Анализ организационной структуры управления ОАО "Птицефабрика Медновская"

21

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

На тему:

АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ОАО “ПТИЦЕФАБРИКА МЕДНОВСКАЯ”

МИНСК, 2009

Общий анализ повышения эффективности управления предприятием

Радикальная перестройка системы управления экономикой - одно из важнейших направлений программы реформ, проводимых в нашей стране. Особое значение эта проблема имеет на уровне предприятии, положение которого в рыночной экономике изменилось коренным образом. Став объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечила бы ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке. При этом следует учитывать, что по сравнению с той системой управления, до сих пор действующей на многих предприятиях, в новых условиях появляются функции, которые прежде были не нужны. ОАО «Птицефабрика Медновская» само принимает решения; самостоятельно формирует цели и задачи; разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников; приобретает оборудование и материалы; решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, вхождение в состав других объединений; реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления и многие другие.

Таким образом, Общество приобретает все черты самостоятельности, характерные для работы в условиях рынка. А это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления, увеличения объема и усложнения характера выполняемых менеджерами работ. Существенно возросла и ответственность за своевременность и качество принимаемых решений.

Повышается роль маркетинговых исследований, позволяющих изучать динамику потребностей на рынке товаров и услуг. Научно-технический прогресс превращается в одно из орудий управленческих нововведений, направленных на создание условий для эффективной работы. Все большее значение приобретает и решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое положение в ресурсном потенциале и по существу предопределяющим успех организаций в достижении ее целей. В связи со всем этим, менеджмент предприятия, работающий в рыночной среде, предъявляет высокие требования к профессионализму управленческого персонала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности, а, следовательно, и эффективность деятельности всего предприятия.

Любое предприятие, представляя собой целенаправленную систему, состоит из элементов - людей, имеющих собственные целевые установки, и одновременно являющихся частью одной или более целенаправленных систем. Качество функционирования и эффективность предприятия зависят от характера влияния на него как составляющих элементов, так и систем, в которые оно входит.

Большое значение на эффективность деятельности любого предприятия, организации оказывает влияние организованная и действующая на предприятии система управления. Эффективность работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правильно разработанные положения о должностях, охватывающие не отдельные категории, а всех работников аппарата управления [2, с. 251].

Анализ нормативной базы, определяющей организацию труда на ОАО «Птицефабрика Медновская» показывает, что служебные обязанности выполняются в соответствии с заключенными трудовыми договорами, в пределах полномочий по каждой должности, специальности, профессии.

На работников предприятия в основном разработаны должностные обязанности и инструкции.

Вместе с тем, в организации нормативной базы, на основе которой осуществляется трудовая деятельность ОАО «Птицефабрика Медновская», его отделов и служб имеются существенные недостатки:

- не доработаны должностные обязанности на руководителя ОАО «Птицефабрика Медновская»;

- не разработаны должностные обязанности заместителей руководителя, начальников отделов, главных специалистов предприятия;

- в должностных обязанностях не отражена высокая требовательность к руководителю и специалистам в области укрепления дисциплины труда и ответственности за качество и результаты труда.

В целях совершенствования организации труда, предупреждения нарушений законодательства в сфере трудовых отношений предприятие заключает с работниками контракты на срок не менее одного года.

Необходимость разработки положений о должностях обусловлена тем, что такие документы позволяют:

- поддерживать рациональную технологию управления в организации, включая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ;

- точно определять обязанности, права и ответственность каждого работника, в том числе фиксировать взаимные обязательства руководителей и подчиненных;

- регламентировать разделение и организацию управленческого труда на предприятии;

- формировать требования к соответствующим должностям с целью рационального подбора, расстановки, использования и оценки кадров.

Построенная на таких принципах система положений о должностях позволяет определить необходимый для нормального функционирования организации объем работ и на этой основе рассчитать потребную численность работников для каждого подразделения предприятия.

Чтобы в положении содержались все основные сведения о должности, необходимые для ясного и четкого понимания работником своих целей и задач, прав и ответственности в принятой организационной структуре управления, оно должно отвечать следующим требованиям:

- отражать весь круг обязанностей, прав и ответственности, вмененных работнику, занимающему данную должность;

- иметь точные и краткие формулировки;

- содержать единообразные положения для идентичных и взаимосвязанных должностей;

- быть гибкими и динамичными, что обеспечивается учетом особенностей каждой должности и своевременным пересмотром положений о должностях.

