Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторна робота

Тема: Ознайомлення з інтерфейсом Microsoft Access

База даних (БД) - впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовується спільно, та призначений для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД.

Головним завданням БД є гарантоване збереження значних обсягів інформації (т. зв. записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином БД складається з двох частин: збереженої інформації та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).

Таблиці - це основні конструктивні блоки баз даних. Створення послідовної структури таблиці є ключовим моментом у створенні ефективної бази даних, яку легко підтримувати.

В Access здійснюється робота з окремими таблицями в реляційних базах даних, що допомагає найбільш зручно і ефективно організувати роботу з даними, не витрачаючи на це зайвих зусиль.

У реляційних базах даних дані зберігаються в окремих таблицях, кожна з яких присвячена окремій темі, а проте таблиці об'єднуються за допомогою зв'язків. Наприклад, таблиця замовників пов'язана з таблицею замовлень за допомогою поля коду замовника, наявного в кожній з них.

Зазвичай дані не повинні повторюватися в кількох таблицях, за винятком таких зв'язують полів.

Подібна організація має такі переваги:

- Ефективність. Не треба зберігати повторювані відомості, наприклад ім'я та адресу замовника, в кожному зробленому їм замовленні.

інтерфейс база microsoft access

- Управління. У базі даних з продуманою структурою, що не містить повторюваних відомостей, легко оновлювати, видаляти і додавати дані.

- Точність. Усунення повторів знижує можливість виникнення помилок. Введені один раз, дані правильно відображаються у всій базі даних.

- Збереження даних. Додавання або видалення полів або записів в окремих таблицях не викликає змін цілісної структури бази даних.

В Access існують три способи створення таблиць.

1) Таблицю можна також створити в режимі конструктора, який, крім того, використовується для зміни імен і параметрів полів таблиці.

2) Створення таблиці можна розпочати за допомогою майстра, а потім перейти в режим конструктора для її більш ретельної настройки.

3) Можна також створити таблицю в режимі конструктора з самого початку, оскільки цей спосіб дає найбільшу свободу управління параметрами таблиці та її полями в процесі установки.

Створення таблиці в режимі конструктора виправдовує себе, якщо ви точно знаєте, які параметри полів вам потрібні. На відміну від майстра, цей спосіб не передбачає покрокового процесу і вимагає більше зусиль по налагодженню таблиці.

Найшвидшим і гнучким способом створення таблиці є послідовний ввід даних і визначення полів в режимі таблиці. Режим таблиці схожий на подання листа, в осередки якого можна безпосередньо вводити дані, як в електронній таблиці.

На основі даних, які вводяться таким способом, в Access будуть застосовуватися різні параметри таблиці.

Цей спосіб застосовується при необхідності настроїти просту таблицю і швидко ввести дані. Однак на відміну від роботи з майстром або в режимі конструктора при цьому не можна поставити багатьох параметрів таблиці. Можна перейти до режиму конструктора, щоб завершити створення простої таблиці, призначивши для неї потрібні додаткові параметри. Це слід робити до введення великої кількості даних в таблицю, оскільки налаштування деяких параметрів може зашкодити вже введені дані.

Якщо при наявності великої кількості даних переважний їх швидке введення, розгляньте можливість створення форми на основі таблиці. Форма може містити інструкції, що розкриваються списки, варіанти вибору за замовчуванням і інші підказки для спрощення послідовного введення даних.

1. Пуск програми - Microsoft Office Access - файл - створити нову базу даних.

2. Створення таблиці бази даних в режимі конструктора.

3. Внесення імен полів та вибір відповідних типів даних.

Зберігаю таблицю і у відповідь на питання "Створити ключове поле зараз?" Натискаю кнопку Ні.

Різні типи даних Access:

· Текстовий. Цей тип даних використовується для зберігання текстової інформації будь-якого роду (букв, цифр, знаків пунктуації, різних символів). Існує і обмеження: у полі може міститися не більше 255 символів.

· Поле MEMO. Даний тип можна представити як текстовий тип, що практично не має обмежень. Нарівні з текстовим типом тип даних Поле MEMO дозволяє зберігати будь-яку текстову інформацію, причому що містить понад 65000 символів, введених за допомогою призначеного для користувача інтерфейсу. То чом би нам постійно не використовувати цей тип? На жаль, поля MEMO декілька більш поволі обробляються, ніж поля текстового типу.

