Основные принципы работы с электронной почтой

Перед тем как начать детальное описание, приведем ряд фундаментальных понятий и расскажем об основных принципах работы с электронной почтой. Работа в Интернете и, в частности, с электронной почтой связана с такими ключевыми понятиями, как сервер, клиент, протокол, электронный адрес, передача данных.

Сервер -- это специальная программа, расположенная на удаленной машине и предоставляющая свои услуги программам-клиентам. В случае с электронной почтой сервером является удаленная машина, на которой располагается почтовый ящик с вашими сообщениями.

Клиент -- это также специальная программа, которая использует услуги, предоставляемые сервером. В нашем случае данной программой является Outlook, который позволяет просматривать сообщения, пришедшие в почтовый ящик на сервере.

Протокол -- это совокупность правил, определяющих алгоритм передачи данных от сервера клиенту и наоборот.

Электронный адрес -- уникальный идентификатор, определяющий ваш почтовый ящик, куда приходят сообщения.

После приведенных определений я хочу рассказать об общих принципах работы с электронной почтой, которые позволят вам понять процесс отправки и приема сообщений изнутри, продемонстрировав их на примере работы обыкновенной почты.

Номер моего почтового отделения -- 332 (индекс -- 198332), именно туда поступают все письма, газеты и журналы, адресованные мне и другим абонентам этого почтового отделения. Каждое поступающее письмо, помимо общего для всех абонентов индекса, имеет дополнительные характеристики: улица, дом, квартира. По этим характеристикам почтальон однозначно определяет, куда надо доставить корреспонденцию, а именно -- мой почтовый ящик. Аналогичная ситуация происходит и с отправкой моих писем кому-либо. Я кладу их в почтовый ящик, почтальон забирает их и относит в почтовое отделение, из которого уже соответствующим способом (например, авиапочтой) оно доставляется к адресату, у которого точно так же есть почтовый адрес, отделение и ящик.

Теперь переведу описанную ситуацию на язык электронной почты. Почтовое отделение есть ничто иное, как сервер, на котором хранятся пришедшие и исходящие сообщения и который имеет уникальный адрес, например MAIL.RU (читай: 198332). Электронный адрес представляет собой расширение адреса сервера, по которому однозначно определяется, кому принадлежит пришедшее сообщение, например: usarov@mail.ru (читай: ули-ца_дом_квартира@ 198332). Почтовым ящиком выступает приложение-клиент, в нашем случае Microsoft Outlook, установленный на вашем компьютере, куда, в конечном счете приходят сообщения. Почтальон же, в представлении электронной почты, ничто иное, как протокол, посредством которого осуществляется передача сообщений от сервера клиенту и наоборот. Обратная связь выглядит точно так же: если вы отправляете сообщение другому пользователю, вам необходимо знать его адрес электронной почты (например, Jackson@yahoo.com), после отправки сообщения по этому адресу оно перемещается на ваш сервер MAIL.RU, после чего отправляется на сервер YAHOO.СОМ, а потом уже -- окончательно адресату jackson@yahoo.com.

Надеюсь, что приведенные определения и пояснения помогут вам при работе с электронной почтой. Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 1.

Система обмена сообщениями под элегантным названием «электронная почта» является одним из самых оперативных (и доступных) средств общения в Интернете и локальных сетях и, соответственно, одним из самых востребованных. Как ни странно, она же является и одним из самых старых изобретений цивилизации на этапе развития телекоммуникаций.

Днем рождения электронной почты считается 21 октября 1969 года. Легенда гласит, что в этот день было передано (и, соответственно, получено) первое в мире электронное письмо. Оно состояло, ни много ни мало, из двух букв. После его передачи один из компьютеров, участвовавших в эксперименте, вышел из строя.

Рис. 1. Принципы работы электронной почты

Как можно наглядно представить работу составляющих почтовой системы? Проведем параллель между традиционной почтовой связью и электронной почтой.

Все мы с детства знаем, что почта существует для того, чтобы доставлять письма. Также нам известно, что перед тем как письмо будет отправлено, его необходимо опустить в почтовый ящик. До этого, в свою очередь, послание нужно запечатать в конверт, на котором надписать адрес. Ну и, конечно, первым делом мы должны написать текст письма.

