Види матеріальних носіїв даних, порядок первинного спостереження та фіксації даних

Облікова інформація має доволі складну структуру, а тому у спеціалізованій літературі пропонуються кілька варіантів її класифікації за різними істотними ознаками. Отже, з огляду на таку багатозначність облікова інформація, безперечно, потребує організації.

Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб'єкта господарювання, характеризують об'єкти обліку. Тому для подальшого викладу є сенс пригадати із курсу «Бухгалтерський облік в бюджетних установах» склад головних об'єктів бухгалтерського обліку виконання кошторису [4, 60]. До них, зокрема, належать:

доходи загального фонду;

доходи спеціального фонду;

грошові кошти (безготівкові, готівкові);

видатки (касові і фактичні; із загального та спеціального фондів);

розрахунки з дебіторами і кредиторами (передусім -- розрахунки з оплати праці, зі стипендіальних виплат, з постачальниками і підрядчиками, з іншими кредиторами та дебіторами);

інші зобов'язання (довгострокові і короткострокові);

необоротні активи (основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; нематеріальні активи);

матеріальні запаси (виробничі запаси; тварини на вирощуванні і відгодівлі; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали й продукти харчування; готова продукція; продукція сільськогосподарського виробництва);

капітал бюджетних установ (фонд у необоротних активах; фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах; результат виконання кошторису).

Під носієм облікової інформації розуміють матеріальний об'єкт, призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації [3, 76]. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерську звітність (рис. 1).

Рис. 1. Характеристика етапів бухгалтерського обліку через носії облікової інформації

Кожний з видів носіїв облікової інформації об'єднує під відповідною назвою багато різноманітних документів, облікових реєстрів та звітних форм. Максимально повне вивчення перелічених носіїв інформаційних даних за наявного їх розмаїття можливе за допомогою класифікації. Отож звернімося до класифікації -- одного з методів пізнання та дослідження об'єктів, сутність якого полягає в поділі на класи за спільними ознаками розглядуваних об'єктів і закономірними зв'язками між ними.

Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу адміністрації (власника) на їх проведення. У спеціалізованій літературі існує чимало класифікацій первинних документів, причому кількість класифікаційних ознак коливається від 3 до 7. Загалом налічується 10 класифікаційних ознак. Оскільки докладну характеристику кожного з утворюваних класів подано в курсі «Теорії бухгалтерського обліку», обмежимось схемою основних класифікаційних зв'язків первинних документів (рис. 2).

Облікові реєстри -- це носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними (рис. 3), причому у спеціалізованій літературі можна знайти від 4 до 8 класифікаційних ознак реєстрів бухгалтерського обліку.

Рис. 2. Класифікація бухгалтерських документів

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:

вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

організацію носіїв облікової інформації;

складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів [2, 121].

Рис. 3. Класифікація облікових реєстрів

Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Щодо діяльності бюджетних установ це такі нормативні документи:

Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління Національного банку України від 12.02.2001 № 72.

Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Правління Національного банку України від 29.03.2001 № 132.

Наказ Держказначейства України «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», та складання Інструкції, затвердженої наказом Держказначейства від 02.12.97 № 125.

Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Держказначейства від 18.12.2000 № 130.

Порядок складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ, затверджений Наказом Державного казначейства від 06.10.2000 № 100.

Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм бланків суворої звітності і введення їх у дію» від 11.03.96 № 67.

Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 № 277.

Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями» від 22.05.96 № 144.

Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.08.2000 № 68.

Інші нормативні акти.

Зазначені нормативні акти містять повну інформацію щодо характеристик відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків -- форми бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило, натурального розміру, та опису процедури фіксації інформації.

Зауважимо, що відповідно до таких нормативних актів, як:

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 (дод. 2);

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІV [1], як первинні документи, так і облікові реєстри можуть бути складені на паперових або машинних носіях; у разі, якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю потребам установи, зазначені суб'єкти господарювання можуть розробляти власні носії облікової інформації.

Для оптимізації та упорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах і організаціях застосовують табель форм первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових носіїв облікової інформації.

Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб'єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів. Табель форм -- це таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються найменування форми; код форми; яким нормативним документом введена; періодичність складання; особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації; адресність погодження носія інформації (у разі потреби); порядок підписання; порядок затвердження; проставляння печатки; місце зберігання; строки зберігання.

Табель форм носіїв інформації є, по суті, довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб'єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є, по суті, додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

титульну сторінку;

перелік носіїв інформації; зразки носіїв інформації;

вказівки щодо їх заповнення.

Формування пакета носіїв облікової інформації здійснюється згідно з напрямками бухгалтерського обліку. Зразки носіїв інформації подаються в альбомі у вигляді віддрукованих примірників, оформлених належним чином. Вказівки з оформлення є конспективними фрагментами інструкції зі складання того чи іншого носія облікової інформації, що містять головні її положення [5, 45]. Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації первинного і поточного етапів охоплює кілька технологічних процесів руху та обробки:

складання первинних документів (вимірювання та фіксування);

приймання документів та їх перевірку;

обробку первинних документів;

перенесення інформації до облікових реєстрів.

Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми варто розуміти комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її відтворення. Для визначення інструментів організації згадаймо кожний із послідовних етапів. Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має відбуватись у момент здійснення операції, в окремих випадках -- безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокресленою. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.

Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій, їх виконання всіма структурними підрозділами покладено на керівника установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до завдання і вимог щодо складання первинних документів можна визначити організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксування інформації в носіях це такі заходи:

чіткий поділ функціональних обов'язків працівників, зайнятих у процесі документування господарських операцій;

забезпечення відповідного рівня кваліфікації працівників, зайнятих обліковою працею, розробкою інструкцій зі складання первинних документів, проведенням інструктажу, забезпеченням працівників інструктивними матеріалами з укладання первинної документації;

визначення реальних нормативів часу з операцій документування;

розробка графіка документообороту та його чітке дотримання;

забезпечення працівників необхідними засобами вимірювальної, обчислювальної та організаційної техніки;

забезпечення працівників, що виконують облікові функції, необхідною кількістю етапів первинної документації.

Список використаних джерел