Внемашинная информационная база автоматизированных библиотечно-информационных систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внемашинная информационная база автоматизированных библиотечно-информационных систем

автоматизированный библиотечный документация внемашинный



Внемашинное информационное обеспечение включает различные документы на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты, приходно-расходные ордера и др.).

Всю информацию, которая используется в АС можно разделить на:

· Нормативно-справочную;

· Входную оперативную;

· Производную, в том числе и статистическую.

К нормативно-справочной информации относятся:

· Системы классификации и кодирования (СКК) и классификаторы (Кл);

· Стандарты;

· Нормативные и руководящие документы;

· И др.

СКК - это способ разделения некоторого множества на классы и правила определения для каждого элемента каждого класса некоторого уникального идентификатора - кода.

Наиболее распространенными являются следующие СКК:

· Порядковая;

· Иерархическая - дерево. Типичный пример - УДК;

· Фасетная - по нескольким независимым признакам;

· Смешанная.

Кл бывают: международные; национальные; отраслевые; предприятия.

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Под объектом понимается любой процесс, предмет или явление.

Свойство или характеристика объекта классификации, которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации, называется признаком классификации. Например, признак «роль предприятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации» позволяет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): «поставщики» и «потребители». Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки.

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.

Общегосударственные (общесистемные) классификаторы, обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.

Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

· гибкостью системы;

· емкостью системы;

· степенью заполненности системы.

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Необходимая гибкость определяется временем жизни системы.

Емкость системы - это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации.

Степень заполненности системыопределяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

Иерархическая классификация

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.

При использовании иерархического метода классификации происходит «последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки». Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации.

Построение иерархической классификации объектов проходит в следующей последовательности:

· определяется множество объектов, которое необходимо классифицировать для решения конкретных задач (множество заболеваний, медицинских учреждений, фармацевтических предприятий, простых медицинских услуг и т.д.);

· выделяются основные признаки (свойства, характеристики, показатели, параметры и др.), по которым множество будет разделяться на подмножества;

· выбирается порядок следования признаков - уровень деления;

· определяется оптимальное количество уровней как с точки зрения удобства построения классификатора, так и с точки зрения удобства его дальнейшего практического применения.

Наиболее важными правилами при построении иерархической классификации являются:

· разделение множества на подмножества на каждом уровне производится только по одному признаку деления;

· получаемые в результате деления группировки на каждом уровне относятся только к одной вышестоящей группировке и не пересекаются, т.е. не повторяются;

· разделение множества осуществляется без пропусков очередного или добавления промежуточного уровня деления;

· классификация производится таким образом, чтобы сумма образованных подмножеств составляла делимое множество.

Наиболее существенными и сложными вопросами, возникающими при построении иерархической классификации, считаются выбор системы признаков, используемых в качестве основания деления, и определение порядка их следования. В основу иерархической классификации закладываются признаки, являющиеся необходимыми в решении конкретных задач, для которых она создается. При этом последовательность признаков определяется по принципу «от общего к частному» с учетом приоритетной вероятности обращений к разным уровням деления при решении конкретных задач.

Фасетная классификация

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутствуют в других системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классификации.

Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система - это система классификации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет - это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Дескриптор - ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает принадлежность этого объекта к классу, группе и т.д.

Под фасетным методом классификации понимается «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки». При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.

Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

Последовательность построения фасетной классификации такая же, как и при построении иерархической классификации:

· определяется множество объектов;

· выделяются основные признаки и группы признаков этого множества;

· выбирается порядок следования групп признаков (фасетов) и признаков - характеристик.

Для вычленения из множества объектов конкретного подмножества, обладающего определенными признаками, необходимо:

· выделить основные признаки (характеристики), всесторонне характеризующие объект и обеспечивающие его идентификацию;

· сгруппировать их по принципу однородности в фасеты;

· присвоить им коды;

· определить фасетные формулы для образования подмножеств.

При фасетном методе построения классификаторов подмножества формируются «от частного к общему», т.е. на основе различных наборов конкретных характеристик объекта формируются конкретные подмножества.

