Организация бухгалтерского и управленческого учета на прелприятии

1

Организация бухгалтерского и управленческого учета на предприятии

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.05.2008 № 85 внесены изменения и дополнения в Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденное постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62. Основное изменение коснулось названия нормативного правового акта, который сейчас называется Инструкцией по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (далее - Инструкция). А дополнена "уже" Инструкция главой 5 "Организация документооборота".

В Инструкции (как в старой, так и в новой редакции) отмечено, что организация документооборота относится к способам ведения бухгалтерского учета, и учетная политика организации включает в себя регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота). Глава 5 Инструкции уточняет, что движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком (схемой) документооборота (далее - график). Работу по составлению графика организует главный бухгалтер. График является обязательным элементом приказа (иного документа) по учетной политике организации. Он должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным учетным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово­экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) обязаны представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику. Ответственность за соблюдение графика несут лица, составившие и подписавшие документы, указанные в нем. Контроль за соблюдением исполнителями графика по организации осуществляет главный бухгалтер.

Организация процесса учета и документооборот

Организация процесса учета является самой важной составляющей постановки учета. Все остальное - методика учета, программное обеспечение, квалификация специалистов - оказывает меньшее влияние на результат. При плохой организации процессов учета и документооборота невозможно оперативно предоставлять достоверную информацию пользователям, что практически эквивалентно ситуации, когда учет не ведется.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется учет, будь то бухгалтерский или управленческий учет, и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый участниками процесса, настолько велик, что даже большой штат работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих организаций.

Поскольку бухгалтерский учет является основой всех видов учета в организации, порядок создания единой системы документооборота мы рассмотрим на примере документооборота в бухгалтерском учете.

Так что же такое документооборот?

Документооборот - это движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Можно выделить четыре этапа документооборота:

1) составление документа в организации или получение его со стороны;

2) проверка документа по форме, арифметически и по существу;

3) обработка документа (запись бухгалтерских проводок, включение документов в регистры);

4) сдача документа в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, их передача для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом всего пути - от оформления и проверки до обработки; он способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда работников, способствует усилению контрольных функций как бухгалтерского, так и управленческого учета, а также повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Фрагмент учета отгрузки и реализации продукции, работ, услуг представлен в таблице.

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Рассмотрим каждый из этапов документооборота подробнее.

Составление и оформление первичных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, содержатся в ст. 9 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее - Закон) и в действующем до сих пор Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение).

Согласно Положению записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного законодательством для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по вопросам совершения отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность (ст. 7 Закона).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, то организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган проводит проверку организации (например, при ее ликвидации) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

- при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

- при обработке на компьютере - оттиск штампа специалиста, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно­материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Национального банка Республики Беларусь и другими нормативными актами.

Проверка первичных документов - это контроль соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнения его реквизитов);

- арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это определено бланком формы и действующим законодательством. При этом нужно учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета­фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи­приемки, гарантийные письма и т.д.

Исправление ошибок в первичных документах

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения - небрежность, неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению - локальные ошибки (например, в дате) и так называемые транзитные (автоматически вызывающие ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В первичных документах и учетных регистрах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- одной тонкой чертой зачеркивается неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

- над зачеркнутым надписывается исправленный текст (или сумма);

- на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ (либо подписью лица, исправлявшего его), а также проставляется дата исправления;

- если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Назовем типичные ошибки при работе с первичными документами:

- использование форм первичных документов, созданных в организации, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

- отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;

- незаполнение обязательных реквизитов первичных документов;

- наличие подчисток и помарок в документах;

- нарушение правила исправления ошибок в документах;

- исправления в кассовых документах;

- записи простым карандашом;

- отсутствие прочерков в свободных строках;

- отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

- арифметические ошибки при таксировке документов.

Обработка документов

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Согласно Закону регистры бухгалтерского учета - это документы, предназначенные для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в денежном и (или) количественном выражении, которые в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на следующие виды:

- книги;

- карточки;

- сводные листы;

- машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

- машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского (управленческого) учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности организации, при контроле за состоянием ее средств и при выявлении результатов работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится в соответствии с Инструкцией о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2005 № 83.

