Формирование команды внедрения ИС

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ

ОТЧЕТ

по курсу: «Методики внедрения ИС»

по теме:

Формирования команды внедрения ИС

Выполнил

Серикжанулы Е. гр. 6520

Проверил

Иванов Р. В. ст.преподаватель

Санкт-Петербург, 2012 г.



Содержание

проект команда корпоративный

1. Общие принципы формирования команды внедрения

1.1 Команда управления проектом

1.2 Функции и полномочия проектных ролей команды управления проектом

1.3 Набор команды проекта

1.4 Урегулирование конфликтов

2. Формирования команды на примере внедрения корпоративного хранилища данных. Проектные роли

2.1 Этапы разработки и внедрения информационной системы

Вывод

Список литературы

Приложения № 1

Приложения № 2



1. Общие принципы формирования команды внедрения

Для успешного достижения целей проекта критически важным является следующее:

идентифицировать состав участников проекта;

определить роли участников проекта и порядок их взаимодействия;

сформировать команду проекта и команду управления проектом;

построить необходимую и достаточную для управления проектом организационную структуру.

Роль в проекте (проектная роль) -- определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).

Команда проекта -- временная рабочая группа, выполняющая работы по проекту и ответственная перед Руководителем проекта за их выполнение. Команда проекта состоит из команды управления, участников проекта, выполняющих работы в рамках проекта, -- Исполнителей проекта.

Команда управления проектом (КУП) -- члены команды проекта, уполномоченные принимать управленческие решения по управлению проектом.

Участники проекта -- организации Заказчика и Исполнителя и специалисты от организаций Заказчика и Исполнителя, а также другие организации и лица, которые участвуют в работе проекта или чьи интересы могут быть затронуты при исполнении или завершении проекта. Участники оказывают влияние на проект и его результаты.

1.1 Команда управления проектом

Формируя команду управления проектом, необходимо определить ключевых лиц проекта, принимающих решения.

Для обеспечения всех необходимых функций управления проектом внедрения информационных систем команда управления проектом должна включать в свой состав участников со следующими ролями:

Руководитель проекта;

Куратор проекта (Спонсор);

Архитектор системы;

Администратор проекта.

Подчиненность членов команды управления представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Подчиненность членов команды управления проектом внедрения ИС

Приведенный состав команды управления проектом является необходимым для управления работами при внедрении информационной системы. Возможны некоторые модификации состава команды в зависимости от сложности и масштабности проекта, например при необходимости можно включать в нее заместителя Руководителя проекта, Руководителей функциональных направлений (финансы, логистика, персонал и т. д.).

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять:

Управление ресурсами проекта

Управление сроками выполнения проекта

Управление качеством проекта

Управление рисками проекта

Управление проблемами проекта

Контроль над организацией работ в проектных группах

Персональный состав команды управления приведенных организационных единиц определяется Уставом проекта.

Для того чтобы распределить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или Положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;

кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;

каковы его функции, обязанности, полномочия.

Незнание ключевых участников проекта, их функций и полномочий может привести к большим сложностям при исполнении проекта.

1.2 Функции и полномочия проектных ролей команды управления проектом

Куратор проекта (Спонсор) -- проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции Руководителя проекта. Как правило, Куратором проекта (Спонсором) является менеджер высшего звена организации.

Основные функции:

общее руководство ходом реализации проекта;

обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;

рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;

Основные полномочия:

утверждение целей проекта;

согласование назначения Руководителя проекта;

утверждение общего плана и бюджета проекта;

получение от Руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;

принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта -- проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом. Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

Основные функции:

формирование команды проекта и команды управления проектом;

планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;

распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;

организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;

учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;

формирование и предоставление Куратору отчетности по проекту.

Основные полномочия:

назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;

требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;

обращение к Куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы -- проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

На роль Архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

Основные функции:

определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;

определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;

организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;

формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;

организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС.

Основные полномочия:

участие в календарном планировании работ по созданию ИС;

назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;

требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;

обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта -- проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Основные функции:

обеспечение Руководителя проекта структурированной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектом, планами, ресурсами и приоритетами;

ведение протоколов совещаний;

обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.

Основные полномочия:

передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;

контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;

затребование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.

Распределение основных функций между членами команды управления проекта представляют в виде таблицы 1.1, которая дает точное представление о том, кто и за что отвечает на протяжении всего проекта.

