Текстовый процессор WORD

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Текстовый процессор WORD

Назначение

Основное назначение Word - создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, вставлять в текстовый документ различные элементы графики (картинки, рисунки, диаграммы, фотографии, таблицы и др.), распечатывать его на принтере.

Набираемый на клавиатуре компьютера текст воспроизводится на экране дисплея в рабочем поле редактора. Специальный значок - курсор указывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т.д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т.е. его координатах на экране (номер строки и позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т.д.

Текстовый редактор Microsoft Word необходим практически во всех сферах жизни общества, особенно, как можно догадаться, в документообороте и делопроизводстве любого предприятия.

Основные возможности

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

набор текста;

вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

вставка кусков в нужное место текста;

замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту;

нахождение в тексте нужных слов или предложений;

форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

автоматическая нумерация страниц;

автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

переключение программы для работы с другим алфавитом;

табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;

возможность создания нескольких текстовых колонок на одной страницы;

выбор готовых стилей и шаблонов;

для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

стили - для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

слияние - для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

макросы - для выполнения последовательности часто используемых команд;

«мастера» - для создания профессионально оформленных документо7.

Graph, Equation, WordArt - благодаря этим компонентам текстового редактора возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation - редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt).

Средства проверки (Proofing Tools) предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.

Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) - мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п.

Инструменты (Tools) - в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word, программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) - в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

Работа с таблицами (руководство)

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ - это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Создание таблицы

Если таблица должна занимать страницу целиком, сначала установите нужные параметры страницы (в основном это касается ориентации листа), а уже потом создавайте таблицу.

1. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы с помощью кнопки «Добавить таблицу» панели инструментов «Стандартная»:

1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2. нажмите кнопку «Добавить таблицу» - появиться схема таблицы;

3. передвигайте указатель мыши по этой схеме, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, а затем сделайте щелчок мышью.

4. если необходимо большее количество столбцов или строк, чем содержит схема, передвигайте указатель мыши при нажатой левой кнопке. Тогда при выходе за границы схемы, она автоматически увеличится.

2. Создание таблицы, используя Меню:

1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2. выберите пункт Меню =>Таблица =>Добавить таблицу…;

3. в открывшемся диалоговом окне «Вставка таблицы» введите предполагаемое количество строк и столбцов будущей таблицы (строки / столбцы, в дальнейшем, можно добавлять и удалять);

4. Установите нужную ширину столбца, если не хотите создавать таблицу по всей ширине страницы.

5. нажмите на кнопку «Автоформат…» для автоматического форматирования элементов таблицы;

1. в открывшемся диалоговом окне «Автоформат таблицы» в списке «Форматы» выберите подходящий формат. Не забывайте смотреть на образец, приведенный в правой части окна;

2. установите флажки в группе «Использовать», чтобы выбрать элементы форматирования, которые следует применить к создаваемой таблице;

3. установите флажки в группе «Изменить оформление», чтобы выбрать элементы таблицы, к которым следует применить понравившийся формат таблицы;

4. подтвердите выбор формата таблицы (<OK>) или откажитесь от него (< Отмена>), после чего диалоговое окно «Автоформат таблицы» будет закрыто;

6. в диалоговом окне «Вставка таблицы» подтвердить желание добавить таблицу в текст (<OK>) или откажитесь (<Отмена>).

3. Третий способ создать таблицу - нарисовать ее.

1. выберите пункт Меню=>Таблица=>Нарисовать таблицу (можно нажать кнопку «Таблицы и границы» панели инструментов «Стандартная», можно выбрать пункт Меню=> Вид=>Панели инструментов=>Таблицы и границы) - на экране появиться панель инструментов «Таблицы и границы»;

1. выберите тип линии (список «Тип линии» панель инструментов «Таблицы и границы»), толщину линии (список «Толщина линии» панель инструментов «Таблицы и границы»), цвет линии (кнопка «Цвет границы» панель инструментов «Таблицы и границы»);

2. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

3. используйте кнопку «Нарисовать таблицу» для рисования границ таблицы, кнопку «Ластик» для стирания границ таблицы, как будто расчерчиваете таблицу на листе бумаги.

4. Можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу Меню=>Таблица=>Преобразовать в таблицу.

Перемещение внутри таблицы

Вы можете создать таблицу, у которой при печати не будут заметны границы некоторых (или даже всех) ячеек. Для того, чтобы легче было ориентироваться в таблице «включите» сетку, для этого выберите пункт Меню=>Таблица=>Отображать сетку (если сетка уже «включена», в меню Таблица вы увидите строку Скрыть сетку), на экране появятся столбцы и строки таблицы разделенные бледными линиями, которые предназначены для ориентировки и на печать не выводятся.

Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки таблицы последовательно.

Выделение элементов таблицы

Для выделения элементов таблицы используйте соответствующие пункты Меню=>Таблица=>Выделить строку (Выбелить столбец, Выделить таблицу). Пункты меню доступны только в том случае, когда курсор установлен в какой-либо ячейке таблицы. Можно использовать мышь. Обратите внимание, что указатель мыши изменяется в зависимости от того, в какой части таблицы он расположен.

Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов в таблицах

В готовую таблицу всегда можно внести изменения: добавить или удалить строки, столбцы, ячейки; изменить вид границ таблицы и т.д.

1. Для вставки новых строк / столбцов в таблицу необходимо:

1. выделить в таблице столько строк / столбцов, сколько необходимо добавить,

2. выбрать пункт Меню=>Таблица - Добавить строки (Добавить столбцы), если такой команды нет, то выделение строк / столбцов выполнено некорректно.

Новые строки / столбцы будут вставлены перед выделенными областями.

