Автоматизированные системы в ресторанном бизнесе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизированные системы в ресторанном бизнесе

Оглавление

Введение

1. Сущность автоматизации и автоматизированных систем

1.1 Понятия автоматизации и автоматизированных систем

1.2 Автоматизация на предприятиях общественного питания

2. Организация работы по автоматизации в ресторанном бизнесе

2.1 Процесс автоматизации ресторана

2.2 Применяемые программы

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Питание играет важную роль в жизни человека, от него зависит поступление в организм необходимых микроэлементов, влияющих на работоспособность и здоровье. К сожалению, при современном ритме жизни многим людям далеко не всегда удается приготовить себе завтрак, обед и ужин и поэтому многие питаются в местах общественного питания (кафе, ресторанах и т.д.), что привело к распространению таких заведений и разнообразию их меню.

Актуальность выбранной темы. Ресторанный бизнес является одним из самых быстрорастущих предприятий частного предпринимательства, для обеспечения процветания и успешной конкуренции владельцы ресторанов используют средства автоматизации деятельности, которые позволяют быстрее и качественнее обслужить клиентов. Автоматизация стала необходимым условием конкурентоспособности бизнес.

Объектом исследования в данной работе является ресторанный бизнес, предметом - управление этим бизнесом с помощью автоматизированных компьютерных устройств.

Цель работы - рассмотреть процесс автоматизации управления рестораном.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- ознакомиться с сущностью и основными понятиями автоматизации и автоматизированных систем

- изучить общие характеристики современного автоматизированного управления пищевым комплексом и процесс его внедрения;

- рассмотреть виды программ автоматизированного управления рестораном на примере нескольких программ

- выявить результаты от внедрения автоматизации в работе ресторанного бизнеса.

1. Сущность автоматизации и автоматизированных систем

программа автоматизированный управление ресторан

1.1 Понятия автоматизации и автоматизированных систем

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций. Термин «автоматизация», основанный на более раннем слове «автоматический» (поступающий с автомата), не был широко использован до 1947 года, когда Форд создал отдел автоматизации. Именно в это время индустрия быстро принимала контроллеры обратной связи, которые были введены в 1930-х годах.

Автоматизируются: производственные процессы, проектирование, организация, планирование и управление, научные исследования, обучение, бизнес-процессы, и другие сферы человеческой деятельности.

Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья.

Основные виды систем автоматизации: автоматизированная система научных исследований (АСНИ), система автоматизированного проектирования (САПР); система управления технологическим процессом (АСУТП); автоматизированная система управления эксплуатацией (АСУ) и система автоматического управления (САУ).

Автоматизированная система управления (сокращённо АСУ) - комплекс аппаратных и программных средств, а также персонала, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, услугах и т.п.

Важнейшая задача АСУ - повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления.

Функции АСУ устанавливают в техническом задании на создание конкретной АСУ на основе анализа целей управления, заданных ресурсов для их достижения, ожидаемого эффекта от автоматизации и в соответствии со стандартами, распространяющимися на данный вид АСУ и включают в себя следующие действия: планирование и прогнозирование; учет, контроль, анализ, координацию и регулирование.

Современные системы автоматизации могут быть весьма сложными. В состав систем автоматизации входят датчики (сенсоры), устройства ввода, управляющие устройства (контроллеры), исполнительные устройства, устройства вывода, компьютеры, серверы, рабочие станции.

1.2 Автоматизация на предприятиях общественного питания

Предприятия общественного питания - сложный организм, который состоит из подразделений, приносящих значительную прибыль при правильном подходе. Внедряя различные интересные проекты, рестораторы стремятся завоевать новых клиентов, удержать имеющуюся публику, привлечь новых посетителей, что требует немало различных вложений как финансовых, так и интеллектуальных. Так, например, сегодня ресторанный бизнес нельзя представить без системной автоматизации. Автоматизация кафе и ресторана с помощью внедрения специальных программ контроля и учета поможет значительно увеличить доходность, а также увидеть, сколько предприятие реально зарабатывает.

Таким образом, система автоматизации предприятий общественного питания - это интеграция технологических приложений, обеспечивающих оперативный бизнес-анализ и расширение возможностей по обслуживанию, привлечению клиентов, позволяющие повысить аналитичность информации, ее оперативность доведения до собственника и иных пользователей, в том числе пользователей финансовой отчетности, минимизация злоупотреблений персонала. Программы для автоматизации ресторана многофункциональны, удобны для работы, хорошо объединяют разные службы, просты в освоении и имеют хорошую техническую поддержку.

