Принципы работы систем электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Филиал ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Байкальский государственный университет

экономики и права» в г. Усть-Илимске

(Филиал ГОУ ВПО «БГУЭП» в г. Усть-Илимске)

Кафедра Экономики

контрольная работа

по дисциплине - информационная безопасность

на тему: «Принципы работы систем электронного документооборота»

Исполнитель

Студент группы АБУу-08

Швецова С.А.

Руководитель

Преподаватель

Пиминов Д.В.

Усть-Илимск 2010

План контрольной работы

Вопрос 1. Принципы работы систем электронного документооборота

П. 1.1 Основные понятия электронного документооборота

П. 1.2 Возможности электронного документооборота

П. 1.3 Решаемые задачи

П. 1.4 Преимущества перехода на электронный документооборот

П. 1.5 Проблемы перехода на электронный документооборот

П. 1.6 Требования, предъявляемые к системе электронного документооборота

П. 1.7 Основные принципы построения электронного документооборота

Задача №1

Задача №2

Задача №3

Список использованных источников

Вопрос 1. Принципы работы систем электронного документооборота

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами.

Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота) -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

электронный документооборот

П. 1.1 Основные понятия электронного документооборота

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ -- документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных и оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

П. 1.2 Возможности электронного документооборота

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства позволяет достичь реализации следующих целей:

- регистрацию, учет и хранение документов;

- эффективное управление процессами движения документов;

- повышение исполнительской дисциплины;

-интеграцию профессиональной и информационной деятельности специалистов;

-интеграцию всех информационных потоков и создание единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

- коллективное использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;

- оптимизацию работ сотрудников и сокращение затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

П. 1.3 Решаемые задачи

Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы это:

- Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

-Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности).

- Оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

- Автоматизация обращений граждан.

П. 1.4 Преимущества перехода на электронный документооборот

Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

П. 1.5 Проблемы перехода на электронный документооборот

Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Вот основные из них:

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

- Фактор директора "советского типа " - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

- Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес - процессов.

- Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

-Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

-Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.

П. 1.6 Требования, предъявляемые к системе электронного документооборота

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

- Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

- Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально - распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

- Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

- Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

П. 1.7 Основные принципы построения электронного документооборота

1) Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

- хранение документов в электронном виде в различных форматах;

-ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

- хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

- возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

- систему управления хранением документов - программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

- систему управления документооборотом - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

- набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

- систему экспорта /импорта документов.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести:

- подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);

-подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);

-подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);

-подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).

2) Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного " программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий - получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

- обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

- до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

- доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

- выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

-обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить.

Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

3) Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

- методом компонентного проектирования,

- с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе - после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы - на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

- Построение модели существующей в организации технологии работы - формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения.

- На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования.

- Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы - определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.

Задача №1. Зашифровать и дешифровать словосочетание «Защита информации» с помощью шифра «Вижинера»

КЛЮЧ: НОПЩЪЫ

Таблица

АБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯ

БВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯА

ВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБ

ГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВ

ДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГ

ЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГД

ЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕ

ЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖ

ИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗ

КЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИ

ЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИК

МНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛ

НОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМ

ОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМН

ПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНО

РСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОП

СТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПР

ТУФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРС

УФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТ

ФХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУ

ХЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФ

ЦЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХ

ЧШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦ

ШЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧ

ЩЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШ

ЪЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩ

ЫЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪ

ЭЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫ

ЮЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭ

ЯАБВГДЕЖЗИКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЭЮ

Таблица шифрования

А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Э Ю Я

Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Э Ю Я А Б В Г Д Е Ж З И К Л М

О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Э Ю Я А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н

П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Э Ю Я А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О

Щ Ъ Ы Э ЮЯ А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш

Ъ ЫЭ Ю Я А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ

Ы Э Ю Я А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ

Шифруемый текст: З А Щ И Т А И Н Ф О Р М А Ц И И

Н О П ЩЪ Ы Н О П Щ Ъ Ы Н О П Щ

Текст после замены: Ф О И В Н Ы Х Ъ Г З Л З Н Д Ч В

Дешифрование

Ключ Н О П Щ Ъ Ы Н О П Щ Ъ Ы Н О П Щ

Зашифрованный текст Ф О И В Н Ы Х Ъ Г З Л З Н Д Ч В

Расшифрованный текст З А Щ И Т А И Н Ф О Р М А Ц И И

Задача №2: Зашифровать и дешифровать слово Багаж по методу RSA

Слово: Багаж, числа (p, q) = (5, 7)

Определим n=p*q= 5*7= 35

(p-1)(q-1)=(5-1)(7-1)=4*6= 24

d=5 - любое число

e*dmod[(p-1)(q-1)]=1

e*5mod[24]=1

e=5

Буквы алфавита А Б В Г Д Е Ж

Номер буквы 1 2 3 4 5 6 7

Представим шифруемое слово в виде последовательности чисел 2 1 4 1 7

Шифрование по открытому ключу {5,35}:

mod (35) = 32 mod (35) = 32;

mod (35) = 1 mod (35) = 1;

mod (35) = 1024 mod (35) = 9;

mod (35) = 1 mod (35) = 1;

mod (35) = 16 807 mod (35) = 7;

Полученное зашифрованное сообщение: 32 1 9 1 7

Расшифруем зашифрованное сообщение по секретному ключу {5,35}

mod (35) = 33554432 mod (35) = 2;

mod (35) = 1 mod (35) = 1;

mod (35) = 59 049 mod (35) = 4;

mod (35) = 1 mod (35) = 1;

mod (35) = 16 807 mod (35) = 7

В итоге получаем исходное сообщение Б а г а ж

Задача №3: Получить хеш-код для сообщения

Хешируемое слово ПЛЮС, коэффициенты (p, q) = (7, 11), = 7 - вектор инициализации выбран случайно.

n = p * q = 7 * 11 = 77

Хеш - функция Х. 509 записывается следующим образом:

= [( + Mi)] (mod n),

Слово ПЛЮС в числовом эквиваленте можно представить как 17 13 32 19

А Б В Г Д Е Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ъ Ы Э Ю

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

1 - ая интеграция:

+= 17 + 7 = 24; mod (77) = mod (77) = 576 mod (77) = 37 = ;

2 - ая интеграция:

+= 13 + 37 = 50; mod (77) = mod (77) = 2500 mod (77) = 36 = ;

3 - ая интеграция:

+= 32 + 36 = 68; mod (77) = mod (77) = 4624 mod (77) = 4 = ;

4 - ая интеграция:

+= 19 + 4 = 23; mod (77) = mod (77) = 529 mod (77) = 67 = ;

В итоге получаем хеш-код сообщения ПЛЮС, равный 67.

Список использованных источников

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. Ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998.-258с

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818с

3. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999.-208с

4. Шафрин Ю. Информационные технологии, -М., ООО «Лаборатория базовых знаний», 2000

5. Грициенко А.А. «Правовые и технические аспекты электронного документооборота», «Депозитариум», 3,1999

Размещено на Allbest.ru