Таблица 1.1. Распределение основных обязанностей команды управления проектом

Функциональные обязанности	Куратор проекта (Спонсор)	Руководитель проекта	Архитектор системы	Администратор проекта
Планирование
Разработка и периодическая актуализация плана		+	+
Утверждение плана	+
Управление командой проекта
Назначение сотрудника на роль Руководителя проекта	+
Формирование команды проекта		+
Определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по функциональности ИС			+
Обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта	+
Непосредственное руководство Командой проекта		+
Формирование предложений по стимулированию Команды проекта		+
Обеспечение стимулирования Команды проекта	+
Организация выполнения работ
Организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта		+
Организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта			+
Организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС		+	+
Рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта	+
Ведение организационно-распорядительной и отчетной документации. Поддержание в актуальном состоянии списка команды проекта				+
Обеспечение команды проекта необходимыми информационными материалами				+
Материально-техническое и хозяйственное обеспечение команды проекта				+
Контроль хода выполнения проекта
Организация и проведение совещаний по обсуждению хода работ проекта		+
Подготовка и предоставление Куратору отчетов о ходе работ проекта		+
Получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта	+
Контроль соответствия результатов проекта Техническому заданию на разработку ИС			+
Согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта		+	+

В состав команды проекта, как было отмечено выше, входит не только команда управления проектом, но и Исполнители. Примеры проектных ролей Исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратор ИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. На проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается на небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта. Но не все роли можно совмещать, поскольку подобное совмещение может затруднить контроль и оценку результатов проекта. Допускается совмещение таких проектных ролей, как Руководитель проекта и администратор проекта, функциональный архитектор и функциональный консультант, функциональный консультант и аналитик, менеджер разработки и разработчик, менеджер по качеству и тестировщик. Но не следует совмещать роли менеджера по качеству и разработчика, руководителя проекта и разработчика, тестировщика и разработчика.

Планирование человеческих ресурсов -- процесс определения и документального оформления ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом.

Набор команды проекта -- процесс привлечения человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

Развитие команды проекта -- рост квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта.

Управление командой проекта -- контроль эффективности работы членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координация изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

Для определения команды проекта существуют требования к ресурсам операции, которые содержатся в плане управления проектом. В процессе планирования команды происходит обновление предварительных требований в отношении требуемых людей и их квалификации.

1.3 Набор команды проекта

При наборе членов команды проекта необходимо учитывать следующее:

Доступность -- возможность привлечения специалиста на проект в запланированные сроки.

Квалификация -- наличие у потенциального члена команды квалификации, отвечающей требованиям проекта.

Опыт работы -- наличие опыта выполнения работы, которую планируется закрепить за потенциальным членом команды.

Заинтересованность -- наличие интереса в работе над проектом.

Стоимость -- величина оплаты труда потенциального члена команды.

1.4 Урегулирование конфликтов

Конфликт возникает, когда одна из конфликтующих сторон полагает, что другая сторона делает что-то, препятствующее достижению поставленной цели. Мерой конфликта является неудовлетворенность несогласованных сторон. Конфликт считается разрешенным, когда неудовлетворенность обеих сторон снижается до приемлемого уровня. Существуют специальные методы для разрешения конфликтов. К ним относятся: принуждение, сглаживание, компромисс, решение проблемы, уклонение. Выбор метода связан с желанием получить немедленное влияние на конфликт или долгосрочное воздействие.

Способ разрешения конфликта «Принуждение» заключается в принуждении к согласованию одной стороной другой стороны и применяется, когда одно лицо имеет власть над другим лицом, участвующим в конфликте.

Способ «Сглаживание» минимизирует противоречия, породившие конфликт, но полностью его не устраняет, поэтому через некоторое время конфликт может повториться.

Способ «Компромисс» подобен сглаживанию, однако, если компромиссы закрепляются документально, то это может быть окончательным решением конфликта.

Способ «Решение конфликта» основан на предположении, что все разногласия должны иметь правильное решение. Это наилучший способ разрешения конфликта, поскольку работа над разногласиями раскрывает факты, подтверждающие правоту одной из сторон.

«Уклонение» является самым плохим способом разрешения любой конфликтной ситуации. Разрешение конфликта откладывается на неопределенный срок, что оказывает отрицательное воздействие на команду проекта.



2. Формирования команды на примере внедрения корпоративного хранилища данных. Проектные роли

Для успешного выполнения проектных работ по внедрению корпоративного хранилища данных, достижения запланированных результатов в срок и с надлежащим качеством необходимо формирование команду проекта, состоящей из консультантов Исполнителя и специалистов Заказчика.

Рис.1.2. Структура проектной команды проекта внедрения корпоративного хранилища данных

Команда проекта - совокупность отдельных лиц (участников проекта), привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение.

Вхождение в команду проекта ключевых специалистов и TOP-менеджеров Заказчика является одним из условий успешного достижения целей проекта. Более подробное функциональное описание структуры проектной команды проекта внедрения корпоративного хранилища данных показан в приложении №2.

Ниже приведена структура проектной команды и краткое описанием проектных ролей.

Описание проектных ролей команды проекта со стороны Исполнителя.

