Контроль і ревізія основних засобів та нематеріальних активів

План

1. Завдання та задачі контролю і ревізії основних засобів та нематеріальних активів

2. Перевірка стану зберігання основних засобів

3. Контроль та ревізія нарахування та використання амортизаційних відрахувань

4. Контроль та ревізія капітального та поточного ремонтів

5. Інвентаризація нематеріальних активів

6. Особливості контрольно-ревізійного процесу в умовах АСОІ

Література

1. Завдання та задачі контролю і ревізії основних засобів та нематеріальних активів

Відповідно Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291 для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух власних або отриманих на умовах фінансового лізингу об'єктів і орендованих цілісних майнових комплексів, котрі віднесені до складу основних засобів, призначений рахунок 10 «Основні засоби».

Рахунок 10 «Основні засоби» має такі субрахунки:

101 «Земельні ділянки»;

102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;

103 «Вдома і спорудження»;

104 «Машини й оснащення»;

105 «Транспортні засоби»;

106 «Інструменти, прилади й інвентар»;

107 «Робоча і продуктивна худоба»;

108 «Багаторічні насадження»;

109 «Інші основні засоби».

До основних засобів належать матеріальні активи, очікуваний термін корисного використання котрих понад один рік.

Методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби визначені в Положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби».

По дебеті рахунку 10 «Основні засоби» відображаються надходження основних засобів на баланс підприємства, що враховуються по початковій вартості, по кредиті - вибуття. Інформація про суму зносу узагальнюється на рахунку 131 «Знос основних засобів».

Аналітичний облік основних засобів ведеться окремо по кожному об'єкті.

Основними задачами ревізії операцій з основними засобами є перевірка:

– слушності віднесення матеріальних активів до основних засобів;

– реальності оцінки і переоцінки основних засобів;

– слушності відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку;

– своєчасності і слушності документального оформлення і відображення в облікових регістрах надходження і вибуття основних засобів;

– слушності нарахування амортизації, своєчасності і повноти вмикання її у витрати виробництва;

– слушності нарахування і списання зносу основних засобів;

– відповідності і слушності оформлення списання основних засобів і ін.

З метою забезпечення належного обліку і контролю за зберіганням основних засобів кожному інвентарному об'єкту в момент надходження на підприємство може привласнюватися відповідний інвентарний номер, що зберігається за об'єктом весь період перебування його на даному підприємстві. Якщо який-небудь об'єкт основних засобів вибуває (реалізація, ліквідація, безоплатна передача і т.п.), те його номер не може привласнюватися іншому об'єкту, що надійшов згодом.

Під час ревізії необхідно простежити, проставляються чи інвентарні номера в актах, накладних і інших первинних документів, що служать підставою для прийняття на облік або зняття з обліку окремих об'єктів.

Під час огляду об'єктів уточнюють, чи позначені на них інвентарні номера шляхом прикріплення металевих жетонів, нанесення номерів незмивною фарбою, клеймування, витравлення, випалювання або в інший спосіб.

До моменту перевірки первинних документів і зроблених записів на рахунку 10 «Основні засоби» варто засвідчитися в тотожності сальдо по цим рахунком на останню звітну дату в балансі і Головній книзі, а сальдо Головної книги на цю же дату звірити з даними аналітичного обліку (типовими інвентарними картками або книгами).

На початку ревізії варто з'ясувати, усі чи основні засоби по місцями зберігання й експлуатації, закріплені за конкретними особами, що відповідають за їхнє зберігання.

Ревізор перевіряє слушність ведення карток обліку руху основних засобів (ф. № ОЗ-8), своєчасність заповнення всіх реквізитів у них на підставі даних інвентарних карток основних засобів і звіряє з даними синтетичного обліку основних засобів. Якщо карток на об'єкти ні, ревізор пропонує керівництву підприємства відновити аналітичний пооб'єктний облік основних засобів. Інвентарні картки підлягають обов'язкової реєстрації. Сукупність карток утворює картотеку, що забезпечує аналітичний облік основних засобів.