Все эти действия находят свое отражение в тех операциях, которые мы совершаем при подготовке и отправке электронных сообщений. Мы набираем на клавиатуре текст, указываем адрес получателя (или получателей), затем кладем письмо в электронный конверт, помещаем в почтовый ящик, находящийся на почтовом сервере, откуда оно забирается почтовой службой и доставляется в почтовый ящик адресата.

Как и в других видах компьютерной связи, главным моментом во всей этой системе является взаимодействие двух программ -- почтового сервера и почтового клиента. Программное обеспечение, выполняющее функции почтового сервера. установлено, как правило, на удаленном компьютере. Он может находиться в Интернете -- например, у вашего провайдера, -- позволяя вам получать дома почту со всего мира, или в локальной сети, давая возможность обмениваться сообщениями, например, коллективу предприятия.

Почтовые клиенты -- это те самые программы, которые находятся в распоряжении каждого пользователя, отправляющего или принимающего почту. В этой книге мы будем говорить именно о них. Разновидностей таких программ существует великое множество. Как правило, они распространяются бесплатно или почти бесплатно, и любой человек может подобрать для себя что-нибудь по своему вкусу.

Все почтовые клиенты имеют примерно одинаковый интерфейс. Это говорит о том, что если вы научитесь работать с одной программой такого рода, то освоение других не отнимет у вас много времени и сил. Эта схожесть также позволяет нам наглядно представить принцип работы электронной почты независимо от того, какой конкретно программой вы пользуетесь (табл. 1).

Таблица 1.

Сравнение традиционной и электронной почты

Вы можете отправлять и получать в письмах не только текст, но и любые файлы. Файлы, которые пересылаются с почтовым сообщением, называются вложенными или прикрепленными.

Слово «вложить» в данном случае является переводом английского слова «attach». В Сети вам могут встретиться слэнговые слова «приаттачить», «приаттаченный», которые, как нетрудно догадаться, означают «вложить», «вложенный».

Формат сообщений, позволяющий посылать с письмом различные файлы, в том числе HTML и данные мультимедиа, называется MIME. Эта аббревиатура расшифровывается как Multi-Purpose Internet Mail Extensions (Многоцелевые расширения почты Интернета). Формат MIME был предложен в 1991 году Натаном Боренштейном (Nathan Borenstein) как расширение для базового формата почтовых сообщений SMTP (Simple Mail Transport Protocol, Простой протокол передачи почты). Если SMTP позволял передавать только текстовую информацию, то MIME дал людям возможность значительно обогатить язык почты в Интернете.

Аббревиатура SMTP означает Simple Mail Transport Protocol (Простой протокол передачи почты). Этот протокол определяет правила отправки и получения почтовых сообщений по Интернету. Вследствие некоторой функциональной ограниченности (разработан он был достаточно давно) SMTP не способен накапливать сообщения на стороне получателя. Поэтому при получении почты мы имеем дело с еще одним из почтовых протоколов.

Протокол POPS (Post Office Protocol 3, Почтовый протокол 3) является протоколом для получения сообщений. В соответствии с ним почта принимается сервером и накапливается на нем. Программа -- почтовый клиент -- периодически проверяет почту на сервере и загружает сообщения на локальный компьютер.

Таким образом, мы отправляем почту с помощью SMTP, а принимаем с помощью РОРЗ. Вот почему в процессе создания учетной записи почты вас просят ввести названия как сервера SMTP, так и сервера РОРЗ.

Для получения почты не обязательно используется именно РОРЗ. Существует еще один протокол, который позволяет накапливать сообщения на сервере и загружать их на локальный компьютер. Он называется IMAP (Internet Message Access Protocol, т.е. протокол доступа к сообщениям Интернета).

В чем отличие работы по протоколу IMAP от работы по РОРЗ? Дело в том, что IMAP позволяет производить над файлами на почтовом сервере различные действия, в отличие от РОРЗ, который просто передает сообщения на ваш компьютер и удаляет их с сервера. Сообщения в этом случае хранятся на сервере, и на их состояние никак не влияют ваши действия, производимые на локальном компьютере. Например, увидев, что на сервер поступили новые сообщения, вы можете просмотреть их заголовки и, решив, что загружать на компьютер эти сообщения не стоит, удалить их с сервера.

Электронные адреса

Адрес электронной почты в общем случае выглядит примерно так:

kniga@hotmail.com

Слово, которое стоит в левой части адреса (до знака @), является именем адресата. Откуда оно берется? Как правило, когда вы получаете электроный адрес -- у провайдера или в локальной сети предприятия, -- вы можете определить вид вашего адреса (точнее, левой его части).

