режима "Расчет контрольных сумм" (см. табл. 20).

Режим формирования файла счетов создает в памяти рабочий файл, из которого после проверки и корректировки образуется основной файл. По аналогичной схеме формируется файл автотранспорта (с пробегом). В этом режиме записи об объектах заносятся автоматически на счет 01151 в особый файл, куда в дальнейшем будет заноситься пробег.

Режим "Расчет состояния счетов на дату начала эксплуатации" предназначен для актуализации состояния счетов на дату, указываемую пользователем. При этом рассчитываются: сальдо на начало года и начало расчетного месяца; обороты с начала года по основным счетам и субсчетам счета 01 для всего предприятия и его подразделений; амортизационные отчисления с начала года и за предыдущий месяц для всего предприятия и его подразделений.

Последний режим функции - "База данных" - обеспечивает вывод контрольных данных по счетам, в результате чего создаются следующие файлы: электронной картотеки, записей о драгоценных металлах, состояния субсчетов счета 01, состояния прочих бухгалтерских счетов, классификатор норм амортизационных отчислений, классификатор подразделений предприятия.

Функция "Копирование" обеспечивает копирование данных о транспорте, ремонтах, наличии ДКМ. Режим предусматривает инструментарий для обмена данными в сети, а при использовании дискретной технологии - сброс данных на дискету и подкачку данных с дискеты.

Литература

1. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

2. Ширинская Э.Г., Нестерова Т.Н., Соколинская Н.Э. Бухгалтерский учет и операционная техника в банках. - М.: Перспектива, ИНФРА-М, 1997.

3. Альбом унифицированных форм первичной документации. Учет основных средств и нематериальных активов. - М.: НИПИ статинформ Госкомстата России, 1999.