Якщо основні засоби ліквідовані, те в картці обліку руху основних засобів необхідно зробити запис об вибуття на підставі актів об списання основних засобів (ф. N ОЗ-З) або автотранспортних засобів (ф. № 03-4).

Ревізор також перевіряє, чи застосовується для пооб'єктного обліку основних засобів у місцях їхній перебування (експлуатації) інвентарний список основних засобів (ф. № 03-9) за матеріально відповідальними особами. Випливає також з'ясувати, чи проводилося періодичне звіряння інвентарних списків (не рідше чим два рази на рік) із записами в інвентарних картках обліку основних засобів (ф. № 03-6).

Перевірці також підлягають орендовані основні засоби, що записуються в балансі орендодавця або орендаря так, аби уникнути подвійного обліку основних засобів. Якщо виявлена нестача або надлишки, установлюють причини і винних осіб.

У випадку підміни дорогих предметів дешевими, нових - старими, варто виявити причини зловживання і вжити заходів щодо їхній усунення і відшкодування збитків. Щодо основних засобів, що зробилися негожими, але не списанні, необхідно також установити причини передчасного спрацьовування або псування і винних у цьому осіб.

Основними джерелами ревізії є: первинні документи (акт прийому відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів ф. № ОЗ-2, акт на списання основних засобів ф. № 03-3, акт на списання автотранспортних засобів ф. № 03-4, акт про установку, пуску і демонтажі будівельної машини ф. № 03-5, інвентарна картка обліку основних засобів ф. № ОЗ-6, описування інвентарних карток обліку основних засобів ф. № 03-7, картка обліку руху основних засобів ф. № 03-8, інвентарний список основних засобів ф. № 03-9, розрахунок амортизації основних засобів для промислових підприємств ф. № 03-14, розрахунок амортизації основних засобів для будівельних організацій ф. № 03-15, розрахунок амортизації автотранспорту ф. № ОЗ-16, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості), регістри синтетичного й аналітичного бухгалтерського фінансового обліку, дані квартальної і річної звітності; податкова, статистична й оперативна звітність.

2. Перевірка стану зберігання основних засобів

Забезпечення збереження основних засобів залежить від постановки їх обліку. Збереження основних засобів передбачає, що основні засоби не просто зберігаються, а за ними закріплена матеріально відповідальна особа, яка відповідатиме за те, щоб їх не розікрали. При перевірці стану обліку основних засобів контролер-ревізор повинен:

1 впевнитись у правильності організації аналітичного обліку;

2. вияснити чи всі основні засоби закріплені за матеріально відповідальними особами;

3. чи правильно проведена остання інвентаризація, які виявлені нею надлишки або нестачі і чи відображені вони в системі обліку;

4. провести контроль за достовірністю звітних даних про наявність та рух основних засобів.

Необхідно впевнитись у правильності ведення інвентарних карток обліку основних засобів. Для цього потрібно вибірково за окремими видами основних засобів перевірити головні реквізити, номер, вартість, норми амортизації. При перевірці якості інвентаризації основних засобів потрібно встановити чи дотримуються на підприємстві термінів інвентаризації.

В процесі ревізії необхідно перевірити чи немає випадків формального заповнення інвентаризаційних відомостей. Це можна встановити шляхом перегляду інвентаризаційних відомостей і виявлення відомостей, де немає ніяких відхилень. Проводячи контроль і ревізію основних засобів, необхідно перевірити стан зберігання та технічний стан основних засобів, чи зберігається сільськогосподарська техніка під навісом, чи не порушені технічні умови під час постановки техніки на зберігання, чи мають місце факти розукомплектованості і дострокового списання основних засобів.

