Разработка базы данных для хранения информации отдела кадров предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Описание процесса проектирования базы данных

Разработка справочника отделов и справочника сотрудников началась с изучения возможных структур компаний и составления на бумаге моделей, в которых устанавливались обязательные характеристики справочника подразделений и справочника сотрудников с учётом структуры.

За основу была принята холдинговая структура. Компания занимается разнообразными видами деятельности, имеет представительства в четырёх регионах: Приморский край, Хабаровский край, Сахалинская область, Республика Саха (Якутия).

Рис. 1

Каждое подразделение является самоуправляемым центром прибыли, полностью ответственным за собственные издержки и рентабельность. В штатном расписании каждого подразделения присутствуют должности руководителя, помощника руководителя, а также специалистов, непосредственно оказывающих услуги клиентам (например, в финансовом агентстве - это бизнес-аналитики и финансовые аналитики, в центре аудита и анализа - это бухгалтера и аудиторы, в академии бизнеса - это тренеры и т.д.). В некоторых подразделениях имеются внутренние должности (например, корпоративный юрист, внутренний аудитор, внутренний бухгалтер и т.д.). Такие должности включаются в «макрорегион», так как сотрудники занимаются деятельностью в интересах всей компании. Макрорегиональные затраты распределяются на все подразделения.

Для справочников были выделены следующие объекты информации:

Табл. 1

Информационный объект	Название реквизита	Обозначение реквизита	Краткое описание
Подразделение	Наименование подразделения	ПДР	Кадровое агентство, Компьютерный центр, PR-агентство и т.д.
	Регион	РГН	Категория, позволяющая определить, в чьих интересах работает сотрудник
	Должность	ДЛЖ	Наименование.
	Категория	КТГ	Руководитель / сотрудник. Данный параметр полезен для определения уровня заработной платы и уровня премирования.
	Код должности	КД	Уникальный номер должности. Присваивается с учётом подразделения, региона, категории.
	ПФМ	ПФМ	Подразделение финансового менеджмента. Цифровой код, содержащий в себе информацию о подразделении и регионе. Как правило, бухгалтерией рассчитываются суммы начислений и выплат (заработная плата, больничные, отпускные, премии и т.п.) по каждому сотруднику в отдельности. Программы, автоматически рассчитывающие эти суммы берут данные из справочника сотрудников. Наличие в бухгалтерской проводке дополнительной контировки ПФМ позволяет в отчётности увидеть фактически сложившиеся затраты в разрезе подразделений и регионов. Например, коллегия адвокатов присутствует в четырёх регионах. Сравнивая процент операционной прибыли от выручки в каждом регионе можно наглядно увидеть, где бизнес более рентабельный, а где необходимо принимать меры по росту выручки или снижению затрат (например, затрат на персонал). Также из отчётности можно увидеть, какой процент от общей выручки компании составляют макрорегиональные расходы. Например, этот процент колеблется от 5 до 7. Данное знание помогает в составлении прогнозов по выручке и расходам (соответственно, в быстром реагировании на изменение ситуации), а также при бюджетировании на следующий год. Одну и ту же должность могут в разное время занимать разные люди, поэтому важно, чтобы контировка ПФМ была привязана к справочнику должностей.
	Вакансия	ВКН	Да / нет.
	Временность	ВРМ	Статус для обозначения временных вакансий (на период декретного отпуска).
Сотрудник	Табельный номер	ТН	Уникальный номер сотрудника.
	Фамилия, имя, отчество	ФИО
	Дата рождения	ДР
	Пол	П
	Гражданство	ГРЖД
	Удостоверяющий документ	УД
	Адрес регистрации	АР
	ИНН	ИНН
	Номер ПФР	ПФР
	Номер банковской карты	НБК
	Код должности	КД
	Должность	ДЛЖ
	ПФМ	ПФМ
	Оклад	ОКЛ
	Система оплаты	СО
	Общий стаж работы	ОСР
	Премия	ПРМ	Годовая / квартальная.
	Дата последнего медосмотра	ДМД	Признак позволяет сформировать список сотрудников, которым необходимо в определённое время пройти медосмотр.
	«Временно не работает»	ВРМНР	Да / нет. Данный статус позволяет вычленить из общего списка сотрудников, находящихся в декретном отпуске. При присвоении сотруднику указанного статуса в разделе «Временность» справочника подразделений проставляется статус «Да».
	Увольнение	УВ	Да / нет.
	Бизнес Академия	БА	Да / нет. Сотрудник помимо основной работы проводит семинары или тренинги в Бизнес Академии, за которые начисляются дополнительные выплаты.