Исправление ошибок, обнаруженных в бухгалтерском учете в течение отчетного года, независимо от периода их допущения (за прошлые годы или за отчетный год) производится путем внесения дополнительной записи - проводки, или сторнирования ошибочно указанных записей и указания правильных записей в месяце обнаружения ошибки.

Дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка­расчет, которая должна содержать обязательные реквизиты:

- дату составления;

- период, в котором допущена ошибка, и (или) период, за который вносятся исправления;

- основание для внесения исправления;

- сумму (для имущества - также количество) неправильной записи, подлежащую исправлению;

- арифметический расчет вносимого исправления;

- сумму (для имущества - также количество) правильной (исправительной) записи;

- подпись бухгалтера, составившего справку­расчет, главного бухгалтера и (при искажении налоговой базы) руководителя;

- другие реквизиты, обязательные для включения в первичный учетный документ в соответствии с законодательством.

Что касается сторнирования, то сторно - это способ исправления ошибок в регистрах бухгалтерского и налогового учета путем составления бухгалтерской проводки с отрицательными числами. Эти числа записываются красными чернилами ("красное сторно"). При подсчете итогов в регистрах бухгалтерского и налогового учета числа, записанные красными чернилами, вычитаются.

Внесение исправлений, выявленных после окончания отчетного года до составления годовой бухгалтерской отчетности, отражается в бухгалтерском учете оборотами декабря отчетного года путем сторнирования произведенных записей на соответствующих счетах бухгалтерского учета и внесения правильных записей.

Порядок изъятия первичных документов

Исходя из ст. 9 Закона первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, предоставлены соответствующие полномочия. Изъятие документов производится согласно требованиям, изложенным в:

- ст. 76 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь;

- ст. 297 Таможенного кодекса Республики Беларусь;

- Инструкции о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств, денежных средств, ценностей, наград, документов и иного имущества по уголовным делам, утвержденной постановлением Прокуратуры, Министерства внутренних дел, Министерства по чрезвычайным ситуациям, Комитета государственного контроля, Комитета государственной безопасности, Государственного таможенного комитета и Государственного комитета пограничных войск Республики Беларусь от 10.05.2007 № 20/118/43/3/4/391/12;

- Инструкции о порядке изъятия (истребования) документов, касающихся производственной и финансово­хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, и (или) их копий органами внутренних дел, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 16.04.2004 № 88 (с изменениями и дополнениями);

- Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124 (с изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция о проверках).

Рассмотрим порядок изъятия первичных документов налоговыми органами, регламентируемый главой 33 Инструкции о проверках.

В тех случаях, когда для проведения проверки налоговым органам недостаточно копий документов плательщиков (иных обязанных лиц) или у налоговых органов имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, а также при выявлении фактов совершения подлога документов, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы.

Должностное лицо налогового органа, осуществляющее выездную проверку, выносит постановление об изъятии документов по форме согласно приложению 24 к Инструкции о проверках. Указанное постановление составляется в двух экземплярах и подлежит утверждению руководителем налогового органа с последующей передачей второго экземпляра лицу, у которого эти документы были изъяты.

Изъятие документов производится в присутствии лиц, у которых эти документы изымаются, а в случае их отсутствия - в присутствии понятых. Изъятию подлежат только те документы, которые имеют отношение к предмету проверки. Объем изымаемых документов должен быть достаточным для обоснования позиции налогового органа при доказывании факта выявленного нарушения. При этом количество изымаемых документов должно быть минимальным.

В первую очередь, подлежат изъятию практически невосстанавливаемые и трудно восстанавливаемые документы.

К практически невосстанавливаемым относятся документы, существующие в одном экземпляре, либо документы, без которых определить участников совершенных финансово­хозяйственных операций не представляется возможным.

К трудно восстанавливаемым относятся первичные документы, которые могут быть восстановлены путем проведения встречных проверок, опроса физических лиц и тому подобных действий (договоры на выполнение работ или поставок товаров, акты выполненных работ, товарно­транспортные и товарные накладные, платежно-расчетные документы и т.п.).

