Системи табличної обробки даних. Створення і застосування електронних таблиць у табличному процесорі Microsoft Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекція 1. Табличне оброблення даних - загальні відомості

1. Загальна характеристика систем табличної обробки даних, можливості їх застосування в економіці для виконання розрахунків і створення документів

Табличний процесор (або електронна таблиця) - це пакет програм, призначений для:

проведення математичних, економічних, фінансових, статистичних, інших розрахунків;

обробки таблиць, зведень, реєстрів та інших документів різної структури;

проведення аналізу даних з використанням механізмів пошуку і сортування даних, а також різних функцій, вбудованих в електронні таблиці;

отримання зведених таблиць;

створення бази даних;

побудови діаграм і графіків за даними таблиць;

друкування створених таблиць і звітів.

Крім того, вони (ТП, ЕТ) мають широкі можливості додатків математики до економіки. Для цього у них є великий набір математичних, статистичних та інших функцій, з деякими з яких ми з Вами познайомимось.

З роками Office Excel еволюціонувала від базового інструмента по роботі з електронними таблицями до повномасштабного бізнес-додатка, що дозволяє користувачам створювати, аналізувати, поєднувати і поширювати важливу інформацію, від якої залежить життєвий цикл ділових процесів.

Основні зміни в Office Excel 2007 і вище порівняно з попередніми версіями полягають у додаванні функцій, що спрощують і розширюють можливості користувачів по створенню, обробці й забезпеченню загального доступу до робочих книг. Такі доповнення й удосконалення допомагають користувачам створювати більш якісні електронні таблиці за менший час, а також легше розуміти, візуально представляти й поширювати важливу інформацію серед інших користувачів, швидше й ефективніше виконувати аналіз даних, що важливо для оперативного прийняття ділових рішень.

За аналогією з іншими ключовими додатками Microsoft Office System, користувальницький інтерфейс покликаний підвищити ефективність роботи за допомогою командних вкладок, а також наборів команд і контекстних команд, пов'язаних з певними об'єктами в робочому аркуші.

У MS Office, як уже було зазначено, засобом для створення ЕТ є табличний процесор Excel. Але є і інші ТП, які мають аналогічні функції, наприклад, Quattro Pro фірми Novell; Lotus 1 - 2 - 3 фірми Lotus Development, під операційною системою DOS працював табличний процесор SuperCalc.

2. Поняття електронної таблиці ( ЕТ ), основні її елементи. Типи даних в ЕТ

Зупинимось детальніше на елементах ЕТ. Основою будь-якого ТП є ЕТ, яка розміщується у пам'яті ПК після його завантаження. Електронна таблиця, як і звичайна, складається з рядочків і стовпчиків, на перетині яких утворюється мінімальна структурна одиниця ЕТ - комірка (ячейка, клітинка, чарунка). Крім того, таблиця може містити формули, списки (посилання) і параметри форматування, які можуть бути використані для створення різних об'єктів.

Так як комірка - мінімальна структурна одиниця ЕТ, то є вказівник комірки, який представляє собою рамку, за допомогою якої назначається активна (поточна) комірка. У будь-який момент часу активна тільки одна комірка. У неї можна вносити дані і виконувати над нею операції. Вказівник комірки можна переміщувати з допомогою миші або клавіш управління курсом.

Кожна комірка електронної таблиці описується такими параметрами: адреса; вміст; значення; формат.

Вмістом клітинки може бути: число, текст або формула. Значення комірки - це виведення на екран представлення чисел, текстових констант, а також результатів обчислення формул.

У програмі Excel електронна таблиця називається робочим листом (аркушем), а сукупність робочих листів, розміщених в одному файлі - робочою книгою. (Обговорити вживання терміну документ у даному аспекті). Файл, створений програмою Excel має розширення .xls у Office 2003 і .xlsx у Office 2007 і вище.

Особливості XML в Office 2007-2010.