Положение о должности в первую очередь включает в себя общую часть. В данном разделе содержатся основные требования к должности. Для руководителей, специалистов и технических исполнителей можно использовать различные цифровые или буквенные индексы. Это дает возможность проанализировать качественный состав управленческих кадров и кадровых изменений в организации за определенный период времени. Здесь же следует указать наименование подразделения, которым руководит или в котором работает лицо, занимающее данную должность. Здесь же определяется назначение должности, то есть указываются главные задачи, которые должен решать работник, защищающий данную должность. Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. Во многих случаях целесообразно указывать количество работников, занимающих одинаковую должность, в конкретном подразделении, так как при единообразии их основных обязанностей разделение труда между работниками одинаковых должностей может породить специфические обязанности. В этом же разделе указывается, кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность, и кем он руководит. Это дает возможность определить нормы управляемости. Наряду с этими сведениями в общей части в общих чертах должен быть указан порядок регламентирования работы по данной должности, то есть следует указать, какого рода приказы, распоряжения и инструкции определяют работу работника, занимающего данную должность.

Определяющим разделом Положения о должности является так называемая "Основная часть". В данном разделе главными пунктами являются:

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- должностные характеристики;

- критерии оценки выполнения служебных обязанностей и т. д.

При описании обязанностей в должностной инструкции следует учитывать, что в процессе управления можно выделить несколько однотипных функций, таких как, например, планирование (включая анализ), организация (как деятельность, направленная на упорядочение выполнения различных работ), оперативное руководство и контроль, координация и связь. В связи с этим должностные обязанности руководителей можно разбить на четыре раздела:

- должностные обязанности по планированию;

- должностные обязанности, связанные с организационной работой;

- должностные обязанности, связанные с оперативным руководством и контролем;

- должностные обязанности, связанные с координацией и связями. Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре организации. Чем более высокое место занимает должность в организационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией.

Для того чтобы положение о должностях стало средством организационного регламентирования работы по соответствующей должности, оно должно определенным образом закрепить объем и характер организационных связей и отношений данной должности с другими. Можно говорить о трех типах связей и отношений, в которых находится каждая должность в организации. Это - отношения должностного лица с подчиненными, вышестоящими и равными по рангу должностями. Первые два типа отношений касаются вопросов соподчиненности, а третий тип - функционального характера отношений.

Наиболее смежными для фиксирования в положении о должности являются функциональные отношения. Их условно можно подразделить на три группы:

- сотрудничество, то есть непосредственное участие в совместном выполнении определенных работ;

- консультации, связанные с выработкой рекомендаций, советов, экспертных заключений;

- координация, то есть обеспечение согласованности своей собственной работы (или работы своего подразделения) к работам выполняемыми другими лицами или подразделениями [2, с. 115].

Связи и отношения, носящие функциональный характер, следует излагать при описании каждой из обязанностей. А именно указывать, с кем осуществляется сотрудничество по данной должности при выполнении данной конкретной обязанности, с кем согласовывается и координируется работа, а также по отношению к кому осуществляется методическое руководство, выработка рекомендаций, советов и экспертных заключений.

Важное значение в положении о должности имеет четкое изложение прав, необходимых для выполнения всех предписанных должности действий (обязанностей) с целью достижения необходимых результатов. В положении о должности указываются, прежде всего, права работника в отношении подчиненных или подконтрольных ему должностей. Эти права состоят в том, чтобы требовать от работников выполнения определенных действий, разрешать те или иные действие, запрещать или пресекать соответствующие действия, а также проверять и контролировать их, принимать на работу, увольнять, повышать в должности, налагать взыскания и поощрять подчиненных. В положении о должности необходимо указывать также и права по отношению к вышестоящим инстанциям, подразделениям и должностям, не подчиненным и неподконтрольным данной должности. Так, работник имеет право: докладывать о положении дел, выносить на рассмотрение определенные вопросы и предложения, участвовать в их обсуждении, принимать участие в рассмотрении вопросов касающихся данного должностного лица; представлять материалы по вопросам, требующим вмешательства других инстанций (включая материалы на поощрение или взыскание), запрашивать определенные сведения от других подразделений.

При описании прав руководителей целесообразно указывать решения, которые они могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстанции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.

