Роль нормативно-технической документации по стандартизации в государственных учреждениях

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики

Технические науки

Роль нормативно-технической документации по стандартизации в государственных учреждениях

Воронов Виктор Степанович, профессор

Игнатовский Антон Михайлович, магистр

Аннотация

В статье рассматриваются ключевые стандарты в России и мире для отражения текущей ситуации в сфере стандартизации и автоматизации нормативно-технической документации

Ключевые слова: ДОКУМЕНТАЦИЯ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ГОССТАНДАРТ, СТАНДАРТ, НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Похожие материалы

· Роль нормативно-технической документации по стандартизации в управлении производством

· Автоматизация документооборота склада производственного предприятия

· Cals-технологии, внедрение case-технологий в производство

· Целесообразность внедрения электронного документооборота на предприятия и малый бизнес

· Автоматизация системы внутреннего документооборота высшей школы управления на базе 1С:Университет Проф

Сейчас государственные учреждения сталкиваются с постоянным ростом количества ГОСТ стандартов и повышением требований к документам, безопасности и доступу к бумажным и оцифрованным документам. При увеличении стандартизации движения документов в госучреждении с момента их написания и утверждения до завершения или отправки документа, увеличиваются и количество стандартов, регулирующих этот документооборот.

Одним из последних принятых стандартов в этой сфере является стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Данный стандарт устанавливает то, какими должны быть реквизиты документов, их состав, требования к ним и сопровождаемым бланкам.

Для основы стандартизации документооборота использовался такой стандарт- ГСДОУ [1]. Он выделяет такие этапы документооборота как:

· Первичная обработка всей входящей документации

· Распределение документов и их предварительная оценка

· Регистрация документов

· Проверка исполнения и контроль документов

· Согласование и оформление документов

Эти этапы удовлетворяют не только госучреждения с традиционным бумажным документооборотом, но и при использовании автоматизированной системы документооборота.

Сам документооборот разбивается на несколько потоков:

· Входящей документации - поступающие документы в учреждение

· Внутренние документы - документы созданные в самой организации и не покидающие её

· Исходящие документы - доки для отправки в другие организации.

Эти потоки обладают такими свойствами:

· Структура и состав документов

· Цикличность потока документов

· Плотность и объем потока

· Уровень безопасности (секретности) потока документов

Структура и состав отражают содержание документов в этом потоке.

Цикличность потока документов - некоторые документы могут отвергаться или аннулироваться руководителями и тем самым создаются временные нагрузки из-за одновременного отклонения множества документов, также это информационные нагрузки могут быть вызваны плановыми итогами работы, сезонными увеличениями/уменьшениями активностями.

Плотность потока определяется количеством документов, проходящих через определенный отдел (пункт) обработки за единицу времени. Объем потока - количество документов, созданных организацией за определенный период.

Уровень безопасности - это разделение документов на различные уровни доступа к ним (только оформление, чтение, полный доступ и т.д.). Имеются специальные стандарты, регулирующие защиту информации, шифрование [2].

Эти свойства позволяют определить загруженность персонала, необходимую численность, а также рассчитать эффективность применения автоматизированной системы.

Стандартизация документов в госучреждениях продвигается недостаточно быстро. Основные проблемы при разработке и внедрения системы электронного документооборота (СЭД) связанны с проблемами в действующем законодательстве. Главных проблем несколько:

· Нет закона о документационном обеспечении управления в госучреждениях

· Нет закона, описывающий архивное хранение электронных документов

· Нет четкого определения в законе, чем является электронный документ.

Совсем недавно было дано четкое определение цифровой подписи и то, как её нужно использовать [3], что упрощает подписание документов ускоряя поток документов и время ожидания.

При внедрении СЭД в госучреждениях нужно обратить внимание на сопутствующее документообороту процессы:

· Процесс архивации

· Справочники и классификаторы

Основные правила для госучреждений по работе архивов организаций описаны в нескольких правил делопроизводства [4].

Для справочников и классификаторов имеется общероссийский классификатор управленческой документации. В нем описывается унифицированные системы документации, которые обязательны в госучреждениях. документооборот государственный автоматизация архив

Сейчас в российские законы охватывают не все области систем электронного документооборота, хотя существуют международные стандарты, на которые можно опираться при внедрении СЭД. В США это стандарт DoD 5015.2-STD [5], в Европе MoReq [6]. Здесь СЭД рассматривается не как целая система, а как специализированный пакет разработки, где несколько отдельных модулей системы можно добавлять (убирать) в зависимости от необходимости организации.

Опираться на международные стандарты не обязательно в РФ, но необходимо принимать их во внимание при работе с иностранными партнерами.

В заключении необходимо отметить, что документооборот в России только развивается, имеются не стандарты, что создает сложности при работе и стандартизации в документообороте и внедрении современный автоматизированных систем. Но при текущей динамике развития и внедрения СЭД ситуация вскоре должна измениться и будут приняты все необходимые законодательные акты и правовые акты для использования СЭЛ не только на территории России, но и охватывая международные стандарты.

Список литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. общие требования к документам и службам документационного обеспечения. (Приказ главархива ссср от 25 мая 1988 г. № 33)

2. Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 6 апреля 2011)

3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ (от 27.07.2006)

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 73)

5. Department of Defense Records Management Program (5015.2 STANDARD)

6. Model Requirements for the Management of Electronic Records (от 2002)

Размещено на Allbest.ru