Реинжиниринг процесса формирования отчетности на станкостроительном предприятии

Общая характеристика предприятия

Первоначально нам нужно отфильтровать входящие данные, чтобы платформа выполняла отчеты.

Выделяем два первых столбца, в нашем случае это «№ статьи» и «НАИМЕНОВАНИЕ СТАТЬИ» для того, чтобы отменить свертывание других столбцов во вкладке Преобразование.

Данная операция создаст два столбца - один с названием месяца, второй - с суммами плана.

По итогу мы имеем 8 запросов, в которых данные представлены в упорядоченном порядке и в общем виде для всех таблиц. Данные запросы будут способствовать созданию и формированию визуальных отчетов. Разделяем столбец месяцев (Атрибут) по пробелу: выделяем столбец Атрибут -правая кнопка мыши -Разделить столбец - По разделителю. Разделитель - пробел. В результате получим 3 новых столбца. Переименовываем нужные столбцы: Атрибут.2 = Месяц, Атрибут.3 = Год, Значение = План.

Рисунок 3 - Создание Даты и Баланса

Рисунок 4 - Форматирование дополнительного атрибута

Теперь необходимо из месяцев сделать полную дату - иначе при построении диаграмм с полной группировкой по кварталам, годам и месяцам выполнять не получиться. Для этого необходимо название месяца заменить его номером: Январь = 1, Февраль = 2 и т.д. Для этого создаем вспомогательную таблицу месяцев:

1. Правая кнопка мыши по столбцу с именами месяцев -Добавить как новый запрос. Будет создана новая "таблица" на основании этого столбца

2. В появившемся запросе (таблице месяцев) необходимо удалить дубли, чтобы осталось только 12 месяцев: правая кнопка мыши на столбце - Удалить дубликаты.

3. Преобразуем созданный запрос в нормальную таблицу: правая кнопка мыши по столбцу -в таблицу

4. Переименовываем единственный столбец в Месяц

5. Переходим на вкладку Добавить столбец -Добавить столбец индекса -от 1.

Далее необходимо перейти в таблицу План, идем на вкладку Главная - Комбинировать - Объединить запросы:

В появившемся окне в верхней части в таблице выделяем столбец Месяц, в выпадающем списке чуть ниже выбираем таблицу Месяц. В нижней части отобразятся данные этой таблицы. Выбираем там так же столбец Месяц, проверяем, чтобы было выбрано "Внешнее соединение слева (все из первой таблицы, совпадающие из второй)".

В таблице Плана появится новый столбец (NewColumn) со значением Tableво всех строках. В правой части заголовка этого столбца будет значок в виде двух загнутых стрелок, смотрящих в разные стороны. Нажимаем на него и раскроется список всех столбцов таблицы Месяц. Оставляем галочку только на Индекс.

Сверяем типы данных в столбцах. Для этого выделяем столбец - переходим на вкладку Преобразование -пункт Тип данных. Для столбца Год должен быть Целое число, для Месяца - тоже Целое число, для столбца План - Десятичное число, № статьи - целое число. Чтобы изменить тип данных достаточно просто выделить нужный столбец, на вкладке Преобразование в пункте Тип данных выбрать нужный тип.

Переходим на вкладку Добавить столбец -Добавить пользовательский столбец. Имя нового столбца - Дата, Пользовательская формула столбца:

Date.EndOfMonth (#date([rод],[NewColumn.Индекс],1))

Формула получает дату на конец месяца на основании переданной даты. В данном случае при помощи функции dateформируется сначала дата вида: Год-Месяц-число 1(01.01.2019 и т.д.). А EndOfMonthуже из этой даты делает 31.01.2019.

Далее необходимо проверить, чтобы тип данных в созданном столбец был Дата.

Осталось привести все суммы к положительным числам, т.к. в входных данных суммы расходов записываются со знаком минус. Это обязательно негативно скажется на визуальном сравнении показателей. Щелкаем правой кнопкой мыши на столбце План - Преобразование - Абсолютное значение.