Office 2007-2010 підтримує новий формат файлів за замовчуванням Open XML. Формат Open XML дозволяє значно скорочувати розмір файлів (до 50%) і робить створюваний вміст доступним для повторного використання з іншою метою.

Формат Open XML в Office 2007-2010 забезпечує зворотну сумісність, обумовлюючи можливість використання файлів, збережених у форматі XML з Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP і Microsoft Office 2003.

Файли, що створюються в Office Excel 2007-2010, за замовчуванням мають нове розширення, що відображає це нововведення (.xlsx).

Для забезпечення зворотної сумісності с попередніми версіями Excel, такими як Excel 97-2003 або Excel 2007, можна використати один з кількох способів обміну книгами між різними версіями.

Робота в режимі сумісності Можна відкрити книгу, створену в попередній версії Excel, і працювати з нею в режимі сумісності. При цьому книга збереже формат файлу, який легко може бути відкритий повторно в попередній версії. Режим сумісності не підтримується для книг Excel 2007.

Завантаження конвертерів файлів Можна завантажити конвертори файлів і використовувати їх для відкриття книг Excel 2010 у попередніх версіях Excel.

Перевірка сумісності книги Якщо вимагається використовувати книгу в поточному форматі файлу, але при цьому сумісно працювати з нею з користувачами попередніх версій Excel, можна перевірити дані на сумісність з попередніми версіями Excel і внести необхідні зміни, щоб виключити ймовірність втрати даних або неточного відтворення при відкритті книги в попередній версії Excel.

Наступні дані стосуються версій Excel від 2007 і вище. У більш ранніх версіях - відрізняються.

До складу книги може входити від одного до … листів. (У сучасних версіях даного ПЗ цей параметр визначається обсягом доступної оперативної пам'яті). Їх можна “виривати” і “вставляти”. А скільки ж елементів містить один лист? Стандартна таблиця Excel має 1048576 (65536) рядків і 16384 (256) стовпців.

Рядки таблиці ідентифікуються числами від 1 до 1048576 (65536), а стовпці - літерами латинського алфавіту від A до Z, від AA до AZ, від BA до BZ, від IA до IV, від XFA до XFD. Відповідно кожна комірка таблиці має свою адресу та ім'я, яке задається послідовністю заголовку стовпця і номера рядочка, на перетині яких знаходиться комірка.

Наприклад: A1, IV65536, XFD16384, С6, В14.

В Excel адресуються не лише окремі комірки таблиці, а й діапазони комірок (обговорити значення і вживання даного терміну у різних сферах).

Діапазон комірок може включати частину рядка, частину стовпця або блок сусідніх комірок.

Наприклад: А3:F3 - діапазон комірок, який включає частину рядка 3 з шести комірок.

D8:D11 - діапазон комірок, який включає частину колонки D з 4 комірок.

С1:F11 - діапазон комірок, який включає блок комірок, заданий адресами лівої верхньої та правої нижньої комірок з 44 комірок.

Стандартна ширина стовпця, що призначається системою за замовчуванням, дорівнює 9 позиціям (символам). Вона може змінюватись користувачем від 1 до 32767 символів.

Поговоримо про дані, з якими працює наш чудовий Excel.

Обговорити походження назви Excel.

Комірка може містити:

числа - числові константи у різних формах;

дату, яка може відображатись у різних форматах і з якою можна виконувати різні арифметичні і логічні операції;

текст - це довільна послідовність символів. Дані текстового типу використовуються в заголовках таблиць, заголовках рядків і стовпців таблиць а також для коментаріїв.;

формулу - це вираз, який складається з чисел, імен комірок та знаків операцій;

функції, які дозволяють виконувати деякі, зарезервовані операції, що часто зустрічаються;

бути порожньою.

Основні форми числа (пригадаємо з математики):

ціле;

дійсне;

з експонентою;

дробове.

Для запису цілого числа допустимо використовувати числа 0 - 9, знаки “ + “, “ - “.

