Перспективы компьютеризации основных функций архива: анализ путей и возможностей

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа

по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ»

по теме:

«ПЕРСПЕКТИВЫ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ АРХИВА: АНАЛИЗ ПУТЕЙ И ВОЗМОЖНОСТЕЙ»

Оглавление

Введение

1. Этапы информатизации архивного дела

2. К компьютеризации основных функций архива

2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела

2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

2.3. Принципы информатизации архивного дела

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.Государственные архивы являются крупными информационными системами регионального информационного пространства. Возможности такой информационной системы зависят от объема и характера находящихся на государственном хранении документов, с одной стороны, и от доступности информационных ресурсов в процессе их использования - с другой. Если первая составляющая целиком и полностью зависит от профиля архива, то вторая - от наличия, достоверности и полноты справочно-поисковых средств и свидетельствует об информационной открытости архивного учреждения.

1. Этапы информатизации архивного дела

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1. Период с конца 19 в. до 1950-х гг.;

2. Период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3. Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.;

4. Период второй половины 1980-х - 1990-х гг.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов и ограничивалась использованием матричных носителей информации и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения, планирования, отчетности на производстве.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов. Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов.

архивный информатизация поисковый

2. Компьютеризация основных функцтй архива

2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела

Традиционно архивы работают по четырем основным направлениям:

1. обеспечение сохранности документов,

2. комплектование документами регионального архивного фонда,

3. использование документов для обеспечения потребностей общества в ретроспективной документной информации и, наконец,

4. создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

- комплектование архива и экспертиза ценности документов;

- комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях - источниках комплектования;

- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процесса поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив.

Целями информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста от рутинных операций;

- повышение точности и оперативности учета и поиска документов в архиве;

- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

- обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

Пользователь (исследователь) обращается к архивным документам за ретроспективной информацией, следовательно, задача архивистов -- обеспечить его такой информацией. На первый взгляд все просто. Однако на современном этапе важно не просто обеспечить пользователя ретроспективной информацией, а сделать это оперативно. А вот здесь есть определенные проблемы. Во-первых, заголовки единиц хранения не всегда точно и полно отражают состав и содержание документов, включенных в дело, следовательно, необходимо заказывать дела и просматривать документы. Во-вторых, значительное количество архивных справочников (каталогов, картотек, указателей, обзоров) создавалось в период до 1991 г. (особенно в 1960-1980-е гг.) и характер выявленной из архивных документов информации не актуален. К этому следует прибавить низкий уровень автоматизации системы поиска по архивным документам и получается, что информация в архивных документах содержится, но оперативно ее не отыскать.

Для решения проблемы оперативного поиска ретроспективной документной информации требуется обновление и усовершенствование существующего научно-справочного аппарата (перевод описей в электронный формат с редактированием заголовков у наиболее востребованных архивных фондов, модернизация существующих АИПС), создание новых востребованных обществом баз данных и информационно-поисковых систем, пофондовых и тематических указателей.Именно создание тематических баз данных к определенным комплексам архивных документов на основе единых методических подходов и «однородного» программного обеспечения позволит архивам превратиться из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества». Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, без учета этого может пострадать качество информационного продукта в части достоверности информации.

Создание научно-справочного аппарата к документам архива, как правило, сводилось к созданию и усовершенствованию описей к фондам, пополнению каталогов, созданию тематических и пофондовых картотек, указателей, составлению путеводителей и обзоров. С середины же 1990-х гг. в архивах стали создавать автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) под общим названием «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».Такие АИПС подразделяются на учетные, обеспечивающие единую систему государственного учета документов, и тематические, раскрывающие пользователю состав и содержание документов архива.

Более того, в последнее время все большее распространение получают АИПС, объединяющие в себе первичную и вторичную документную информацию - описания документов и цифровые копии документов. Это так называемые полнотекстовые базы данных. По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые). Кроме того, благодаря сетевым технологиям и публикации архивных справочников в Интернете становится реальностью перспектива создания единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы России.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1 Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных

Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и технических заданий на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы -«развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений». Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2.«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов,требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов.В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.Задача ввода этих данных в архивах решается двумя путями. Архивы с небольшими объемами документов самостоятельно осуществляют ручной ввод. В других случаях используется так называемая массовая (или поточная) оцифровка описей.

Важнейшим шагом в деле обеспечения сохранности станет реализуемая в 4-й версии «Архивного фонда» возможность создания и хранения фонда пользования. В ней (как и в 3-ей версии) предусматривается ввод описаний на уровне отдельного документа, но при этом к описанию можно будет присоединять файлы любых форматов. Таким образом, можно будет сканировать и предоставлять пользователям не только тексты документов, но и их изображения, цифровые копии фотоотпечатков и негативов, фоно-, кино- и видеозаписей.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов - «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело утверждение Росархивом Концепции информатизации архивного дела России в 1995 году, а также принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник.

«Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении.

2.4 Принципы информатизации архивного дела

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного приложения, солидность фирмы.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождение к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

5. Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта

7. Поддержка и обслуживание системы

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Проведенный анализ позволил выделить ряд направлений в современных информационных технологиях, способных оказать влияние на решение данной проблемы:

* использование носителей информации большой емкости;

* технологии оцифровки различного вида документов;

* технологии создания мультимедиа систем и продуктов, Web-технологии;

* телекоммуникационные сети и системы, в частности, сеть Интернет.

Применение вышеуказанных технологий и средств компьютерной техники позволяют:

* использовать уникальные архивные документы, которые в силу своей значимости или физического состояния практически недоступны исследователям;

* создавать фонды пользования на основе баз данных с цифровыми копиями архивных вербальных, аудио-, видеодокументов;

* разрабатывать мультимедийные продукты на основе архивных документов как текстовых, так и аудиовизуальных;

* осуществлять удаленный информационный поиск архивной информации в базах данных с передачей по телекоммуникационным каналам электронных копий архивных документов;

* проводить электронную реставрацию архивных документов.

Заключение

Итак, в работе были рассмотрены основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД «Архивный фонд», «Фондовый каталог» (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных «Паспорт архива», «Учет фондов», «Аннотация фондов», «Учреждения - источники комплектования», «Учет исполнения запросов», «Читальный зал», «Физическое состояние документов» и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что тематика создаваемых БД совпадает с приоритетными интересами (пользователей) исследователей и тематикой запросов. Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

Список используемой литературы

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

3. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г.

4. Статья: Архивные информационные технологии на современном этапе. Киселев И.Н.

5. Статья: Электронные справочно-поисковые системы в государственных и муниципальных архивах: современное состояние и перспективы развития. Афанасьева Л.П.

6. Концепция информатизации архивного дела России,утвержденнаяРосархивом, 1995г.

7. ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархиваот 23 октября 2000 года № 64

8. Проблемы информатизации архивного дела в Российской Федерации. Тезисы выступления Заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова

9. СПС КонсультантПлюс - www.consultant.ru/

10. Портал Архивы России. Федеральное архивное агентство http://www.rusarchives.ru/

Размещено на Allbest.ru