Легко восстанавливаемые документы (документы синтетического учета, сводной отчетности и другие подобные документы, которые по своему содержанию могут быть восстановлены на основе имеющихся документов первичного учета) изымаются в крайних случаях.

Изъятые документы перечисляются и описываются в акте изъятия документов, прилагаемом к постановлению об изъятии согласно приложению 24 к Инструкции о проверках, и описях с точным указанием наименования и количества изъятых документов.

В акте отражается следующая информация: кем, когда и по каким основаниям произведено изъятие документов, наименование изъятых документов (при необходимости дается более полная характеристика изымаемого документа - дата составления, номер, кем выдан, количество листов и другие данные по усмотрению проверяющего, производящего изъятие документов, которые позволили бы в дальнейшем точно идентифицировать изъятый документ и его принадлежность к финансово­хозяйственным операциям, совершавшимся плательщиком (иным обязанным лицом).

При изъятии документов проверяющие обязаны предоставить возможность плательщику (иному обязанному лицу) снять ксерокопии изымаемых документов.

Акт изъятия документов составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, производившим изъятие, и лицом, у которого они были изъяты. В случае отказа этого лица от подписания акта изъятия документов на нем делается соответствующая запись.

Первый экземпляр акта приобщается к акту проверки, а копия акта изъятия документов вручается под подпись или высылается лицу, у которого эти документы были изъяты.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

Пропажа или гибель первичных документов

Меры, которые нужно предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин этой пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию или в следственные органы.

Хранение бухгалтерских документов

Согласно ст. 16 Закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом Республики Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь". При этом план счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 г.

Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов, которые образуются в деятельности учреждений, организаций и предприятий, является Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 ( с изменениями и дополнениями) (далее - Перечень).

В п. 5 Положения о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения есть запись: "Правоотношения, не урегулированные настоящим Перечнем, регулируются нормативными правовыми актами СССР и ведомственными нормативными правовыми актами". Одним из таких нормативными правовых актов является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления СССР 15 августа 1988 г.

Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться в организации 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки.

Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты) хранятся не менее 3 лет после проведения налоговой проверки.

Учетные регистры (главная книга, журналы­ордера, разработочные таблицы и др.) должны храниться в организации 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения их лицевых счетов составляет 75 лет на момент прекращения ведения лицевого счета. Расчетные (расчетноплатежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 3 лет, но при отсутствии лицевых счетов - те же 75 лет.

Документы аудиторских проверок (планы, программы, заключения, акты, справки, докладные записки и др.) при внешнем аудите должны храниться 15 лет (а заключение о результатах аудиторской проверки - постоянно), при внутреннем аудите - 5 лет после проведения налоговой проверки.

В графе 11 таблицы "Примерный график документооборота (фрагмент)" приведены сроки хранения некоторых документов в соответствии с Перечнем.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходнокассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации, а ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем как "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные вышеперечисленными нормативными актами.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразны разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации. В этом акте с учетом конкретных условий деятельности организации определяются: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов (если они не установлены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, которые являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и т.д.

Разработка документооборота в управленческом учете

Общеизвестно, что управленческий учет - это сбор и предоставление руководству информации, позволяющей принимать управленческие решения.

Организация документооборота является очень важным инструментом управленческого учета, поскольку формализует информационные потоки предприятия. Неэффективная организация движения и хранения документов может привести к ошибкам в учете, несвоевременному отражению данных и, как следствие, негативно отразиться на принимаемых управленческих решениях, а также привести к утечке важной коммерческой информации.

При разработке документооборота в части управленческого учета основное внимание следует уделить первичным документам, предназначенным для внутреннего пользования. Примером таких документов могут быть заявки на проведение безналичных платежей или выдачу денег из кассы организации. В форму первичных учетных документов целесообразно ввести такие обязательные поля, как "Направление деятельности", "Код затрат", "Центр ответственности", которые сразу же позволят определить принадлежность хозяйственных операций к тому или иному центру ответственности, бизнес процессу, временному периоду.

При разных вариантах организации управленческого учета порядок документооборота будет различным. Если все учетные документы поступают к специалисту, ведущему управленческий учет, то необходимо лишь зафиксировать это положение в графике документооборота. Если же специалист отражает данные в управленческом учете на основе базы данных бухгалтерского учета, то нужно разработать отдельный документ, регламентирующий порядок переноса учетных записей о хозяйственных операциях из бухгалтерской базы в управленческую. В графике документооборота должен определяться не только порядок отражения хозяйственной деятельности в управленческом учете, но и состав управленческой отчетности. Каждому из отчетов должна быть дана краткая характеристика, необходимо также определить периодичность формирования отчетов и представления их руководству.

Организационные проблемы

Нужно отметить, что при внедрении в организации управленческого учета почти всегда возникают серьезные трудности, вызванные самыми разнообразными причинами. В качестве основных можно выделить следующие:

- нежелание руководителей центров ответственности своевременно предоставлять полную информацию о деятельности своих подразделений;

- отсутствие единой системы документооборота.

Отсутствие документооборота

Что делать, если в организации отсутствует документооборот как таковой? В данной ситуации есть свои преимущества. В первую очередь, это отсутствие необходимости коголибо переучивать. Кроме того, есть объективные предпосылки к тому, чтобы убедить руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему или современную электронную, вполне возможен выбор в пользу второго. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей периодически валится ворох проблем и им не до "каких-то там систем документооборота". Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.

Решение в данном случае простое. Необходимо запустить пилотный проект, для чего нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они - благодаря внедрению системы), можно смело настаивать на проведении совещания по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы в целом по организации, даже очень занятое руководство найдет время для принятия решения. Руководителям всегда приятно участвовать в совещаниях, проходящих "под флагом" доклада об успехах, и легко поддерживать начинания, которые, как им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без существенных усилий со стороны руководителя.

Одновременно с разработкой системы документооборота или через некоторое время после ее внедрения желательно продумать вопросы автоматизации. Можно проводить выборочную, "точечную" автоматизацию некоторых элементов документооборота либо сразу внедрять многофункциональный программный комплекс ведения управленческого учета.

Заключение

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки процесса учета. Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие его подразделений. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно­поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законодательством, оттого оно считается одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации бизнеса документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры организации и ее учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В данном графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, какие при этом в каждой инстанции совершаются процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям.

Во-первых, для каждого документа определяется кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных "рейсов".

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом в каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.). Минск «Беларусь» 2004г.

2. Налоговый кодекс Республики Беларусь от 19 декабря 2002 г. №166-З. Принят Палатой представителей 15 ноября 2002 года. Одобрен Советом Республики 2 декабря 2002 года. (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 13.01.2003, № 4, рег. № 2/920 от 02.01.2003) с учетом изменений.

3. Веремейко Юрий, Косов Андрей, Фадеева Елена. Комментарий к Налоговому кодексу Республики Беларусь (Общая часть), Издательство: Тесей. Минск. 2007г.

4. Кишкевич А.Д., Пилипенко А.А.: Налоговое право Республики Беларусь. Издательство: Тесей. Минск. 2002. 304с.

5. Л.А. Ханкевич «Финансовое право Республики Беларусь». Учебное пособие / Мн. Издательство «Амалфея» 2002г.

6. Маньковский И.А. Налоговое право Республики Беларусь. Общие положения: Практическое пособие. - Мн.: «Молодежное научное общество», 2000. 160с.

7. Симонова Л.Н. «Регулирование иностранных инвестиций в Чили». «Латинская Америка». М., 2001 г., № 5

8. Финансовое право. Учебник / Под ред. проф. О.Н. Горбуновой Издательство «Юристъ» М., 2003.

9. Финансовое право. Серия «Учебники, учебные пособия» / Под ред. проф. В.М. Мандрина Ростов-на-Дону Издательство «Феникс», 2002.

10. Ханкевич ЛА. Налоги и налоговое право Республики Беларусь. Мн., 1999.