Классификация программных продуктов по автоматизации бухучета

1

ЛЕКЦИЯ 1

Управление современной организацией.

Использование информационных технологий в управлении.

Классификация программных продуктов по автоматизации бухучета. Общие принципы работы с программой 1С

Организация - это сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она - самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

Особое значение в этой связи приобретает роль современных информационных систем, связывающих воедино все процессы функционирования организаций и собственно управленческой деятельности. Организации должны быть структурированы так, чтобы максимизировать способности системы управления справиться с необходимой информацией, добиться требуемой скорости и реактивности при принятии, реализации и контроле управленческих решений. Организации должны обеспечить получение требуемой информации в определенной форме и в нужное время теми, кому она необходима.

Существует ряд объективных требований к информационным системам, среди которых требование одноразового ввода информации и способности к развитию. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса информационно связанных задач - вот суть этого важного принципа управления. Этот метод накопления производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми структурными подразделениями предприятия объективных и достоверных данных.

Способность к развитию предполагает введение новых задач в существующую технологию без разрушения существующих систем. Применение современных систем математического программирования и технических средств обработки информации позволяет решать и накапливать принципиально новые производственные и научные задачи. Неразумно создавать автоматизированные системы только в расчете на традиционные методы управления производством и действующие технологии. Применение современной компьютерной техники и мощного комплекса программных средств позволяет создавать новые методики планирования и управления, новые информационные технологии, которые в традиционных системах применить очень сложно.

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Информационная технология - сочетание процедур, реализующих функций сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

Количество возможных вариантов построения технологического процесса обработки данных оказывается довольно значительным. Поэтому с целью облегчения изучения и проектирования этих процессов целесообразно выделять некоторые классы процессов.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Совокупность программ для компьютера образует программное обеспечение (ПО).

Программное обеспечение прикладного уровня представляет собой комплекс прикладных программ, с помощью которых на данном рабочем месте выполняются конкретные задания.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

Основными свойствами информационной технологии являются:

целесообразность,

наличие компонентов и структуры,

взаимодействие с внешней средой,

целостность,

развитие во времени.

Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

Компоненты и структура;

- функциональные компоненты - это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации;

- структура информационной технологии - это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.

Модели предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками.

Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.

База знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Иными словами, база знаний представляет отображение предметной области. Она включает в себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая информация, учетно-производственная информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений предприятия).

Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе информационно-технологических процессов.

Взаимодействие с внешней средой - взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации.

Целостность - информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

Реализация во времени - обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.

Информационная технология на предприятии имеет основной целью создание информационного продукта, позволяющего формировать управляющее воздействие на производство. Целью же производства является создание конкурентоспособной продукции с минимальными затратами, обеспечивающими наибольшую прибыль. Для реализации этой цели организуются производство и система управления производством. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная экономическая информационная система управления предприятием, в состав которой входят различные функциональные подсистемы управления.

К функциональным подсистемам относятся следующие функции управления:

1. Прогнозирование.

2. Планирование (перспективное, текущее, оперативное)

3. Учет

4. Контроль, анализ.

5. Регулирование.

Прогнозирование (в широком смысле) - это определение наиболее вероятного состояния системы (среды) и, соответственно, потребностей самой системы в будущем. Прогноз позволяет уточнить цели, стоящие перед системой и ее подсистемами, и средства их достижения. Эта функция полностью принадлежит менеджменту предприятия. Прогноз является основой для составления плана.

Планирование. Функция управления, определяющая точки, через которые должна пройти траектория движения управляемой системы во времени, является функцией планирования. На этой стадии разрабатываются технические задания, карты производства, бизнес-планы.

Учет - отрасль деятельности, обеспечивающая постоянную и достоверную информацию о развитии хозяйства и других сфер общественной жизни. Учет означает регистрацию и контроль этих процессов с их количественной и качественной стороны. Виды учета: оперативный (оперативно-технический), бухгалтерский и статистический. Разрабатываются ведомости учета и отчетности, включая налоговую отчетность.

Контроль, анализ. Функции управления, определяющие степень отклонения фактической траектории от плановой или позволяющая убедить в их совпадении. Экономический анализ позволяет выяснить действие положительных и отрицательных факторов, выявить и использовать внутрипроизводственные резервы. Разрабатываются аналитические таблицы и графики, производятся экспертные оценки.