Дійсне (десяткове) число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини.

Число з експонентою (експоненціальна, нормальна форма) складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або E. Мантиса - ціле або дійсне число, порядок - ціле.

Число з експонентою трактується, як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку.

Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ “/” і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то на її місце ввести 0.

Наприклад:

1; 3.0; 3Е05; 5 Ѕ; 0 ѕ.

Дата вводиться у форматі:

ДД / ММ / РРРР

Час вводиться у форматі:

ГГ: ХХ: СС.

Можна поєднати в одній чарунці дату і час.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо програма може інтерпретувати (розпізнати) введені дані як число або формулу, то спочатку необхідно ставити апостроф (якщо - як адресу комірки - то взяти в лапки).

Наприклад:

запис 1234 Excel сприйме як число, а запис '1234 Excel сприйме як текст.

запис А1 (англ..) Excel сприйме як адресу комірки, а запис «А1» Excel сприйме як текстову константу.

Формула починається із символу “=“ і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками математичних і логічних операцій і круглих дужок.

Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса комірки, функція.

Знаки математичних операцій: +, -, *, /, ^.

Знаки логічних операцій: >, <, >=, <=, =, <> або ><.

Круглі дужки вживаються для зміни порядку дій у формулі (повторити з математики пріоритетність математичних операцій).

Якщо в результаті введення числа або обчислень за формулою комірка заповнюється символами “ # “, то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення. Що робити? Можна розширити комірку або зменшити шрифт у комірці.

Ще хотілось би звернути Вашу увагу ось на що.

Адреса комірки, про яку говорилось вище, є основним елементом посилання на комірку.

Можливі такі види посилань;

відносні;

абсолютні;

змішані посилання.

Відносне посилання включає назву колонки і № рядка. При копіюванні формули і редагуванні листа буде модифікуватись (змінюватись).

Наприклад:

Якщо у комірці С1=А1+В1, то при переміщенні у С2=А2+В2, у D1=B1+C1 тощо.

В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і № рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються.

Наприклад:

С1=$A$1+$B$1 D1=$A$1+$B$1

C2=$A$1+$B$1

У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною - номер рядка ($AA66) і навпаки (A$66). У них модифікується тільки відносна частина посилання.

Для того, щоб змінити відносні адреси на абсолютні потрібно, виділити адресу комірки у формулі і натиснути F4.

Лекція 2. Створення і застосування електронних таблиць у табличному процесорі Microsoft Excel

1. Можливості табличного процесора MS Excel

В основу функціонування Excel, як і решти елементів програмного середовища MS Office, покладено принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get, тобто “що ви бачите, те й одержуєте”).

Ми вже розглянули елементи ЕТ на прикладі MS Еxcel. А тепер давайте детальніше поговоримо про можливості сучасної версії даної програми Excel 2010. Звичайно вона має всі можливості про які ми говорили вище. Крім оброблення та аналізу табличних даних Excel здатний:

надавати користувачеві контекстуально-залежну допомогу;

сортувати табличні дані за алфавітом, зростанням (спаданням), датами, місяцями тощо;

формувати зведені таблиці, звіти;

створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації розв'язання процедур і задач, що часто повторюються;

проводити обмін даними з іншими програмами та додатками за технологією OLE (Object Linking Embedding - об'єктно-орієнтований зв'язок і вбудовування (упровадження));

виконувати інші функції.

MS Excel 2010 відрізняється підвищеною комфортністю та значно розширеними можливостями створення реляційних баз даних, зведених звітів зі складною структурою й організацією зв'язку з різними додатками MS Office і всесвітньою інформаційною мережею Internet.

Excel взаємодіє з такими програмами-додатками, що підтримують технологію OLE.

WordArt - програма формування текстових спеціальних ефектів;

Equation - програма математичних формул і рівнянь;

Outlook - програма керування документами (планувальник);

Power Point - потужна графічна програма-редактор і багатьма іншими.