2. Для вставки строк в конец таблицы поместите курсор в начало абзаца, следующего за таблицей и выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить строки. В диалоговом окне «Добавление строк» задайте число вставляемых строк (новые строки будут иметь формат последней строки таблицы).

3. Чтобы расширить таблицу вправо, вставляя новые столбцы, выделите область с правой стороны таблицы, выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить столбцы. В результате таблица будет расширена вправо на один столбец.

Добавление ячеек осуществляется аналогично добавлению строк и столбцов в таблицу, но при этом в диалоговом окне «Добавление ячеек» необходимо выбрать один из способов вставки новых ячеек.

4. Для удаления ячеек, строк или столбцов выделите соответствующую область в таблице и в меню выберите подходящий пункт Меню=>Таблица=>Удалить ячейки (Удалить строки, Удалить столбцы). Для удаления строки (столбца) можно встать в любую ячейку этой строки (столбца), выбрать пункт «Удалить ячейки» и в открывшемся окне поставить переключатель «Удалить всю строку» («Удалить весь столбец»).

Выделенные области нельзя удалить с помощью клавиш Delete или BackSpace. Эти клавиши удаляют только содержимое ячеек.

Изменение ширины столбца и высоты ячейки.

Для того, чтобы установить точную ширину столбца выделите этот столбец полностью и выберите пункт Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…. В открывшемся многостраничном диалоговом окне «Высота и ширина ячеек» на вкладке «Столбец» установите подходящие параметры.

Высота строки определяется объемом текста, расположенного в ячейках этой строки. Но иногда необходимо установить отличную от стандартной высоту строки. Для этого пользуются приемами, применяемыми при установки размеров столбцов (см. выше).

Если были выделены отдельные ячейки, то высота и ширина будет задана только для этих ячеек.

Ширину столбца и высоту строки можно также изменить с помощью мыши. Для этого следует разместить указатель мыши на правой ограничительной линии изменяемого столбца (нижней ограничительной линии изменяемой строки). При «попадании» на разделительную линию вид указателя мыши измениться. Затем перетащить разделительную линию в нужную сторону (влево / вправо или, соответственно вверх или вниз) до получения необходимой ширины столбца. Для автоматического подбора ширины столбца дважды щелкните мышью по его правой разделительной линии.

Часто надо, чтобы у всех столбцов была одинаковая ширина. При помощи мыши этого можно добиться лишь приблизительно. Выделите нужные столбцы и выберите пункт Меню=>Таблица=>Выровнять ширину столбцов. Аналогично со строками. Подходящие кнопки есть на панели инструментов «Таблицы и границы».

Объединение, разбиение ячеек

Для объединения ячеек выделите все объединяемые ячейки (строки или столбца) и выберите пункт Меню=>Таблица=>Объединить ячейки.

Для разделение ячейки на более мелкие выделите ячейки, для которых следует применить разбиение, и выберите пункт Меню=>Таблица=>Разбить ячейки. В открывшемся диалоговом окне «Разбиение ячейки» установить количество строк и столбцов, на которые должны быть разделены выделенные ячейки.

После операций объединения и разбиения ячеек возможны проблемы с установкой ширины столбцов и высоты строк, поэтому эти операции при обработке таблиц выполняйте в последнюю очередь.

Форматирование ячеек в таблице

Форматирование ячеек таблицы, как и для любого другого текста, осуществляется посредством команд Меню=>Формат или кнопок панели инструментов «Форматирование». Для ячеек можно задать:

1. формат шрифта (Меню=>Формат=>Шрифт…),

2. выравнивание по горизонтали (выравнивание по ширине, по правому краю, по левому краю, по центру - Меню=>Формат=>Абзац…),

3. выравнивание по вертикали (выровнять по верхнему / нижнему краю, центрировать по вертикали - соответствующие кнопки на панели инструментов «Таблицы и границы»),

4. обрамление и цвет фона ячейки (Меню=>Формат=>Границы и заливка…),

5. направление текста (Меню=>Формат=>Направление текста…).

Для того, чтобы задать элементы форматирования для ячеек, выделите ячейки с одинаковым форматом, затем установите соответствующие параметры форматирования.

Также можно применить выравнивание (по левому краю, по правому краю, по центру) ко всей таблице целиком, т.е. изменить расположение таблицы относительно области текста по горизонтали. Для этого выполните команду Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…, в открывшемся диалоговом окне «Высота и ширина ячеек» выберите вкладку «Строка», установите соответствующий переключатель в группе «Выравнивание».

Чаще всего неудобно, если текст в одной ячейке разбит на две страницы. Для того, чтобы все ячейки располагались целиком на одной странице, выполните команду Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…, снимите флажок «Разрешить перенос строк на следующую страницу».

Если таблица размещается на нескольких страницах, можете задать дублирование заголовка на страницах. Для этого выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы (выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы). Затем выберите пункт меню [Таблица? Заголовки]. Дублируемые заголовки таблицы видимы только в режиме разметки. При печати их не будет.

Список использованной литературы

текстовый word редактор таблица

1. Безручко В.Т. Практикум по курсу < Информатика>.l: Учеб. пособие. - 2-е изд.-, 2003.

2. Практикум по информатике/ А.А. Землянский; Г.А. Кретова; Ю.Р. Стратонович; Под ред. А.А. Землянского. - М.: КолосС, 2003.

3. «Информатика и математика для юристов». Учебное пособие./ Беляева Т.М., Вешняков В.В., Копылов В.А. Изд.: «Профессиональное образование», Москва 2002.

4. «Microsoft Word 97. Шаг за шагом». Практическое пособие. Изд.: ЭКОМ, 1998.

5. Microsoft Office Word 2007/ Учебное пособие / Ларина Л.И.

Размещено на Allbest.ru