Інформаційна технологія організації заходів

Размещено на http://www.allbest.ru

Вінницький національний технічний університет

Інформаційна технологія організації заходів

Савчук Тамара Олександрівна PhD, професор кафедри комп'ютерних наук,

Мазур Аліна Олександрівна студентка кафедри комп'ютерних наук

Анотація

Проведено аналіз задач у сфері організації заходів в сучасних умовах. Розглянуто популярні засобів, що використовуються для організації заходів (Airtable, EventCase, Blink) та виявлено їх основні недоліки - обмежений функціонал, що значно впливає на діапазон їх використання та низька швидкість виконання завдань організації заходів. Обґрунтовано актуальність задачі розробки удосконаленої інформаційної технології організації заходів.

Удосконалено математичну модель підбору локації, що використовується в процесі організації заходів. На відміну від класичної математичної моделі, вона дозволяє користувачам враховувати більшу кількість критеріїв локації та враховує оцінку відгуків відвідувачів попередніх заходів при формуванні рекомендації щодо вибору локації. Розроблена математична модель забезпечує підвищену швидкість підбору відповідної локації за рахунок використання нечіткої логіки для визначення значень критеріїв. інформаційна організація airtable

Розроблено удосконалений алгоритм організації заходів, що покладений в основу запропонованої інформаційної технології. Розроблено структуру інформаційної технології організації заходів, що забезпечить користувачів зручним та гнучким функціоналом для організації заходів, за рахунок інтеграції різноманітних модулів та розподіленню функціональності між ними.

Запропоновано удосконалену інформаційну технологію організації заходів, яка відрізняється від існуючих можливістю швидкого підбору локації для проведення заходу, що забезпечило розширення функціональних можливостей та підвищення швидкості організації заходів Проаналізовано результати роботи розробленої інформаційної технології організації заходів в порівнянні з обраною системою-аналогом.

Ключові слова: метод, системи керування подіями, математична модель, автоматизований підбір локації, нечітка логіка, алгоритм організації заходів, структура, функціональні модулі, автоматизації послуг.

Savchuk Tamara Oleksandrivna PhD, professor of the Department of Computer Sciences, Vinnytsia National Technical University

Mazur Alina Oleksandrivna Student, Department of Computer Science, Vinnytsia National Technical University

INFORMATION TECHNOLOGY FOR THE ORGANIZATION OF EVENTS

Abstract

An analysis of tasks in the field of event organization in modern conditions was carried out. The popular tools used for organizing events (Airtable, EventCase, Blink) were considered and their main shortcomings were identified - limited functionality, which significantly affects the range of their use and the low speed of performing the tasks of organizing events. The relevance of the task of developing improved information technology for the organization of events is substantiated.

The mathematical model of location selection, which is used in the process of organizing events, has been improved. Unlike the classic mathematical model, it allows users to take into account a larger number of location criteria and takes into account the evaluation of feedback from visitors of previous events when forming a recommendation for choosing a location. The developed mathematical model provides an increased speed of selection of the appropriate location due to the use of fuzzy logic to determine the values of the criteria.

An improved event organization algorithm has been developed, which is the basis of the proposed information technology. The structure of information technology for the organization of events has been developed, which will provide users with convenient and flexible functionality for organizing events, due to the integration of various modules and the distribution of functionality between them.

An improved information technology for the organization of events is proposed, which differs from the existing ones in the ability to quickly select a location for the event, which ensured the expansion of functional capabilities and an increase in the speed of organizing events. The results of the developed information technology for the organization of events were analyzed in comparison with the selected analogue system.

Keywords: method, event management system, mathematical model, automated venue selection, fuzzy logic, event organization algorithm, structure, functional modules, automation of services.

Постановка проблеми. З удосконаленням та розширенням глобальних комунікаційних та інформаційних технологій, зростанням кількості різноманітних евентів та місць їх проведення, актуальність задачі розробки та впровадження відповідних сучасних засобів постійно зростає. Однією з ключових проблем організації заходів є відсутність засобів підбору локацій для проведення заходів, що значно підвищить швидкість процесу організації. Існуючі відповідні інформаційні технології мають обмежений функціонал, що також сприяє актуалізації розробки інформаційної технології, яка врахує сучасні вимоги до програмних продуктів для організації заходів та надасть розширений інструментарії для виконання поставлених завдань.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Серед досліджень на тему організації заходів з урахуванням сучасних умов та стану розвитку технічних значною популярністю відзначаються матеріали ресурсу EventMB [1, 3] та статті електронних ресурсів Frost & Sullivan [2] та Delloit [4]. Найбільш відомими інформаційними технологіями для організації заходів є Airtable, EventCase, та Blink, але всі вони мають обмежений функціонал для організації заходів що, як наслідок, впливає на швидкість процесу організації заходів.