Як додатки до Excel можуть використовуватись: сучасні текстові редактори, табличні процесори та СУБД.

Ще хотілось би поговорити про один принцип роботи Excel, який характерний і для інших програм, які працюють під ОС Windows.

Технологія OLE - це спосіб поєднання документів, створених у різних програмах. На лабораторній роботі ми вже частково використовували цей засіб. Пригадайте лабораторну з діаграмою. А зараз запишемо його технологію детальніше. Принципи вбудовування і пов'язування об'єктів (технологія OLE). Запишемо, що таке пов'язаний і вбудований об'єкти.

Пов'язаний (зв'язаний) об'єкт - це дані, створені в одному файлі і вставлені в інший файл з підтримкою зв'язку між файлами. Пов'язаний об'єкт буде автоматично обновлятись при відновленні вихідного файлу. Не є частиною файлу, у який він вставлений.

Вбудований (упроваджений) об'єкт - дані (об'єкт), вставлені у файл. Будучи вбудованим, об'єкт стає частиною файлу. При подвійному клацанні мишкою, вбудований об'єкт відкривається за допомогою програми, у якій був створений. Всі зміни внесені у вбудований об'єкт, відображаються у файлі, що його містить.

Переваги і недоліки:

При вбудовуванні об'єктів розмір вихідного документа збільшується на величину цих об'єктів і може досягти надмірних розмірів. Але немає необхідності підтримувати і обслуговувати зв'язки між документами. І такий вид зв'язку використовується, якщо документ готується для передачі в електронному вигляді у зовнішні структури.

При використанні зв'язування об'єктів розмір результуючого комплексного документа практично не збільшується. Але необхідно спеціально контролювати цілісність зв'язків між об'єктами і виконувати операції обслуговування цих зв'язків (поповнення, оновлення і відновлення, встановлення). І даний метод використовується, якщо документ готується для друку на принтері або перегляду на екрані в межах локальної мережі підприємства.

2. Елементи вікна програми Excel

А тепер перейдемо до вивчення елементів вікна MS Excel. І для початку нам потрібно завантажити програму одним із способів. Пригадаємо як завантажували Word.

Пуск-Все программы - Microsoft Office - Excel.

Пуск-Выполнить-Обзор.

С:\ Program Files \ MS Office\ Excel.exe

Через ярлик на робочому столі (пригадати, як створювали).

Ці ж способи актуальні і для завантаження програми Excel.

І як зазначалось вище, відкривається вікно програми, у якому відображений робочий лист.

Давайте розглянемо, що ми бачимо (можна опиратись на знання, отримані з попередньої теми).

1. Рядок заголовку з кнопкою системного меню програми та панеллю швидкого доступу у лівому верхньому куті, назвою програми та поточного документу, кнопками управління розмірами вікна програми у правому верхньому кутку.

2. Стрічка, яка включає вкладки:

Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Вид; кнопки згортання/розгортання команд стрічки, виклику довідки, управління розмірами вікна документу справа. (Давайте поглянемо, які пункти меню подібні до програми Word, а які відрізняються?)

На вкладках стрічки розміщені команди та панелі інструментів за групами.

Наприклад, вкладка Главная містить групи:



Рис. 1

3. Рядок формул. Зліва міститься -

4. - інструмент «Вствить функцию» для виклику відповідного діалогового вікна.

5. Вікно з поточною адресою вказівника миші.

6. Робоча область (зона).

6.1. Рядок з заголовками стовпців.

6.2. Стовпчик з номерами рядків.

6.3. Полоси прокрутки: вертикальна, горизонтальна.

6.4. Рядок, який містить ярлички листів.

7. Рядок Стану.

Протягом 10 хв. ознайомтесь і законспектуйте назви вкладинок, їх розділів та їх призначення у загальних рисах.

Зверніть увагу: якщо у правому нижньому кутку розділу є такий елемент.