· Числовий. Тип, який дозволяє зберігати тільки числові дані, будь то звичайне ціле значення, наприклад 37, або значення з плаваючою крапкою, скажімо, 42.187493246.

· Дата/час. Використовується для зберігання дати, часу або обох значень одночасно.

· Грошовий. Тип даних, призначений для зберігання значень грошових одиниць. Він схожий на числовий тип, але на відміну від такого обмежений максимум чотирма знаками після точки десяткового дробу. Тип даних Грошовий дозволяє позбавитися від проблем з округленням значень, тому обчислення, пов'язані з грошовими одиницями, завжди будуть точними.

· Лічильник. Спеціальний варіант числового типу даних. Поле Лічильник заповнюється не користувачем, а Access. Необхідність в нім виникає, коли, наприклад, потрібно генерувати унікальний ключ для запису, проте відповідний ключ в існуючих даних відсутній.

· Логічний. Тип, який зберігає значення Так або Немає. Призначений для відстежування базової інформації про включення/відключення.

· Поле об'єкту OLE. Зберігає інформацію у форматі, доступному швидше для інших програм, чим для користувачів. Наприклад, поле Фотографія у таблиці Рослини задіює поле об'єкту OLE. У цьому полі можна зберігати будь-які документи: таблиці Excel, документи Word, зображення, музичні файли і так далі

· Гіперпосилання. Спеціальне текстове поле, призначене для зберігання гіперпосилань на Web-сайты і інші ресурси Інтернет.

Тип даних поля є атрибутом даних, збережених в поле. Правильно вказаний тип даних забезпечує великі переваги.

- Управління. Тип даних визначає, відомості якого типу можна зберігати в даному полі, що запобігає помилки і спрощує перевірку даних. Наприклад, призначення для поля числового типу запобігає помилковий введення тексту.

- Комфортність. Тип даних допомагає в управлінні дисковим простором, займаним базою даних, і покращує швидкодію. Наприклад, призначення числового типу поля зазвичай прискорює обчислення.

4. Визначаю властивості полів на вкладці "Загальні" наступним чином:

Зберігаю і закриваю.

Властивості полів

· Розмір поля (Field Size) - для текстового поля визначає максимальне число символів, яке може бути введене в (не більше 255). Для числових полів вибирається довге ціле (Long Integer), ціле (Integer) і тому подібне Чим ширше поле, тим важче користуватися таблицею, оскільки вона може не поміщатися на екрані. Проте поле, що має дуже маленький розмір, може не вміщати необхідну інформацію. Біля деяких типів полів: Дата/время (Date/Time), Грошовий (Currency), Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) цього властивість відсутня.

· Формат поля (Format) - дозволяє змінити відображення даних на екрані або при друці, наприклад, довгий формат дати (Long Date) відображує: Вівторок, 18 грудня 2001 р. короткий (Short Date) - 18.12.2001. Формат вибирається із списку, що розкривається. За умовчанням він визначається регіональними налаштуваннями, зробленими у вікні Панель управління операційної системи. Біля полів типа Поле об'єкту OLE (OLE Object) ця властивість відсутня.

· Нові значення (New Value) - визначає спосіб обчислення нового значення для запису, що додається в таблицю. Ця властивість є лише біля полів Лічильник (AutoNumber). Із списку, що розкривається, вибирається значення або Випадкові (Random). При виборі значення Послідовні (Increment) нове значення поля збільшується на 1.

· Маска введення (Input Mask) - визначає, як вводитимуться і редагуватимуться дані. З її допомогою можна задати, який тип символів (буква або цифра) вводитиметься в поле. Маску введення можна створити за допомогою майстра, що запускається натисненням кнопки з трьома точками "", яка відображується в кінці рядка після установки в ній покажчика миші. Майстер пропонує список масок, використовуваних при введенні часу, номера телефону, індексів і тому подібне

· Число десятинних знаків (Decimal'Places) - використовується для числових полів. Можна вибрати із списку, що розкривається, значення Авто або певне значення. Число десяткових знаків можна ввести уручну.