Регулирование. Функция управления, определяющая меры (действия) для сближения фактической траектории с плановой, является функцией регулирования. Другими словами, функция регулирования проявляется в выработке управляющих воздействий, приводящих систему к запланированному режиму работы в случае ее отклонения от таковой. Разрабатываются календарные и сетевые графики, маршруты. Создаются алгоритмы диспетчирования.

Все вышеперечисленные функциональные задачи, которые тесно переплетаются при реализации управления, преобразуются посредством соответствующих математических моделей и методов в вычислительные задачи, входящих в состав информационных технологий.

Комплексы задач, входящих в состав информационной технологии учета, относятся, в основном, к задачам бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет строится на основе общих принципов и положений, закрепленных в стандартах бухгалтерского учета, генеральном плане счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности субъектов, изданных в соответствии с законами Республики Казахстан «О бухгалтерском учете», «О налогах и других обязательных платежах в бюджет», а также инструкций, положений и рекомендаций, изданных компетентными органами Республики Казахстан по бухгалтерскому учету.

Причем, действующая в республике система бухгалтерского учета соответствует международным бухгалтерским стандартам.

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики Казахстана является одной из наиболее важных задач.

Приобретая программный продукт, не многие могут определенно сказать насколько он подходит для него. Практически любая программа этого класса, предлагаемая на рынке постсоветского пространства, несет отпечаток нормативно-правовой среды той страны, в которой находится разработчик, а эта среда неоднородна и неустойчива в другой. Возникают сотни фирм, специализирующихся на адаптации этих программных средств к соответствующей среде, причем делается это подчас трудно, несвоевременно, неквалифицированно. Оставляет желать лучшего и дальнейшая техническая поддержка. Во всех случаях несет убытки клиент, приобретший программу.

Клиент, выбирающий программу, не может и не должен быть бизнес - экспертом; даже владея полной информацией обо всех программных продуктах, не всякий может ее правильно проанализировать.

Можно рекомендовать основные классификации программ бухгалтерского учета, на которые необходимо обратить внимание на этапе анализа при выборе программного продукта:

1. Программы предназначены и создаются для работы в различных операционных средах (оболочках) - MS DOS, Windows и т.д.

2. По степени автоматизации программы бывают узкоспециализированные, специализированные и универсальные (комплексные).

3. Программы создаются и предназначены для работы в различных организациях. При этом можно выделить бюджетные организации и коммерческие.

4. Очень часто возникает необходимость организовать раздельный бухгалтерский учет на нескольких рабочих местах с последующим слиянием данных для подведения итогов. Поэтому программы делятся на работающих в автономном режиме и работающих в сетевом режиме.

5. Размер организации, специфика бухгалтерского учета на том или ином предприятии также накладывают свой отпечаток при создании программ. Поэтому бухгалтерские программы делятся на категории: для малых, средних, крупных предприятий.

6. Наличие макроязыка и степень его развития в целях адаптации программного продукта к изменяющимся условиям функционирования производства и законодательной базы.

7. Наличие сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и т.д.: отсутствуют, недостаточно развитые, хорошо развитые, позволяющие делать изменения, настройку самим пользователям, не изменяя при этом программ.

8. При отсутствии или недостаточном наличии сервисных возможностей, дальнейшая техническая поддержка.

Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки: банковские операции, учет ОС, складской учет и т.д. Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских программ. Начиная работать с такой программой, вы видите на экране монитора перечень этих участков. За каждым из них в компьютере скрывается программный модуль. Такие модули называются автоматизированными рабочими местами. В каждом таком АРМ собраны все функции соответствующего участка: в АРМ банковских операций - оформление платежных документов, регистрация выписок, формирование журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ведомостей и прочих отчетных банковских документов; в АРМ учета ОС - функции ведения картотеки, расчета износа, формирования инвентаризационных ведомостей и т.д. Практически во всех таких программах существует и АРМ главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основных АРМ, формируются документы внутренней и внешней отчетности.

Говоря о традиционной (классической) схеме построения бухгалтерской системы, следует обратить внимание на два существенных требования. Первое из них - полнота представления функций в АРМ. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой-либо другой. Такие переходы из одного АРМ в другой отнимают много времени и отрицательно влияют на производительность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМ. К числу систем, построенных по классическому принципу, относятся программы «Лука-Про», корпоративная система «Галактика» и многие другие.