Рис. 2

Це означає, що натиснувши на нього лівою кнопкою миші, відкриється відповідне діалогове вікно.



Рис. 3

excel дані обробка

Протягом 10 хв. ознайомтесь і законспектуйте назви розділів пункту Файл - Параметри і їх призначення у загальних рисах.

Рис. 4

Давайте обговоримо, що у Вас вийшло.

Зверніть увагу на пункт Формулы розділ Работа с формулами опція «Стиль ссылок R1C1». Подивіться, що відбувається при встановленні відповідного прапорця? (змінюється адресація комірок - на перше місце стає номер рядка і на друге - назва стовпця.)

Поверніть попередній стан налагодження.

Встановити курсор у рядку формул і подивитись які нові елементи з'явились?

Замалювати і записати призначення нових елементів, які з'явились:

- отмена;

- ввод;

Встановити курсор у рядку формул, набрати = і подивитись як змінилось вікно з адресою поточної комірки (з'явивися список функцій з 10 функціями, які використовувались останнім часом).

3. Технології розв'язування завдань за допомогою табличного процесора MS Excel

У даному питанні цікаво розглянути деякі прийоми роботи у ТП Excel.

Прийоми роботи з робочими листами:

перейменування робочих листів (ім'я до 31 символу)

1 спосіб: за допомогою стрічки (Главная - Ячейки -Формат - Переименовать лист).



Рис. 5

2 спосіб: контекстне меню ярлика листа (ПКМ - Переименовать);

3 спосіб: подвійне клацання ЛКМ по ярлику листа;

переміщення робочих листів.

1 спосіб: за допомогою стрічки (Главная - Ячейки -Вставить - Переместить или скопировать лист).

2 спосіб: за допомогою миші (ЛКМ перетягуємо за ярлик листа);

3 спосіб: контекстне меню ярлика листа (ПКМ - Переместить/ скопировать…).

Аналогічно виконується операція копіювання, лише ставиться прапорець «Создавать копию», або затискається клавіша CTRL при виконанні цієї дії за допомогою миші.

У цьому ж розділі можна змінювати колір ярлика робочого листа.

додавання робочих листів;

1 спосіб: за допомогою стрічки (Главная - Ячейки -Вставить - Вставить лист).



Рис. 6

2 спосіб: контекстне меню ярлика листа (ПКМ - Добавить - Лист);

3 спосіб: відповідний засіб на панелі ярлика (Комбінація клавіш Shift - F11).

видалення (вилучення) листів (операція незворотня);

1 спосіб: за допомогою стрічки (Главная - Ячейки -Удалить - Удалить лист).

Рис. 7

2 спосіб: контекстне меню ярлика листа (ПКМ - Удалить).

виділення групи робочих листів (з метою виконання однакових дій на кількох листах);

суміжних - Shift + ЛКМ по ярличку листа;

несуміжних - Ctrl + ЛКМ по ярличку листа;

якщо необхідно виділити всі листи - контекстне меню ярлика листа (ПКМ - Выделить все листы);

Зняти виділення можна клацаючи ЛКМ по відповідним ярликам листа.

Використовуючи контекстне меню ярлика або стрічку (Главная - Ячейки - Формат - Скрыть или отобразить) можна приховувати або відображати відповідні листи.



Рис. 8

Прийоми роботи з комірками:

Виділення комірок або групи комірок:

1 спосіб: мишкою - метод протягування;

2 спосіб: клавіатура - комбінації клавіш shift + клавіші із стрілочками;

3 спосіб: введенням необхідного діапазону(ів) у вікні із зображенням поточної адреси комірки.

Крім того, можна виділяти несуміжні діапазони комірок, наприклад, мишкою з утриманням клавіші Ctrl.

Виділення рядків (стовпчиків) здійснюється клацанням ЛКМ по заголовку рядка (стовпчика).

Також можна виділяти несуміжні діапазони рядків (стовпчиків), наприклад, мишкою з утриманням клавіші Ctrl.