Главным является справочник подразделений, так как на его основе формируется штат сотрудников. Справочник сотрудников - подчинённый. Ключевым полем в главном справочнике выбран код должности (КД).

2. Структура таблиц базы данных (в режиме конструктора)

Создание таблиц в режиме конструктора состояло из двух этапов. На первом этапе определялась структура таблиц: состав полей, имена, последовательность размещения, тип данных каждого поля, размер поля, ключи и другие свойства. На втором этапе происходило заполнение таблиц данными.

В справочнике подразделений содержится 8 полей. В качестве имён полей присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля являются обязательными для ввода. Пустых строк не может быть.

Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.

Рис. 2

Для полей «Вакансия» и «Временность» выбран «Логический» тип данных, так как данные здесь могут принимать только одно из двух возможных значений: «Да» или «Нет».

Рис. 3

В качестве элемента управления для вывода полей в формах выбран флажок.

Рис. 4

Ключевым полем в справочнике подразделений является код должности (КД). Это простой ключ, состоящий из одного поля. Как и все текстовые поля «Код» является обязательным для заполнения, пустые строки не разрешаются для ввода. Совпадения значений кода в нескольких полях исключается (статус «Да (совпадения не допускаются)» в строке «Индексированное поле»).

Рис. 5

В справочнике сотрудников содержится 23 поля. В качестве имён полей также присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля кроме поля «Код» являются необязательными для ввода. Они заполняются по мере необходимости. На вкладке «Общие» в строке «Обязательное поле» выбрано значение «Нет», в строке «Пустые строки» - значение «Да».

Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.

Рис. 6

Для полей «ДР» (Дата рождения) и «ДМД» (дата последнего медосмотра) выбран тип данных «Дата/время», так как предлагаемые варианты формата поля наиболее подходят варианту введения и отображения.

Рис. 7

В поле «Оклад» выбран денежный тип данных. Формат поля - с разделителями разрядов, число десятичных знаков - 2. Таким образом, введённые суммы будут иметь вид - 10 000,00.

Рис. 8

В трёх последних полях тип данных «Логический».

Рис. 9

Набор возможных значений в данных полях ограничивается одним из вариантов: «Да» или «Нет». Элементом управления для вывода этого поля в формах является флажок.

3. Схема связей между таблицами

Связь между таблицами установлена по типу одно-многозначной связи (1:М). Ключом связи является код должности (КД) как наиболее уникальный идентификатор, позволяющий любую должность любого подразделения в любом регионе соотнести с конкретным человеком. Одну и ту же должность может занимать несколько человек, но в разное время (исключение - декретный отпуск).

Рис .10

Для того, чтобы создать данный тип связи в справочнике сотрудников были заполнены все возможные значения поля Код (в соответствии с имеющимися данными из справочника подразделений). Остальные поля остались не заполненными. Информация в них будет заноситься по мере необходимости (приём новых сотрудников на работу).

Рис. 11

Установленный тип связи позволяет обеспечить целостность данных: в таблицу «Справочник сотрудников» невозможно добавить запись с несуществующем в «Справочнике подразделений» значением ключа связи; в «Справочнике подразделений» невозможно удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в «Справочнике сотрудников»; изменение значений ключа связи в «Справочнике подразделений» приведёт к изменению соответствующих значений в записях «Справочника сотрудников».

Рис. 12

Установление связи с поддержанием целостности даёт еще ряд преимуществ: каскадное обновление и каскадное удаление связанных данных. При изменении значения в поле связи «Справочника подразделений» автоматически изменяются значения в соответствующих полях в подчинённых записях «Справочника сотрудников». При удалении записи из «Справочника подразделений» автоматически удаляются подчинённые записи в «Справочнике сотрудников».