Самый загадочный знак в этой строке -- это, без сомнения, @. Он имеет два названия -- официальное и... не очень. Неофициально он называется «собака». Происхождение этой трактовки вряд ли можно объяснить рационально. Мы можем лишь констатировать факт.

Адрес, приведенный выше, читается следующим образом: книга-собака-хотмэйл.ком

По-английски знак @ произносится «at» (эт) и называется «бухгалтерское а». Почему бухгалтерское? Кто знает... Бухгалтеры -- народ загадочный.

Правая сторона электронного адреса не столь покорна вашему вкусу. То, что находится справа от знака @, является доменным именем сервера, на котором хранятся ваши сообщения. Например, если вы завели почтовый ящик с адресом "kmga@hotmail.com", это означает, что на сервере hotmail.com зарегистрирован пользователь по имени kniga.

Стандартные операции с письмами

Ниже перечислены операции с письмами, которые доступны практически в любой почтовой программе.

· Ответ. Если вам нужно написать ответ тому, кто прислал вам письмо, вы можете быстро создать ответное сообщение. Такая возможность предусмотрена в каждой почтовой программе. Это сообщение будет в выгодную сторону отличаться от пустого сообщения следующими параметрами: оно уже будет содержать нужный адрес в поле Кому (То); тема такого письма появится в поле Тема (Subject) в виде Re: тема исходного (то есть присланного вам) сообщения. Наконец, в ответное сообщение может быть вставлен текст исходного сообщения и выделен так, как вы укажете. Обычно для создания ответного сообщения служит кнопка или команда меню Ответить (Reply).

· Ответ всем. Если вы не являетесь единственным получателем письма, часто бывает нужно отправить ответное сообщение не только отправителю, но и всем, кто получил письмо помимо вас. Как правило, для этого служит кнопка или команда меню Ответить всем (ReplyAll).

· Пересылка. Возможность пересылки предусмотрена для того, чтобы можно было переадресовать кому-либо полученное вами письмо. Например, вы можете переслать другому человеку письмо, присланное вам, или послать повторно письмо из папки Отправленные (Sent Items). В пересылаемое сообщение будет вставлен текст исходного сообщения. Обычно для пересылки используется кнопка или команда меню Переслать (Forward).

· Копии. Поле Копия (СС) позволяет задать адрес получателя копии письма. При получении письма основной адресат увидит, кому отправлена копия, а получатель копии узнает, кто был основным адресатом.

· Скрытые копии. Поле Скрытая копия (ВСС) в том же окне позволяет задать адрес получателя скрытой копии письма. (Скрытую копию также называют «слепой» -- аббревиатура ВСС расшифровывается как Blind Carbon Copy.) При получении письма основной адресат не будет знать, что кому-то отправлена копия, но получатель скрытой копии увидит, кто является основным адресатом.

Некоторые рекомендации по составлению писем

Интернет как относительно новая среда общения породил некие новые правила этого самого общения -- правила, о следовании которым в прежние времена никто не задумывался. Существовали, конечно, некоторые базовые понятия (такие, как уважительное отношение к собеседнику), которым люди разумные следовали в разговоре и переписке, -- однако далее вычурно-расплывчатых обращений дело порою не шло.

Между тем новые времена диктовали новые реалии. С повсеместным распространением электронной почты стали отчетливо вырисовываться контуры норм сетевого общения, очерчивающие неписаные границы допустимого. Появилось такое понятие, как Netiquette (в переводе -- «сетикет»), то есть сетевой этикет. Приведем некоторые его положения.

Чувство стиля. Сравните два письма, содержащих один и тот же текст. Какое из них вам приятнее (и легче) читать?

Письмо первое:

казнить нельзя помиловать

Письмо второе:

Приветствую.

Ты знаешь, придется-таки казнить этого негодяя. Помиловать его не представляется никакой возможности. Как насчет партии в гольф вечерком?

С уважением, Адольф

Проявите уважение к адресату. Подайте текст письма так, чтобы каждая мысль была на виду и не сливалась с другими. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, целесообразно начать с приветствия в его адрес, выделив имя в отдельную строку. После нее отступите еще строку, чтобы визуально имя стояло отдельно от тела письма. Если имя человека, к которому вы обращаетесь, неизвестно или если этих людей много, вместо него можно воспользоваться стандартными фразами приветствия: «Здравствуйте», «Приветствую», «Дорогие друзья» и т. д., опять-таки отделив их от остального текста.