Выгода ресторанного бизнеса при внедрении автоматизации:

· Обеспечение высокого качества услуг для клиентов - информационные системы оперативно осуществляют расчеты с посетителями, управляют очередностью обслуживания, контролируют обеспеченность блюд в меню всеми необходимыми ингредиентами на кухне; внедрение систем оплаты по картам и депозитно-дисконтных систем, что позволяет резко расширить возможности заведения ресторанного хозяйства, организуя совместные акции с ведущими банками. Системы ведут учет постоянных и корпоративных клиентов, позволяют управлять системой скидок и бонусов, поддерживать удаленный доступ клиентов для формирования заявок и заказов. Большой потенциал получают всякого рода программы по повышению лояльности клиентов (скидки, бонусы, специальные предложения и т.д.), формирование постоянной клиентской базы;

· Отлаженная система взаимодействия таких сотрудников как официант, бармен, повар и вместе с этим грамотный учет, товарооборот и движение денежных средств.

· Повышение эффективности работы «фронтофиса» и «бэк-офиса». В понятие «Фронт-офис» входит обслуживание клиентов ресторана. С этой целью применяются терминалы, оборудованные сенсорным экраном и принтером чеков. С помощью этих терминалов официант вводит заказ клиента. Система автоматически учитывает возможные скидки и акции. После ввода заказ перенаправляется в бар и на кухню. Принтер распечатывает для бармена и повара готовый заказ. Рабочее место кассира также оборудовано специальным терминалом, где клиент оплачивает свой заказ и получает чек.

Что же касается «Бэк-офиса», здесь речь идет об оптимизации деятельности таких сотрудников как управляющий, менеджер, товаровед и т.д. Здесь также устанавливается специальное оборудование, такое как терминал сбора данных, принтер этикеток и т.д.

Отметим современные достижения в автоматизации ресторанного бизнеса.

· Интерактивные столы, которые позволяют предоставить гостю все богатство Интернета. Они реагируют на несколько касаний (до 5 человек) и могут предоставлять нужную информацию. На сегодня это достаточно дорогой и сложный инструмент, который используется только в четырех ресторанах мира. Но учитывая стремительность развития ИКТ, уже через несколько лет это оборудование найдет более широкое распространение.

· Кухонное оборудование. Сейчас заказ через официанта POS-систему попадает на сервис принтер кухни и распечатывается там. Для больших кухонь, где работает несколько поваров, есть уже более интересные разработки - KDS (kitchen display system) - большое табло, где появляются заказы по порядку их поступления с использованием разноцветного выделения блюд, закрепленных за поварами. Система контролирует этапы приготовления блюд, может сигнализировать об опоздании. Официант в то же время видит степень готовности блюда. На кухнях ресторанов все активнее используются программируемые пароконвектоматы, которые выпускаются российскими, немецкими и другими зарубежными фирмами. Таким оборудованием можно управлять дистанционно - включать и выключать оборудование, отслеживать его параметры. Аналогично можно использовать программируемое холодильное оборудование.

· Возможность подключения к информационной системе различного высокотехнологичного многофункционального оборудования, которое можно присоединять к информационной системе предприятия. К такому оборудованию можно отнести системы разлива напитков, которые позволяют оперативно фиксировать объемы отпущенных клиентам тех или иных напитков и тем самым не допускать злоупотреблений со стороны барменов. Это система мини-баров, например компании Bartech, которые имеют программное обеспечение по контролю за наличием и сроками хранения продуктов, за открытием и закрытием бара.

Таким образом, автоматизация ресторанного бизнеса представляет собой целый комплекс мероприятий по внедрению специализированного оборудования и настройке программного обеспечение. С его помощью можно увеличить прибыль, снизить издержки, оптимизировать работу персонала, вести учет продуктов питания, обеспечить порядок в документообороте и многое другое. Это одно из необходимых решений, которое поможет не только обогнать конкурентов, но сделать заведение лучше.

2. Организация работы по автоматизации в ресторанном бизнесе

2.1 Процесс автоматизации ресторана

Внедрение автоматизации очень ответственный и важный процесс в работе организации.

Подготовительный этап:

· На подготовительный этап внедрения в ресторан автоматизированной системы необходимо уделить не менее месяца. В случае если выбран сложный вариант, на этом может уйти и два месяца. Автоматизация бизнеса - это основа успешности ресторана, и нельзя относиться к этому процессу поверхностно. Нужно не только правильно подобрать программное обеспечение для автоматизации, но и организовать обучение сотрудников, поскольку отсутствие опыта и необходимых знаний у персонала может привести к существенным задержкам в работе ресторана в целом.