Следующим вариантом организации бухгалтерских программ является группировка в АРМ по классификации выполняемых действий. Так, в отдельном АРМ собираются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся. В другом АРМ - все операции с проводками. В третьем - все отчеты. И так далее. Такое построение на первый взгляд может показаться неудобным. Однако автоматизация любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от «ручного» ведения учета. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета - с другой.

В таком (видовом) построении системы значительную роль начинает играть механизм фильтрования. Чтобы получить информацию по счетам, нужно отфильтровать (выделить) их из всего списка первичных документов. А чтобы получить журнал операций по ОС - отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация - очень удобный и эффективный инструмент, широко используемый во всех без исключения системах.

Еще один способ построения бухгалтерских программ - это привязка к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных операций. Он как бы является гвоздем, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены «1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие 7.7». Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объеме и разноплановости учетной информации постоянное фильтрование нужных данных становится трудоемким.

Есть системы с гибким механизмом построения. Весьма показателен в этом отношении «Интегратор» фирмы «Инфософт».

Программный комплекс «Галактика», обладающий функциональным наибольшим охватом, полностью реализован на базе инструментальных средств собственной разработки, в числе которых - собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчетов и возможность произвольного подключения нестандартных пользовательских процедур на языках Паскаль и Си. Таким образом, развитие программного обеспечения для рынка экономических программ в Казахстане в значительной степени ориентируется на более полный функциональный охват и на создание инструментов, необходимых для адаптации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.

Выбор бухгалтерской информационной системы зависит от различных факторов: форм собственности (ТОО, АО, и т.д.);

размера предприятия; количества видов деятельности; специфики и объемов учетных и финансовых операций; применяемых средств вычислительной техники и различных средств телекоммуникаций;

Информационные системы, предназначенные для автоматизированного ведения бухгалтерского учета, можно условно разделить на три группы:

1. Мини-системы;

2. Универсальные системы для малых и средних предприятий;

3. Комплексные системы, ориентированные на крупные пред-

приятия-

Мини-системы предназначены для применения на предприятиях с небольшим оборотом и невысокими требованиями к функциональным возможностям системы, в них учет реализован в суммовом выражении без учета специфики участков учета. Это такие системы, как: ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР, 1С БУХГАЛТЕРИЯ.

Универсальные системы характеризуются глубокой аналитикой. Они осуществляет функции стоимостного учета и ведение всех участков бухгалтерского учета. Это такие системы, как: ЛУКА, ТСВ БУХГАЛТЕРИЯ, ПАРУС и т.д.

Крупные комплексы и системы, ориентированные на крупные предприятия, представляют собой локальные вычислительные сети и характеризуются набором АРМов, ориентированных на определенные участки учета, такие, как: Основные средства, Банковские операции, Касса, Заработная плата, Материалы, Склад и т.д. Характерной чертой таких систем является наличие мощных средств обработки и управления данными, мощных генераторов отчетов входных и выходных форм и т.д. К таким системам относятся ЛУКА-ПРО, ИНТЕГРАТОР, БОСС 1.0, К5-баланс, СУПЕР-МЕНЕДЖЕР и т.д.

При выборе информационной системы учета необходимо учитывать ее эффективность, надежность, адаптивность, стоимостные показатели и т.д.

Система «ТСВ БУХГАЛТЕРИЯ», разработанная фирмой ТСВ СОФТ, представляет собой простой, удобный в использовании мощный комплекс, включающий в себя журнал хозяйственных операций, зарплату и товарно-материальный учет.

В журнал хозяйственных операций вносятся первичные проводки методом двойной записи с указанием соответствующей аналитики. На основе проводок и остатков программа выдает на экран (в файл) по любым счетам за любой период следующие ведомости: ведомость учета операций, журналы ордера, главную книгу, шахматку, оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам, баланс. По счетам, по которым ведется аналитика, выдаются оборотно-сальдовая ведомость по клиентам и карточка клиента. Осуществляются просмотр и корректировка любых справочников в требуемых разрезах,

В многопользовательской версии программы реализована поддержка локальной сети, есть возможность обмена информацией с удаленными компьютерами через электронную почту.