После установления связи между таблицами появилась возможность из справочника подразделений просматривать данные по сотрудникам, занимающим конкретную должность.

Рис. 13

4. Содержание таблиц

Справочник подразделений наполнен следующими данными:

1) Подразделение.

PR-подразделение.

Академия Бизнеса.

Дирекция.

Кадровое агентство.

Коллегия адвокатов.

Компьютерный центр.

Финансовое агентство.

Цент аудита и анализа.

Центр информационной безопасности.

Центр маркетинговых исследований.

2) Регион.

Владивосток.

Макрорегион.

Хабаровск.

Южно-Сахалинск.

Якутск.

3) Должность.

Адвокат.

Аудитор.

Бизнес-аналитик.

Бухгалтер.

Внутренний аудитор.

Внутренний бухгалтер.

Внутренний тренер.

Генеральный директор.

Главный бухгалтер.

Дизайнер.

Инженер.

Копирайтер.

Корпоративный менеджер по подбору персонала.

Корпоративный юрист.

Маркетолог.

Менеджер по внутренним коммуникациям.

Менеджер по подбору персонала.

Менеджер по связям с общественностью.

Начальник ИТ отдела.

Начальник отдела внутреннего аудита.

Начальник отдела по персоналу.

Начальник юридического отдела.

Помощник Генерального директора.

Помощник руководителя.

Руководитель центра.

Специалист Service desk.

Специалист по гарантированию доходов.

Специалист по ERP-системам.

Специалист по информационной безопасности.

Специалист по корпоративной безопасности.

Специалист по управлению фродом

Тренер.

Финансовый аналитик.

4) Категория.

Дирекция.

Руководитель.

Сотрудник.

5) Код - уникальный номер должности. Не может повторяться несколько раз, в том числе для идентичных должностей в одном подразделении одного региона.

6) ПФМ - подразделение финансового менеджмента. Цифровой код, содержащий в себе информацию о подразделении и регионе. Создан по следующей маске:

XXXXYYYY

где XXXX - признак региона, YYYY - признак подразделения.

Табл. 2

XXXX	YYYY
1000 - Макрорегион	0001 - Центр аудита и анализа
1010 - Владивосток	0002 - Коллегия адвокатов
1020 - Южно-Сахалинск	0003 - Финансовое агентство
1030 - Хабаровск	0004 - Кадровое агентство
1040 - Якутск	0005 - Центр маркетинговых исследований
	0006 - Компьютерный центр
	0007 - Академия бизнеса
	0008 - PR-агентство
	0009 - Центр информационной безопасности
	0010 - Дирекция

7) Вакансия - да / нет. Флажок установлен в вакантных должностях.

8) Временность - да / нет. Флажок установлен по временным вакансиям.

Справочник подразделений наполнен следующими данными:

1) Табельный номер - уникальный номер сотрудника. Имеет вид 17XXXXXXX. Присваивается по порядку по мере принятия сотрудников на работу без учёта подразделений, регионов и должностей. Не может повторяться.

2) ФИО сотрудников.

3) Дата рождения.

4) Пол.

5) Гражданство.

6) Удостоверяющий документ - паспортные данные.

7) Адрес регистрации - адрес прописки.

8) ИНН.

9) Номер ПФР.

10) Номер банковской карты - зарплатная карта.

11) Код - уникальный номер должности. Повторяет код из Справочника подразделений.

12) Должность. Повторяет должность из Справочника подразделений.

13) ПФМ. Повторяет ПФМ из Справочника подразделений.

14) Оклад.

15) Система оплаты.

16) Общий стаж работы.

17) Премия.

18) Дата последнего медосмотра.

19) Временно не работает - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, находящихся в декретном отпуске.

20) Увольнение - да / нет. Флажок установлен у уволившихся сотрудников.

21) Бизнес Академия - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, принимающих участие в деятельности Академии.

Каждое из полей справочника сотрудников несёт описательный характер.