· Во время, отведенное на внедрение программы автоматизации, входит также и оформление фискального регистратора в налоговой службе города. Для этого необходимо заключить договор со службой Центра технического обслуживания. На это может уйти от одной недели до месяца.

· На подписание договоров, получение консультаций относительно внедрения продукта и составление технического задания также уходит много времени.

Основные этапы автоматизации ресторана.

Выбор поставщика услуг - Сегодня рынок достаточно стабилен. Существует около десятка систем автоматизации, каждая из которых установлена в сотнях предприятий. Это означает, что так или иначе любая из этих АС позволяется автоматизировать предприятие. Большинство серьезных производителей АС имеют разветвленную партнерскую сеть в регионах РФ. Обязательно необходимо уточнять репутацию партнера, который предлагает услуги по установке АС.

Выбор ответственного сотрудника - для того, чтобы до стартовая подготовка к запуску АС прошла успешно, руководство должно делегировать опытного сотрудника, который на протяжении всего срока установки 50% своего рабочего времени будет контактировать с компанией-интегратором. Помимо контроля взаиморасчетов, он должен иметь полномочия контролировать взаимодействие персонала со специалистами компании-интегратора, вникать в технические подробности работы АС, согласовывать работы по установке оборудования и коммуникаций АС с другим технологическим оборудованием, как на этапе ремонта, так и в дальнейшем.

Организация рабочих мест (РМ), локальной и электрической сети.

Типовое рабочее место обычно представляет собой компьютер с установленным программным обеспечением АС. Для ввода информации в АС служит сенсорный монитор компьютера либо программируемая клавиатура. В последнем случае на клавиатуре запрограммированы основные команды, например, «Открыть новый заказ», «Напечатать марку» и т.п. В минимальном варианте такой компьютер - полноценное РМ официанта для приема и обработки заказов. РМ кассира / администратора должно включать сервисный принтер счетов и фискальный регистратор. Последний можно не устанавливать, в случае если фискальные чеки планируется выписывать на автономной кассовой машине. Однако, выписка кассовых чеков быстрее и точнее осуществлять с помощью АС и фискального регистратора.

Для удобства работы на больших площадях можно использовать «карманные» компьютеры / КПК (карманный персональный компьютер). Отметим, что работать с экраном стационарного РМ удобнее и быстрее, чем с маленьким экраном КПК. Поэтому использовать последние имеет смысл, если время на перемещения официанта между столиком клиента и стационарным РМ существенно больше, чем при обслуживании с помощью КПК.

В производственных цехах (кухне) устанавливается сервисный принтер марок, аналогичный принтеру счетов. Для оповещения официантов о готовности блюд, дополнительно устанавливается сканер штрих-кодов.

РМ руководителя, бухгалтера, снабженца представляют собой обычные современные компьютеры, на которых устанавливается программное обеспечение АС. Для печати документов и отчетов АС необходим обычный принтер формата А4. Современные технологии позволяют работать с АС, находясь и вне офиса. Просмотр отчетов, состояния зала и даже видеозапись проходящего в ресторане может быть доступно руководителю или собственнику из центрального офиса сети ресторанов и даже из дома.

Расположение РМ на территории предприятия нужно планировать еще на этапе ремонта, чтобы исключить монтаж локальной и электрической сетей поверх только что положенной декоративной штукатурки или обоев. Имеет смысл заранее предусмотреть расположение дополнительных рабочих мест в условиях увеличения посещаемости / количества персонала предприятия. По тем же причинам, будет логично проложить запасные кабели электро и локальной сети параллельно основным. В случае выхода из строя основного кабеля можно будет быстро перейти на использование запасного.

Размещение базы данных автоматизированной системы (АС).

Для базы данных АС лучше использовать сервер - отдельный компьютер, который будет «заниматься» исключительно хранением базы данных и предоставлением доступа к ней. Важно, что непосредственно на сервере никто из сотрудников не работает. Это необходимое условие сохранности базы данных и надежной работы АС.

Установка АС и обучение персонала - После того, как все монтажные работы проведены, наступает этап установки и настройки оборудования и программного обеспечения АС. В зависимости от величины предприятия и количества РМ данный этап занимает от одного до нескольких дней. В течение этого периода компания-интегратор должна проверить работоспособность всей системы, - начиная от ввода заказа и заканчивая настройкой необходимой отчетности. Обязательным является настройка прав доступа сотрудников, выдача персональных карт доступа.