Мета статті - підвищення швидкості процесу організації заходів за рахунок удосконалення математичної моделі підбору локації.

Виклад основного матеріалу. В контексті розгляду інформаційної технології організації заходів, є необхідність вдосконалення методів та засобів управління та планування подій, щоб забезпечити найвищий рівень задоволення учасників та ефективність заходу в цілому. Для цього використовують системи керування подіями (Event Management Systems, EMS).

EMS [5] - це програмні продукти, що дозволяють автоматизувати та керувати процесами організації подій. Вони включають функції планування, реєстрації учасників, спілкування та аналізу результатів. EMS може бути вебпорталом або локальним програмним забезпеченням. Системи керування подіями дозволяють проводити реєстрацію та керуванням даними учасників, автоматизувати маркетингові кампаній, аналізувати ефективність реклами та зберігати статистичні дані про учасників, фінансові звіти тощо. Завдяки автоматизації багатьох процесів EMS сприяють підвищенню швидкості організаційної діяльності.

Найчастіше для організації заходів використовують такі EMS: Airtable, EventCase та Blink. Функціонал цих засобів дозволяє створювати розклади, обмінюватися інформацією між учасниками та організаторами, а також отримувати повідомлення та оновлення. Його можна налаштовувати для відстеження реєстрації учасників, керування завданнями та багато іншого. Однак такі платформи мають багато недоліків, які значно впливають на швидкість організації заходів. Серед таких недоліків виділяють високу вартість використання платформи, відсутність інтеграції з іншими системами або програмними продуктами, які вже використовуються організацією та відсутність функціонал, необхідного для повноцінної організації заходів. В таблиці 1 наведено узагальнену порівняльну характеристику описаних засобів для організації заходів, аби визначити який функціонал доцільно реалізувати, а які характеристики вимагають оптимізації відповідно до поставлених вимог. Серед описаних інструментів для організації заходів найбільш повний функціонал надає платформа EventCase, тому вона обрана у якості аналога для розробки інформаційної технології.

Таблиця 1

Узагальнена порівняльна характеристика сучасних засобів для організації заходів

В процесі організації заходів важливим етапом є вибір локації для проведення евенту. Для цього використовують різноманітні математичні моделі для оптимізації процесів та прийняття рішень. Найбільшу популярність має математична модель вибору локації [6], яка ґрунтується на простих числових оцінках параметрів локації та враховує три основних критерії: вартість локації (С), розташування локації (A) та час доступності локації (Т). Така модель є простою та дуже поширеною, проте вона може бути удосконалена шляхом врахування інших параметрів, таких як кількість місць, площа, та інші особливості локації. Використання нечіткої логіки при визначенні критеріїв локації дозволить підвищити швидкість процесу вибору, а також врахувати взаємовплив цих критеріїв, що, відповідно, забезпечить оптимальний вибір локації для конкретного заходу. Це покращення забезпечить швидший підбір локації, адаптований до конкретних потреб та умов організації заходу.

Удосконалена математична модель враховуватиме різні критерії, які важливі для визначення відповідної локації, до яких слід віднести розмір залу, вартість оренди, доступність до паркування, наявність музичного обладнання тощо. Крім того, удосконалення передбачає врахування вагових коефіцієнтів, що відображають важливість означених критеріїв для користувача, та, за наявності, коефіцієнт оцінювання заходів, які проведенні в конкретній локації.