Необходимо подгрузить вспомогательные таблицы Статей и Подразделений. Технология создания запроса одинакова.

• Подразделения:

Необходимо переименовать запрос с таблицы в Отделы.

• Статьи:

Для файла статьи надо проделать еще одну маленькую операцию:

• Тип для № статьи был Целое число

• Добавить признак доходов и расходов.

Вкладка Добавить столбец -Добавить пользовательский столбец. Имя нового столбца - Доходы/Расходы, Пользовательская формула столбца.

Формула берет каждую строку таблицы статей и просматривает текст в столбце НАИМЕНОВАНИЕ СТАТЬИ. Если там есть либо слово "прибыль", либо "доход", либо "получен", либо "выручка", либо "поступления" - то это Доходы. Все остальное - Расходы.

• Переименовываем таблицу в Статьи.

• Необходимо создать дополнительную таблицу с датами - чтобы как-то увязать даты в файле Плана с датами Факта в визуальных элементах.

Переходим в таблицу План - Правая кнопка мыши по столбцу Дата - Добавить, как новый запрос. В новом запросе выделяем столбец -Правая кнопка мыши - Удалить повторения. Правая кнопка мыши по столбцу - в таблицу переименовываем столбец в Дата и проверяем, чтобы тип данных был Дата.

Теперь необходимо добавить из созданных таблиц данные из созданных таблиц. Для этого требуется объединить с таблицей Статьи, чтобы в План затянуть данные о том, какой отдел за какую статью отвечает, а также тип - Расходы или Доходы. Для этого используется инструмент Слияние.

В таблице План, вкладка Главная -Комбинировать -Слияние запросов. По Наименованию статьи объединяем с таблицей Статьи.

В таблице Плана появится новый столбец со значением Tableво всех строках. В правой части заголовка этого столбца будет значок в виде двух загнутых стрелок, смотрящих в разные стороны. Нажимаем на него и раскроется список всех столбцов таблицы Статьи. Оставляем галочку только на Отдел и Доходы/Расходы, снимаем галку с «Использовать исходное имя столбца как префикс».

Применяем фильтр по столбцу Доходы/Расходы, убирая null. Этим самым оставаться только те строки, которые, содержат исключительно статьи нижней иерархии, что позволит избежать за двоения показателей за счет итоговых строк.

Все, таблица Плана полностью готова к работе. Теперь, если даже в эту таблицу будут внесены корректировки - они так же отразятся в таблице PowerBI после нажатия кнопки Обновить на вкладке Главная.

Заключение

В статье выбрана наиболее подходящая, с учетом специфики розничной торговли и, непосредственно, предприятия ООО ПКФ «Станкосервис», а именно система интеллектуального анализа данных - MSPowerBI.

В данной системе были разработаны шаблоны сценариев, которыми впоследствии компания может пользоваться на практике. С помощью этих сценариев организация имеет возможность консолидировать данные и делать OLAP-срезы о динамике продаж, загруженности магазинов, о самых покупаемых товарах, на основе спроектированного хранилища данных. Так же реализована возможность создавать необходимые для бизнеса отчеты.

Список литературы

1. Латыпова А.Р. Исследование методов интеграции Веб-сайтов// Аллея Науки. - 2021. - № 3(54).

2. Deming W.E. Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA: Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study, 1982. - 373 p.

3. Porter M.E., Millar V.E. How Information Gives You Competitive Advantage// Harvard Business Review, 1985. - p. 149-160.

4. Davenport T.H., Shot J.E. The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign // Sloan Management Review, 1990. - p. 11-27.

5. Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation: A manifesto for business Revolution. N-Y: Harper Collins, 1993. - 282 p.

6. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Дж Чампи. М.: Изд-во Манн, Иванов Фербер, 2007.287 с.

7. Davenport T.H. Process innovation: reengineering work through information technology. Boston, Mass.: Harvard Business School Press, 1993. - 337p.

8. Зиндер Е.З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг// Системы управления базами данных. 1996. №1. - с. 55-67.

Размещено на Allbest.ru