3. Контроль та ревізія нарахування та використання амортизаційних відрахувань

Ревізор перевіряє слушність визначення об'єктів амортизації і застосування її норм. Рахунок 83 «Амортизація» призначена для узагальнення інформації про суму нарахованої амортизації основних засобів. По дебеті рахунку 83 відображається сума нарахованих амортизаційних відрахувань, по кредиті - списання на рахунок 23 «Виробництво» суми амортизаційних відрахувань, що прямо включаються у виробничу собівартість продукції (робіт, послуг), до витрат допоміжних виробництв, на рахунки класу 9 - суми амортизаційних відрахувань, що належать до виробничим накладнім витрат, адміністративних і збутових витрат, або на рахунок 79 «Фінансові результати», якщо підприємство не застосовує рахунки класу 9.

Рахунок 83 «Амортизація» має субрахунок 831 «Амортизація основних засобів», на якому узагальнюється інформація об нарахування амортизації основних засобів.

Об'єктом амортизації є окремі основні засоби, крім землі, продуктивної худоби, житлових будинків, споруджень, автомобільних шляхів, видавничої продукції, сценічно-постановчого інвентарю і т.п.

Нарахування амортизації припиняється на період реконструкції, добудування і консервації об'єкта основних засобів.

Амортизація об'єкта основних засобів нараховується виходячи з нового терміна корисного використання, починаючи з місяця, що випливає за місяцем зміни терміна корисного користування.

До 1 січня 2000 р. на підприємствах діяли середньорічні норми амортизаційних відрахувань, розроблені диференційовано, чим окремий вид і групами основних засобів у відсотках до їхньої балансової вартості. Вони були однакові для всіх підприємств незалежно від області.

Відповідно П(С)БУ 7 «Основні засоби» із 1 січня 2000 р. метод амортизації може враховувати форму, у котрої економічну вигоду від активу одержує підприємство. Вибір методів амортизації основних засобів підприємство здійснює самостійно, застосовуючи до кожного об'єкта основних засобів відповідних метод нарахування амортизації.

П(С)БУ 7 «Основні засоби» передбачено, що амортизація основних засобів нараховується з застосуванням таких методів:

1) прямолінійного, по якому річна сума амортизації визначається розподілом вартості, що амортизується, на очікуваний період часу використання об'єкта основних засобів;

2) зменшення залишкової вартості, по яких річна сума амортизації визначаються як твір залишкової вартості об'єкта на початок звітного року і норми амортизації, обчисленої виходячи з терміна корисного використання об'єкта;

3) прискореного зменшення залишкової вартості, по яких річна сума амортизації визначається як твір залишкової вартості об'єкта на початок звітного року і норми амортизації, обчисленої виходячи з терміна корисного об'єкта, що подвоюється;

4) кумулятивного, по яких річна сума амортизації визначається як твір вартості, що амортизується, і кумулятивного коефіцієнта. Кумулятивний коефіцієнт розраховується розподілом кількості років, що залишаються до кінця очікуваного періоду часу використання об'єкта основних засобів, на суму чисел років його корисного використання;

5) виробничого, по якому річна сума амортизації визначаються як твір фактичного річного об'єму продукції (робіт, послуг) і виробничої ставки амортизації.

Виробнича ставка амортизації обчислюється розподілом вартості, що амортизується, на загальний обсяг продукції (робіт, послуг), що підприємство очікує виробити (зробити) цим об'єктом.

Оскільки метод амортизації об'єкта основних засобів обирається підприємством самостійно з обліком очікуваного способу одержання економічних вигод від його використання, підприємство переглядає метод амортизації об'єкта основних засобів у випадку зміни очікуваного способу одержання економічних вигод від його використання. Нарахування амортизації по новому методом починається з місяця, що випливає за місяцем зміни методу амортизації.

4. Контроль та ревізія капітального та поточного ремонтів

Ремонти основних засобів поділяються на капітальні (заміна головних конструктивних частин будівель та споруд, вузлів машин і агрегатів) та поточні (заміна або виправлення неосновних частин об'єкту). Від своєчасності та якості виконання ремонтів залежить успіх експлуатації основних засобів, тому контроль за ремонтами здійснюється, переважно, за ознакою часу, тобто попередній, поточний і наступний.

