Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общая характеристика предприятия

1.1 Общее положение

1.2 История ФГУП НИИПС

1.3 Направления ФГУП НИИПС

1.4 Организационная структура управления

1.5 Клиенты и проекты предприятия. Сотрудничество

2. Цели и задачи предприятия

3. Смеха потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

4. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Список использованных источников

1 Общая характеристика предприятия

1.1 Общее положение

Федеральное государственное унитарное предприятие Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт почтовой связи, в дальнейшем именуемое "Предприятие", создано в соответствии с решением Совета Министров СССР от 28.02.91 г. № ПП-7535 и приказом Министерства связи СССР от 29.03.91 г. № 146 «О реорганизации Специального проектно-конструкторского бюро в Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт почтовой связи» и является правопреемником Специального проектно-конструкторского бюро в отношении обязательств, перешедших к Предприятию при реорганизации. Фирменное наименование Предприятия на русском языке: полное - Федеральное государственное унитарное предприятие Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт почтовой связи; сокращенное - ФГУП НИИПС. Предприятие является коммерческой организацией. Оно находится в ведомственном подчинении Федерального агентства связи. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак. Место нахождения Предприятия: г. Москва ул. Дубовая Роща, дом 25, корпус 1, строение 1.

ФГУП НИИПС является единственной в России научно-исследовательской организацией, специализирующейся на решении задач почтовой отрасли.

1.2 История ФГУП НИИПС

История института началась в 1960 году, изначально институт был основан в соответствии с приказом Министерства связи СССР от 29.09.60г. № 612 как Специальное проектно-конструкторское бюро (СПКБ). В СПКБ были сконцентрированы такие подразделения, как ЦКБ - занимавшиеся конструированием почтообрабатывающей техники, Гипросвязи - осуществлявшие технологическое проектирование предприятий почтовой связи и ЦНИИС - проводившие НИР в области почтовой связи. Совместно с организацией головного предприятия в Москве, были созданы филиалы СПКБ в Харькове, Ахтырке, Талдоме, Каунасе, разместившиеся при заводах, выпускавших почтовое оборудование. Численность работников СПКБ в Москве достигала 560 человек, а в филиалах - около 400 человек. Сосредоточение НИР, ОКР и проектирования предприятий в одной организации позволяло успешно выполнять большой объем работ по механизации и автоматизации производственных процессов в почтовой связи. В 70-х годах в СПКБ активно проводились работы по созданию АСУ в почтовой связи, в том числе автоматизированной системы "Онега". К концу 80-х годов СПКБ накопило значительный творческий потенциал. В это время по числу изобретений и по числу внедренных изобретений на одного работающего организация занимала 1-е место по Министерству связи СССР. СПКБ принимало активное участие в международном научно-техническом сотрудничестве по линии Всемирного почтового союза, со странами - членами Совета экономической взаимопомощи (СЭВ). В соответствии с решением Совета Министров СССР от 28.02.91 г. № ПП - 7535 и приказом Министерства связи СССР от 29.03.91 г. № 146 «О реорганизации Специального проектно-конструкторского бюро в Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт почтовой связи Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт почтовой связи (НИИПС), а в феврале 1998 года НИИПС зарегистрирован как Федеральное государственное унитарное предприятие - ФГУП НИИПС. Среди задач совершенствования технических средств обработки писем и посылок НИИПС решал первоочередные задачи и задачи долгосрочного характера. В 1994 г. НИИПС разработал Федеральную целевую программу Развитие почтовой связи Российской Федерации на 1994 - 2005 годы, которая была утверждена Правительством и являлась основополагающим документом для выработки направлений дальнейших работ в области механизации и автоматизации обработки почты. [2]

1.3 Направления ФГУП НИИПС

Деятельность ФГУП НИИПС направлена на решение актуальных задач развития почтовой отрасли, повышение эффективности и качества функционирования почтовой связи. Сегодня почтовая связь страны динамично развивается: расширяется спектр услуг, внедряются новые технологии, повышается уровень почтового сервиса. В связи с этим основным направлением является разработка проектных решений, отвечающих самым современным требованиям, способствующих повышению эффективности и качества почтовой связи.

Основные направления деятельности предприятия:

· разработка концепций и программ развития почтовой связи;

· информатизация почтовой отрасли;

· разработка специализированного оборудования, новых технологий и технических средств;

· разработка системы дистанционного обучения сотрудников отрасли.

