Автоматизация управленческого учета

13

Автоматизация управленческого учета.

При наличии свободных средств финансовый директор всегда решает, во что их вложить. Но прежде чем принять решение о внедрении корпоративной информационной системы (КИС), финансовому директору необходимо быть уверенным в том, что это принесет необходимый эффект, а значит, средства предприятия не будут потрачены впустую. И здесь для него важно ответить на вопрос - за счет чего внедрение КИС принесет деньги? В данном случае финансового директора интересует не то, что сейчас есть на предприятии (т.е. объем управленческой информации как таковой), а результат - что станет лучше (например, насколько при внедрении КИС возрастет производительность труда, сократятся затраты или как изменится потребность в оборотном капитале).

Нужна ли автоматизация?

Прежде всего, введем термин "информационная система предприятия". В классическом понимании это все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями плюс технические средства и технологии обработки информации. На схеме представлена типичная информационная система предприятия, включающая подсистемы налогового, управленческого и первичного учета. Каждая из подсистем может быть автоматизирована независимо от других. В частности, практически у всех белорусских предприятий бухгалтерский учет в той или иной степени автоматизирован.

Информация, используемая в КИС должна быть достаточно полной, корректной и оперативной. Вот здесь и кроется ответ на вопрос - нужна ли автоматизация? Если руководство не устраивают названные показатели информации, то имеет смысл задуматься об автоматизации.

Руководство компании должно понимать, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно. Автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов информации. Таким образом, автоматизация необходима, прежде всего, для расширения "узких мест", проблемных областей информационной системы. Для выявления таких областей необходимо провести бизнес-диагностику - анализ бизнес-процессов предприятия. Ее могут выполнить как специалисты рабочей группы, так и сотрудники консультационной компании. Во втором случае финансовому директору нужно учесть необходимые для этого дополнительные затраты.

Как правило, автоматизация уже действующей информационной системы позволяет решить следующие проблемы:

- общее повышение надежности информационной системы;

- разгрузка персонала от рутинных и сложных операций;

- уменьшение количества внутрифирменных сверок;

- ускорение подготовки отчетности;

- увеличение достоверности отчетности.

Кроме того, финансовому директору рекомендуется обратить особое внимание на две функции информационной системы: перечень отчетных форм, которые должны предоставляться системой, и ее масштабируемость.

К сведению. Различают функциональную масштабируемость и масштабируемость по мощности.

Функциональная масштабируемость означает возможность при необходимости приобрести и внедрить дополнительные модули системы, которые не требуются на начальных этапах внедрения автоматизации. Они должны быть совместимы друг с другом и с теми модулями, которые уже внедрены.

Масштабируемость по мощности означает полное сохранение работоспособности и выполнение всех функций системой при изменении масштаба деятельности. Например, на этапе внедрения для работы с КИС было предусмотрено 30 рабочих мест. При росте бизнеса может потребоваться 100 рабочих мест. Если система масштабируема по мощности, ее работа при увеличении числа рабочих мест не нарушится и все новые рабочие места будут обладать теми возможностями, что и исходные 30.

В частности, финансовый директор должен предусмотреть возможности:

- последовательного приобретения и внедрения полностью совместимых друг с другом блоков модуля "Финансы" информационной системы;

- сохранения работоспособности модуля "Финансы" при увеличении числа пользователей и объемов обрабатываемой финансовой информации.

На заметку. Из личного опыта финансового директора группы компаний "Техстройсервис" Николая Переверзева:

- При выборе КИС нами были определены требования к реализуемому в информационной системе построению процесса:

1) планирования:

- требования к планам, интерфейсам, переносу данных;

- выявление области функциональных дефицитов перспективной системы;

2) бухгалтерского и управленческого учета:

- требования к плану счетов, организации синтетических и аналитических счетов;

- интегрирование данных;

- области функциональных дефицитов системы;

3) контроля, анализа и формирования управленческой отчетности:

- необходимость использования расширенной функциональной системы;

- требования к форматам документов, интерфейсам, переносу данных;

- выявление областей функциональных дефицитов системы.

Перевод любого учетного контура на новое программное обеспечение вызывает существенную корректировку технологий сбора и обработки информации и требует переобучения персонала и дополнительных финансовых затрат. Поэтому принятие решения об автоматизации учета должно быть взвешенным и продуманным.

Особенности автоматизации управленческого учета.

Как известно, управленческий учет - это сбор, обработка и предоставление руководству информации, позволяющей принимать правильные управленческие решения. Напомним также, что он должен базироваться на разумной учетной политике (например, на международных стандартах финансовой отчетности - IAS) и предоставлять понятную отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло и др.).

Как показывает практика, затраты на автоматизацию управленческого учета могут не оправдать себя в следующих случаях:

- организационная и финансовая структуры компании не формализована;

- должностные обязанности не распределены надлежащим образом;

- не хватает технических и/или человеческих ресурсов;

- персонал не имеет достаточной квалификации.