Формулируйте мысли по возможности кратко. Помните, что вычленить мысль из хаоса -- это усилие. Не заставляйте адресата прилагать массу усилий, чтобы прочитать ваше письмо. (Однако в краткости тоже нужно знать меру.)

Подпись тоже желательно отделить от основного текста письма -- какими-либо знаками (дефис, точка) или просто пустой строкой. Лучше, если ваше имя в подписи будет предваряться «сопутствующими» словами: «С уважением», «Искренне ваш», «Целую» и пр.

Чувство ответственности. Отвечайте на письма без промедления, даже если ваш ответ не будет содержать ничего, кроме уверений в том, что вы напишете позже.

Чувство такта. Не злоупотребляйте прописными буквами. Расположенные частоколом, ОНИ СОЗДАЮТ ОЩУЩЕНИЕ, ЧТО ВЫ КРИЧИТЕ, когда можно говорить тихо.

Чувство локтя. Не пишите другим того, что не хотели бы получить сами. Помните, что если вы будете невежливы, ваш адрес легко может перекочевать из адресной книги в «черный список».

Чувство меры. Не вкладывайте в письма большие файлы. Впрочем, слово «большие» излишне. Нс вкладывайте в письма файлы без предварительного согласования с адресатом. Ваши понятия о большом и малом могут в значительной степени расходиться с представлениями адресата.

Чувство вины. Чтобы этого чувства у вас никогда не возникало, перед тем как щелкнуть на кнопке Отправить, киньте беглый взгляд на поле Кому в заголовке письма. Поверьте, настанет день, когда вы возблагодарите себя (и нас) за эту нехитрую подсказку.

Краткий обзор существующих почтовых программ

Число почтовых систем (как совместимых, так и не совместимых с Windows) весьма велико, однако ныне наиболее распространенными приложениями Windows, работающими с электронной почтой, можно считать: MS Internet Mail (в составе MS Internet Explorer 3.x), MS Outlook Express (в составе MS Internet Explorer 4.x-6.x), GroupWise (компании Novell), Eudora Pro (компании Qualcomm).

MS Internet Mail. Если на вашей рабочей станции установлена OS Windows'95 (или NT), то разумнее всего использовать оболочку MS Internet Mail, которая является компонентой MS Internet Explorer версий 3.х.

MS Outlook Express. В состав Windows'98/2000/Me входит достаточно мощная клиентская программа работы с электронной почтой и телеконференциями MS Outlook Express, которая является компонентом MS Internet Explorer версий 4.x-6.x. Для хранения адресов и сведений об адресатах используется интегрированная в ОС Windows Адресная книга MS Windows.

Microsoft Outlook for Windows (из пакета MS Office). Программа Outlook появилась в составе MS Office совсем недавно (в версии 97). Программа позволяет работать с электронной почтой, планировать свою деятельность, вести книги контактов, делать записи в дневник и пр., т.е. наделена большим количеством функций, нежели MS Outlook, и, следовательно, более тяжеловесна и трудоемка в настройке.

Netscape Mail и Netscape Messenger. Если на вашей рабочей станции установлен Netscape Navigator, то выход на электронную почту вам обеспечен почтовой оболочкой, входящей в его состав. Netscape Navigator: в версиях 3.х используется почтовая программа Netscape Mail, в версиях 4.х и выше - Netscape Messenger.

Eudora MAIL. Почтовая оболочка Eudora является небольшим свободно распространяемым программным продуктом (freeware), работающим под MS Windows 3.11 и MS Windows 95 (существует также принципиальная возможность запустить эту оболочку и под MS DOS, установив при этом пакет Winsoket - резидентную программу, занимающую около 100 Kb оперативной памяти). Основное преимущество оболочки Eudora - то, что она является многопользовательской. Eudora получает и отправляет почту в том виде, в котором она подготовлена (в этом отношении правильно работает с русскими шрифтами), самостоятельно определяет, используется ли в отправляемом сообщении вторая половина таблицы ASCII (русские шрифты) и выставляет соответствующий charset. К сожалению, Eudora умеет работать только с одной расширенной кодовой таблицей (в стандартном варианте - это кодировка ISO8859-2).