Преимущества и инструменты облачного управления ИТ-проектами для малого бизнеса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Преимущества и инструменты облачного управления ИТ-проектами для малого бизнеса

Краснов Всеволод Михайлович

Аннотация

Проектное управление стало неотъемлемой частью разработки в ИТ, но несмотря на это, доля неуспешных до сих пор остается высокой. Одной из ключевых составляющих эффективного менеджмента проектов является информационная система для его осуществления. В данной статье будут рассмотрены облачные решения для управления ИТ-проектами, а также их применение в компаниях малого бизнеса.

Ключевые слова: малый бизнес, облачные технологии, управление портфелями проектов, управление проектами.

За последние годы эффективное проектное управление стало одним из компонентов успеха и высокой конкурентоспособности для компаний в области информационных технологий. При правильной организации оно позволяет снизить трудовые и финансовые издержки, повысить удовлетворенность клиентов за счет завершения их проектов в срок, увеличить продуктивность проектной команды, улучшить качество оценки при анализе трудоемкости задач и соответственно уменьшить риски проекта. Согласно исследованию компании PM Solutions, проведенному в 2014 году, использование проектного управления позволило сократить долю неудавшихся проектов на 27% и увеличить число проектов, завершившихся в рамках бюджета, на 28% [1].

С другой стороны, исследование PricewaterhouseCoopers, рассмотревшее 10,640 проектов от 200 компаний, пришло к выводу, что только 2.5% компаний успешно завершают все свои проекты. Более того, согласно изданию Harvard Business Review, изучившему 1.471 ИТ-проект, среднее превышение по финансовым и временным рамкам составляет 27%, а один из шести проектов превышает бюджет на 200% и занимает на 70% больше времени [2].

Таким образом, можно говорить, что проектное управление - сложный процесс, включающий в себя много рисков и зависящий от многих факторов. Один из них - выбор системы для управления проектами на этапе организации проектного менеджмента в компании. Целью данной статьи является рассмотрение преимуществ облачных систем управления проектами для небольших ИТ-компаний, а также сравнение нескольких из них. В результате ожидается получение одной или нескольких наиболее подходящих под возможности и потребности малого бизнеса. В качестве ограничивающих факторов будем считать, что компанию, которая будет пользоваться решением ПМ, характеризуется наличием гибкого графика, возможности работать удаленно, придерживается разработки по гибкой методологии, а клиенты и сотрудники находятся в разных часовых поясах.

Хорошо подготовленные и обученные проектные менеджеры, грамотно построенные процессы управления проектами и оптимально подобранные инструменты для поддержки этих процессов являются компонентами эффективного проектного управления. Именно последний компонент - продукты для проектного менеджмента - интересно рассмотреть ввиду появления новых бизнес-моделей продажи и распространения программных продуктов.

Привычным и основным (до недавнего времени) способом доставки программного обеспечения является продажа дистрибутива продукта на физическом носителе или по электронным каналам связи. Если говорить о бизнесе, то приобретение подобного продукта, а в особенности требующих развертывания сервера, влечет за собой необходимость в обеспечении соответствующей аппаратной части и привлечении ИТ-специалистов для установки и настройки продукта, а также поддержки бесперебойного функционирования сетей и серверов. Это приводит к дополнительным финансовым издержкам, что является недостатком данной бизнес-модели распространения программного обеспечения.

Широкое распространение высокоскоростного подключения, как стационарного, так и мобильного, к сети Интернет, повсеместное использование переносных устройств (смартфонов и ноутбуков), а также новые инструменты веб-разработки привели к появлению новой бизнес-модели - SaaS (software as a service), программное обеспечение как услуга. Продукты, распространяемые по этой модели, представляют собой веб-приложения, размещенные на серверах поставщика, управляются централизованно, доступ к ним предоставляется на основе подписки [3]. В данном случае пользователю достаточно иметь выход в Интернет. Благодаря вынесению вычислительных мощностей за рамки инфраструктуры пользователей, данную модель называют облаком. Итак, какие же преимущества предоставляют системы облачного управления проектами?

Во-первых, низкая стоимость. Об этом уже было сказано выше: покупка дистрибутива системы требует затрат на разворачивание продукта в информационной системе предприятия. Для использования облачных продуктов для управления проектами достаточно выхода в интернет и установленного клиента (зачастую достаточно веб-браузера). В то же время, облачные продукты предоставляют периодические подписки по ценам ниже, чем полная лицензия дистрибутивных продуктов. Это преимущество позволяет небольшим компаниям и командам получить доступ к продуктам проектного менеджмента, которые иначе были бы им недоступны из-за финансовых ограничений. Более того, многие облачные продукты имеют возможности улучшения плана подписки в случае роста проектной команды. Согласно исследованию, проведенному в 2014 году, 82% опрошенных компании сообщили о сокращении расходов после перехода на облачные системы [4]. проектный программный электронный

Второе преимущество тоже уже упоминалось - простота установки, начала работы и эксплуатации системы. Многим облачным системам достаточно установленного браузера. Более того, процесс обучения новых сотрудников облегчается, когда вместо установки и настройки клиента программного продукта достаточно выдать им данные для входа в систему. Помимо этого, нет необходимости беспокоиться о совместимости системы проектного управления с другими компонентами, например, операционной системой.

