Методика проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами

За визначенням міжнародного Інституту внутрішніх аудиторів, «внутрішній аудит є діяльністю з надання незалежних та об'єктивних гарантій і консультацій, спрямованих на вдосконалення діяльності організації. Внутрішній аудит допомагає організації досягти поставлених цілей, використовуючи систематизований та послідовний підхід до оцінки і підвищення ефективності процесів управління ризиками, контролю та корпоративного управління».

Незалежність - тут поняття організаційне, яке визначається рівнем підлеглості служби внутрішнього аудиту в компанії. Під об'єктивністю розуміється індивідуальна якість внутрішнього аудитора - безсторонність в оцінках та висновках.

Метою внутрішнього аудиту є вдосконалення діяльності організації. Зверніть увагу: не виявити порушення та помилки для подальших оргвисновків і покарання винуватців, не написати звіт на декілька десятків сторінок з сотнею нездійсненних рекомендацій, а побачити та оцінити ризики, слабкі сторони в роботі організації і дати рекомендації для підвищення ефективності систем і процесів.

Суть діяльності внутрішнього аудиту полягає в наданні гарантій (англ. assurance) і консультацій (англ. consulting) замовникам (клієнтам). При цьому сфера надання гарантій і консультацій за останні роки істотно розширилася. Сьогодні вона включає управління ризиками, внутрішній контроль, корпоративне управління. Надання гарантій в даному разі є об'єктивним аналізом аудиторських доказів з метою здійснення незалежної оцінки і висловлення думки про надійність і ефективність систем, процесів, операцій.

Основна відмінність консультування від надання гарантій полягає в тому, що в першому випадку характер та обсяг роботи аудитора визначаються клієнтом. Для власників в особі ради директорів важливіша діяльність внутрішнього аудиту з надання гарантій. З погляду лінійного керівництва, найбільша цінність внутрішнього аудиту полягає в можливості отримати консультації з питань підвищення ефективності бізнес-процесів, за які воно несе відповідальність. Вище виконавче керівництво зацікавлене у тому, щоб внутрішній аудит сприяв лінійному керівництву у виконанні його функцій, а також допомагав контролювати діяльність лінійного керівництва.

Яке оптимальне співвідношення часу, витраченого на діяльність з надання гарантій і діяльність з надання консультацій. Деякі аудитори переконані в «абсолютній чистоті», вважаючи, що основна цінність внутрішнього аудиту полягає в наданні об'єктивних гарантій; тому консультаціям має відводитися мінімальний час у графіку їх роботи.

Чим більше внутрішній аудит зайнятий консультаційною роботою, тим більша потенційна загроза об'єктивності: проекти та сфери, де внутрішній аудитор сьогодні брав участь як консультант, підлягають перевірці внутрішнім аудитором завтра.

Прихильники іншого погляду кажуть, що внутрішній аудит може бути корисним для компанії саме на етапі зміни та/або впровадження систем/процедур, оскільки для компанії потенційні вигоди від консультацій внутрішніх аудиторів перевищують ризик зниження об'єктивності результатів роботи внутрішніх аудиторів у майбутньому. Тим більше, що є багато способів нівелювати негативний вплив на об'єктивність внутрішніх аудиторів. Оскільки основне завдання внутрішнього аудиту - надання об'єктивних гарантій (які виникають в результаті перевірок, хоча «перевірка» -- не найвдаліше слово в лексиконі внутрішнього аудитора), потрібно бути гранично акуратним у питанні збільшення відносної частки консультаційної роботи, щоб уникнути негативного впливу на об'єктивність внутрішнього аудиту.

В іноземних компаніях донедавна спостерігалася тенденція зростання значущості внутрішнього аудитора як консультанта. Сьогодні можна говорити про «зразкове» співвідношення 80/20: 80% часу, відведеного на аудиторські завдання, припадають на діяльність з надання гарантій, а 20% - на консультаційну роботу.

Останнім часом зростає переконання, що цінність внутрішнього аудиту для компанії полягає саме в наданні об'єктивних гарантій.

Рішення про необхідність внутршнього аудиту приймають власники та вище виконавче керівництво компанії. Визначається це рішення багатьма чинниками, до яких належать: розподіл функцій володіння та управління бізнесом; розміри та структурна розгалуженість компанії; рівень ризиків.

Якщо власники бізнесу є менеджерами компанії і самі контролюють всі аспекти бізнесу, у внутрішньому аудиті може не бути потреби. Із зростанням компанії та підвищенням складності процесів управління у власників-менеджерів може скластися ілюзія контролю, коли створюється враження, нібито бізнес не дуже змінюється, і всі сторони діяльності перебувають під контролем. Хоча насправді у керівництва вже не вистачає фізичної можливості контролювати ситуацію. Тоді внутрішній аудит стане у пригоді.

