Проектирование базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

23

Содержание

• 1. Разработка и создание структуры базовых таблиц
• 1.1 Разработка структуры базовых таблиц
• 1.2 Создание структуры базовых таблиц
• 1.3 Схема данных
• 1.4 Заполнение базовых таблиц данными
• 2. Создание запросов
• 2.1 Запрос на выборку
• 2.2 Запрос с параметрами
• 2.3 Запрос с вычисляемыми полями
• 2.4 Перекрестный запрос
• 3. Создание форм
• 4. Создание отчетов
• 5. Создание главной кнопочной формы
• Заключение
• 1. Разработка и создание структуры базовых таблиц
• 1.1 Разработка структуры базовых таблиц
• Таблица 1 - Список временного персонала

Имя поля	Тип данных	Размер	Обязательное	Ключ
1	2	3	4	5
Табельный номер	Числовой	Длинное целое	Да	*
Фамилия	Текстовый	50	Да
Имя	Текстовый	50	Да
Отчество	Текстовый	50	Да
Дата принятия на работу	Дата/Время		Да
Должность	Текстовый	50	Да
Срок принятия (мес)	Числовой	Длинное целое	Нет

Таблица 2 - Данные о персонале

Имя поля	Тип данных	Размер	Обязательное	Маска ввода	Ключ
1	2	3	4	5	6
Табельный номер	Числовой	Длинное целое	Да		*
Дата рождения	Дата/Время		Да
Серия паспорта	Текстовый	50	Да	00\ 00;0;_
Номер паспорта	Числовой	Длинное целое	Да
Дата выдачи	Дата/Время		Да
Кем выдан	Текстовый	50	Да
Адрес проживания	Текстовый	50	Да
СНИЛС	Текстовый	50	Да	000\-000\-000\-00;0;_
ИНН	Текстовый	50	Да	0000\ 0000000;0;_
Страховой медицинский полис	Текстовый	50	Да	00\ 00\ 0000000;0;_
Военный билет	Текстовый	50	Да	AA\ 0000000;;

Таблица 3 - Список родственников

Имя поля	Тип данных	Размер	Обязательное	Ключ
Табельный номер работника	Числовой	Длинное целое	Да
Фамилия	Текстовый	50	Да
Имя	Текстовый	50	Да
Отчество	Текстовый	50	Да
Дата рождения	Дата/Время		Да
Родственная принадлежность	Текстовый	50	Да
Адрес проживания	Текстовый	50	Нет
Род деятельности	Текстовый	50	Нет
Контактный телефон	Текстовый	50	Нет

1.2 Создание структуры базовых таблиц

Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора. После чего появится окно Конструктора таблиц в виде графического бланка. В первом столбце в верхней части этого окна вводятся имена полей, во втором столбце из раскрывающегося списка выбирается тип для каждого поля. Открывается список кнопкой выбора типа поля, которая является скрытым элементом управления, и отображается только после щелчка на поле бланка. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые свойства заданы по умолчанию. Свойства можно настраивать, а можно и не трогать.

При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле, которое впоследствии поможет устанавливать связи между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле. Если ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более) полей. Групповое выделение выполняется при нажатой клавише Shift щелчками на квадратных маркерах слева от полей.



Рисунок 1 - Создание таблицы «Список временного персонала» в режиме конструктора

Для определения способа ввода данных в таблицу используются маски ввода. Маска ввода - формат, состоящий из постоянных символов (таких как скобки, точки или дефисы) и специальных символов маски, указывающих, в какие позиции, в каком количестве и какого типа данные могут быть введены. В таблице «Данные о персонале» в нескольких полях используются маски ввода. На рисунке 2 видно, что в поле Серия паспорта используется маска ввода 00\ 00;0;_. Маска ввода используется для уменьшения ошибок при вводе стандартизованных данных.



Рисунок 2 - Создание таблицы «Данные о персонале» в режиме конструктора

Маску ввода можно непосредственно ввести в поле Маска ввода, расположенной на вкладке Общие в свойствах поля или воспользоваться соответствующим сервисом, доступ к которому можно получить, щелкнув по кнопке, появляющейся при установке курсора в поле Маска ввода. Сервис предлагает набор стандартных масок ввода и позволяет создать новые маски ввода (рисунок 3).

Рисунок 3 - Сервис создания новых масок ввода

Для облегчения ввода данных в поля таблицы MS Access предоставляет возможность выбирать данные из списка введенных ранее значений или констант. Ввод данных в поле Родственная принадлежность таблицы Список родственников (рисунок 4) осуществляется из списка ранее введенных констант.

Рисунок 4 - Создание таблицы «Список родственников персонала» в режиме конструктора

1.3 Схема данных

Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.

Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы, из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей, в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рисунок 5 - Создание связи «один-ко-многим» между таблицами «Список временного персонала» и «Список родственников персонала»

Рисунок 6 - Схема данных

1.4 Заполнение базовых таблиц данными

Рисунок 7 - Таблица «Список временного персонала » с данными в режиме таблицы

Рисунок 8 - Таблица «Данные о персонале» с данными в режиме таблицы



Рисунок 9 - Таблица «Список родственников» с данными в режиме таблицы

2. Создание запросов

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

2.1 Запрос на выборку

Результатом выполнения запроса будет таблица, в которой будет список персонала, срок принятия на работу которых меньше года.