5. Структуры двух запросов (в режиме конструктора) и описание процесса их создания

На основе таблиц созданы два запроса: «Количество вакансий» и «Медосмотры 2011».

Суть первого запроса в том, чтобы сформировать в удобном виде данные по количеству вакантных должностей во всех подразделениях всех регионов. Запрос построен по типу однотабличных запросов.

Рис. 14

Для его создания через функцию «Конструктор запросов» была выбрана таблица «Справочник подразделений», в которой содержится вся необходимая информация. В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, должностям и регионам. В качестве групповой операции выбрана «Группировка», которая сворачивает поля с идентичными условиями в одну строку. В поле «Сортировка» выбран параметр «По возрастанию», благодаря чему данные располагаются в алфавитном порядке. Следующим этапом в бланк запроса добавлено поле «Вакансия». Это сделано дважды: в первом случае задаётся функция Count, которая считает количество строк в поле «Вакансия», во втором случае задаётся условия отбора необходимых для подсчёта данных. В нашем случае это количество строк со значение «Да». Для выведения в форму небуквенного значения поля «Вакансии» через «Окно свойств» было задано имя «Количество вакансий».

Суть второго запроса: вывести список сотрудников, которым необходимо в течение текущего года пройти медосмотр. Запрос построен по типу многотабличного запроса на выборку.

Для его построения необходима информация из обоих справочников. Обе таблицы добавлены в область схемы данных запроса. Между таблицами уже установлена одно-многозначная связь.

Рис. 15

В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, регионам, должностям, фамилиям, именам и отчествам сотрудников (из разных справочников). Также добавлены поля «Дата последнего медосмотра», «Увольнение» и «Временно не работает». В первом поле задано условие, согласно которому в выборку попадут даты ранее 01.01.2010 (т.е. сотрудники, проходившие медосмотр до 2010 года). В двух других поля задано условия «Нет», согласно которому из выборки исключаются уволившиеся и временно не работающие сотрудники. Условия этих полей должны учувствовать в формировании выборки, но они не должны выводиться в саму форму, для этого в строке «Вывод на экран» галочки сняты.

Результатом первого запроса является таблица с количеством вакансий в разрезе подразделений, регионов и должностей. Всего выведено 59 вакансий (с учётом временных).

Рис. 16

Результатом второго запроса является список сотрудников, проходивших последний раз медосмотр до 2010 года. Всего 18 человек (без учёта уволившихся и временно не работающих).

Рис. 17

5. Структура отчета (в режиме конструктора) и описание процесса его создания

Отчёт «Медосмотры 2011» создан через «Мастер отчётов» на основе запроса «Медосмотры 2011».

В форму отчёта были выведены все имеющиеся в запросе поля.

Рис. 18

В качестве вида представления выбрана двухуровневая структура. На верхний уровень выведены поля «Подразделение», «Регион», «Должность». На нижнем уровне - всё остальное.

Рис. 19

В режиме конструктора в структуру таблицы были внесены изменения. Поля «Регион» и «Должность» перемещены на нижний уровень, чтобы облегчить визуальное восприятие отчёта. Изменён заголовок отчёта с автоматически присвоенного программой «Справочник подразделений» на «Медосмотры 2011».

Рис. 20

В режиме макета отчёта внесены изменения в положение данных относительно друг друга. Наименования регионов отсортированы по алфавиту. Изменена ширина столбцов «Регион», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Отчество». Даты медосмотров выравнены по левому краю.

Рис. 21

Результатом является готовый к презентации отчёт на 1 страницу со списком лиц, выбранных по заданным выше условиям.

Рис. 22

Литература

запрос информационный алгоритм код

1. Бекаревич Ю.Б. Пушкина Н.В. СУБД Access для Windows 95 в примерах. - СПб.: BHV - Санкт-Петербург, 1997. - 400с.

2. Пфлегинг Н. Управление на основе гибких целей вне бюджетирования: как превзойти конкурентов в XXI веке. - М.: «БЕЛЫЙ ГОРОД», 2009. - 280с.

3. Фуфаев Э.В. Базы данных: Учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - Издательский центр «Академия», 2005. - 320с.

Размещено на Allbest.ru