Є ще можливість присвоєння імені блоку комірок.

Введення (редагування) тексту у комірці:

1 спосіб: безпосереднє введення;

2 спосіб: рядок формул з подальшим натисненням клавіші Enter;

3 спосіб: подвійним клацанням ЛКМ по комірці;

4 спосіб: натиснення клавіші F2.

Автозаповнення (використовується маркер автозаповнення - маленький чорний квадратик у правому нижньому кутку комірки, при наведенні на який вказівника миші перетворюється на чорний +):

1 спосіб: текстом;

2 спосіб: числами;

3 спосіб: формулами.

Розглянути приклади. При автозаповненні формулами, задати питання: які бувають види посилань? Як змінити один вид на інший?

Автонумерація:

1 спосіб: у комірку А1 внести число 1. Маркером автозаповнення, утримуючи на клавіатурі клавішу Ctrl «розтягнути» вміст комірки. Відпустити спочатку ЛКМ, потім Ctrl.

2 спосіб: у комірку А1 внести число 1. У комірку А2 внести число 2. Виділити комірки А1 і А2. Маркером авто заповнення «розтягнути» вміст виділених комірок.

Розглянути приклади. Використовуючи набуті на лекціях знання спробувати:

Порахувати кількість комірок на листі Excel (за допомогою формули - внести у комірки кількість рядків, стовпчиків і виконати дію множення. За допомогою статистичної функції СЧИТАТЬПУСТОТЫ, її аргументом буде весь лист, щоб виділити - клацнути ЛКМ по комірці на перетині стовпчика з номерами рядків і рядка з назвами стовпчиків). Порівняти отримані результати.

Створити різні таблиу і множення (на 2, 3, … 9).

4. Класифікація та характеристика стандартних функцій

Ми з Вами раніше говорили про обчислення в Excel за допомогою формул. І вводили ці формули вручну. Але Excel має велику кількість спеціальних функцій (>400) в яких ці формули вже як би встановлені.

Функція має ім'я і список аргументів у круглих дужках, розділених знаком.

Аргументами можуть бути числові та текстові константи, адреси комірок, діапазони комірок.

Для виклику майстра функцій можна скористатись:

рядком головного меню Вставка/Функции;

натиснути кнопку fх (Мастер функцій) панелі інструментів Стандартная.

При цьому відкривається перше діалогове вікно майстра функцій.

Тут вибираємо категорію і вид функції потім - кнопку „ОК”.

У другому вікні діалогу вказуємо аргументи через знак ; - потім кнопку „ОК”.

Всі функції умовно поділені на категорії:

фінансові

дата і час

математичні

статистичні

посилання і масиви

робота з базою даних

текстові

логічні

перевірка властивостей і значень.

Ми не будемо детально зупинятися на кожній категорії. Але скажу, що детальніше познайомимося з вами з математичними, статистичними, логічними функціями. А ви самостійно можете освоювати інші категорії.

Тепер розглянемо деякі стандартні функції.

Наприклад:

Статистичні:

МАКС (число 1; число 2;...) - повертає максимальне значення із списку аргументів до 30 чисел.

Є аналогічна функція МИН.

МИН (число 1; число 2;...) - повертає мінімальне значення із списку аргументів до 30 чисел.

МИН (3; G5; MAKС(B4:B10))

Дана функція має вибрати мінімальне значення серед таких:

З - числова константа:

G5 - значення комірки G5

МАКС (В4:В10) - максимальне значення з представленого діапазону.

Функція МАКС в даному випадку є вкладеною, а МИН - зовнішньою. Розглянемо ще деякі статистичні функції.

СРЗНАЧ (число 1; число 2; ……..) - рахує середнє арифметичне аргументів.

СЧЕТ (значення 1; значення 2; ....) - рахує кількість чисел у списку аргументів.