Следующее преимущество облачных систем проектного управления основано на удаленности системы для конечных пользователей и доступности через Интернет. Это приводит к доступности продукта с любого устройства с современным браузером из любой точки, подключенной к всемирной паутине. Этот плюс важен при организации удаленной работы или командировок. Удаленная работа является частым явлением в последнее время, особенно в ИТ, где обычно требуются лишь компьютер и выход в Интернет для начала работы.

И наконец, взаимодействие пользователей и целостность данных. Облачные системы управления проектами обычно позиционируется в качестве единой экосистемы для всех данных проекта - от трудовых и материальных ресурсов до текущих задач, от переписки по поводу только что найденных ошибок до бюджетной отчетности. Функциональные особенности могут сильно отличаться у разных облачных систем, поэтому сейчас мы взглянем на некоторые из них.

Несмотря на относительную новизну облачного направления, на рынке SaaS-продуктов проектного управления представлен широкий ассортимент решений. Для анализа систем были разработаны следующие критерии выбора:

· Система должна быть использоваться не только ее разработчиками;

· Система должна быть популярна (определяется на основе блогов, форумов, других исследований);

· Информация о системе должна быть в открытом доступе;

· Система должна обладать следующими функциями:

· Поддержка взаимодействия пользователей;

· Наличие системы отслеживания задач;

· Возможности планирования;

· Управление портфелями проектов;

· Управление ресурсами;

· Управление документами;

· Управление рабочими потоками;

· Аналитика и создание отчетов.

· Управление бюджетом;

Результатом отбора продуктов, соответствующих этим критериям, стал список из более 40 продуктов, сравнение которых невозможно в рамках данной статьи. Поэтому было принято решение обратиться к магическому квадрату Гартнера за 2015 год и выбрать те продукты, которые относятся к категории лидеров. Таким образом, были список сократился до трех систем облачного управления проектами:

· Changepoint;

· Clarizen;

· Innotas.

Рассмотрим функциональные возможности каждой из них.

Один из основных поставщиков на рынке продуктов портфельного управления - Changepoint - в августе 2014 года приобрел Daptiv Solutions, разработчика облачных систем проектного менеджмента, что позволило соединить годы разработки, репутацию и технологии облачного программного обеспечения под именем одного производителя. Облачный продукт для управления портфелями или проектами называется Daptiv, и он отлично подходит как хорошо формализованного менеджмента, так и менее организованных процессов, которые часто встречаются во внутренних ИТ-департаментах. Продукт обладает функциями как проектного и портфельного управления, так и менеджмента ресурсов, контроля финансов, системы взаимодействия команды, отчетности по ключевым показателям и коннекторов для работы с продуктами других поставщиков.

Несмотря на эти сильные стороны, продукт часто упрекают в недостаточно интуитивном интерфейсе - зачастую новым пользователям приходится долго разбираться. Помимо этого, в данный момент Daptiv не предоставляет графического инструмента моделирования потока работ для того, чтобы пользователи могли спроектировать процессы, использующиеся в их организации.

Следующим лидером облачного рынка PPM является компания Clarizen, разработчик одноименного продукта. К основным особенностям данной системы относятся:

· Управление проектами. Система представляет собой единую экосистему, в которой находится все, имеющее отношения к проектам. Рядовые разработчики получают доступ к своим задачам, в то время как менеджер проекта может в реальном времени отслеживать занятость своей команды, положение проекта с точки зрения намеченного плана и бюджетные прогнозы.

· Планирование. Clarizen позволяет с легкостью определять наиболее подходящего сотрудника для той или иной задачи с учетом профессиональных навыков, стоимости труда, текущей загруженности и предстоящих праздников. Присутствует возможность планирования и материальных ресурсов, например, серверов.

· Взаимодействие и управление контентом. Пользователи системы могут загружать файлы, добавлять заметки, и общаться, размещая всю релевантную информацию в одном месте, привязанном к конкретному проекту.

· Управление ресурсами. Возможность симуляции загрузки ресурсов вместе с личными календарями дают представление о текущей загрузке проектной команды. Продукт позволяет группировать ресурсы на основе навыков, названия должностей или каких-либо других критериях. Для пользователей, которым не нужен полный доступ к Clarizen, но которые должны добавлять задачи, есть функция их отправки в систему по электронной почте.

· Управление задачами. По мере роста проекта возникает необходимость ведения журнала задач, проблем, ошибок. Clarizen позволяет их хранить и обрабатывать - определять приоритет и выполнять с максимальной эффективностью, возвращая результат выполнения инициатору задачи.