Система Sо1отоп 4 является бухгалтерской информационной системой, предназначенной для предприятий универсального рынка, и характеризуется легкой локализацией на многие языки, виды валют. Эта система позволяет управлять международным бизнесом из центрального офиса. Изначально она была разработана как система, основанная на базе SQL клиент/сервер идеологии. Система управления данными SQL является самой эффективной системой, дающей быстрый доступ к базе данных и предоставляющей возможность удаленного обмена информацией. SQL позволяет составить общий архив базы данных, из которого потенциально каждый пользователь может подключаться к корпоративной информации бухгалтерской системы. Solomon 4 имеет модульный принцип построения и в зависимости от вида деятельности настраивается под клиента, сохраняя все преимущества системы.

Система Solomon 4 включает модули: Главная книга; Расчеты с поставщиками; Закупки; Расчеты с заказчиками; Обработка заявок; Зарплата; Кассовая книга; Управление проектом; Генератор отчетов; Многовалютный учет; Трансляция финансовых Данных; Склад; Модуль обработки и печати штрих-кодов; Учет материалов; Управление системой; Общие справочники; Генератор отчетов Crystal Reports; Инструменты настройки и создания приложений на Visual Basic; Дополнительные инструменту для Visual Basic.

Solomon 4 в каждом из своих бухгалтерских приложений предлагает целый ряд стандартных отчетов, а также возможность их модификации с использованием встроенных инструментов настройки. Пользователям, которым требуется больший контроль над формой и содержанием этих отчетов или предоставляется возможность создать свой собственный, система предлагает Seagate Crystal Report - промышленный генератор отчетов.

Solomon 4 также использует Frx for WINDOWS для создания множества его предшествующих форм финансовых отчетов.

Система Navision Financials , разработка компании Navision Software, стала первой международной финансовой корпоративной системой в мире, отмеченной знаком “Designed for Microsoft Windows 95 ”, который выдается за соответствие дизайна приложения идеям Windows 95 . Navision Financials предлагает совершенный набор средств, полностью интегрированных в одном продукте без каких-либо компромиссов по производительности или скорости. Главным преимуществом при работе с Navision Financials является то, что это финансовая корпоративная система, которая всегда отражает текущую ситуацию и потребности фирмы. Она способна расти вместе с фирмой. Высокопроизводительная база данных обеспечивает высочайшую защищенность данных. Легкая интеграция данных обеспечивает гибкость. Затраты на сопровождение и внедрение находятся на минимально возможном уровне благодаря простоте и организованности интерфейса пользователя.

В состав продукта входят Стандартные приложения. Стандартные приложения - это блоки, содержащие глубоко проработанное решение по отдельным участкам учета. Все стандартные блоки разбиты на гранулы - более мелкие части.

Scala ЕМЕА - разработчик программного обеспечения по управлению бизнесом для национальных и международных компаний.

Программное обеспечение Scala полностью удовлетворяет требованиям нового казахстанского стандарта ведения бухучета, позволяет: работать с новым планом счетов, получить результаты деятельности одного предприятия в аспекте законодательств других стран, работать на 40 языках и более чем с 50 валютами, создавать отчеты для бухгалтерских, налоговых, кадровых, аудиторских и управленческих целей; обладает надежностью и стабильностью; обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации.

Scala является полностью открытым системным решением и работает под Windows, Windows NT, DOS, UNIX. Scala поддерживает архитектуру клиент/сервер.

Система Scala состоит из модулей: финансовых, управления и специальных.

Управление проектами - позволяет компаниям, занятым в сфере услуг, анализировать прибыльность проектов, а также отдельных этапов или разделов, начиная с затрат и материалов и заканчивая трудозатратами. Отслеживает, проекты длительностью от одного дня до нескольких лет и может объединяться с модулями Зарплата и Управление запасами системы 5са1а для облегчения управления трудозатратами и материалами для различных проектов.

Система «Алтын»

Разработчиком системы «Алтын» является казахстанская компания «ИнтерКомпьютерСервис».

Программный комплекс «Компьютерная бухгалтерия «Алтын» состоит из трех основных модулей: Комплексная задача - общая бухгалтерия, Расчет заработной платы. Учет основных средств.

Получили распространение и специализированные АРМы для крупных предприятий: Складской учет, Расчеты с поставщиками - 6 ж/о, Реализация, Спецодежда, Учет невыданной заработной платы и др.

Стартовым модулем «Алтын» и наиболее популярным для предприятий любой численности» является комплексная задача, которая автоматизирует все участки бухгалтерского учета в разрезе Генерального плана счетов и представляет комплекс связанных между собой задач: Баланс, Касса, Банк, Товарные операции.