Не менее важное значение имеет раздел, в котором определяется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими организациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения. Когда речь идет об ответственности по занимаемой должности следует иметь в виду, что четко определить ответственность можно лишь в том случае, если четко определены права всех работников подразделения. Этот вопрос связан с проблемой делегирования полномочий. При четком определении полномочий рядового работника подразделения, он полностью несет ответственность за невыполнение какой- либо проблемы, если эта проблема могла быть разрешена в пределах данных ему полномочий (прав). В этом случае руководитель подразделения не несет ответственность за то, что его подчиненный не выполнил порученное ему задание. Руководитель несет ответственность за результаты той работы подчиненных, которые зависят от его собственной деятельности. В состав этой деятельности включается: правильный подбор исполнителей работы; точная формулировка целей и задач, поставленных перед ними; создание условий для выполнения поставленных задач; своевременный контроль над деятельностью подчиненных и применениях необходимых мер; для того чтобы не допускать срывов в достижении результатов. При формулировании ответственности должна быть указана форма ответственности (административная, материальная, уголовная и т. д.). Это позволяет конкретизировать ответствен-ность работника за определенные результаты деятельности, сделать ее более определенной и предметной. Следует подчеркнуть, что работник несет ответственность, как за результаты своей деятельности, так и за то, что, не применяя надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей. Раздел, связанный с ответственностью, имеет важное значение с точки зрения рационализации кадрового состава любого предприятия. Поэтому, если в должностной инструкции четко определено за что работник несет ответственность и оговаривается конкретная форма ответственности, то это создает объективные предпосылки для перемещения работника на нижестоящую должность, а в отдельных случаях и увольнения. Помимо этого, наличие разработанных подобным образом должностных инструкций и положений о должности, позволяет упорядочить отбор и прием новых работников. В этих документах можно предусмотреть специальный раздел «Должностные характеристики».

Данный раздел включает следующие пункты: образование, стаж работы, специальные знания и специальная подготовка, личные качества работника [3, с. 15].

Анализ кадрового состава аппарата управления ОАО «Птицефабрика Медновская» показал, что если во вновь разработанных Положениях о должности для этого предприятия предусмотреть такой раздел для всех работников управления, то это уже сейчас дает возможность освободить некоторых работников от занимаемой должности в связи с несоответствия в основном профиле образования.

Для того чтобы иметь возможность систематически проверять и оценивать деятельность работника, занимающего ту или иную должность, целесообразно определить критерии оценки выполнения работниками своих служебных обязанностей. Критерии оценки устанавливаются по отношению к результатам деятельности, которая включается в круг обязанностей работника. В основе критерия оценки может лежать как количественный (своевременное выполнение конкретного объема работ на заданною техническом уровне, переработка определенного количества информации в установленные сроки и т. д.), так и качественный (отсутствие претензий и рекомендаций на выпускаемую продукцию, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации и т. д.) показатель результата деятельности. Существует множество методик расчета данных показателей. Поэтому можно позаимствовать одну из таких методик, сделав дополнение к ней с учетом специфики данного предприятия, и не разрабатывать ее заново (что потребует достаточно много времени и привлечения специалистов со стороны).

Следует отметить, что в Положение о должности можно включить и раздел о премировании. В этом случае должна быть обязательно установлена связь между правом работника на премии, их величиной и степенью выполнения им своих служебных обязанностей в соответствии с установленными критериями по данной должности. Работник должен премироваться за свой конкретный вклад в конечные результаты предприятия, а не за то, что он числится работником подразделения, получившего эти результаты. Только в том случае, если будет осуществляться непосредственная связь между установленными обязанностями, правами, ответственностью работника, оценкой результатов его деятельности на основе установленных для каждой должности критериев и системой оплаты труда и если данная связь будет зафиксирована в положении о должности, то только тогда можно рассчитывать на то, что этот документ будет действительно реальным и действенным средством повышения эффективности управления в организации.

Разработку положений о должностях на ОАО «Птицефабрика Медновская» следует осуществить в отношении всех категорий руководителей, специалистов и служащих. В должностных положениях для высшего руководства и низовых руководителей следует отразить различия в содержании работ и целей на каждом уровне. В положениях о должностях для высшего уровня упор должен делаться на обозначении общей ответственности, взаимоотношений и полномочий. В положениях о должностях для низшего уровня управления особое внимание нужно уделять ежедневно выполняемым работам. Разработку должностных положений следует проводить под общим контролем директора ОАО «Птицефабрика Медновская».

Должностные положения лимитных руководителей и руководителей функциональных служб Общества утверждаются непосредственно генеральным директором. А должностные положения для остальных управленческих работников могут быть утверждены руководителями соответствующих служб и отделов. Такой порядок обеспечивает соблюдение принципа единоначалия и в то же время дает возможность руководителем соответствующих подразделений провести эту работу с учетом всех имеющихся особенностей и условий функционирования.