· Підпис (Caption) - дозволяє в режимі таблиці виводити як заголовок напис, приведений в даному рядку. Підпис може містити будь-які символи

· Значення за умовчанням (Default Value) - передбачає автоматичне введення певного значення, наприклад, якщо майже всі представлені в таблиці комп'ютери мають процесор Pentium, то в стовпці Процесор можна передбачити введення за умовчанням цієї назви.

· Умова на значення (Validation Rule) - передбачає введення умови, яка перевірятиметься кожного разу після зміни значення поля.

· Повідомлення про помилку (Validation Text) - з'являється в рядку стану при введенні в таблицю значення не відповідного умові перевірки.

· Обов'язкове поле (Required) - після введення значення Так (Yes) для цієї властивості, всі записи таблиці у вказаному полі мають бути заповненими. Якщо вказане поле не буде заповнено, Access відображуватиме на екрані відповідне попередження.

· Порожні рядки (Allow Zero Length) - поле повинне містити хоч би один символ, якщо для нього встановлено значення Так (Yes). Ця властивість передбачена лише для тестових, MEMO полів і гіперпосилань.

· Індексоване поле (Indexed) - визначає індекс, що створюється по одному полю, що прискорює пошук значень в цьому полі. Якщо в цьому полі часто виконуватиметься пошук значень, то в списку значень властивості, що розкривається, вибирається Так (Збіги допускаються) (Yes (Duplicates OK)). Якщо два записи не можуть мати однакового значення для даного поля, то встановлюється значення Так (Збіги не допускаються) (Yes (No Duplicates)). Значення Немає (No) видаляє значення індексу, окрім єдиного ключового поля. Не можна індексувати таблиці по наступних полях: Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) і Гіперпосилання (Hyperlink).

5. Відкриваю Таблицю і заповнюю ряди: Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, адресу та телефон. Зберігаю і закриваю.

6. Відкриваю таблицю в режимі конструктор. Там де Прізвище, у підстановці вводжу: Тип елемента управління - Поле зі списком, Тип джерела рядків - Таблиця або запит, Джерело рядків - Запрос1, Приєднаний стовпець - 1, Число стовпців - 1, Заголовки стовбців - Ні, Заголовки стовбців - Ні, Число рядків списку - 8, Ширина списку - Авто, обмежиться списком - Ні. Зберігаю і закриваю.

7. Створення запита в режимі конструктора.

Запит - це набір інструкцій, який можна використовувати для обробки даних. Щоб ці інструкції були виконані, запит слід запустити. Запит не тільки повертає результати - які можна сортувати, групувати і фільтрувати - за допомогою запиту можна також створювати, копіювати, видаляти і змінювати дані.

Запити використовуються для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. Запити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.

У Microsoft Access є кілька типів запитів.

- Запити на вибірку - Запити з параметрами - перехресні запити - Запити на зміну - запити SQL.

8. Вибір відповідних полів: Прізвище і Дата народження.

Зберігаю і закриваю.

Створення запиту на вибірку за допомогою Конструктора

За допомогою конструктора можна створити наступні види запитів:

Простий За умовою Параметричні Підсумкові З обчислюваними полями

Щоб викликати Конструктор запитів, необхідно перейти в вікно бази даних. У вікні база даних необхідно вибрати вкладку Запити та двічі клацнути на піктограмі Створення запиту в режимі конструктора. З'явиться активне вікно Додавання таблиці на тлі неактивного вікна "Запит: запит на вибірку".

У вікні Додавання таблиці слід вибрати таблицю - джерело або кілька таблиць з представленого списку таблиць, на основі яких буде проводитися вибір даних, і клацнути на кнопці Додати. Після цього закрити вікно Додавання таблиці, вікно "Запит: запит на вибірку" стане активним.

Вікно Конструктора складається з двох частин - верхньої і нижньої. У верхній частині вікна розміщується схема даних запиту, яка містить список таблиць - джерел і відображає зв'язок між ними.

У нижній частині вікна знаходиться Бланк побудови запиту QBE (Query by Example), в якому кожен рядок виконує певну функцію:

Поле - вказує імена полів, які беруть участь у запиті Назва таблиці - ім'я таблиці, з якої вибрано це поле Сортування - вказує тип сортування Виведення на екран - встановлює прапорець перегляду поля на екрані Умови відбору - задаються критерії пошуку Або - задаються додаткові критерії відбору

8. Відкриття запита і його збереження.

Размещено на Allbest.ru