Особенность программного комплекса «Алтын» в том, что он очень прост в работе, не требует сложных настроек и поддержки программистов

Все записи сопровождаются проводками, которые автоматически записываются в журнал проводок. В журнале проводок данные хранятся за весь год, доступ к которым возможен в течение всего года, т.е. осуществляются корректировка прошлых проводок, вставка и т.п. По каждому балансовому счету можно вести до 5 уровней аналитического учета - по субсчетам и объектам. Объектом учета могут быть: юридическое или частное лицо, товар, табельный номер или подотчетник, элементы затрат и т. п. Программа автоматически собирает данные по счетам, формирует разные ведомости, журналы-ордера, своды; итоговые суммы записывает в главную книгу, заполняет разделы баланса.

Работа бухгалтера облегчается дополнительным сервисом, который предусматривает наличие функции «Закрытие счетов» 7, 8 и 9 разделов, типовых схем для ввода сложных комплексных проводок, настройку формы баланса и др.

Программа ведет картотеку аналитического учета по объектам, кассовую книгу, ведомости складского учета товаров, материалов и т.д. Проводки могут сортироваться по различным признакам и позволяют иметь информацию для составления дополнительных сводок и отчетов. Любая выходная (отчетная) информация может формироваться на любой момент времени и за любой период, что очень важно для анализа ритмичности работы фирмы и управления бизнесом.

В задаче «Расчет заработной платы» производится начисление заработной платы по окладам, сдельной и повременной формам оплаты труда, в т.ч. с учетом коэффициента трудового участия; учитываются особенности расчета зарплаты по любым видам оплат с учетом надбавок и коэффициентов; производятся начисление отпускных, оплата больничных листов; отражены изменения, вызванные пенсионным законодательством, т.е. программа рассчитывает взносы в накопительные пенсионные фонды, создает реестры и осуществляет формирование данных для банков. Программа «Алтын» содержит большое количество оперативных документов: табеля, рапорта, ведомости для расчета зарплаты на любых предприятиях, а также все необходимые выходные документы: своды, отчеты, справки, ведомости, расшифровки и т.д.

Система Business Express (ВЕ-2)

Система предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета средних предприятий, разработана казахстанской фирмой TOKRAU IT. Ориентирована на малые и средние предприятия. Полностью соответствует существующему в Казахстане законодательству в области бухгалтерского и налогового учета.

Хозяйственные операции в системе создаются на основе бухгалтерских документов по шаблону типовых операций. Стандартные типовые операции могут содержать любое количество проводок и создаваться самим бухгалтером. Для автоматического вычисления суммы проводок при желании могут быть использованы специальные формулы.

Система предусматривает работу с различными видами валют. Созданы справочники видов валют и курсов валют. Предусмотрена возможность ведения нескольких видов курсов валют, например, таких, как курс Национального банка РК, курс Фондовой биржи и т. д.

Система «ГАЛАКТИКА»

Система «ГАЛАКТИКА» разработана корпорацией Галактика и является многопользовательской сетевой системой управления деятельностью крупной фирмой (корпорацией). Она обеспечивает деятельность на уровне западных аналогов, учитывая специфику предприятия и создавая единую информационную основу для взаимодействия, предоставляя руководству четкую картину текущего состояния дел и показывая перспективу. Гибкая структура системы позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах для любого количества филиалов или подразделений предприятия. Кроме того, обладая средствами экономического анализа, система позволяет выявить четкую схему налогообложения и определить структуру платежей с целью избежания налоговых переплат и штрафов.

Основные принципы, реализованные в системе «ГАЛАКТИКА», - это:

интеллектуальное решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода регистрации и накопления информации;

интегрированность - «сквозное» прохождение документов через различные службы предприятия;

модульность - возможность поэтапного внедрения системы, гибкого маневрирования;

доступность - наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных;

открытость - возможность взаимодействия с другими программами, работающими на предприятии;

адаптивность - наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации системы.