Кожен критерій має свої нечіткі множини, які відображають різні ступені відповідності. Наприклад:

Розмір залу:

Малий: (0, 0, 30)

Середній: (20, 50, 80)

Великий: (70, 100, 100)

Відгуки відвідувачів:

Негативні: (0, 0, 30)

Нейтральні: (20, 50, 80)

Позитивні: (70, 100, 100)

Вартість оренди локації:

Низька: (0, 0, 30)

Середня: (20, 50, 80)

Висока: (70, 100, 100)

Доступність до громадського транспорту:

Незручний: (0, 0, 30)

Зручний: (20, 50, 80)

Дуже зручний: (70, 100, 100)

Доступність до паркування:

Незручна: (0, 0, 30)

Зручна: (20, 50, 80)

Дуже зручна: (70, 100, 100)

Означений підхід визначить такі основні кроки організації події:

Реєстрація та авторизація учасників заходу. Це дозволяє персоналізувати досвід користувача та відстежувати їхню активність.

Створення заходу. Організатор може створити новий захід, вказавши всю необхідну інформацію: назву, дату, місце, опис, категорію тощо.

Підбір локації. За допомогою алгоритму підбору локацій, система може автоматично пропонувати потенційні місця для проведення заходу враховуючи його контекст та попередній досвід учасників.

Комунікація та взаємодія - учасники та організатори можуть спілкуватися, обмінюватися інформацією та отримувати сповіщення щодо подій.

Аналіз та звітність щодо ефективності заходу, взаємодії учасників, відгуків та іншої важливої інформації.

Такий алгоритм допомагає автоматизувати та оптимізувати багато етапів організації заходів, роблячи їх більш швидкими та зручними для всіх учасників. На рисунку 1 зображено удосконалений алгоритм організації заходів у вигляді UML-діаграми діяльності.

Рис. 1. UML-діаграма удосконаленого алгоритму організації заходів

Для реалізації наведеного алгоритму було розроблено відповідну інформаційну технологію організації заходів, яка містить такі складові:

База даних (DB). Використовується для зберігання даних про заходи, користувачів, локації, реєстрації, відгуки та іншу важливу інформацію. Використовується SQL для взаємодії з базою даних та отримання необхідної інформації.

Сервер (Backend). Відповідає за обробку запитів, бізнес-логіку, маршрутизацію та взаємодія з базою даних. Використовується API (Application Programming Interface) для забезпечення взаємодії між сервером та клієнтським додатком. Складається з багатьох функціональних модулів, таких як:

Модуль реєстрації'/автентифікації, що забезпечує безпеку при взаємодії з системою для кожного типу користувача.

Модуль аналітики та звітності для забезпечення організаторів інформацією про ефективність та популярність їхніх подій, а також для відображення різноманітних статистичних даних для підтримки прийняття рішень

Модуль планування та розкладу, що дає можливість організаторам створювати та планувати свої події, а також відповідає за відображення графіку проведення подій для зручності користувачів.

Модуль підбору локації. До його функціоналу входить оцінка локацій за різними критеріями, врахування індивідуальних вимог та переваг організатора та використання алгоритмів оптимізації для визначення найкращих локацій.

Клієнтський додаток (Frontend). Основною функцією є відображення інтерфейсу для користувача та надсилання запитів на сервер. Використовуються HTTP-запити для спілкування з сервером та отримання необхідних даних.

Розроблена структура інформаційної технології організації заходів дозволяє організувати та керувати різноманітними заходами, що сприяє підвищенню швидкості їх планування. Користувачі мають можливість з легкістю знаходити та реєструватися на заходах через інтуїтивний інтерфейс клієнтського додатку.

Використання API та SQL дозволяє оптимізувати та прискорювати взаємодію між різними складовими системи, адже надаються готові інструменти та функції, які спрощують процес розробки та інтеграції. Завдяки використанню API, можна легко додавати новий функціонал без значних змін у загальній архітектурі. Структура бази даних спроектована для швидкого доступу до інформації та забезпечує надійність системи під високими навантаженнями. Вона легко масштабується для врахування зростаючого обсягу даних та користувацького трафіку, що робить її придатною для розширення та розвитку в майбутньому.

Основні складові структури інформаційної технології організації заходів та особливості взаємодії між ними зображено на рисунку 2.