У Європі та США поєднання функцій володіння і управління бізнесом характерне для малого та частково середнього бізнесу. У великих та здебільшого середніх компаніях ці функції розподілені (ця тенденція починає простежуватися і в українських організаціях). Власники займаються визначенням стратегії і напрямів розвитку, а для управління компанією наймають професійних менеджерів. Але яким би професійним не був менеджмент, для власників актуальним стає питання контролю за станом справ. Одним із дієвих інструментів контролю може стати внутрішній аудит.

Менеджер, для якого управління бізнесом є частиною повсякденної роботи, не завжди здатний об'єктивно оцінити ситуацію. Навіть якщо він вважає, що ефективно контролює всі процеси, у нього, як правило, немає часу і специфічних навиків для збору і структуризації відповідної інформації. Внутрішній аудит володіє інформацією з усіх аспектів діяльності компанії та інструментарієм для узагальнення й аналізу даних. Тому взаємодія з ВА підвищує ефективність ухвалених рішень.

Оскільки побудова системи внутрішнього контролю - процес трудомісткий і тривалий, на певному етапі (поки не створена ефективна система контролю) виникає об'єктивна необхідність окремого підрозділу - контрольно-ревізійного управління.

КРУ фокусуватиме увагу на виявленні помилок і зловживань, виконуючи роль корпоративного поліцейського «в чистому вигляді». Але ревізійна діяльність спрямована на ретроспективу, тобто на події, які вже відбулися, і їх наслідки. Внутрішній аудит орієнтований на перспективу, тобто на аналіз майбутніх подій, які можуть несприятливо позначитися на діяльності окремих підрозділів та/або компанії в цілому. Інакше кажучи, ревізія оцінює наслідки ризиків, які вже матеріалізувалися, тоді як внутрішній аудит оцінює можливість і пропонує шляхи зниження ризиків та/або негативних ефектів їх дії.

Рішення про необхідність внутрішнього аудиту не повинно залежати від наявності у компанії зовнішнього аудитора, оскільки зовнішній і внутрішній аудит виконують різні функції.

1. Зовнішній аудит традиційно займається підтвердженням достовірності фінансової звітності компанії і фокусує увагу на операціях і подіях, здатних чинити матеріальну дію на фінансову звітність компанії. Внутрішній аудит спрямований спершу на оцінку систем контролю та управління ризиками компанії і вивчає операції і події, які перешкоджають ефективному досягненню компанією поставлених цілей.

2. Зовнішній аудит в межах надання аудиторських послуг не проводить оцінку економічної обґрунтованості управлінських рішень і ефективності діяльності підрозділів компанії, що зазвичай входить в завдання аудиту внутрішнього.

3. Зовнішній аудит служить насамперед інтересам зовнішніх зацікавлених сторін - потенційних інвесторів, кредиторів тощо, тоді як внутрішній служить інтересам рад директорів і менеджерів компанії.

Ефективний внутрішній аудит може зменшити витрати компанії на зовнішній аудит, але не зможе замінити зовнішній аудит. Важливо також врахувати, що не рекомендується користуватися послугами зовнішнього аудитора для проведення внутрішнього аудиту, оскільки таке поєднання може призвести до конфлікту інтересів. У законодавстві деяких країн таке поєднання заборонене (наприклад, законом Сарбейнса-Окслі в США).

Таким чином, наявність ефективного внутрішнього аудиту стає невід'ємною складовою успішного розвитку компанії в умовах швидких змін зовнішнього середовища, підвищення складності процесів управління, розподілу функцій володіння та управління бізнесом. Наскільки при цьому внутрішній аудит стане корисним, залежить від завдань, які будуть перед ним поставлені.

2. Методика проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами.

Для цього визначити необхідні джерела інформації для проведення аудиторської перевірки із зазначенням точного переліку первинних документів та регістрів аналітичного та синтетичного обліку, метод перевірки, скласти перелік основних завдань та визначити напрямки аудиту.

В умовах формування ринкової інфраструктури великого значення набуває аудит дотримання законодавчих норм щодо здійснення розрахункових операцій, зокрема розрахунків із підзвітними особами.
Аудит розрахунків із підзвітними особами здійснюють суцільним порядком. Ревізор керується Постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 № 663 та Постановою КМУ від 06.09.2000 № 1398 про внесення змін до вищевказаної Постанови КМУ.

Основними завданнями аудиту розрахунків із підзвітними особами є:

· перевірка дотримання правил видання авансів;

· контроль за своєчасністю здавання авансових звітів;

· перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до авансових звітів, а також своєчасності повернення невитрачених сум.

· виявлення незаконних і недоцільних з господарського погляду витрат.