Одним из средств повышения эффективности управления на предприятии, является построение организационной структуры управления таким образом, чтобы руководство осуществлялось на должном уровне и соответствовало современным требованиям.

Анализ органов управленческой структуры

Открытое акционерное общество «Птицефабрика Медновская» (далее Общество) создано на основании приказа Министерства экономики Республики Беларусь от 31 декабря 2004 года № 228 путем преобразования республиканского унитарного сельскохозяйственного производственного предприятия «Птицефабрика Медновская», зарегистрированного Брестским областным исполнительным комитетом 28.03.2001 г. № 1998, в соответствии с законодательством о приватизации государственного имущества и законодательством об акционерных обществах.

Общество осуществляет свою деятельность на основании Устава.

Срок деятельности Общества не ограничен.

Общество расположено в деревне Медно Брестского района Брестской области. Занимает площадь 1,8 га, имеет 5 производственных корпусов. Общая развернутая площадь завода равна 11142 м², производственная площадь основных цехов 5572 м² и производственная площадь вспомогательных участков 929 м².

Анализ организационной структуры управления предприятием

Предприятие - это комплекс технологических процессов, ресурсов. Это система, которой надо управлять.

Процесс управления - ряд последовательных операций, выполняемых по установленным в документах правилам.

Функции управления определяют общие направления деятельности предприятия, «возникающие из движения всего производственного организма», а исполнительно-распорядительные функции зависят «от движения его самостоятельных органов», то есть самостоятельных структурных подразделений и должностей.

Подразделения и должности, выполняют распорядительные и исполнительные функции. Они, в свою очередь, группируются и систематизируются по фазам процесса управления: основная и вспомогательная деятельность, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование деятельности подразделения и должности.

Функции возлагаются на конкретные структурные подразделения, состав которых приведен на рис. 1.

Основная деятельность - процесс выполнения основных функций подразделениями и работниками аппарата управления в соответствии с основными задачами подразделения или должности. Вспомогательная деятельность - процесс выполнения вспомогательных функций подразделениями и работниками аппарата управления, обеспечивающих выполнение основной их деятельности.

Планирование - процесс разработки всех видов планов результатов деятельности подразделений и работников аппарата управления, выраженных в показателях и нормативах. Эти функции возложены на руководство Общества, объединенный планово-экономический отдел и отдел кадров.

Учет - процесс отражения систематизированных результатов деятельности структурных подразделений и работников аппарата управления. Эти функции возложены на бухгалтерскую службу организации.

Анализ - процесс сопоставления плановых и фактических показателей деятельности структурных подразделений и работников аппарата управления с целью выявления причин отклонений от плановых показателей и нормативов. Эти функции возложены на планово-экономический отдел.

Регулирование - процесс ликвидации отклонений в деятельности структурных подразделений и работников аппарата управления от режима, заданного планом и нормативами. Этим занимается аппарат управления.

Рассмотрим подробней приведенную выше структуру предприятия.

Самостоятельными структурными подразделениями являются:

- юрисконсульт;

- бухгалтерия;

- планово-экономический отдел;

- отдел кадров;

- отдел сбыта;

- начальник убойного цеха;

- производственный отдел;

- главный инженер;

- торговый отдел.

Таким образом, самостоятельные структурные подразделения являются административно-обособленными частями предприятия, выполняющими одну или несколько либо часть функций управления.

Следует отметить, что в состав подразделения входят и структурные единицы: цеха, магазины, участки и др., имеющие самую низкую относительную самостоятельность и административное обособление, что является признаком линейности. То есть организационную структуру управления можно охарактеризовать как линейно-функциональную.

Вся работа персонала направлена на увеличение объёма производства продукции по сравнению с соответствующим периодом прошлого года, снижению затрат, экономию топливно-энергетических ресурсов. Поэтому премирование руководителей, специалистов и служащих производится в зависимости от выполнения доведенных вышестоящими организациями показателей и личного вклада каждого исполнителя для достижения конечного результата.

Для поощрения работников применяются надбавки и доплаты стимулирующего характера за высокопроизводительный и качественный труд.

Производительность труда характеризует результативность трудовой деятельности человека. Вследствие роста производительности труда то же количество живого труда приобретает способность производить в единицу времени больше изделий. В таком случае затраты живого труда работников на единицу продукции снижаются.