ФГУП НИИПС располагает современной материально-технической базой для проведения исследований. На предприятии работают высококвалифицированные специалисты в области почтовой связи и информационных технологий. Многолетний опыт работы ФГУП НИИПС в почтовой отрасли в сочетании с применением современных технологий обеспечивает разработку и реализацию эффективных решений в интересах почтовой связи России.

1.4 Организационная структура управления

Организационная структура аппарата управления -- форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения, должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Линейно-функциональная структура ФГУП НИИПС

Предприятие ФГУП НИИПС также имеет линейно-функциональную структуру управления. Она соответствует с рисунком 1.

Сущность линейно-функциональной структуры состоит в том, что в организационную структуру включаются отдельные структурные единицы: (подразделения), выполняющие узкоспециализированные функции на высоком профессиональном уровне. Влияние деятельности этих структурных единиц распространяется на отдельные стороны линейной структуры таким образом: в какой-то момент деятельности линейный руководитель передает свои права управления представителям функциональной структуры, но следит за тем, чтобы прерогативы функционального руководителя не выходили за рамки его компетенции. Здесь функциональная единица обслуживает ряд подразделений, построенных по линейному принципу. Очевидно, что отличительной чертой линейно-функциональных структур является наличие четко обозначенных горизонтальных связей между подразделениями. Это способствует наилучшей горизонтальной коммуникации и прохождению информации, идей и влияния экспертов. У каждой структуры есть свои плюсы и минусы. Ниже представлены преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры управления.

ПРЕИМУЩЕСТВА

1. Стимулирует деловую и профессиональную специализацию.

2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях.

3. Улучшает координацию в функциональных областях.

НЕДОСТАТКИ

1. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации.

2. В большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

3. Замедленная реакция на внешние изменения.

4. Проблемы с распределением ответственности за устранение проблем.

1.5 Клиенты и проекты предприятия. Сотрудничество

Главным и основным заказчиком проектов предприятия является Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России», потому что ФГУП НИИПС имеет многолетний опыт разработки и реализации проектных решений, обеспечивающих развитие почтовой отрасли, повышение эффективности и качества функционирования почтовой связи России. Реализованные проекты ФГУП НИИПС:

· Концепция информатизации ФГУП "Почта России"

· Создание распределенных решений

· ОАСУ РПО

· АИС СЦ

· ППП ПКТ "WinPost"

· Терминал самообслуживания

· Новое решение для почтового окна («WinPost II»)

· Подписные услуги

· Дистанционное обучение

· Учетные системы

· НСИ

· Паспорта ОПС

· Взаимодействие информационных систем

· Мониторинг и управление

· ИС "Корпоративный портал ФГУП «Почта России»"

· Нормы расхода эксплуатационных материалов в объектах федеральной почтовой связи

· Табель оснащения объектов почтовой связи технологическим оборудованием

· Нормативы запаса объектов основных средств почтовой связи

· Проверка адресных и сопутствующих данных

2 декабря 2010 ФГУП НИИПС стал партнером Microsoft. Участие НИИПС в сообществе Microsoft Partner Network подтверждает инновационную направленность деятельности предприятия, расширяет его возможности и позволяет повысить уровень обслуживания клиентов. Внедрение передовых инструментальных средств и практик будет способствовать повышению уровня квалификации специалистов НИИПС и качества разрабатываемых программных комплексов.

9 декабря 2009 года подписано соглашение между ФГУП НИИПС и Главным научно-исследовательским вычислительным центром Федеральной налоговой службы РФ о развитии сотрудничества в области создания эталонной базы данных адресов Российской Федерации. Работы выполняются в интересах государственных органов власти.

Продлено также соглашение о сотрудничестве между ФГУП НИИПС и ООО«АйКью Системс». Соглашение предусматривает взаимодействие сторон при решении уставных задач:

· совместное участие в проектах и других видах деятельности;

· оказание технической помощи (обмен технологиями);

· обмен аналитической информацией.

В рамках Соглашения стороны осуществляют совместную маркетинговую деятельность в сфере развития и внедрения наукоемких технологий, связанных с обработкой почтовых адресов, персональных данных, формированием эталонных справочников, работой со слабоструктурированными текстовыми массивами.