З багатьма математичних, у т.ч. тригонометричних функцій ви знайомі. Хотілося б звернути увагу на функцію

СУММ (число 1; число 2; ...) - рахує суму всіх чисел, що входять у список аргументів. Ця функція настільки часто вживається, що винесена у вигляді значка У на стандартну панель інструментів.

Хотілося б зазначити що є ще цілий ряд функцій для роботи з матрицями. І ще познайомимось з представниками логічних функцій. Їх всього 6.

ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ.

З представниками даних функцій ви уже знайомились у минулому. Наприклад, вивчаючи мову програмування Basic, ви розглядали логічні оператори: логічне заперечення (інверсія) NOT - це наша функція НЕ, логічне множення (кон'юнкція) AND - це наша функція И, логічне додавання (диз'юнкція) OR - це наша функція ИЛИ. Крім того, у Basic ви вчили оператор умовного переходу IF - це наша функція ЕСЛИ, а гілочки розгалужень “ТАК”, “НІ” - це наші функції відповідно ИСТИНА, ЛОЖЬ.

Розглянемо функцію ЕСЛИ.

Має такий синтаксис:

ЕСЛИ (лог. _выражение; значение_ если_истина; значение_если_ложь)

Повертає 1-е значення, якщо аргумент лог_выражение при обчисленні дає значення ИСТИНА (так) і 2-е - якщо ЛОЖЬ (ні).

Умовно її можна зобразити так:

Рис. 9

Розглянемо приклад 1.

Комірка А1=2 B1 =2

У комірці С1 функція:

С1 = ЕСЛИ (А1=В1; „А1”; В1)

Результат: так як умова не виконується A1 # B1, то вибирається друге значення, тобто В1=2, отже результат С1 = 2.

Приклад 2.

С1 = ЕСЛИ(A1 >< B1; “A1”; B1)

Результат: умова виконується A1 # B1, то вибирається перше значення, тобто „А1”. Отже результат С1 = А1.

Приклад 3.

Нехай комірка G5 = 100

G10 = МИН (3; ЕСЛИ (G5<=100; G5*0.01; 1+(G5-100)*0.02))

Результат: МИН (3;1) (у функції ЕСЛИ виконується умова, тому вибирається перше значення 100 * 0.01=1). Отже результат G10 = 1.

Приклад 4.

G5=150

G10 = МИН (3; ЕСЛИ (G5<=100; G5*0.01; 1+(G5-100)*0.02))

Результат: МИН (3;2) (у функції ЕСЛИ не виконується умова, тому вибирається друге значення 1+(150-100)*0.02 = 1+50*0.02=2). Отже, результат G10 = 2.

Приклад 5.

G5=200

G10 = МИН (3; ЕСЛИ (G5<=100; G5*0.01; 1+(G5-100)*0.02))

Результат МИН (3;3) (у функції ЕСЛИ 1+(200-100)*0.02 = 1+ 100*0.02= 3). Отже, результат G10 = 3.

Зауваження: функція ЕСЛИ допускає до 7 вкладених если (лог_выраж; „значения”) (лог_выраж; „значения”).

5. Типи діаграм та їх призначення

У програмі Excel термін діаграма використовується для позначення всіх видів графічного представлення числових даних. В основі побудови графічного зображення лежить ряд даних.

Ряд даних - це група комірок з даними в межах окремого рядочка чи стовпчика. На одній діаграмі можна відображати декілька рядів даних.

Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм різних типів. Наприклад, таких:

Гістограма

Лінійна

Графік

Кругова

Точкова

З областями

Кільцева

Пелюсткова

Поверхнева

Бульбашкова

Біржова

Циліндрична

Конічна

Пірамідальна.

Це стандартні типи. А є ще цілий ряд нестандартних. Крім того, більшість з цих діаграм можна будувати у об'ємному виконанні. Який тип краще вибрати залежить від поставленої задачі.