Повышение производительности труда возможно за счет его интенсификации или применения более прогрессивных технологических процессов и средств труда. Интенсификация труда имеет свои пределы по причине ограниченности физиологических особенностей работника. Чрезмерная напряженность труда оказывает отрицательное влияние на здоровье человека. Интенсивность труда должна быть оптимальной. Использование второго фактора роста производительности труда - новой техники и технологии - не имеет границ, ее развитие питают научные исследования и прикладные разработки. Это направление повышения продуктивности труда предполагает применение прошлого труда, осуществленного в средствах производства. Здесь необходимо сравнивать экономию живого труда и дополнительные затраты прошлого труда. Эти вопросы относятся к оценке экономической эффективности инноваций и инвестиций.

Рост производительности труда возможен при большой организаторской работе, проводимой менеджерами разного уровня - от мастера до руководителя предприятия. Опережение роста производительности труда по сравнению с ростом заработной платы является необходимым условием повышения эффективности производства. С экономической точки зрения такая ситуация означает, что снижается себестоимость продукции. Рост производительности труда является первым источником увеличения объема производства. Второй источник - дополнительный набор персонала. Они действуют одновременно, но решающее влияние должен оказывать прирост производительности труда. В противном случае наблюдается повышение затрат живого и прошлого труда, увеличение себестоимости товара (услуги) и снижение его конкурентоспособности по ценовому фактору.

Выражается производительность труда в натуральных (условно-натуральных), стоимостных и трудовых показателях. Существует множество разнообразных показателей выработки и трудоемкости, различающихся по измерителям, времени, объекту, предмету. Измерение выработки в натуральном выражении целесообразно только на предприятиях, выпускающих однородную продукцию, которую можно представить в натуральном измерении (тонны, метры, штуки и т. д.). Наибольшее применение натуральный показатель выработки имеет в угольной, торфяной, лесной, нефтяной, металлургической отраслях промышленности, в растениеводстве и животноводстве. Исчисление выработки в натуральном выражении лучше всего отражает изменение производительности живого труда, так как при этом устраняется искажающее влияние ценностных факторов.

Однако натуральный показатель выработки имеет свои недостатки. Во-первых, подавляющее большинство предприятий производит продукцию многих наименований, привести которые к одному условному виду зачастую невозможно. Во-вторых, натуральные показатели выработки не могут учесть различное качество одинаковой по наименованию продукции, на производство которой затрачивается различное количество времени. Эти недостатки ограничивают сферу применения натуральных измерителей производительности труда.

Стоимостное измерение применимо для любой продукции, но в этом случае искажающее влияние неизбежно оказывает изменение цен. В условиях высокой инфляции стоимостное измерение выработки дает несопоставимые результаты труда. Необходимо делать сложные перерасчеты для устранения влияния ценностного фактора. Кроме того, на величину показателя выработки оказывают влияние:

а) материалоемкость продукции, стоимость использованных сырья и материалов;

б) изменение структуры выпускаемой продукции и удельного веса кооперированных поставок;

в) различия в уровне рентабельности отдельных видов продукции.

Трудовое измерение производительности труда позволяет сравнивать затраты труда на производство однотипной продукции, служит основой для планирования численности персонала и организации производства. Однако частое изменение номенклатуры выпускаемой продукции и норм труда затрудняет использование трудового измерения производительности труда для долгосрочного планирования и анализа [5, с. 256].

Основным показателем производительности труда является выработка продукции в стоимостном измерении. Существует несколько показателей результативности живого труда:

Производительность труда (выработка), в натуральном выражении =

= Реализация продукции в натуральном выражении : Среднегодовая численность персонала

Производительность труда, тыс. р. = Выручка от реализации продукции, тыс. р. : Среднегодовая численность персонала

Расчет производительности труда и эффективности труда произведен в табл. 1

.

1. Автономов, В. С. Введение в экономику: учебник.- М.: Вита-Пресс, 2008.

2. Афитов, Э. А. Планирование на предприятии: учеб. пособие для студ. экон. вузов. - Минск: «Вышэйшая школа», 2001.

3. Борисевич, В. И. Прогнозирование и планирование экономики: учеб. пособие для студ. экон. вузов. - Минск: ООО «Интерпрессервис», 2001.

4. Брасс, А. А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции. учеб. пособие для студ. экон. вузов. - Минск: ООО «Мисанта», 2002.

5. Веснин, В. Р. Стратегическое управление: учебник. - М., 2008.

6. Виханский, О. С. Стратегическое управление: учеб. пособ. - М., 2007.

7. Грузинова, В. П. Экономика предприятия: учебник. - М., 2002.