Проектная роль	Описание проектной роли
Куратор проекта	Как правило, руководитель высшего звена, который курирует проект, обеспечивает общий контроль и поддержку проекта финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Куратор проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации.
Руководитель проекта	Руководитель проектной команды, ответственный за управление проектом, достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.
Системный архитектор	Обеспечивает управление рабочей группой и контроль качества в рамках всех этапов проекта. Формирует архитектуру и идеологию ХД, оценку имеющихся технических возможностей, взаимосвязи со смежными системами, проектнуюдокументацию.
Бизнес-аналитик	Обеспечивает двустороннюю взаимосвязь между предметными экспертами (функциональными специалистами) Заказчика и IT-специалистами Исполнителя путем сбора требований, их обработки, документирования и передачи специалистам Исполнителя, а также путем доведения полученных результатов до представителей Заказчика.
Специалист по модели данных	Является архитектором модели данных. Формирует концептуальную и логическую модели данных. Участвует в формировании физической модели данных.
Администратор БД	Проводит установку и настройку СУБД. Непосредственно участвует в разработке физической модели данных. Отвечает за выработку требований к БД, её проектирование, реализацию, оптимизацию, сопровождение иархивирование, включая управление учётными записями пользователей БД и защиту от несанкционированного доступа.
Администратор приложений	Обеспечивает установку и настройку сервера приложений и его компонентов, разработку дополнительных приложений. Обеспечивает разграничение прав доступа на прикладном уровне.
РазработчикETL-процессов	Проводит установку и настройку сервера ETL. Обеспечивает настройку процессов извлечения данных из систем, их преобразование для хранения в заданных структурах и с заданным качеством, загрузку в область постоянного хранения.
Разработчик BI-приложений	Обеспечивает настройку средств визуализации данных (отчетов, запросов, графиков) в необходимом и наиболее эффективном для пользователя виде.

Ниже приведено описание проектных ролей команды проекта со стороны Заказчика.

Проектная роль	Описание проектной роли
Куратор проекта	Аналогично Исполнителю.
Руководитель проекта	Аналогично Исполнителю.
Системный архитектор	Обеспечивает контроль качества со стороны Заказчика в рамках всех этапов проекта. Участвует в разработке и согласовании проектных решений, формировании проектной документации.
Предметный эксперт	Сотрудник, являющийся экспертом в определенной области бизнеса Заказчика, понимающий протекающие в ней бизнес-процессы и обладающий знаниями о бизнесе Заказчика в целом.

Для участия в проекте со стороны Заказчика могут привлекаться следующие сотрудники.

Роль	Описание
Системный администратор	Сотрудник, обеспечивающий штатную работу серверного оборудования, системного программного обеспечения, поддержку и настройку информационной безопасности на уровне системного ПО.
Администратор безопасности	Сотрудник, обеспечивающий информационную безопасность внутри IT-инфраструктуры компании и разграничение прав доступа как к IT-ресурсам, так и к данным.  В разных организациях обязанности могут варьироваться.
Администратор сети	Сотрудник, отвечающий за работу компьютерной сети в штатном режиме, настройку безопасности и ее развитие.
Разработчики информационных систем	Сотрудники, отвечающие за развитие и сопровождение информационных систем Заказчика.

Для успешной и слаженной работой над проектом, участники команды проекта должны обладать соответствующей квалификацией.

Степень ответственности каждого члена проектной команды за выполнение той или иной задачи на каждом из этапов проекта определяется матрицей ответственности.

2.1 Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы

Как правило, этапы стадий формирования требований к автоматизированной системе объединяют с этапами разработки технического задания, а этапы разработки концепции - с этапами эскизного проектирования. Также к приведенным стадиям создания АС добавляют стадию подготовки к началу проекта.

Ниже представлены стадии создания информационно-аналитической системы -корпоративного хранилища данных. Также дана оценка длительности каждого из этапов внедрения системы.

Степень ответственности каждого члена проектной команды за выполнение той или иной задачи на каждом из этапов проекта определяется матрицей ответственности (см. Приложение №1).

Вывод

Для обеспечения всех необходимых функций управления проектом внедрения информационных систем команда управления проектом должна включать в свой состав участников со следующими ролями руководитель проекта, куратор проекта (спонсор), архитектор системы, администратор проекта.

В состав команды проекта, как было отмечено выше, входит не только команда управления проектом, но и исполнители. Примеры проектных ролей исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратор ИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. На проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается на небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта, но не все роли можно совмещать.

Для достижения запланированных результатов проекта внедрения в срок и с надлежащим качеством необходимо, чтобы все члены проектной команды были квалифицированными специалистами, обладали определенной профессиональной компетенцией и имели опыт участия в проектах подобного класса.



Список литературы

Грекул В.И., Денищенко Г.Н. Управление внедрением информационных систем. Москва, 2008 г.



Приложение № 1



Приложения № 2

1. Размещено на www.allbest.ru