Рис.2. Основні складові структури інформаційної технології організації заходів

Для реалізації програмного модуля для інформаційної технології було обрано мову програмування C#, що забезпечує кросплатформеність, доступність ресурсів, продуктивність та безпеку розробки. В якості середовища для розробки обрано Microsoft Visual Studio. В процесі розробки інтерфейсу для інформаційної технології організації заходів створено низькорівневі макети, які допомогли у визначенні розташування елементів інтерфейсу та загальної структури; обрано кольорову палітру та шрифти, що відповідали дизайну та допомагали створити єдиний стиль інтерфейсу; створено деталізовані макети окремих сторінок; розроблено прототип, який дозволив інтерактивно протестувати функціонал системи та навігацію.

Розробка та імплементація функціональних модулів є основним етапом створення інформаційної технології організації заходів. Особлива увага була приділена створенню модулів, що відповідають за такі функції: реєстрація / авторизація, підбір локації, керування заходами, комунікація між учасниками процесу, аналітика та звітність.

Процес тестування інформаційної технології організації заходів включав в себе ретельну перевірку розроблених функцій, а також оцінювання швидкості організації одного заходу від моменту першого входу в систему до узгодження місця проведення події з власником локації. Тестування проводилось шляхом залучення бета-тестувальників - зацікавлених потенційних організаторів заходів. В результаті тестування (вибірка - 15 бета- тестувальників, щонайменше по 5 тестових подій на кожного тестувальника) визначено середній час організації заходу. В порівнянні з обраним аналогом [EventCase] удосконалення функціоналу підбору локації дозволило пришвидшити процес її вибору на 41%. В таблиці 2 наведені середні швидкості виконання задач організації заходів з використанням запропонованої інформаційної технології та провідних сучасних засобів.

Таблиця 2

Результати аналізу швидкості організації заходів з використанням запропонованої інформаційної технології та її аналогів

Отже, як показали експерименти, за рахунок використання нечіткої логіки в процесі підбору локації, вдалось підвищити загальну швидкість організації заходів, в середньому, на 8%.

Висновки

В результаті проведеного дослідження запропоновано інформаційну технологію для організації заходів, яка відрізняється від існуючих додатковою можливістю швидкого підбору локації для проведення заходу, що забезпечує підвищення загальної швидкості організації заходів. Аналіз існуючих засобів, таких як Airtable, EventCase, та Blink, виявив їхні недоліки, такі як низька швидкість процесів організації заходів та відсутність функціоналу для автоматизованого підбору локації. Запропонована інформаційна технологія базується на удосконаленому алгоритмі організації заходів, в основу якого покладено удосконалену математичну модель для підбору локацій, що враховує оцінку вказаних критеріїв локації, а також відгуки її відвідувачів, що забезпечує підвищену швидкість означеного процесу за рахунок використання нечіткої логіки. Порівняння розробленої інформаційної технології з аналогічними системами вказує на переваги її функціональності, зокрема підбір локацій відбувається на 41% швидше, що забезпечує підвищення загальної швидкості організації заходу на 8%.

Література

The Event Tech Trends to Watch in 2020 // EventMB. - 2020. - https://eventmb.com.

Global Event Management Software Market, Forecast to 2025 // Frost & Sullivan. - 2022. - frost.com.

The Event App Bible: Your Guide to Event Apps // EventMB. - 2022. - eventmb.com.

Data-driven Events Management: Innovation through Data Analytics // Deloitte. - 2022. - deloitte.com.

What is an Event Management System? // AccruentEMS. - 2023. - https://www.emssoftware.com/resources/blog-posts/what-event-management-system.

Mathematical models in the process of organizing events // MDPI. - 2022. - https://www.mdpi.com/1099-4300/18/3/74.

References

The Event Tech Trends to Watch in 2020. (2020). EventMB. Retrieved from: https ://eventmb.com.

Global Event Management Software Market, Forecast to 2025. (2022). Frost & Sullivan. Retrieved from: https://frost.com.

The Event App Bible: Your Guide to Event Apps. (2022). EventMB. Retrieved from: https ://eventmb.com.

Data-driven Events Management: Innovation through Data Analytics. (2022). Deloitte. Retrieved from: https://deloitte.com.

What is an Event Management System? (2023). AccruentEMS. Retrieved from: https://www.emssoftware.com/resources/blog-posts/what-event-management-system.

Mathematical models in the process of organizing events. (2022). MDPI. Retrieved from: https://www.mdpi.com/1099-4300/18/3/74.

Размещено на Allbest.ru