· Отслеживание бюджета. Внутри этого продукта проектные команды могут определять, управлять и отслеживать бюджет и платежные ставки. Возможность полной настройки позволяет определять для всего проекта почасовые ставки для конкретных ролей, пользователей или ресурсов. Пользователи могут просматривать насколько бюджетные прогнозы соотносятся с текущими затратами проекта, позволяя с легкостью анализировать проект с финансовой точки зрения.

· Полная настройка. Clarizen поддерживает настройку для нестандартных полей и бизнес-логики, отвечая запросам самых разных отраслей бизнеса.

С точки зрения стоимости, продукт компании Clarizen считается относительно дешевым в сравнении с конкурентами [5]. В то же время, данная система, так же, как и продукт компании Changepoint, не позволяет моделировать собственные рабочие потоки. Помимо этого, отсутствует интеграция с SharePoint, хотя эта функция уже запланирована к реализации [5].

Последним рассмотренным SaaS-продуктом проектного управления является система Innotas, тоже названная в честь компании-разработчика. Его отличительная черта по сравнению с ранее рассмотренными конкурентами - наличие графических инструментов моделирования рабочих потоков, что позволяет настраивать продукт под процессы, принятые в компании. Помимо этого, к сильным сторонам данного продукта относится высокий уровень интеграции, в особенности с Atlassian Jira и Microsoft Team Foundation Server, а также поддержка соглашений об уровне услуг (SLA). Более того, Innotas предоставляет мощные инструменты аналитики, предназначенных для поддержки принятия решений, а также возможности анализа, разработанных для помощи проектным офисам в приоритезации на основе метрик ценности.

В то же время, к недостаткам SaaS-продукта Innotas относят невысокий уровень пользовательской документации по некоторым вопросам, особенно по начальной настройке, возможно, разработчики могли бы включить видео материалы в справочник по системе.

Кроме этого, несмотря на возможность обмена информацией на любом языке, Innotas предоставляет интерфейс своего продукта лишь на английском языке, и локализации для других стран пока что не предусмотрено.

После рассмотрения возможностей выбранных ранее решений, необходимо определить наиболее подходящие продукты для внедрения в компании малого бизнеса. В таблице 1 приведено сравнение трех систем, описанных ранее.

Таблица 1 - Сравнение облачных решений ПМ

Как можно видеть, продукт компании Clarizen предоставляет ряд уникальных возможностей: отслеживание времени (Time Tracking) - необходимая вещь для компаний малого бизнеса, которые часто ведут расчёты с клиентами, исходя из почасовой оплаты, мобильное приложение - необходимая вещь для облачных продуктов, веб-версии которых часто отображаются некорректно на смартфонах, а также наличия русского языка. Несмотря на это, цена решения находится практически в минимальном ценовом диапазоне, а наличие пробного периода позволяет ознакомиться с продуктом и принять решение об оформлении подписки. Таким образом, можно сказать, что Clarizen - наиболее эффективное решение для компаний малого бизнеса или небольших проектных команд.

Выбор системы управления ИТ-проектами - одно из ключевых решений в жизни компании. В условиях быстро меняющихся технологий необходимо постоянно следить за тенденциями рынка. Мы рассмотрели облачное направление дистрибуции информационных систем и продукты проектного менеджмента, использующих данный подход.

Библиографический список

1. State of PMO // PM Solutions, 2014. URL: http://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2014_Research_Report_FINAL.pdf (дата обращения: 10.06.2015).

2. Benoit Hardy-Vallee. The Cost of Bad Project Management // Gallup, 2012. URL: http://www.gallup.com/businessjournal/152429/cost-bad-project-management.aspx (дата обращения: 10.06.2015).

3. Ziff Davis. Definition of:SaaS // PC Magazine Encyclopedia, 2014. URL: http://www.pcmag.com/encyclopedia/term/56112/saas (дата обращения: 10.06.2015).

4. Jack Woods. Twenty cloud computing statistics every CIO should know // CIOAngle, 2014. URL: http://siliconangle.com/blog/2014/01/27/20-cloud-computing-statistics-tc0114/ (дата обращения: 10.06.2015).

5. Daniel B. Stang, Robert A. Handler, Teresa Jones. Magic Quadrant for Cloud-Based IT Project and Portfolio Management Services, Worldwide // Gartner, 2015. URL:https://www.gartner.com/doc/2743517/magic-quadrant-cloudbased-it-project (дата обращения: 10.06.2015).

6. Clarizen Cloud-based Software for Project Execution // Clarizen Inc, 2012. URL: https://www.clarizen.com/documents/datasheets/clarizen-key-benefits-of-using-clarizen-datasheet.pdf (дата обращения: 10.06.2015).

7. Innotas | PM Software - Ratings, Features, and Specs // Software Insider, 2015. URL: http://project-management.softwareinsider.com/l/145/Innotas (дата обращения: 10.06.2015).

8. Project Portfolio Management Software by Daptiv // Daptiv, 2015. URL: http://www.daptiv.com/why-daptiv.htm (дата обращения: 10.06.2015).

Размещено на Allbest.ru