Рисунок 10 - Запрос на выборку в режиме конструктора

Рисунок 11 - Запрос на выборку в режиме таблицы

2.2 Запрос с параметрами

Результатом выполнения запроса будет таблица, в которой будет отображаться список персонала, работающих по определенной специальности или занимающий должность, которая будет введена с клавиатуры

Рисунок 12 - Запрос с параметрами в режиме конструктора

Рисунок 13 - Работа запроса с параметрами: а) диалоговое окно выбора параметра; б) запрос с параметром в режиме таблицы

2.3 Запрос с вычисляемыми полями

Результатом выполнения запроса будет таблица, в которой будет выведен список персонала с датой окончания срока принятия на работу

Рисунок 14 - Запрос с вычисляемыми полями в режиме конструктора

Рисунок 15 - Запрос с вычисляемыми полями в режиме таблицы

Вычисление значений в полях осуществляется посредством выражения, введенного с помощью Построителя выражения, который доступен в контекстном меню и при нажатии кнопки в панели инструментов.

Рисунок 16 - Построитель выражения

Для того чтобы запрос осуществлял необходимые вычисления в соответствующие поля необходимо ввести следующие данные:

Срок принятия истекает через: -DateDiff('y';DateAdd("m";[Список временного персонала]![Срок принятия (мес)];[Список временного персонала]![Дата принятия на работу]);Date();2;1)

Срок истекает: DateAdd("m";[Список временного персонала]![Срок принятия (мес)];[Список временного персонала]![Дата принятия на работу])

2.4 Перекрестный запрос

Результатом выполнения запроса будет получена таблица, в которой будет отображаться средняя успеваемость групп по дисциплинам, а также общая средняя успеваемость по этим же дисциплинам.

Рисунок 17 - Перекрестный запрос в режиме конструктора

Рисунок 18 - Перекрестный запрос в режиме таблицы

3. Создание форм

Формы в Access можно создать с помощью функции «Автоформа», указав исходную таблицу и отредактировать ее в режиме конструктора или создать с самого начала в режиме конструктора, а также при помощи мастера.

Рисунок 19 - Форма «Список временных работников»

Рисунок 20 - Форма «Данные о персонале»



Рисунок 21 - Форма «Дата окончания срока принятия на работу»

Рисунок 22 - Форма «Список родственников персонала»

Форма «Список родственников персонала» фактически состоит из двух форм - главной и подчиненной, это позволяет связывать данные из двух таблиц на одной форме. Создание главной и подчиненной форм осуществляется в мастере создания форм посредством выбора необходимых полей из каждой таблицы, а также установки группировок между ними.

4. Создание отчетов

Отчет можно разработать самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.

Рисунок 23 - Отчет «Список временного коллектива»



Рисунок 24 - Отчет «Данные о персонале»

Рисунок 25 - Отчет «Список родственников персонала»

5. Создание главной кнопочной формы

Кнопочная форма-меню создается для быстрого доступа к созданным формам и отчетам.

Для создания кнопочного меню необходимо реализовать следующие действия:

· выполнить команду Сервис > Служебные программы > Диспетчер кнопочных форм;

· подтвердить создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке Да;

· создать свою страницу кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать в окне Диспетчера кнопочных форм;

Рисунок 26 - Диспетчер кнопочных форм

· ввести имя в появившемся диалоговом окне Создание, например Главная кнопочная форма и щелкнуть по кнопке ОК;

Рисунок 27 - Диспетчер кнопочных форм

в окне Диспетчера кнопочных форм выбрать созданную страницу Главная кнопочная форма и щелкнуть по кнопке Изменить; далее в окне Изменение страницы кнопочной формы создаются ее элементы с помощью кнопки Создать;

Рисунок 28 - Изменение страницы кнопочной формы

Для каждого элемента вводится текст, поясняющий его действие, это делается в строке Текст, в строке Команда из списка выбирается действие, которое будет происходить при нажатии этого элемента-кнопки, в строке Форма указывается имя формы или отчета, с которым будет происходить действие, указанное в строке Команда. Далее нажимается кнопка ОК.

Рисунок 29 - Изменение элемента кнопочной формы

· После определения всех элементов кнопочной формы окно изменения закрывается кнопкой Закрыть;

· Перед закрытием Диспетчера кнопочных форм кнопкой Закрыть нужно выбрать созданную страницу и щелкнуть по кнопке По умолчанию;

· Появившуюся на вкладке Формы форму с именем Switchboard следует переименовать, например, назвать ее Кнопочная форма;

· Далее нужно открыть эту форму и просмотреть ее возможности. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.

Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать его имя в диспетчере.

В режиме конструктора зададим имя кнопочной формы, а также с помощью панели элементов создадим кнопку Закрыть и диспетчером назначим ей закрыть главную кнопочную форму.

Результат создания главной кнопочной формы представлен на рисунке 30.

Рисунок 30 - Главная кнопочная форма

Созданная кнопочная форма имеет кнопки для открытия форм и кнопку перехода на кнопочную форму Отчеты, представленную на рисунке 31

база данное таблица поле

Рисунок 31 - Кнопочная форма Отчеты

Заключение

В заключении можно сказать, что разработанная база данных «Временный трудовой коллектив »удовлетворяет заданным условиям:

Разработана структура таблиц («Список временного персонала», «Данные о персонале», «Список родственников пнрсонала») базы данных, удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и неизбыточности.

Установлены межтабличные связи между таблицами (создана схема данных). Таблицы заполнены соответствующими данными.

В соответствии с постановкой задачи созданы запросы:

· запрос на выборку;

· запрос сортировки;

· запрос с параметрами;

· запрос, содержащий вычисляемые поля;

· перекрестный запрос.

Созданы удобные подчиненные формы на основе таблиц и запросов для ввода, редактирования и отображения.

Созданы удобные отчеты на основе таблиц и созданных запросов.

Создана главная кнопочная форма для навигации по базе данных.

Вывод: поскольку база данных удовлетворяет заданию, то можно говорить о достижении поставленной цели.

Размещено на Allbest.ru