Автоматизация рабочего процесса с помощью информационных технологий

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕСИТЕТ» (ФГБОУ ВО «ПГТУ»)

Кафедра ИСЭ

Расчетно-графическая работа

По дисциплине «Информационные системы и технологии»

На тему: Автоматизация рабочего процесса с помощью информационных технологий

Выполнил (-а): ст. гр. ПИ-23

Щербакова А.А.

Проверил (-а): доцент каф. ИСЭ

Порядина О.В.

г. Йошкар-Ола 2022

Оглавление

Введение

1. Структура таблицы «Журнал регистрации учетного документа»

2. Форма путевого листа легкового автомобиля

3. Создание элементов управления

Заключение

Список литературы

Введение

Наиболее популярными электронными таблицами сегодня являются MS Excel, которые представляют собой инструментальное средство высокого уровня, позволяющее решать далеко не тривиальные задачи, понятными и доступными методами, обеспечивающими автоматизацию самых разных аспектов экономики: бухгалтерия, финансовый учет и анализ, подготовка документов в различные инстанции, планирование и оценки деятельности предприятия и многое другое. И поэтому, для решения данной экономической задачи была выбрана среда табличного процессора MS Excel.

Microsoft Office Excel является средством для создания электронных таблиц, которые обладают возможностями для проведения простых расчетов, как с использованием арифметических действий, так и с помощью встроенных функций; для построения разных типов диаграмм; для оформления полученных таблиц и многих других задач.

Постановка задачи

Цель работы

Научиться пользоваться информационные технологии для автоматизации рабочих процессов, на примере оформления и регистрации учетного документа в Excel. информационный автоматизация документ

Задача

Определить - насколько возможна автоматизация рабочего процесса.

Подготовить в Excel программу-приложение, которая помогает выполнить работу по формированию учетного документа.

Необходимо подготовить книгу Excel, в которой использовать 2 листа:

Журнал регистрации учетного документа (вместо слов «учетного документа» указать название документа по варианту)

Печатная форма учетного документа (вместо слов «учетного документа» указать название документа по варианту)

Заполнение печатной формы документа должно осуществляться автоматически, по введенному номеру из журнала регистрации.

Печатная форма документа должна переводиться в Word.

1. Структура таблицы «Журнал регистрации учетного документа»

Таблица «Журнал регистрации учетного документа» должна содержать следующие столбцы:

№ п/п;

Фамилия, Имя, Отчество;

Должность;

Место работы;

Место командировки;

Предприятие, организация;

Дата и номер приказа;

Дата и номер командировочного удостоверения;

Дата выбытия в командировку;

Дата прибытия из командировки;

Срок командировки (дней);

Цель командировки;

Паспорт.

Рисунок 1 - Таблица «Журнал регистрации путевого листа легкового автомобиля»

Для облегчения работы с таблицей закрепляем области. Это позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией.

Для закрепления в рассматриваемом примере помещаем табличный курсор в ячейку С4 и выполняем команду Вид--Закрепить области.

2. Форма путевого листа легкового автомобиля

На отдельном листе книги «Путевой лист легкового автомобиля» оформляем печатную форму документа «Путевой лист легкового автомобиля».

Рисунок 2 - Печатная форма листа легкового автомобиля

Описание технологий создания печатной формы документа

Для создания переключателя между несколькими путевыми листами включаем режим «Разработчик» в настройках MS Excel.

Для автоматического заполнения полей в таблице «Журнал регистрации специального автомобиля» используем следующие формулы (рис.2):

Дата: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:Y14;14;ЛОЖЬ).

Организация: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:Y14;2;ЛОЖЬ).ль:

Водитель: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;4;ЛОЖЬ).

Марка автомобиля: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;6;ЛОЖЬ).

Государственный номерной знак: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;7;ЛОЖЬ).

Гаражный номер: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;3;ЛОЖЬ).

Табельный номер: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;5;ЛОЖЬ).

Время выезда из гаража: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;17;ЛОЖЬ).

Движение горючего:

Марка: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;11;ЛОЖЬ).

Код: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;12;ЛОЖЬ).

Остаток при выезде: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;21;ЛОЖЬ).

Остаток при возвращении: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;22;ЛОЖЬ).

Время возвращения в гараж: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;18;ЛОЖЬ).

Расшифровка подписи:

Диспетчера: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;16;ЛОЖЬ).

Механика: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;15;ЛОЖЬ).

Водителя: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:Y14;25;ЛОЖЬ)

Показания спидометра:

При убытии: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;13;ЛОЖЬ).

При возвращении: ВПР(W5;'Журнал регистрации'!A5:X14;24;ЛОЖЬ).