Комплексная автоматизация на базе системы «ГАЛАКТИКА» обеспечивает: специальные схемы планирования и минимизации налогообложения; оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и, как следствие, более эффективное использование персонала; возможность быстрого принятия решений об изменении ассортимента или ценовой политики; средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков; возможность стандартизации технологии управления корпорации; построение консолидированной отчетности, а при создании новых филиалов - передачу им вместе с «ГАЛАКТИКОЙ» технологии управления, баз данных для ведения электронных архивов без дополнительных затрат, высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

«ГАЛАКТИКА» решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа. Программный комплекс решает задачи планирования: финансовое планирование, построение бюджета; календарно-сетевое (хозяйственное) планирование; планирование маркетинговых компаний, проектов развития; техническая подготовка и планирование производства; оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей. В рамках оперативного управления предприятием решаются следующие задачи: управление закупками - материально техническое снабжение; управление продажами - сбыт и реализация продукции; управление бартерными операциями и взаимозачетами; управление запасами - движение и наличие материальных ценностей; управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями; управление производством; управление проектами; управление себестоимостью продукции - товаров, услуг; управление персоналом, учет кадров; управление внутренним и внешним делопроизводством. На фоне решения управленческих задач многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования и т.д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

- Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

- Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Распространенным стереотипом является и то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности.

В этих условиях чрезвычайно важно обучение пользователей именно базовым информационным технологиям, которые являются фундаментом для построения компьютерных информационных систем любого класса сложности. В качестве базовых информационных технологий выступают стандартные «бухгалтерские» информационные технологии программ типа 1С: Предприятие; ЛУКА - ПРО, а также «офисные» информационные технологии широко распространенного программного продукта фирмы Microsoft - MS Office.

Программа ЛУКА-ПРО продолжает серию продуктов фирмы ПЛЮСМИКРО для IBM-совместимых персональных компьютеров под общим названием "Компьютерная бухгалтерия ЛУКА". Она предназначена для разработки и эксплуатации приложений учетного и управленческого характера на предприятиях различного масштаба.

Своё название семейство бухгалтерских программ получило в честь Луки Пачоли, итальянского математика эпохи Возрождения, автора труда "Трактат о счетах и записях".

Собственно ЛУКА-ПРО представляет собой проблемно-ориентированную СУБД, которая с помощью средств встроенного непроцедурного языка манипулирования данными поддерживает работу с информационными объектами общего и специфического типов (план счетов, главный журнал и пр.).

Программа оснащена мощным генератором отчетов и конструктором экранных форм. Данные и процедуры обработки хранятся в общей базе данных.

ЛУКА-ПРО обеспечивает удобный многооконный интерфейс для одновременной работы с разными информационными объектами.

Раскраска интерфейсных объектов программы, параметры управления печатью и др., могут быть изменены в любое время на каждом рабочем месте с учетом личных предпочтений пользователей.

Система обмена сообщениями дает возможность, не прерывая текущей работы получать и отправлять экстренные сообщения и распоряжения, которые немедленно всплывают на экранах адресатов.

СУБД прикладного уровня ЛУКА-ПРО поддерживает работу со следующими информационными объектами словарь данных, картотеки, пользовательские процедуры обработки данных, журналы (учетных записей и документов), планы счетов, справочник валют (точнее журнал курса валют) и справочник единиц измерения.

Словарь содержит описание полей данных БД (типы и другие свойства).

Картотеки содержат карточки (записи), структура которых проектируется пользователем в терминах словарных данных. В карточках хранятся экземпляры значений данных. Данные обрабатываются с помощью пользовательских процедур обработки.

Процедуры могут содержать до трех разделов:

расчетная схема, - раздел, который описывает алгоритм обработки данных. Алгоритмы обработки данных проектируются с помощью встроенного в ЛУКУ-ПРО непроцедурного языка манипулирования данными;

форма ввода-вывода, - раздел, который описывает представление данных на экране дисплея и сценарий диалога. Форма может содержать поля ввода-вывода, переключатели, кнопки действия и контекстную подсказку;

схема отчета, - раздел, который описывает представление данных для печати.

Журнал учетных записей (главный журнал) - содержит однострочные и многострочные учетные записи, которые соответствуют простым и сложным проводкам. Вид журнала стандартный и не зависит от приложения.

Журналы документов - древовидный классификатор документов, каждая из конечных вершин которого представляет собой журнал регистрации какого либо конкретного документа. Для каждого журнала в приложении проектируется конкретное содержимое записи и ее представление на экране.

Словарь, картотеки и процедуры имеют иерархическую структуру. Это позволяет гибко классифицировать прикладные объекты по различным группам в зависимости от требований приложения.

С помощью программы ЛУКА-ПРО могут быть созданы прикладные системы обработки данных (приложения) практически любого назначения. Каждое приложение (или часть приложения, представляющая одно из функциональных рабочих мест) может иметь свое собственное меню.