Эти и другие подобные обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение любой информационной системы автоматизированного учета.

Интересно, что при автоматизации управленческого учета сокращение экономического персонала происходит довольно редко. Дело в том, что сотрудник, освободившись от примитивной работы, переключается на более интеллектуальную, аналитическую, до которой у него раньше просто "руки не доходили".

Варианты автоматизации управленческого учета.

Единая интегрированнаясистема учета.

При использовании единой автоматизированной системы все первичные документы вводятся в одну общую базу (см. рис. 2). Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании.

Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Особое внимание финансовому директору следует обращать на полноту и правильность адаптации официальных печатных документов к белорусским условиям.

В Беларуси представлены такие крупные интегрированные системы, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, стоимость которых составляет сотни тысяч долларов. Кроме того, предлагаются учетные системы Axapta, Hansa Solutions, Scala, ACCPAC стоимостью от нескольких десятков тысяч долларов.

В последнее время расширяются также предложения со стороны российских и белорусских производителей интегрированных систем: Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Инотек и др. Их стоимость обычно колеблется от десяти тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Более дешевые решения на поверку обычно оказываются неинтегрированными системами, требующими дополнительных модулей либо стороннего программного обеспечения.

Использование нескольких программ.

Данный способ иногда пренебрежительно называют "лоскутной автоматизацией" (см. рис. 3). Однако это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются независимо друг от друга, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

Основной сложностью (правда, вполне решаемой) данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Преимуществ же у данного способа несколько:

- безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала;

- удобство пользователей - им не требуется переучиваться с привычной программы;

- улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

На практике применяются следующие варианты взаимодействия программ:

1. Движение денег:

- банковские выписки импортируются в каждую программу непосредственно из программы "Клиент-банк";

- выписка импортируется в оперативный контур, где расшифровываются поступления денег от покупателей. Затем частично расшифрованная выписка из оперативного контура передается в бухгалтерскую программу, где конкретизируется расходная часть. После этого выписка передается из бухгалтерской в управленческую программу, где окончательно расшифровывается и исправляется;

- возможны также комбинации первых двух методов.

2. Движение товара:

- из складской программы передаются в бухгалтерскую и управленческую программы.

Зачастую при импорте данных используется метод "сворачивания" оборотов: если руководство не интересует в управленческой программе информация по всем покупателям (которых может быть тысячи) или по всей товарной номенклатуре, то из складской программы переносятся только итоговые суммы оборотов.

Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых оперативный учет встраивается в бухгалтерский либо управленческий контур. Фактически это означает использование двух программ - оперативно-бухгалтерской и управленческой либо оперативно-управленческой и бухгалтерской.

Первый вариант возможен, если действует одно юридическое лицо и бухгалтер готов работать в одной базе данных с менеджерами. Второй вариант - более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией.

В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage) либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер или даже Access. В частности, автор использует для этого собственную конфигурацию 1С: Экономист, созданную в программной среде 1С: Бухгалтерии 7.7. Общая стоимость решений из нескольких программ колеблется от 1 до 10 тысяч долларов.

Трансформация проводок по разным планам счетов.

Еще одним решением является способ трансформации проводок (см. рис. 4). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать одну или несколько проводок по управленческому плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно лишь небольшим предприятиям, поскольку при усложнении структуры холдинга потребуется дополнительная проверка, исправление и консолидация управленческой отчетности.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторых конфигурациях 1С: Предприятия 7.7 (например, конфигурации российских фирм "Парус" и "Пиби"). Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.

Трансформация бухгалтерской отчетности.

Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности (см. рис. 5). Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Основное достоинство метода трансформации - относительно небольшая трудоемкость самого процесса трансформации. Однако если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре (присутствуют оффшорные и скрытые обороты), то процесс трансформации многократно усложняется.

Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) и обученный методике трансформации. C точки зрения программного обеспечения для работы этой схемы зачастую достаточно таблички Excel. Однако для более качественной трансформации лучше использовать такие продукты, как Аудит-Эксперт российской компании "Про-Инвест". Данный продукт поддерживает также импорт готовой бухгалтерской отчетности из большинства учетных программ и ее трансформацию по пользовательским сценариям. Стоимость программы составляет от 300 до 1100 долларов в зависимости от версии.

Заключение.

Иногда руководителям кажется, что правильнее нанять себе программиста, поставить ему задачу и написать собственную комплексную программу. Однако, во-первых, программист будет работать долго (и не бесплатно), во-вторых, обслуживать эту программу сможет только автор. Кроме того, в готовые учетные программы фирмы-производители вкладывают многие тысячи человеко-часов работы программистов, постановщиков задач, экономистов, свой опыт работы и др.

