Размещено на http://allbest.ru

Постановка проблеми. Інтенсивний розвиток інформаційного суспільства потребує ефективної організації електронного документообігу (ЕДО), впровадження відповідних уніфікованих корпоративних інформаційних систем (ІС), що за даними Siemens Business Services підвищує продуктивність праці персоналу на 20-25 %. Але на більшості малих і середніх підприємств для роботи з документами доцільно використовувати локальні ІС, створені на базі офісних редакторів, що потребує від персоналу володіння ефективними прийомами роботи в їх середовищі.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. В останніх дослідженнях представлена вітчизняна нормативна база, принципи функціонування, огляд сучасних інформаційних систем (ІС), досвід, проблеми та перспективи розвитку ЕДО [1-6]. Науковці, досліджують, проблеми впровадження, збереження електронних документів, забезпечення їх юридичної сили.

Поряд з цим, в публікаціях недостатньо уваги приділяється практиці функціонування локальних ІС для розв'язання приватних задач документообігу, створенню і використанню шаблонів документів на базі офісних редакторів.

Формулювання цілей статті. В роботі надані рекомендації, щодо підготовки шаблонів ділових документів в середовищі базових офісних додатків, використання ефективних прийомів роботи, зокрема табличних форм і елементів автоматизації засобами VBA.

Виклад основного матеріалу досліджень. Важливою складовою базового курсу інформатики є освоєння сучасних інформаційних технологій роботи з діловими документами. Автоматизація документообігу на сучасних підприємствах здійснюється у корпоративних ІС, які містять такі складові апаратно-програмного забезпечення, як бази документів і шаблонів, системи управління базами даних (СУБД) і відповідні редактори. У корпоративних ІС СУБД можуть повністю опосередковувати роботу з файловою системою і редакторами документів за допомогою системного інтерфейсу. Робота персоналу може зводитися до створення запитів на використання необхідного документу або шаблону, їх перегляд, редагування, друк у діалогових вікнах з уніфікованими елементами управління.

Але на більшості малих і середніх підприємств для роботи з документами використовують локальні ІС на базі офісних редакторів, що потребує від персоналу володіння ефективними прийомами роботи в їх середовищі. Підготовка шаблонів вимагає від розробників володіння не лише основними інструментами роботи з редакторами, але й уміння працювати із структурою документа, застосовувати технології OLE, засоби автоматизації VBА, обирати для підготовки фрагментів найефективніші додатки.

Опрацювання документів може відбуватися в режимі діалогу типу "запит - сервіс", де системний інтерфейс може опосередковувати роботу з файловою системою і редакторами документів у діалогових вікнах з уніфікованими елементами управління.

1. Підготовка шаблону документів

автоматизація ділових документ

Підготовка шаблону документа, зазвичай, складається з наступних етапів. 1. Пошук джерела документа. 2 Аналіз і розробка його структури. Визначення базового типу файла, форматів убудованих об'єктів і відповідних редакторів. 3.Створення шаблону в програмному середовищі. 4. Тестування шаблону.

Основною проблемою підготовки документу є розробка його внутрішньої структури, яка визначається складом однорідних фрагментів документу, їх властивостей та взаємозв'язків. Типи фрагментів, в свою чергу визначають вибір відповідних редакторів. Документи, які в більшості містять текстову інформацію або статичні дані доцільно готувати на основі текстових редакторів. Якщо дані в документі потребують автоматизованої обробки, базовим типом обирають електронні таблиці. Організаційні діаграми, можуть створюватись на основі текстових або табличних редакторів з використанням убудованих інструментів роботи з графікою. Для публікації документів на веб-серверах використовують редактори презентацій та додатки, які працюють з форматами *.pdf або*.djvu.

Практика роботи із сучасними документами на базі офісних редакторів показує, що загальним підходом для структурування вмісту більшості документів може бути використання таблиці, як впорядкованої системи полів уводу з можливістю розташування в комірках фрагментів будь яких типів, що підтримуються офісними редакторами. Це ефективно вирішує проблеми виділення фрагментів, їх редагування, форматування, масштабування, пошуку, тощо. Крім того, використання таблиці дозволяє створювати документи будь-якої складності крок за кроком, зверху - вниз, визначаючи структуру документу в межах кожного рядка таблиці. На рисунках 1,2 наведені зразки структурування документів у форматі текстового і табличного редакторів.

Рис. 1. Структура текстового документу "Витяг з протоколу"

Комірки таблиць слід форматувати так, щоб робота користувача з шаблоном документу обмежувалась лише позиціонуванням курсору вставки і власне уводом контенту документа.

Після завершення розробки шаблону у програмному середовищі слід виконати його тестування уводом даних. Ознакою правильно підготовленого шаблону є схоронність вихідної структури документу та відсутність потреби у будь якому додатковому форматуванні його фрагментів.

Рис. 2. Структура табличного документу "Податкова накладна"

2. Засоби автоматизації додатків VBA

Засоби автоматизації додатків VBA дозволяють працювати з контентом документу за допомогою уніфікованих елементів управління діалогових вікон: текстбоксів, списків, лічильників тощо.

На рис. 3 представлений фрагмент інтерфейсу інформаційної системи бухгалтера для опрацювання поточного документу, яка була розроблена студентами ХНАУ. Користувач у діалоговому вікні запитує шаблон документу, має змогу запитувати його контент із відповідних баз даних, подавати команди збереження та друку документу.

Рис. 3. Інтерфейс інформаційної системи для опрацювання документа

Висновки

Робочі програми з інформатики для підготовки користувачів ІС ЕДО повинні містити повноцінний практикум роботи з діловою документацією, рекомендаціями, щодо використання джерел шаблонів документів, ефективних засобів структурування їх внутрішньої структури і форматування фрагментів, автоматизації роботи з редакторами шляхом створення дружнього інтерфейсу користувача у засобами VBA.

Бібліографічний список

1. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков // Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.

2.Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної та заочної форм навчання зі спеціальності 7.050102 « Економічна кібернетика» / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. - Рівне: РДГУ, 2006. - 88 с.

3. Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. Функціональні можливості систем, що забезпечують електронний документообіг // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - №9. - С. 38-43.

4.Варламова Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией // Делопроизводство. - 2009. - №3. - С. 27-31. 5. Аналіз сучасних засобів автоматизації роботи з електронною документацією / П. Жежнич, О. Сопрунюк, О. Марчик. - Б.М., 2012 - (Вісн. Нац. ун-ту "Львів. політехніка". Комп'ют. науки та інформ. технології- С. 395-398

5. Актуальна проблема електронного документообігу - нестача дискового простору / С. В. Поперешняк, О. І. Недбайло // Вісник соціально-економічних досліджень . - 2013. - Вип. 1. - С. 147-152.

6.Сирий В.М. Сучасні інформаційні технології в електронному документообігу. Представлені рекомендації щодо ефективної роботи з діловими документами в середовищі базових офісних додатків.

7.Syry V.N. Modern information technologies in electronic document flow. Recommendations about effective work with business documents in the environment of basic office applications are submitted.

Размещено на Allbest.ru