2. Цели и задачи предприятия

Согласно Уставу предприятие ФГУП НИИПС создано в целях удовлетворения общественных потребностей в результатах его деятельности и получения прибыли. Для достижения целей предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

ь проводит анализ тенденций изменения спроса на услуги почтовой связи и ее технического уровня;

ь разрабатывает предложения по определению стратегических и приоритетных направлений развития почтовой связи и научно-технического прогресса (НТП) в почтовой связи Российской Федерации;

ь разрабатывает проекты и организует выполнение утвержденных Целевых комплексных программ по приоритетным направлениям развития НТП в почтовой связи;

ь разрабатывает проекты и организует выполнение утвержденных перспективных и годовых планов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) по почтовой тематике;

ь осуществляет методическое сопровождение внедрения НИОКР и функционирования сложных организационно-управленческих, технических и экономических систем;

ь использует результаты НИОКР для получения дополнительных доходов, в том числе путем продажи научно-технической документации, не носящей закрытого характера, а также путем производства и реализации оборудования, приборов и устройств, созданных на основе результатов НИОКР собственной разработки;

ь выполняет функции базовой организации по стандартизации в
почтовой связи, согласовывает технические условия на изготовление
почтовой техники;

ь выполняет функции Генерального подрядчика НИОКР по почтовой тематике, координируя в этой области научно-исследовательскую и проектно-конструкторскую деятельность других ведомственных и вневедомственных организаций;

ь выполняет функции руководящего органа по сертификации
почтовой техники и услуг почтовой связи в Российской Федерации;

ь выполняет маркетинговые исследования по изучению состояния и перспектив рынка почтовой связи и сферы деятельности Предприятия;

ь изучает деятельность организаций почтовой связи по предоставлению универсальных услуг и разрабатывает материалы-обоснования по государственной поддержке деятельности естественных монополистов на рынке почтовых услуг;

ь обеспечивает организации федеральной почтовой связи информацией по разработкам и исследованиям в России и за рубежом в области почтовой связи, ведет патентную защиту новых разработок Предприятия;

ь изучает опыт эксплуатации систем машин и механизмов в почтовой связи, проводит работу по их совершенствованию и модернизации;

ь проводит мероприятия по рекламе достижений в области развития научно-технического прогресса в федеральной почтовой связи;

ь организует поставку и монтаж, в том числе на конкурсной основе, почтового оборудования, сложных систем и механизмов, а также поставку запасных частей к ним.

Руководство НИИПС выделила для себя следующие основные задачи:

§ вернуть институту роль лидирующей научной отраслевой организации в части касающейся почтово-обрабатывающих технологий и логистики;

§ активно развивать новые направления в области экономики, маркетинга почтовой связи;

§ обеспечить выход института на рынки стран СНГ.

3. Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции. Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием [3]:

· 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;

· согласно различным исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации (общение), как часть информационного обмена в процессах принятия решений.

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении информацией.

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией: [4, стр.105]

Межуровневый обмен информацией

· Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и т.д.

· Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией

· Совещания руководителей подразделений-смежников.

· Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции (проекта) подразделений.

· Совещания руководителей подразделений, имеющих сходные производственные задачи.

· Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).

Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры. [1, стр.150] Организационная операция - технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте. Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Организационная структура включает в себя 3 элемента:

1. Схему организационной процедуры.

2. Описание организационной процедуры.

3. Перечень документов, действующих в организационной процедуре.

На основании вышеуказанных понятий построим организационную процедуру по подготовке и утверждению типовой документации по проектам ФГУП НИИПС.

почтовый связь управление информация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта»

Описание действующей процедуры принятия решений «Утверждение документов проекта» представлено ниже в виде таблицы 1.

Таблица 1 - Описание процедуры принятия решений «Утверждение документов проекта»

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме- чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,3,4,5
1.3.	Передать на согласование	1,2,3,4,5
1.4.	Отправить копию в архив	2,3,4,5
2.	Согласование документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,3,4,5
2.2.	Проверить	1,2,3,4,5
2.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
2.4.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5
2.5.	Отправить копию в архив	2
3.	Утверждение документов проекта		Директор
3.1.	Принять	1,2,3,4,5
3.2.	Проверить	1,2,3,4,5
3.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
3.4.	Передать на оформление	1,2,3,4,5
4.	Оформление документов проекта		Менеджер
4.1.	Принять	1,2,3,4,5
4.2.	Оформить	1,2,3,4,5
4.3.	Отправить по назначению	1,2,3,4,5

В следующей таблице представлен перечень документов.

Таблица 2 - Перечень документов, действующих в процедуре

№п/п	Название документа	№ документа
1.	Техническое задание от клиента	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Договор	3
4.	Спецификация оборудования и материалов под монтаж	4
5.	График платежей	5

4. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Действующая в ФГУП НИИПС схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет отрицательные и положительные моменты.

Недостатки существующей схемы:

Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости проекта (увеличение или уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.