Очень важно за несколько дней до начала работы провести обучение персонала. Обучать сотрудников может как специалист компании-интегратора, так и более опытные коллеги, если предприятие уже работает. Важно только, чтобы обучающие были проверенные и не научили коллег «плохому». Каждый сотрудник должен определенное время посвятить работе с системой на тестовой базе данных, чтобы получить элементарные навыки работы с АС.

Запуск - В первые несколько дней жизни АС работать более комфортно, если на предприятии присутствует сотрудник компании-интегратора. Он поможет избежать досадных задержек при поиске ответов на элементарные вопросы, которые поначалу будут казаться очень сложными.

Особенно важен первый день. Его нужно довести до конца. А именно - правильно «закрыть смену», снять все необходимы отчеты, сделать выгрузку данных о продажах из фронт-офисной части АС в бэк-офис. По данным АС проконтролировать основные финансовые показатели, сверить выручку в кассе с данными отчетов о продажах, посмотреть дополнительную информацию о результатах прошедшего дня.

Еще один рубеж - это первый месяц. По прошествии месяца имеет смысл вызвать специалиста компании-интегратора для помощи в «закрытии» месяца. Специалист поможет исправить возникшие в течение месяца ошибки, которые вполне закономерны при работе большого количества людей с новой технологией.

2.2 Применяемые программы

программа автоматизированный управление ресторан

Для автоматизации операционной деятельности предприятий общественного питания используются:

? локальные системы автоматизации: «R-Keeper», «Iiko», «1С-Рарус», «UNISYSTEM Ресторан», «Microinvest Склад Pro» и др.

? облачные решения: «R-keeper7-Cloud», Quiсk Resto, MICROS for Restaurants, Рaloma365 и др.

? программы типа Электронное меню

? мобильные приложения для заказа блюд «на дом».

Рассмотрим характеристики только некоторых, наиболее распространённых из них:

1. Iiko - Система для автоматизации ресторана с большим числом различных модулей, которые подключаются к специальному серверу и работают через него (касса, склад, кухня, финансы, гости, персонал, поставщики). Есть функциональность фронт- и бэк-офиса.

2. Presto - Облачная система для автоматизации небольших кафе, столовых, ресторанов и целых сетей. В одном окне: работа зала и кухни, учет продуктов, калькуляция блюд и себестоимость, графики смен и мотивация персонала, система лояльности и служба доставки.

3. Quick Resto - Облачная система для лёгкого управления и автоматизации ресторанного бизнеса. Имеет понятный и простой интерфейс, состоит из фронт-офиса и бэк-офиса с системой для автономной работы, CRM-структурой, складским учетом, отчетами и поддержкой необходимого доп. Оборудования

4. Jowi - Программа для автоматизации кафе, ресторанов и баров. Интернет-панель администратора синхронизируется с локальным модулем официанта. Есть приложения для менеджеров зала, официантов, которые синхронизируют данные между собой (официант принял заказ, повар увидел, какое блюдо нужно готовить, менеджер получает информацию о времени приготовления и т.п.)

5. Poster - Облачный сервис для автоматизации кафе, ресторана или маленького магазина на планшете. Позволяет создать виртуальную карту зала, принимать и контролировать заказы (столы, за которыми есть открытые заказы, выделяются на карте), вести кассу, печатать чеки, вести складской учет, базу клиентов и список сотрудников.

6. r_keeper - Профессиональная система автоматизации для предприятий общественного питания: ресторанов, кафе, баров. Включает различные модули (фронт-офис для непосредственной работы в ресторане и бэк-офис для контроля процессов и издержек) и приложения.

7. Resti - Сервис позволяет клиентам при помощи смартфона просматривать меню, информацию об акциях и скидках, бронировать столики, делать заказы, просить счет, оставлять отзывы. При поступлении заказа официант получает оповещение на свой смартфон и может одним кликом отправить заказ на кухню.

8. POS Sector - Программа может быть настроена, как для работы стандартного заведения с официантами и заказами по столам, так и для продажи блюд прямо у стойки кассиром (фастфуд, столовая). Официант набирает заказ и отправляет его на кухню (или кухни) и бар. Кухня получает заказ в виде распечатанного на термопринтере чека, либо на Кухонный Монитор

9. Tillypad - Система автоматизации ресторана, кафе, бара, клуба, столовой или сети заведений общественного питания и развлекательных услуг. Оптимизирует прием заказа, расчет с гостями, взаимодействие с кухней, программы лояльности, работу с меню, продуктами, товарами и рецептами, складской учет, работу с приходными и расходными документами, инвентаризацию, управление персоналом и контроль работы всего заведения.