Основными правилами при создании фасетной классификации являются:

· признаки в различных фасетах не пересекаются, т.е. каждый признак отличается от другого по наименованию, значению и кодовому обозначению;

· из общего числа фасетов, характеризующих множество объектов, выбираются фасеты, необходимые для решения поставленных задач, и устанавливается их строгая последовательность (фасетная формула).

В современных классификационных схемах часто одновременно используются оба метода классификации. Это снижает влияние недостатков методов классификации и расширяет возможность использования классификаторов в информационном обеспечении управления.

Для поиска показателей и документов по набору содержательных признаков используется информационный язык дескрипторного типа, которой характеризуется совокупностью терминов (дескрипторов) и набором отношений между терминами.

Содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов - дескрипторов.

Дескриптор - это термин естественного языка (слово или словосочетание), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения.

Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью дескрипторного языка, необходимо предварительно определить все постоянные отношения между терминами: родовидовые, отношения синонимии, омонимии и полисемии, а также ассоциативные отношения.

В процессе аналитико-синтетической переработки газетного текста «Казанских извecтий» описывалась информация каждой единицы содержания в соответствии с разработанной системой классификации. Систематизация содержания газеты осуществлялась последующим аспектам: виду информации, сфере общественной жизни, персонам (именам, встречающиеся в газете), учреждениям, географическим названиям мест, датам событий, приведенным в тексте. Внутри фасетов значения признаков либо просто перечисляются, либо образуют иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

Фасет «Вид информации» содержит перечень видов опубликованных в газете материалов и может быть представленным в виде следующей иерархической структуры:

Официальные материалы

· Дипломатические и др. документы и официальные письма;

· О чинопроизводстве, прохождении службы, наградах;

· Законодательные материалы;

· О родившихся и умерших в губерниях, входивших в Казанский учебный округ;

Сообщения

· О Международных отношениях;

· О вооруженных конфликтах:

· О внутреннем положении и общественно-политической жизни;

· Дворцовая и светская хроника;

· О стихийных бедствиях, эпидемиях и явлениях природы;

· Об отъезжающих из Казани и приезжающих в Казань.

Объявления

· О купле / продаже;

· О найме / предложении рабочей силы;

· Об аренде помещений и др. собственности;

· О зрелищах и развлечениях;

· О подписке на печатные издания (книги и периодические издания).

Финансово-экономическая информация

· Вексельный и денежный курсы;

· О ценах, установленных полицией;

· О сплаве грузов;

· О таможенных сборах;

· О ценах.

Статьи и другие материалы

· Статьи естественного направления (химия, физика, естественная история);

· Статьи гуманитарного направления (история, археология, этнография, словесность, экономика);

· Ученые известия;

· Художественные произведения (стихи, курьезы и чудеса, оды, повести, остроумные изречения, анекдоты, главы из книги и др.);

· Публицистика;

· Речи;

· Описание увеселений (городские праздники);

· О разном;

· Описание церемоний (общественных торжеств, городских событий)

Разное

· Статистические данные;

· Некрологи;

· Метеонаблюдения;

· От редакции (опровержения, исправление опечаток и т.д.);

· Полезные советы

Фасет «Сферы общественной жизни» содержит:

· Торговля (ярмарки, таможня);

· Промышленность;

· Сельское хозяйство, промысловая деятельность;

· Строительство. Благоустройство городов;

· Культура (литература, театры, музыка, живопись, архитектура, скульптура, общественные развлечения);

· Коммуникации (перевозки, транспорт, почта);

· Просвещение;

· Наука и техника (новые изобретения, новые технологии);

· Здравоохранение; Благотворительность;

· Религии;

· Быт и нравы. Уголовная хроника.

Совместное использование перечисленных выше аспектов рассмотрения газетных материалов позволяет получить самые разнообразные тематические комбинации.

В библиографической работе используются главным образом иерархические и фасетные классификации, а также предметные информационно-поисковые языки (ИПЯ).

Иерархические классификации - самые традиционные. Они имеют структуру «древа знаний», в котором определенная совокупность знаний (универсум) последовательно делится на все более узкие подклассы. Существует много универсальных иерархических классификаций, охватывающих сразу все отрасли человеческих знаний.

В библиографической практике наиболее широко используются Библиотечно-библиографическая классификация (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Классификация для массовых библиотек и некоторые другие.

Фасетные классификации отличаются от иерархических тем, что в них вместо одного обширного «древа знаний» создается параллельно несколько иерархических структур (фасетов), соответствующих основным аспектам библиографируемого массива документов. Затем из этих фасетов выбираются соответствующие подразделения, которые в совокупности и образуют сложный класс, многоаспектно характеризующий библиографируемый (и индексируемый) документ.

Первая фасетная классификация (Классификация двоеточием) была разработана известным индийским библиографом и библиотекарем Ш.Р. Ранганатаном в 1933 г.

Кодирование

Кодирование представляет собой образование по определенным правилам кодов присвоение их объекту или группе объектов, позволяющее заменить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С помощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально коротким способом, т.е. с помощью минимального числа знаков. Минимизация количества знаков, идентифицирующих объекты, способствует повышению эффективности сбора, учета, хранения, обработки (анализа) информации.

Кодовое обозначение характеризуется:

· алфавитом кода;

· структурой кода;

· числом знаков - длиной кода;

· методом кодирования.

Алфавит кода представляет собой систему знаков (символов), составленных в определенном порядке, куда могут входить цифры, буквы и другие знаки, имеющиеся а клавиатуре печатающего устройства. Коды бывают цифровые, буквенные и смешанные - буквенно - цифровые.

Структура кода представляет собой, как правило, графическое изображение последовательности расположения знаков кода и соответствующие этим знакам наименования уровней деления. Обычно структура кода представляется в нормативном документе как «ХХ.ХХ».

Число знаков в коде определяется его структурой и зависит от количества объектов, входящих в подмножества, образуемые на каждом уровне деления. При определении числа знаков на каждом уровне деления необходимо иметь в виду возможность появления новых объектов и предусматривать резервные емкости кода.

Части кода разделяются между собой точкой, после последней цифры кода точка не ставится. Обозначение года в коде ставится в конце, отделяется дефисом и имеет емкость 4 знака, т.е. «ХХ.ХХ-20ХХ».

Методы кодирования в значительной степени связаны с методами разделения множества на подмножества. При разработке структуры кода важно выбрать оптимальное соотношение между уровнями деления и числом знаков в каждом разряде кода. При этом коды должны удовлетворять следующим основным требованиям:

· однозначно идентифицировать объекты и (или) группы объектов, т.е. являться идентификаторами;

· иметь минимальное число знаков (минимальную длину) и достаточное для кодирования всех объектов (признаков) заданного множества;

· иметь достаточный резерв для кодирования вновь возникающих объектов кодируемого множества;

· обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при вводе в компьютерные системы.

Классификационные методы кодирования разделяются на два типа: последовательный и параллельный. Последовательный метод следует использовать при иерархическом методе классификации. Множество разделяется на подмножества в нужной последовательности, и кодовое обозначение строится по заданной структуре, определяющей последовательность и количественный состав признаков на каждом уровне деления.

Параллельный (независимый) метод используют при фасетной классификации объектов. Коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. Структура кодового обозначения определяется фасетной формулой.

Кодирование при обоих методах осуществляется путем присвоения порядковых номеров, причем параллельный метод может успешно применяться при иерархическом методе классификации, когда одинаковыми кодами кодируются одинаковые объекты (признаки), находящиеся на одном уровне деления, но в разных подмножествах.

При фасетной классификации коды признаков, входящих в отдельные фасеты, представляют собой, как правило, порядковые номера либо строятся на основе классификационных методов кодирования.

Выбор методов классификации и кодирования в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора, возможны комбинации как принципов классификации, так и методов кодирования. Выбор комбинации зависит от назначения классификатора, решаемых им конкретных задач, специфики информации и области применения.

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении конкретных задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

· проведение унификации и стандартизации документов;

· введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

· документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

· УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

· УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

· УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней:

· все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизитыпризнаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Машинная информационная база автоматизированных библиотечно-информационных систем

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. Данное обеспечение должно реализоваться в режиме реального времени, где изменения в данных, произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными другим пользователям системы.

Вся информация, хранящаяся во внутримашинной информационной базе, делится на следующие группы: предметная информация; каталоги; вспомогательные тексты; справочники; управляющие таблицы; протокольная информация.

Первая группа составляет основу базы данных, в нее входят все массивы данных и информации, необходимой для персонала и пользователей.

Среди массивов второй группы основную роль играет генеральный каталог, формируемый в виде индексной таблицы, структура которой может меняться для различных конфигураций системы с учетом структуры и объема информации в предметной области. Кроме того, предусматривается формирование частных каталогов по отдельным носителям и видам информации, что позволяет организовать дополнительный сервис для пользователя и обеспечить резервирование накопителей.

Вспомогательные тексты обеспечивают диалоговый режим работы системы. Так, совокупность кодограмм представляет собой машинный справочник по структуре данных и способам их кодирования.

Инструктивные документы позволяют с помощью соответствующих аппаратнопрограммных средств вызова выполнять «программируемое обучение» путем общения с подсистемой. Редактирующие тексты предназначаются для оформления выходных записей, а сигнальные - для информирования о различных нештатных ситуациях (отсутствие требуемой информации, сбой и др.).

В состав информационного обеспечения входят также цифровые справочники для перехода от одной системы кодирования к другой и текстовые справочники для расшифровки цифровых кодов.

Во всех режимах используются специальные управляющие таблицы, описывающие структуру и размещение информации (описание массивов и записей), схему трансляции и контроля запросов, реакции на внештатные ситуации. И наконец, предусматривается формирование и накопление массива информации протокольного типа.

Существенное влияние на эффективность информационного обеспечения оказывают проектные решения внутримашинной части информационной базы.

Известно, что в действующих современных АСУ можно выделить два основных вида организации внутримашинной части ИБ: пофайловую организацию массивов данных (по ГОСТ 20886-85 файл - совокупность данных, которая состоит из логических записей, относящихся к одной теме) и организацию на основе баз данных.

Пофайловая организация предусматривает создание специализированных на решение конкретных задач массивов данных, при этом осуществляется жесткая привязка данных к алгоритмам преобразования и реализующим эти алгоритмы программам, что затрудняет процесс пользования информационной базой и реализацию задач, инициируемые з форме запросов. Существенным недостатком пофайловой организации является избыточность информации, поскольку для решения различных задач часто записываются одни и те же данные. Применение пофайловой организации данных и в настоящее время объясняется высокой скоростью обработки данных, поскольку структура и организация файла соответствуют логике его обработки программой.

Общепризнана перспективность для практически любых автоматизированных систем обработки информации создания баз данных, в той или иной степени исключающего недостатки пофайловой организации. В соответствии с ГОСТ 24.003-84 база данных АСУ - это «совокупность используемых при функционировании АСУ данных, организованная по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, и независимая от прикладных программ».

В определении подчеркивается одно из основных свойств баз данных - их «независимость» от прикладных программ. Последнее означает, что изменение одних программ не приводит к изменению других. Таким образом, обеспечивается относительная простота добавления новых или модификация хранимых данных, а также возможность применения общего управляемого способа поиска данных.

К сожалению, в определении не отмечено другое важнейшее свойство организации ИБ на основе баз данных - минимальная избыточность данных, поскольку, в принципе, одними и теми же данными можно пользоваться при решении различных задач.

Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Информационная база и способы ее организации

Основной частью внутримашннного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы ИБ можно классифицировать по следующим признакам:

· по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

· по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

· по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

· по назначению (по типу функциональных подсистем);

· по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

· по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах Материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

· полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

· целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

· своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

· гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

· реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

· релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

· удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

· разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокой скорости реакции при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

Размещено на Allbest.ru