Внедрение выбранной программы исполнитель должен производить совместно с заказчиком. Для этого создается рабочая группа, которая проходит обучение по работе с программой, а затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению и сопровождению системы.

В заключение хочется отметить, что во главу угла необходимо ставить общую эффективность предприятия, повысить которую и призвана автоматизация управленческого учета.

Список использованных источников:

1. Анализ хозяйственной деятельности. / Под ред. Белобородовой В.А. - М.: Финансы и статистика, 1988. - 4200 с.

2. Балтакса П.М., Кливец П.Г. Слагаемые эффективности: Из опыта промышленного предприятия. - М.: Экономика, 1988. - 92 с.

3. Белобтецкий И.А. Прибыль предприятия. // Финансы. -1993 № 3, с.40-47.

4. Богатин Ю.В. Экономическая оценка качества и эффективности работы предприятия. - М.: изд. стандартов, 1991. - 214 с.

5. Васильев В.В. Налоги 95: Что и как их платить: Общедоступная книга о новых налогах в России. - М.: Страх. общест. «Анкип» 1995. -95 с.

6. Вонебникова Н.В., Пяков М.Л. Учет финансовых результатов

по оплате. // Бух. учет, 1998, № 1.

7. Горбачева Л.А. Анализ прибыли и рентабельности. - М.: Экономика, 1980. - 95 с.

8. Зудилин А.П. Анализ хозяйственной деятельности развитых стран. - Екатеринбург: «Каменный пояс», 1992. - 224 с.

9. Киперман Г.Я., Белялов А.З. Налогооблажение предприятий и граждан РФ (Практическое руководство: Рекомендации и примеры расчетов). - М.: «Айтолан», 1992. - 180 с.

10. Курс экономического анализа. / Под ред. Бокамова Н.И., Шеремета А.Д.. - М.: Финансы и статистика, 1994. - 412 с.

11. Логинов В., Новицкий Н. Совершенствование финансовой налоговой системы. // Экономист, 1998, № 2. с. 71.

12. Лопатина И.М., Золкина З.К. Основы анализа финансового состояния предприятия: Учебное пособие. - Ярославль: ЯГУ, 1993. - 66 с.

13. Мазуров И.И., Астапенко З.Н., Брылева М.Д. Лекции по анализу

хозяйственной деятельности предприятий. - СПб.: Изд. СПбУЭФ,1993 -72 с.

14. Маевский В. Вяткин В.Н, Хриптон Дж., Казак А.Ю. Принятие финансовых решений: задачи, ситуации. // Вопросы экономики, 1998, № 12, с. 152.

15. Методы экономического анализа в условиях реформы. // Под ред. 17. Бариленко В.И. и др. - Саратов: Изд. Сарат. универ., 1991. - 200 с.

16. Мухин С.А. Прибыль в новых условиях хозяйствования. - М.: Финансы и статистика, 1990. - 144 с.

17. Палий В.Ф. Новая бухгалтерская отчетность. - М.: Контролинг, 1993. - 524 с.

18. Парасочка В.Т., Дубовенко Л.А., Медведева О.В. Самоокупаемость и самофинансирование (Методика анализа). - М.: Финансы и статистика, 1989. - 144 с.

19. Поисков В. Финансовые проблемы стабилизации российской экономики. // РЭЖ, 1997, № 1.

20. Резников Л. Финансовое состояние и финансовая политика производственных предприятий. // РЭЖ, 1997, № 7.

21. Рыночная экономика: Словарь. / Под ред. Кипермана Г.Я. -М.: Республика, 1993. - 524 с.

22. Рязанова В., Широкорад Л. Общественные основы микроэкономики, переходная экономика: Учебное пособие С-П руководитель авторского коллектива и научный редактор Сидорович А.В.

23. Сотникова Л.В. О формировании финансовых результатов. // Бух. учет, 1998, № 1.

24. Учет финансовых результатов. // Бух. учет, 1998, № 1.

25. Федеральный закон «О внесении изменений и дополнений в Закон РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций»» от 1995 года. // Налог на прибыль: Нормативные документы, комментарий о порядке начисления. - М.: АКДН, 1996-97.

26. Цыгичко А.Н. Рационализация ставки налога на имущество предприятия. // Экономист, 1998, № 12, с. 71.

27. Цыгичко А.Н. Новый механизм формирования эффективности. - М.: Экономика, 1994. - 191с.

28. Чечета А.И. Информация о финансовых результатах и ее анализ // Финансы, 1989, № 5, с. 32-34.

29. Шеремет А.Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятий. - М.: Экономика, 1990. - 210 с.

30. Ширяева Р. Финансовое состояние промышленности. // Экономист, 1997, № 31, с. 49-57.

31. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия. - Н.П. Любушин, В.Б. Лещева, В.Г. Дьякова.

32. Анализ хозяйственной деятельности. - Т.В. Савицкая.