10. РестАрт - Решение 1С-Рарус для ресторанного бизнеса, фастфуда и общепита. Включает приложения для платёжного терминала, администратора, планшетов официантов

11. 1С: Ресторан - Решение на базе 1С: Предприятие для автоматизации процессов обслуживания посетителей на предприятиях индустрии питания и гостеприимства.

12. Qasl - Касса на планшете и облачный сервис, включающий аналитику, CRM, склад и персонал. Направления деятельности - это питание, розничная торговля и салоны красоты. Сервис поддерживает работу с ЕГАИС и ФЗ-54.

13. LeClick - CRM для ресторанов + сервис для поиска и бронирования ресторана. Виртуальная карта столиков. Интеграция с кассовой системой, отчеты, таргетированные SMS и E-mail рассылки. Форму заказа можно разместить на собственном сайте и на сайтах партнеров.

14. АСТОР: Ресторан - Типовое отраслевое решение «Ресторан 5.0 Lite» представляет собой программу для комплексной автоматизации ресторанов, кофеен, баров и позволяет вести оперативный учет наличия и движения товаров, состояния взаиморасчетов с контрагентами.

15. Fusion POS - Облачное решение для автоматизации ресторана, кафе, магазина или кальянной. Рабочее место кассира и официанта. Управление меню, складом, лояльностью, отчеты. Интеграция с принтерами чеков и фискальными регистраторами.

При выборе программы комплексной автоматизации необходимо понимать, что именно в результате этого внедрения будет получено и как полученная информация позволит повысить эффективность деятельности. Сегодня простых функций автоматизации учета деятельности ресторана недостаточно. В структуре должны быть готовые бизнес-процессы для рентабельного управления предприятием. Важно, чтобы выбранная концепция не ограничивала развитие ресторанного бизнеса в дальнейшем.

Заключение

Преимущества автоматизации ресторанного бизнеса:

? повышение уровня обслуживания клиентов;

? эффективный маркетинг: скидки, акции, бонусные карты и т.д.;

? автоматизация складского учета и управления запасами

? четко согласованная работа всех служб;

? контролирование всех бизнес-процессов;

? уменьшение ошибок персонала, исключение хищений;

? мониторинг эффективности работы предприятия;

? увеличение прибыли.

Таким образом, современная автоматизация становится решением многих вопросов: ресторатор может указать скорость доступа к системе для каждого сотрудника; сокращается число краж и злоупотреблений со стороны персонала; автоматически рассчитываются бонусы и штрафы; создается расписание, журнал посещаемости и расписаний. И конечно же самое главное увеличивает эффективность производства и снижает ручной труд в ресторанном бизнесе.

Список используемой литературы

1. Джум Т.А. Современные формы обслуживания в ресторанном бизнесе: учеб. Пособие / Т.А. Джум, Г.М. Зайко. /М.: Магистр: ИНФРА-М, 2015, 528 с.

2. Джум Т.А., Диянова С.Н. «Современные подходы к управлению предприятием общественного питания ориентированные на выпуск конкурентоспособной продукции и услуг», Международный научный журнал «Экономика и предпринимательство» №10-3 (75-3) 2016 - с. 1185-1188

3. Дунаев, С.В. Технологии Интернет-программирования / С.В. Дунаев. - СПб. Изд-во БХВ-Петербург, 2013 г. - 289 с.

4. Сервисная деятельность: Учебник / Г.А. Резник, А.И. Маскаева, Ю.С. Пономаренко. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 202 с.

5. 24 интересных инструмента автоматизации ресторана [Электронный ресурс], URL: https://habr.com/ru/post/258679 Автоматизация бизнеса [Электронный ресурс] -

6. Особенности автоматизации ресторанного бизнеса в России [Электронный ресурс] - Режим обращения URL: http://www.soft-servis.ru/statya/osobennosti_avtomatizacii_restorannogo_biznesa_v_rossii/

7. Необходимость автоматизации ресторана [Электронный ресурс] // ООО «ПОСЛЭНД». - Режим доступа: http://www.posland.ru/articles/26116/, свободный

Размещено на Allbest.ru