Джерелами аудиту є: накази і розпорядження по підприємству, авансові звіти з прикладеними до них виправдувальними документами про використання підзвітних сум, звіти касира з прикладеними прибутковими і видатковими касовими документами, Головна книга, баланс підприємства, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього рахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнено: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове сальдо - у складі зобов'язань балансу підприємства. Аудитор перевіряє, чи підзвітна особа протягом трьох днів після повернення з відрядження або після виконання доручення подала авансовий звіт про використання підзвітних сум; чи до авансового звіту додані: посвідчення на відрядження, оформлене в установленому порядку (з відмітками про вибуття і прибуття), залізничний та інші квитки, копії товарних чеків, приймальні акти або розписки осіб, що прийняли від підзвітної особи придбані цінності тощо.

Авансовий звіт бухгалтерія перевіряє як з погляду правильності його оформлення й арифметичних підрахунків, так і за суттю, тобто правильність і законність витрати кожної суми, зазначеної у звіті. Про перевірку робиться запис на бланку авансового звіту, після чого останній затверджує керівник підприємства. Залишок невикористаних сум підзвітна особа повертає до каси підприємства.

На дебеті рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" групують суми, що видаються у підзвіт, і відображають заборгованість осіб:

· д-т рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами";

· к-т рахунка 30 "Каса".

На кредиті рахунка 372 обліковують суми виконаних витрат (на основі авансових звітів і прикладених до них виправдувальний документів). Наприклад, використані гроші на відрядження на семінар загальногосподарського характеру буде записано у:

· д-т рахунка 92 "Адміністративні витрати";

· к-т рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Аудитору слід встановити, чи визначено коло осіб, що мають право одержувати підзвітні суми. Далі аудитор вимагає здавання у бухгалтерію авансових звітів. До осіб, які не звітували за одержані гроші у підзвіт, застосовують заходи щодо погашення заборгованості з нарахованої заробітної плати або через суд чи прокуратуру. Крім того, аудитор з'ясовує, чи не було випадків видачі авансів за наявності заборгованості за попередньо одержані суми або видачі грошей особам, які не числяться у штаті. Також слід перевірити, чи не видавався аванс у розмірі, що значно перевищує потребу.

З виторгу видавати аванс у підзвіт не дозволяється. Аудитор звіряє аналітичний і синтетичний облік з рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами", потім розпочинає суцільну перевірку документів.
Розмір добових витрат для відрядження по Україні змінився 12 вересня 2000 р. 

Термін відрядження визначається керівником, але має становити не більше 30 календарних днів в Україні, 60 днів -- за кордон. Крім того, за наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати на проїзд туди і звідти (у тому числі багаж); на побутові послуги (прання, чистка, ремонт одягу, білизни, взуття), але не більше 10 % добових за всі дні проживання; на бронювання місць у готелях до 50 % вартості місця; на службові телефонні переговори -- за узгодженням із керівником.

Витрати на проїзд у м'якому вагоні, у каютах 1-4 групи тарифних ставок на суднах морського флоту, у каютах 1-2 категорії на суднах річкового флоту і літаком І класу відшкодовуються з дозволу керівника підприємства згідно з наданими проїзними документами. В інших випадках відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі). Працівникам, що перебувають у відрядженні понад встановлені норми компенсації витрат при відрядженнях відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування у поїздах постільною білизною та найм житлового приміщення. За період тимчасової непрацездатності особі, що була у відрядженні, виплачується допомога за лікарняними листками, дні яких не включаються до строку відрядження.
Керівникам підприємств надано право у випадках, коли розмір витрат на службові відрядження відомий заздалегідь, проводити оплату вказаних витрат за згодою осіб, що їдуть у відрядження, без подання виправдувальних документів. Розрахунок виданої суми, підписаний керівником підприємства, зберігається у бухгалтерії підприємства. Посвідчення на відрядження подається у бухгалтерію без звіту.

Деколи допускають складання безтоварних документів відносно заготівельних операцій і фальсифікованих документів, які оформляють оплату різних робіт позаштатним працівникам (роботи фактично не виконувалися або виконувалися у незначному обсязі). У даному випадку слід перевірити наявність акта приймання-здавання виконаних робіт і порівняти його дані з фактичним обсягом виконаних робіт у натурі. На практиці трапляються порушення операцій, пов'язаних із закупівлями сільськогосподарських продуктів і сировини. Тому аудитору слід ретельно перевірити авансові звіти заготівельників і прикладені до них закупівельні квитанції, приймальні акти, відомості закупок тощо. Аудитори зіставляють копії квитанцій відносно номерів, дат, ціни і суми. Якщо є сумнівні документи, виїжджають на місце або надсилають письмовий запит.