Для разработки конкретного приложения необходимо:

классифицировать и описать в словаре все необходимые данные;

используя словарь описать структуры данных в картотеках;

классифицировать документы и спроектировать соответствующие журналы;

с помощью языка манипулирования данными описать алгоритмы обработки данных, сконструировать диалоги и отчеты;

спроектировать меню для конкретных пользователей и установить для каждого права доступа.

Расчетные схемы и схемы отчетов редактируются с помощью удобного текстового редактора, который позволяет также редактировать и создавать любые текстовые документы. При проектировании алгоритмов текстовый редактор благодаря встроенному справочнику поддерживает все языковые конструкции и обращения к функциям обработки.

Проектирование новых форм ввода-вывода, ввод данных и выбор команд осуществляются пользователями в диалоговом режиме с помощью манипулятора мышь.

Макрогенератор позволяет запомнить последовательности нажатия клавиш (макросы), которые приходится выполнять особенно часто, и вызывать их затем по ключу - одним нажатием комбинации клавиш. Макрос может автоматически вызываться при запуске программы (стартовый макрос) - например, для того, чтобы открывать окна картотек или процедур в начале каждого сеанса работы всегда в одном и том же заданном месте.

Все документы, как бухгалтерские, регистрирующие акты хозяйственной деятельности (счета, накладные и пр.), так и прочие (договора, претензии и др.) могут быть классифицированы средствами ЛУКИ и для документа каждого типа по описанию будет сгенерирован свой журнал.

Записи в журнале документов могут иметь ссылки на учетные записи в главном журнале. Таким образом, генерация учетных записей и их проводка могут при желании выполняться полностью в автоматическом режиме на основании работы с документами. Собственно экземпляры исходящих документов печатаются средствами генератора отчетов на основании журнальных записей. Экземпляры входящих документов могут быть отсканированы и сохранены в БД. Доступ к изображениям оригиналов обеспечивается через журналы регистрации документов.

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «СофтМаркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз, освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows; процессор Intel-80386DX или выше:, оперативную память не менее 4 Мбайт, жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках, принтер, дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок - десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

-при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте

-использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например - можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль.

С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз, введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы:

-оборотно - сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ счета

-обороты счета

-журнал - ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по журналу операций

-карточку счета

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Программа «1С: Предприятие 7.7»

Как известно, фирма «1С» совместно с казахстанскими партнерами фирмой «1С: Слава» г. Алматы и Внедренческим центром «Рейтинг» г. Усть-Каменогорска подготовила и с начала 2003 года выпустила в продажу программный продукт «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ 7.7 Конфигурация «Бухгалтерский учет для Казахстана». Конфигурация ориентирована на ведение бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях РК и использует новый типовой план счетов, введенный в действие с 01.01.03 г., обеспечивает выполнение операций по бухгалтерскому и налоговому учету, формирование файлов для учета пенсионных отчислений, формирование различных форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и многие другие функции.

Поставка программного продукта сопровождается книгой «Руководство по ведению учета (Описание конфигурации)», что, несомненно, является очень полезным для пользователей новшеством, так как фирма «1С» ранее не выпускала документацию с учетом казахстанских стандартов. Работать с продуктом стало много удобнее.

Тем не менее, это все-таки не учебное пособие, а техническая документация на изделие и основная цель ее в том, чтобы обеспечить полноту описания программного продукта. Поэтому в руководстве указано на необходимость использования других книг, входящих в комплект поставки программных продуктов системы «1С: Предприятие 7.7».

Приобретя программный продукт и просмотрев документацию, можно приниматься за работу. Установим программу на свой компьютер и запустим ее в режиме 1С: Предприятие, выбрав в качестве информационной базы незаполненную данными базу под наименованием «Бухгалтерский учет для Казахстана». В поставку входит и так называемая демонстрационная база, в которой приводятся примеры заполнения документов и получения отчетов. Это также удобный инструмент для ознакомления с примерами заполнения документов и получения отчетов. Моя цель - быстро научиться работать с программой и, по моему мнению, самым быстрым способом освоения программы является практическая работа с ней.

«1С: Предприятие» 8.0. - Революция или эволюция?

Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных по данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Платформа «1С: Предприятие» 8.0 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ «1С: Предприятие» 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков.