Системы управления электронным документооборотом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Сибирская академия управления и массовых коммуникаций (институт)

Курсовая работа

по дисциплине «Информационные технологии»

на тему: «Системы управления электронным документооборотом»

Студент:

Студентка группы 121 ГМУ

Смирнова А.Н.

Преподаватель:

Дитц Л.Ю.

Новосибирск 2013



Содержание

Введение

Глава 1. Системы управления документами

1.1 Определение СУД (Система управления документами)

1.2 Общие требования к системе документооборота

1.3 Классификация СУД

1.4 Функции и задачи систем управления документами

Глава 2. Анализ и организации документооборота в ООО «Примера» (Практическая часть)

Заключение

Список литературы



Введение

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Актуальность темы заключается в том, что создание в нашей стране области работы с документами является упрочением российской государственности, рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Цель работы - выявить и изучить предпосылки развития и современные условия систем управления документацией.

В соответствии с целью в работе ставятся задачи:

-дать характеристику СУД;

-рассмотреть требования к системе документооборота;

-обозначить и определить современные условия систем управления документацией.

Объект исследования - системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Предмет исследования - предпосылки развития и современные условия систем управления документацией.



Глава 1. Системы управления документами

1.1 Определение СУД

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC:

«Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.»

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами. документооборот управление автоматизация

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.



1.2 Общие требования к системе документооборота

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

- Функциональность и гибкость системы.

- Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

- Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

- Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

- Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

- Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

- Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

- Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

1.3 Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

- Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом.

- Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

- Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

- Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

- Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Российские системы документационного обеспечения:

1. Система: КРОН

Производитель: Анкей

Описание:

Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями.

2. Система: Кодекс: Документооборот

Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок»

Описание:

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

3. Система: DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство"

Производитель: Digital Design

Описание:

Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

4. Система: СompanyМedia-Управление электронными документами

Производитель: InterTrust

Описание:

Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена.

5. Система: CompanyMedia-Делопроизводство

Производитель: InterTrust

Описание:

Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

6. Система: OfficeMedia-Делопроизводство

Производитель: InterTrust

Описание:

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

7. Система: DOCS Open

Производитель: Лоция Софт

Описание:

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер.

8. Система: «ГРАН-ДОК» для Windows

Производитель: Гранит-Центр

Описание:

«Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления.

9. Система: Эффект-Офис

Производитель: ИКК "Гарант Интернэшнл

Описание:

«Эффект Офис» - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов.

10. Система: LanDocs

Производитель: Ланит

Описание:

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.

11. Система: OPTiMA-WorkFlow

Производитель: OPTiMA

Описание:

Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота.

12. Система: DIS:системы

Производитель: НТЦ ИРМ

Описание:

Документно-ориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру.

13. Система: БОСС-Референт

Производитель: АйТи

Описание:

«БОСС-Референт» - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. «БОСС-Референт» позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации.

14. Система: ЕВФРАТ-Документооборот

Производитель: Cognitive Technologies

Описание:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании.

15. Система: Евфрат

Производитель: Cognitive Technologies

Описание:

Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия «Евфрат @Soho» реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы.

Версия «Евфрат Office» - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами.

16. Система: 1С-Архив

Производитель: 1С

Описание:

«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

1.4 Функции и задачи систем управления документами

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

- активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

- уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости - изготавливать копию документов, при возврате дела - осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. - все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

- Организация хранения электронных документов.

- Организация учета бумажных и микрографических документов.

- Организация поиска документов.

- Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

1) полный контроль над документом

2) право редактировать, но не уничтожать документ

3) право создавать новые версии документа, но не редактировать его

4) право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии

5) право читать документ, но не редактировать

6) право доступа к карточке, но не к содержимому документа

7) полное отсутствие прав доступа к документу

- Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ

- Поддержка аннотирования документа.

- Поддержка коллективной работы с документом

- Поддержка составных документов.

- Поддержка распространения опубликованных документов.

- Персональный ввод бумажных документов.

- Массовый (поточный) ввод бумажных

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

- Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов:

-последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим.

-параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

- Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:

1) Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

2) Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.

3) Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

4) Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

5) Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

6) История выполнения заданий.

7) Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

8) Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

9) Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

1) комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

2) условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.



Глава 2. Анализ и организации документооборота в ООО «Примера» (Практическая часть)

Учет документооборота на примере ООО «Примера».

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

- 1-я категория - учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

- 2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

- 3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

- 4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10

Уд - учет документооборота, S вх.- общее количество входящих документов в год, Sисх.- общее количество исходящих документов в год. Sвн.- общее количество внутренних документов в год

Уд = S вх. + Sисх. + Sвн.

Уд = 20000 + 10000 + 7000 = 37000 тыс. документов в год. Так согласно вышепредставленной классификации, объем документооборота учреждения составляет от 25 тыс. до 100 тыс, следовательно предприятие относится ко второй категории.

Структура организации ООО «Примера».

Значение структуры организации для ее производительности было осознано позже, чем влияние организации труда. Структура определяет взаимоотношения между руководством и подчиненными на всех уровнях организации и между основными ее структурными подразделениями. Самое непосредственное влияние структура оказывает на производительность через отношение численности административно-управленческого персонала к численности остальных работников. Административный состав представляет собой значительный затратный фактор. Если организация может обойтись меньшим числом управляющих без ущерба для своей деятельности, ясно, что ее производительность будет выше.

Структура организации воздействует на ее производительность и другим, не столь явным образом.

В состав фирмы, предприятий, её составляющих, входят два крупных блока подразделений: производственные, а также управленческие и обслуживающие.

Ведущую роль в составе производственных подразделений играют основные цеха и производственные участки. В них выполняются операции по непосредственному изготовлению основной продукции, предназначенной для продажи.

Производственные подразделения, предназначенные для обслуживания своей продукцией и услугами основных цехов и участков, называются вспомогательными. К ним относятся подразделения по обеспечению тепловой и электрической энергией, по ремонту оборудования, изготовлению инструмента, технологической оснастки и др.

Подразделения, обеспечивающие нормальное функционирование всех основных и вспомогательных цехов и участков, называются обслуживающими. К ним можно отнести складское хозяйство, внутрифирменный транспорт, связь.

Состав и взаимосвязь основных и вспомогательных цехов, а также обслуживающих хозяйств производственного назначения называют производственной структурой фирмы (предприятия). Она является составной частью общей структуры фирмы. Такая структура зависит от вида и объёма выпускаемой продукции, форм специфики и характера межфирменной кооперации, форм организации труда на фирме и других факторов. Производственная структура предприятия представлена на рис. 2.

Социально-бытовые подразделения обеспечивают соответствующие нужды работников фирмы, а также членов их семей. В последние годы наблюдается тенденция освобождения фирм и предприятий от несвойственных им социально-бытовых подразделений и передача их местным муниципальным органам.

Производственная структура предприятия

В составе управленческих и обслуживающих подразделений ведущую роль играет управление фирмой. Состав и взаимосвязь органов управления составляют организационную структуру фирмы..

Структура органов управления фирмой складывается в зависимости от размера фирмы, характера выпускаемой продукции, особенностей маркетинга и др.

Общая структура фирмы - интегрированный комплекс реальных условий достижения заданных целей, и поэтому её схема должна отражать и направления хозяйственной деятельности, и состав технического капитала, и кадровый состав, и распределение производства между предприятиями фирмы, и целевую ориентацию сбыта продукции, и многое другое. В общей структуре фирмы должны быть отражены условия, обеспечивающие не только хозяйственную миссию, но и выработку долгосрочной стратегии достижения целей фирмы, а также создание управленческих механизмов реализации этой стратегии через систему планов.

Эффективность действующей общей структуры фирмы определяется результатом её работы, т. е. прибылью, полученной от реализации товаров и услуг.

Расчет численности службы ДОУ.

Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году

п/п	Вид выполняемой работы	Номер норматива	Единица объёма работы	Объём работ за год	Норматив времени на единицу объёма работ, чел.-ч	Сумма затрат времени, чел.-ч
1.	Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации	3.1.1.3	205 позиций	7300	40,00	1424,3
2.	Автоматизированная регистрация поступающих документов	3.1.2.9	11 документов	26000	0,40	945,5
3.	Автоматизированный учет количества поступающих документов, документов-ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных документов	3.1.2.15	101 документ	10000	0,05	4,9
4.	Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	3.1.3.2	100 документов	8000	0,75	60
5.	Передача дел в архив организации из структурного подразделения	3.1.5.8	12 дел	6000	3,25	1625
6.	8. Проверка наличия и состояния документов	3.2.7	10 дел	4000	0,80	320
7.	Обработка документов, получаемых по факсу	3.1.2	2 листа	100	0,15	87,5
8.	Обработка поступающих телефонограмм	3.1.2	2 телефонограммы	50	0,20	5
ИТОГО:	4472,2

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности - 4919,42 чел.-ч;

Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником - 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч).

Ч = = 2,5 чел. = 3 чел.

Схема потока документов.



В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.



Заключение

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Основные выводы:

- Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;

- Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);

- Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата;

- Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

- Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

- Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.



Список литературы

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. - 2001. №2

2. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.

4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3

5. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 1997. №1

6. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1997. №1

7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. - 2001

9. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления.

10. http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления предприятием.

11. http://www.cland.ru/ - Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.

12. http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения.

Размещено на Allbest.ru