Попередній контроль, що здійснюється на стадії планування ремонтів в натурі (за об'єктами), за видами (капітальний та поточний) та в грошовому виразі на рік і за кварталами. Під час планування ремонтів враховується як фізичний стан об'єктів основних засобів, що підлягають ремонту, так і нормативні міжремонтні терміни, передбачені положеннями про планово-попереджувальні ремонти.

За поточного контролю рекомендується проводити безпосередній огляд об'єктів, що ремонтуються; контрольне дефектування агрегатів, вузлів, деталей і конструктивних елементів; технічну експертизу кошторисів; контрольний обмір виконаних ремонтних робіт.

Проводячи наступний контроль ремонтних робіт, використовують в основному прийоми документального контролю, за допомогою яких встановлюють обґрунтованість планування ремонтів окремих видів основних засобів, правильність визначення потреби у грошових коштах на їх проведення, фактичне виконання встановлених завдань як в натуральному, так і у вартісному вимірі. Особливо потрібно перевірити правильність складання кошторисів та їх дотримання в процесі здійснення ремонтних робіт. В низці господарств є факти безконтрольності у витрачанні запасних частин, а також заміни дорогих запасних частин на більш дешеві. Трапляються випадки, що витрати на поточний ремонт відображаються як затрати на капітальний ремонт і навпаки. За таких обставин потрібно внести зміни в кореспонденцію рахунків.

5. Інвентаризація нематеріальних активів

Під час ревізії варто перевірити, чи правильно включені відповідні витрати підприємства до нематеріальних активів і чи правильно вони оцінені.

Рахунок 12 «Нематеріальні активи» призначений для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух нематеріальних активів.

До нематеріальних активів належать немонетарні активи, що не мають матеріальної форми і можуть міститися підприємством для використання більше року (права користування природними ресурсами, майном, права на знаки для товарів і послуг і на об'єкти промислової власності, авторські права, гудвилл та інші нематеріальні активи).

Методологічні основи формування інформації про нематеріальні активи визначає Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 8 «Нематеріальні активи».

Ревізор перевіряє, чи вірогідно визначена вартість придбаного нематеріального активу і який економічну вигоду від реалізації або використання його має підприємство.

Не менше важливо також визначити витрати, зв'язані з розробкою нематеріального активу. Однак варто мати на увазі, що не визначаються активом, а підлягають відображенню в складі витрат того звітного періоду, у котрому їх було здійснено: витрати на дослідження, на підготування і перепідготовку кадрів, на рекламу і підвищення репутації підприємства (гудвилл). Придбані нематеріальні активи зараховуються на баланс підприємства по початковою вартістю.

Коли нематеріальні активи отримані внаслідок об'єднання підприємств, то вони оцінюються по їхній справедливій вартості. Ревізор повинний також з'ясувати, чи правильно здійснюється переоцінка тих нематеріальних активів, щодо яких існував активний ринок.

При цьому варто врахувати, що переоцінена початкова вартість і знос об'єкта нематеріального активу визначаються як твір відповідно початкової вартості або зносу й індексу переоцінки. Індекс переоцінки визначається розподілом справедливої вартості об'єкта, що переоцінюється, на його залишкову вартість.

Як правило, сума дооцінки залишкової вартості об'єкта нематеріальних активів показується в складі додаткового капіталу, а сум уцінки - у складі витрат звітного періоду. При вибутті об'єктів нематеріальних активів, що раніш були переоцінені, перевищення сум попередніх дооцінок над сумою попередніх уцінок залишкової вартості цього об'єкта включається до складу нерозподіленого прибутку з одночасним зменшенням додаткового капіталу.

Ревізор перевіряє слушність нарахування зносу по нематеріальних активах і вмикання його у витрати виробництва. Знос відноситься на собівартість продукції (робіт, послуг), сума зносу нараховується щомісяця, чим норма, розрахованим виходячи з первинної вартості нематеріальних активів і терміна їхнього корисного використання (але не більше терміна діяльності підприємства).

Перевіряючи документи щодо нарахування зносу нематеріальних активів, треба установити, за чи всіма об'єктами нематеріальних активів нараховується знос і чи економічно обгрунтовані встановлені норми, що періодичність нарахування зносу і наскільки правильно його включений у собівартість продукції.