3. Создание элементов управления

Для создания элементов управления используется панель инструментов Формы (рис. 3), для активизации которой выполняют команду Вид/Панели инструментов/Формы.

Рисунок 3 - Панель инструментов Формы

Для внедрения элемента управления Список необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на панели Формы по указателю элемента управления Список. Указатель мыши, после перевода его на поле рабочего листа, приобретет вид крестика. Выбрав место расположения элемента управления на листе, и нажав левую кнопку мыши, необходимо очертить контур будущего элемента управления (рис.4).

Рисунок 4 - Элемент управления Список

Для управления с помощью элемента управления Список содержимым ячейки, в нашем случае W5, поместить указатель мыши на элемент управления и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню необходимо выделить команду Формат объекта, что вызовет появление диалогового окна Формат элемента управления, в котором дальше переходим на вкладку Элемент управления (рис.5). Это окно вызывается также комбинацией клавиш [Ctrl+1].

Рисунок 5 - Диалоговое окно Формат элемента управления для элемента управления Список

Поле Формировать список по диапазону предназначено для ввода диапазона, по которому будет формироваться список по этому элементу управления. Применимо к нашему приложению в этом поле должен быть указан диапазон журнала регистрации командировочных удостоверений, в котором формируются порядковые номера записей, содержащих данные командировочных удостоверений. Для этого поместите курсор в поле Формировать список по диапазону и на рабочем листе Журнал Регистрации необходимо выделить область ячеек в столбце А, в котором будут расположены порядковые номера записей командировочных удостоверений, в нашем случае, $А$5:$X$14. В этом поле можно указать не только область формирования порядковых номеров, но и любую другую область журнала регистраций, но тогда этот список не будет иметь желательную информационность, а будет отражать, например, населенные пункты назначения или место работы сотрудника.

Выделенный в списке элемента управления порядковый номер удостоверения должен автоматически вводиться в ячейку W5, для чего необходимо поместить курсор в поле Помещать результат в ячейку и на листе Путевой лист спец. автомобиля, выделяем мышью ячейку W5. В области Возможен выбор активизируем переключатель Только одного значения, после чего нажимаем кнопку ОК. Следует заметить, что значение помещаемого результата в ячейку W5 будет зависеть от выбранного значения в списке, начиная сверху, независимо от самого значения указанного порядкового номера. введенного в столбце А. Это следует учитывать при формировании порядковых номеров командировочного удостоверения.

При выделении мышью значения порядкового номера в списке, например "3", это значение будет автоматически помещено в ячейку W5, в результате чего на экране монитора на листе Путевой лист спец. автомобиля будет выведен путевой лист специального автомобиля, имеющей порядковый номер записи 3 в журнале регистрации.

Заключение

Автоматизация рабочего процесса с помощью информационных технологий ускоряет предоставление инфраструктуры и приложений благодаря автоматизации действий, которые раньше выполнялись вручную. С помощью программного обеспечения настраиваются повторяющиеся инструкции, процессы или политики, которые помогают экономить время специалистов и уделять больше внимания важным стратегическим задачам.

Таким образом, в данной работе мы изучили автоматизацию рабочего процесса с помощью информационных технологий на примере путевого листа специального автомобиля, рассмотрели ее функции и комплексы задач, входящих в систему. Так же мы изучили служебную и информационные фразы, описав, что означает каждый набор цифр в ней.

Список литературы

1. Информационные системы и технологии: методические указания к выполнению расчетно-графической работы для студентов специальности 080801.65 "Прикладная информатика (в экономике)" и направления 230700.62 "Прикладная информатика" очной формы обучения" / М-во образования и науки Рос. Федерации, ФГБОУ ВПО "Поволж. гос. технол. ун-т"; [сост. О. Е. Иванов]. - Йошкар-Ола: ПГТУ, 2012. - 48 с.

2. Мещихина, Е. Д. Информационные системы и технологии в экономике: учеб. пособие / Е. Д. Мещихина, О. Е. Иванов; ФГБОУ "Мар. гос. техн. ун-т". - Йошкар-Ола: МарГТУ, 2012. - 180 с.

3. Балдин, К.В. Информатика и информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 218 c.

4. Завгородний, В.И. Информатика для экономистов: Учебник для бакалавров / В.П. Поляков, Н.Н. Голубева, В.И. Завгородний; Под ред. В.П. Полякова. - М.: Юрайт, 2016. - 524 c.

5. Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учебник / В. А. Гвоздева. - Москва: Форум: Инфра-М, 2016. - 541 с.

6. Документ «Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 21.11.1997 №78)

Размещено на Allbest.ru