6. Технологія створення діаграм та графіків на основі табличних даних. Можливості для редагування та модифікації створених таблиць

Для того щоб створити діаграму можна скористатися майстром діаграм, який запускається:

Вставка - Диаграмма або

клацанням по відповідній кнопці на панелі інструментів.

Порядок створення:

1. Вибрати тип

2. Виділити діапазон даних

3. Задати оформлення діаграми

4. Задати місце розміщення діаграми.

Готову діаграму можна відредагувати. Так як діаграма складається з окремих елементів (ряди даних, осі координат, заголовок діаграми, область побудови), то при клацанні лівою кнопкою миші по відповідному елементу, він виділяється маркерами. Через панель меню формат ці елементи можна змінювати.

7. Управління даними в Excel, їх аналіз за допомогою зведених таблиць консолідованих даних

B Excel для управління великими масивами даних використовуються спеціальні програми, призначені для роботи з базами даних - це так звані функції списку. У вигляді списку можна подати таблицю, рядки якої мають різнорідну інформацію. Наприклад, список адрес, в якому вказані назва і адреса різних фірм або прізвища людей.

Список характеризує не вміст таблиці, а спосіб її організації. Структурними компонентами списку або баз є записи, поля і заголовний рядок.

Запис - повний опис конкретного об'єкта: він містить ряд різнотипних, логічно пов'язаних між собою понять.

Наприклад.

Янц Н.А. 1984 студентка КФЕК гр. Ф-22.

Кожний запис це рядок бази даних. Ці записи містять однакову фіксовану довжину, їх кількість не обмежена.

Поле - це певна характеристика об'єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має своє ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного використання операцій над списками доцільно записи розбивати на поля, що містять найдрібніші елементи даних. Наприклад, замість одного поля „Прізвище, ім'я, по батькові” краще задати 3 поля: „Прізвище”, „Ім'я”, „По батькові”.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-опису і містить імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними лаконічними, та розміщуватись в одному ряду.

Основні операції над списками (базами даних.):

сортування даних:

за зростанням (спаданням) вибраних полів;

за алфавітом і у зворотному порядку

за 1-м, 2-ма, 3-мя ключами;

за рядами, стовпцями, днями, місяцями тощо.

пошук даних;

видалення;

вставка.

При пошуку даних використовуються символи групових операцій *, ?

Крім того, широко використовують фільтри.

Переваги:

результат запису можна скопіювати в окрему область таблиці;

одразу використати в обчисленнях;

записи не перевпорядковуються;

результат виконання цієї операції - схов (скрытие) записів, що не відповідають заданому критерію.

Види фільтрів:

автофільтр Данные - Фильтр - Автофильтр;

розширений фільтр Данные - Фильтр - Расширенный фильтр

Excel також дозволяє здійснювати аналіз даних. Для цього застосовують так звані надбудови „надстройки” - засоби, які розширюють можливості програми Excel:

Сервис - Надстройки.

Розглянемо деякі з них. Функція консолідації використовується якщо необхідно обчислити підсумки для даних, розміщених в різних областях таблиці.

Діапазони комірок, які мають бути консолідовані можуть розміщуватись як на одному робочому місці, так і на різних і навіть бути в різних книгах. За допомогою консолідації можуть бути зведені в одній таблиці, наприклад, дані про оборот різних філіалів підприємства.

Данные - Консолидация

Створення підсумкового звіту.

Звіт - наочна форма представлення результатів роботи диспетчера сценаріїв. Звіт містить результати обчислень на основі всіх створених сценаріїв поточного робочого місця. Створюється по окремому робочому місці.

Для створення звіту необхідно спочатку представити на екрані вікно „Диспетчер сценариев” і видалити всі непотрібні сценарії. Потім клацнути мишею по кнопці „отчет”. На екрані буде відкрите діалогове вікно, в якому необхідно вказати тип звіту (структура, Сводная таблица), а також (в полі ячейка результата) - адреси комірок, в яких має бути розміщений результат.

Размещено на Allbest.ru