Преимущества существующей схемы:

На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.

Предлагаю использовать следующую схему для подготовки и утверждения проектной документации. Предлагаю также расширить перечень документов, действующих в процедуре с целью более тщательной подготовки проектной документации.

Считаю целесообразным включить в схему этапы:

· проектирование, сметные работы;

· согласование с главным инженером, т.к. он несет ответственность за правильное исполнение работы проектировщиком;

· согласование с бухгалтерией, т.к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность проекта и учесть поступление денежных средств в бюджете компании.



Менеджер копия

Инженер

копии

Проектировщик

копии

Руководитель

отдела документо- копия

ведения и ди-

зайна проекта

Руководитель

Экономико- копия

бухгалтерского

отдела

Директор

Менеджер копия

по назначению

Рисунок 3 - Предложенная процедура принятия решений «Утверждение документов проекта»

Дальше представлено описание предложенной процедуры принятия решения «Утверждение документов проекта» в табличной форме.

Таблица 3 - Описание предложенной процедуры принятия решения «Утверждение документов проекта»

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме- чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,4,7,8
1.3.	Передать на разработку	1,2,4,7,8
1.4.	Отправить копию в архив	2
2.	Разработка документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,4,7,8
2.2.	Проверить	1,2,7,8
2.3.	Разработать	3
2.4.	Передать на проектирование	1,2,3,4,7,8
2.5.	Отправить копию в архив	3
3.	Проектирование		Проектировщик
3.1.	Принять	1,2,3,4,7,8
3.2.	Проверить	1,2,3,7,8
3.3.	Спроектировать	5,6
3.4	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
3.5.	Отправить копию в архив	5,6
4.	Согласование документов проекта		Руководитель отдела ДиДП
4.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
4.2.	Проверить	1,2,3,5,6,7,8
4.3.	Согласовать	1,2,3,5,6,7,8
4.4.	Завизировать	1,2,3,5,6,7,8
4.5.	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
4.6.	Отправить копию в архив	7
5.	Согласование документов проекта		Руководитель ЭБ отдела
5.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
5.2.	Проверить	3,4,6,8
5.3.	Согласовать	3,4,6,8
5.4.	Завизировать	3,4,6,8
5.5.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5,6,7,8
5.6.	Отправить копию в архив	8
6	Утверждение документов проекта		Директор
6.1	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
6.2	Завизировать	1,2,3,4,5,6,7,8
6.3	Передать на оформление	1,2,3,4,5,6,7,8
7	Оформление документов проекта		Менеджер
7.1	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
7.2	Оформить	1,2,3,4,5,6,7,8
7.3	Отправить по назначению	1,2,3,4,5,6,7,8

Далее рассмотрен перечень документов, действующих в предложенной процедуре принятия решения.

Таблица 4 - Перечень документов

№ п/п	Название документа	№ документа
1.	Техническое задание от клиента	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Спецификация оборудования и материалов под монтаж	3
4.	Договор	4
5.	Проект	5
6.	Смета	6
7.	График работ	7
8.	График платежей	8

Данный вариант, несомненно, более трудоёмкий, финансовоёмкий, в нем задействованы практически все подразделения компании, но он позволит свести к минимуму ошибки и неточности при составлении и утверждении документации по проекту, он будет эффективен в определенных ситуациях. Предложенный вариант можно использовать наряду с ныне существующим, предварительно оценивая сложность выполняемого проекта, новизну использованного оборудования, а также сумму и масштаб проекта. Он будет оправдывать себя в сложных, масштабных проектах и будет нецелесообразен в рядовых проектах.

Рассмотрение эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации, и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности.

Эффективность может оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Руководитель может определять эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений. [5, стр.143]

Список использованных источников

1. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

2. Материал сайта ФГУП НИИПС http://www.niips.ru

3. Материалы электронной рассылки «Менеджмент и маркетинг», выпуск №22 2004 г.

4. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. - 250 с.

5. Мильнер Б.З. Теория организаций. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 276 с.

6. Исследование систем управления: Программа. Методические указания по выполнению курсовой и контрольной работы./ ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1999. - 24 с.

7. Материалы сайта «Дистанционный консалтинг». Портал дистанционного консультирования малых предприятий, http://www.dist-cons.ru/

8. Устав ФГУП НИИПС материал на сайте РОССВЯЗЬ http://www.rossvyaz.ru/about/organizations/niips/?print=1

9. Материалы сайта AUR.RU. Административно-управленческий портал, http://www.aup.ru/

Размещено на Allbest.ru