Ревізор перевіряє також слушність нарахування амортизації нематеріальних активів. Відповідно до П(С)БУ 8 «Нематеріальні активи» нарахування амортизації здійснюється протягом терміна їхнього корисного використання, що встановлює підприємство при визначенні цього об'єкта активом (при зарахуванні на баланс), але не більше 20 років. При визначенні терміна корисного використання об'єкта варто врахувати терміни використання подібних активів, моральний знос і правові обмеження щодо термінів його використання. Причому метод амортизації нематеріального активу вибирається підприємством самостійно. Якщо умови одержання майбутніх економічних вигод підприємство не може визначити, те амортизація нараховується з застосуванням прямолінійного методу. Розрахунок амортизації здійснюється відповідно до П(С)БУ 7 «Основні засоби».

Розраховуючи вартість, що амортизується, ліквідаційну вартість нематеріальних активів дорівнюють до нуля, за винятком випадку, коли ліквідаційну вартість можна визначити на підставі інформації існуючого активного ринку й останнє буде існувати наприкінці терміна корисного використання цього об'єкта. Причому нарахування амортизації починається з місяця, що випливає за місяцем, у якому нематеріальний актив став придатної для використання.

І навпаки, нарахування амортизації припиняється, починаючи з місяця, що випливає за місяцем вибуття нематеріального активу. Метод амортизації і термін використання об'єкта може переглядатися наприкінці звітного року, якщо в наступному періоді очікуються зміни терміна корисного використання активу або зміни умов одержання економічних вигод.

Таким чином, амортизація нематеріального активу нараховується, виходячи з нового методу нарахування амортизації і терміна використання, починаючи з місяця, що випливає за місяцем змін.

На завершальній стадії ревізії ревізору варто перевірити слушність визначення підприємством кінцевого фінансового результату від вибуття нематеріальних активів.

Варто зауважити, що нематеріальний актив може бути списаний з балансу у випадку його вибуття або продажу, безоплатної передачі або неможливості одержання підприємством надалі економічних вигод від його використання.

У цьому випадку фінансовий результат від вибуття об'єкта нематеріальних активів визначається як розходження між прибутком від вибуття (за відрахуванням непрямих податків і витрат, зв'язаних із вибуттям) і їхньою залишковою вартістю.

6. Особливості контрольно-ревізійного процесу в умовах АСОІ

В процесі ревізії детально перевіряють як бухгалтерія здійснює контроль за правильністю кодування первинних документів посадовими особами. Особливу увагу слід звернути на порядок присвоєння табельних номерів прийнятим на роботу працівникам, номенклатури номерів на вироблені запаси, готову продукцію, товари. Перевіряються також табельні номери звільнених працівників, терміни незайнятості табельних номерів.

В умовах автоматизації обліку треба пам'ятати і те, що в пам'яті машини є норми та нормативи, які дозволяють автоматично контролювати фактичні і планові показники. Досвідчені контролери-ревізори можуть складати свої персональні програми для проведення контролю і ревізії у автоматизованому або напівавтоматизовано.

Література

1. Усач Б. Контроль і ревізія. Підручник. - К.: Знання, 2002 - 253

2. Ревізія і контроль у промислових підприємствах /Бутко А.Д. - К.; 2002, - 130 с.

3. Мулінова-Савіна Г.Г. Судово-бухгалтерська експертиза: Навч. посібник. - К.:КНЕУ, 2003. 202 с

4. Дерій В.А. Контроль і ревізія в сільському господарстві: Курс лекцій для студентів ВНЗ III-IV рівня акредитації за спеціальністю 7.050106 “Облік і аудит”. - Тернопіль: Джура, 2002. - 64 с

5. Контролинг: Учеб. Пособие/Петренко С. - К.: Ельга, 2003, - 328 с.

6. Бутинець Ф.Ф. Контроль і ревізія. Підручник. - Ж.: ЖІТІ, 2002 - 544 с